Biens immobiliers 2 (BI-2) : approvisionnement pour la prestation de services de gestion immobilière, de services de réalisation de projets et services optionnels

Table des matières

• Contexte et introduction
• Exigences du projet
• Attestation d'assurance
• Objectifs du mandat du Surveillant de l'équité et méthodologie
• Activités et constatations spécifiques du Surveillant de l'équité
• Documents de référence

Contexte et introduction

Knowles Consultancy Services Inc. et Hill International Inc. en coentreprise a été engagé en tant que Surveillant de l'équité (SE) pour observer le processus compétitif d'approvisionnement Biens immobiliers 2 (BI-2) pour la prestation de services de gestion immobilière, de réalisation de projets et de services optionnels pour Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC), entrepris par TPSGC par voie de la Demande d'offre numéro EP008-122111/B (AFPS Services-BI-2/campus). Knowles Consultancy Services Inc. et Hill International Inc. en coentreprise est une tierce partie en ce qui concerne cette activité.

Nous soumettons le présent rapport final couvrant nos activités débutant par l'examen d'une Demande de renseignements (DR) jusqu'à l'examen d'une Demande de proposition (DP), l'évaluation des propositions et la sélection du soumissionnaire recommandé.

Ce rapport inclus notre attestation d'assurance, un sommaire de la portée et des objectifs de notre mandat, les méthodologies appliquées et les activités spécifiques ainsi que les constatations pertinentes.

Exigences du projet

Le Gouvernement du Canada a identifié un besoin pour les services d'une entreprise pour la prestation de services de gestion immobilière, de réalisation de projets et de services optionnels pour les immeubles de TPSGC localisés sur les campus de Carling et de Pré Tunney. Les soumissionnaires étaient tenus de soumettre une offre portant sur les deux campus.

Attestation d'assurance

Le SE fourni le suivant énoncé d'assurance sans réserve concernant le processus d'approvisionnement Biens immobiliers 2 (BI-2) pour la sélection d'une entreprise pour la prestation de services de gestion immobilière, réalisation de projets et services optionnels à Travaux publics et Services gouvernementaux Canada :

Selon notre opinion professionnelle, le processus compétitif que nous avons observé a été exécuté de façon équitable, ouverte et transparente.

Note : Pour toutes les références dans ce rapport concernant les commentaires relatifs à l'équité et fournis aux responsables du projet, il est confirmé que, au besoin, les responsables du projet ont fourni au SE les éclaircissements ou ont pris les mesures appropriées pour traiter les commentaires, de sorte qu'aucune lacune en matière d'équité n'a été notée.

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Peter Woods
Chef d'équipe

Objectifs du mandat du Surveillