Services de conception construction des travaux de stabilisation du sous-sol à la mine Giant (mine Giant) - Services de surveillance de l'équité

Table des matières

• 1. Contexte/introduction
• 2. Exigences du projet
• 3. Attestation d'assurance
  • 3.1 Conclusion et attestation
  • 3.2 Résumé des observations en matière d'équité
• 4. Méthodologie
• 5. Documents de référence

1. Contexte/introduction

PPI Consulting Limited a été embauché à titre de surveillant de l'équité pour observer le processus d'approvisionnement des services de conception-construction des travaux de stabilisation du projet de la mine Giant (mine Giant) publié par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada à la suite de la demande de propositions (DP) portant le numéro EW702-131876/A.

PPI Consulting Limited est un tiers indépendant en ce qui concerne la présente activité.

L'équipe de surveillance de l'équité de PPI Consulting Limited a été affectée au projet le 2 novembre 2012, pendant que l'équipe de projet préparait la DP. Nous avons examiné tous les renseignements fournis et avons pu observer toutes les activités pertinentes du début à la fin du projet.

La DP du projet de la mine Giant a été publiée le 4 avril 2013. Une visite obligatoire des lieux ainsi qu'une conférence des soumissionnaires ont eu lieu les 17 et 18 avril 2013 sur le site de la mine Giant à Yellowknife (Territoires du Nord-Ouest). La date de clôture de la DP était le 22 mai 2013. La phase d'évaluation a commencé le 27 mai 2013 et s'est terminée par la réunion du comité d'évaluation les 3 et 4 juin 2013.

Nous soumettons par la présente le rapport final portant sur les activités du surveillant de l'équité commençant le 2 novembre 2012 et se poursuivant tout au long de la période de soumission, la phase d'évaluation et le classement définitif des propositions.

Le présent rapport comprend notre attestation d'assurance, un résumé de la portée et des objectifs de notre mandat, des détails relatifs à la méthodologie appliquée et les observations pertinentes des activités entreprises.

2. Exigences du projet

La mine Giant Mine est située près de Yellowknife, de Dettah et de Ndilo dans les Territoires du Nord-Ouest (T.N.-O.). L'ancienne mine d'or a ouvert ses portes en 1948 et a été exploitée pendant plus de 50 ans. Après la faillite du propriétaire de la mine en 1999, le ministère des Affaires indiennes et du Nord canadien (MAINC) a pris possession du site. Le MAINC et le gouvernement des Territoires du Nord-Ouest (GTNO) sont maintenant responsables de la gestion et du nettoyage du site. La mine Giant est le deuxième site en importance contaminé au Canada qui est géré par le gouvernement fédéral. La superficie totale de la mine couvre environ 850 hectares ou deux fois la taille du centre-ville de Yellowknife et a une profondeur de 700 mètres.

Depuis 2000, le MAINC et le GTNO travaillent en collaboration avec des experts indépendants et le public pour élaborer un plan de nettoyage du site. Ce « plan d'assainissement » est maintenant examiné par l'Office d'examen des répercussions environnementales de la vallée du Mackenzie (Office d'examen). L'Office d'examen est le groupe de cogestion qui effectue les évaluations environnementales dans la vallée du Mackenzie.

Une variété d'éléments sources de préoccupations sue le plan environnemental à la mine Giant doit faire l'objet de nettoyage et de gestion. Le plus grand problème sur le site est les 237 000 tonnes de poussière d'arsenic prises sous terre. Cette poussière doit être gérée à long terme pour veiller à la sécurité des personnes et des animaux dans la région.

Un plan d'assainissement de la mine Giant a été élaboré par le MAINC et son conseiller technique après avoir mené une vaste consultation auprès du grand public, d'autres ministères et des experts de l'industrie. Le plan d'assainissement a par la suite été approuvé par un Comité indépendant d'évaluation par les pairs. En 2007, le plan d'assainissement de la mine Giant a été présenté dans le cadre du processus de réglementation à l'appui d'une demande de permis d'utilisation des eaux.

Un contrat de service de conception-construction concernant les travaux de stabilisation du sous-sol devrait être attribué en juin 2013 et l'ensemble des travaux devrait être terminé au plus tard le 31 mars 2018.

Le 4 avril 2013, Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) a publié une demande de propositions dans le MERX, le système de gestion des appels d'offres. Une visite obligatoire des lieux ainsi qu'une conférence des soumissionnaires ont eu lieu les 17 et 18 avril 2013 sur le site de la mine Giant à Yellowknife. La date de clôture de la DP était le 22 mai 2013. La phase d'évaluation a commencé le 27 mai 2013 et s'est terminée par la réunion du comité d'évaluation les 3 et 4 juin 2013.

3. Attestation d'assurance

3.1 Conclusion et attestation

En résumé, selon notre avis de professionnels, le processus de DP de la mine Giant que nous avons observé a été réalisé de façon équitable, ouverte et transparente.

3.2 Résumé des observations en matière d'équité

Pendant l'examen initial des documents du projet, le spécialiste en surveillance de l'équité de PPI Consulting Limited a fourni une rétroaction concernant tous les documents à l'intention de l'équipe de projet de la mine Giant. Aucune lacune en matière d'équité n'a été observée.

Aucune lacune en matière d'équité n'a été observée en ce qui concerne les communications par courriels entre le Canada et les soumissionnaires.

Aucune lacune en matière d'équité n'a été observée en ce qui concerne la visite obligatoire des lieux et la conférence des soumissionnaires.

Aucune lacune en matière d'équité n'a été observée en ce qui concerne les documents de la DP définitive (mises à jour, modifications), les réponses aux questions et les autres documents fournis aux soumissionnaires.

L'évaluation technique a été réalisée conformément au processus décrit dans la DP. Aucune lacune en matière d'équité n'a été observée.

L'évaluation financière a été réalisée conformément au processus décrit dans la DP. Aucune lacune en matière d'équité n'a été observée.

Le classement définitif des propositions a été effectué conformément au processus décrit dans la DP. Aucune lacune en matière d'équité n'a été observée.

4. Méthodologie

PPI Consulting Limited a été embauché à titre de surveillant de l'équité pour observer le processus d'approvisionnement du projet de mine Giant et attester de l'équité, de l'ouverture et de la transparence de cette activité surveillée.

Conformément aux conditions de notre mandat, nous avons pris connaissance des documents pertinents du projet, nous avons examiné les communications entre le Canada et les soumissionnaires qui nous ont été fournies, nous avons observé la visite des lieux et la conférence des soumissionnaires et nous avons observé les réunions du comité d'évaluation. Tout au long de ces activités, nous avons fait part des points relatifs à l'équité à l'autorité contractante et nous avons veillé à ce que les réponses fournies et les mesures de suivi soient raisonnables et appropriées.

L'équipe de surveillance de l'équité de PPI Consulting Limited a pris connaissance des documents du projet incluant la demande de propositions (DP) et les critères d'évaluation pour les étapes de la DP. Le spécialiste en surveillance de l'équité de PPI Consulting Limited a évalué l'équité de tous les documents de la DP, a fourni une rétroaction à l'équipe de projet concernant les problèmes et/ou lacunes en matière d'équité en ce qui concerne les documents du projet et a veillé à ce que les réponses fournies et les mesures de suivi soient raisonnables et appropriées.

Le spécialiste en surveillance de l'équité de PPI Consulting Limited a participé à la visite des lieux et à la conférence des soumissionnaires les 17 et 18 avril 2013 sur le site de la mine Giant à Yellowknife. Le spécialiste en surveillance de l'équité de PPI Consulting Limited a surveillé l'équité du processus réalisé et des renseignements fournis aux soumissionnaires et a fourni une rétroaction.

Le spécialiste en surveillance de l'équité de PPI Consulting Limited a surveillé les communications avec les soumissionnaires telles que, sans toutefois s'y limiter, les questions des soumissionnaires et les réponses du Canada, les demandes de précisions, les échanges par courriel et toute autre communication avec les soumissionnaires pendant la période de réponse concernant la demande de soumission. Tous les points relatifs à l'équité ont été abordés de manière satisfaisante.

Le spécialiste en surveillance de l'équité de PPI Consulting Limited a participé aux réunions sur l'évaluation de concertation tenues les 3 et 4 juin 2013 dans les bureaux de TPSGC à Edmonton. Le spécialiste en surveillance de l'équité de PPI Consulting Limited a surveillé les activités des membres du comité, les renseignements recueillis, les documents préparés et les décisions prises. Les responsables du projet ont pris les mesures appropriées.

Le spécialiste en surveillance de l'équité de PPI Consulting Limited était présent pour observer l'évaluation des mesures incitatives et des pénalités concernant l'emploi des Autochtones, l'évaluation de la proposition financière et le classement définitif des propositions. Le spécialiste en surveillance de l'équité de PPI Consulting Limited a surveillé les activités des membres du comité, les renseignements recueillis, les documents préparés et les décisions prises. Les responsables du projet ont pris les mesures appropriées.

5. Documents de référence

Les documents suivants sont cités dans le présent document et peuvent être obtenus auprès de TPSGC.

Sommaire du tableau

Le tableau suivant présente une liste des documents qui sont mentionnés dans le rapport, par exemple la demande de propositions (DP), les modifications, les lettres de précisions et les lettres d'information. Chaque ligne porte un numéro, suivi du titre du document et d'un identificateur, soit la date ou le numéro du document.

#	Document	Détails sur le document
1	Demande de propositions EW702-131876/A	Affichée sur le MERX le 4 avril 2013
2	Modification à la demande de soumissions 1	Affichée sur le MERX le 29 avril 2013
3	Modification à la demande de soumissions 2	Affichée sur le MERX le 30 avril 2013
4	Modification à la demande de soumissions 3	Affichée sur le MERX le 1er mai 2013
5	Modification à la demande de soumissions 4	Affichée sur le MERX le 13 mai 2013
6	Modification à la demande de soumissions 5	Affichée sur le MERX le 15 mai 2013
7	Modification à la demande de soumissions 6	Affichée sur le MERX le 15 mai 2013
8	Modification à la demande de soumissions 7	Affichée sur le MERX le 16 mai 2013
9	Déclaration de confidentialité et de conflit d'intérêts de la mine Giant	Fournie à l'équipe d'évaluation
10	Formulaire de l'évaluation de concertation de la mine Giant	Fourni à l'équipe d'évaluation
11	Guide à l'intention des membres de comités d'évaluation de la mine Giant	Fourni à l'équipe d'évaluation
12	Formulaire d'évaluation individuelle de la mine Giant	Fourni à l'équipe d'évaluation
13	Évaluation des mesures incitatives et des pénalités concernant l'emploi des Autochtones pour la mine Giant	Fournie à l'équipe d'évaluation
14	Exigences de la soumission et procédure d'évaluation de la mine Giant	Fournies à l'équipe d'évaluation

Addenda au rapport final
Le 26 août 2013

Addenda au Rapport final du surveillant de l'équité en date du 26 août 2013

Le présent addenda au Rapport final du surveillant de l'équité porte sur la période suivant la conclusion de la phase d'évaluation.

Annulation de la DP, communications et comptes rendus

Le processus de DP a été annulé le 19 juin 2013 parce que toutes les soumissions/offres ont été jugées non recevables ou ne représentaient pas une juste valeur. TPSGC a indiqué son intention de modifier (considérablement) la DP et de la publier de nouveau à l'automne 2013. Dans ces conditions (et conformément à la directive de TPSGC, Avis relatif aux politiques 91R1, Comptes rendus), les soumissionnaires ont été uniquement informés du ou des critères obligatoires ou cotés qui n'ont pas obtenu le nombre minimal de points requis. Aucun détail n'a été fourni sur les raisons pour lesquelles ce ou ces critères n'ont pas été respectés. Aucun renseignement sur les autres critères cotés n'a été fourni.

Des lettres de compte rendu ont été rédigées et envoyées aux quatre soumissionnaires non retenus le 9 juillet 2013.

Selon notre avis de professionnels, le processus d'approvisionnement de la mine Giant que nous avons observé a été mené de façon équitable, ouverte et transparente.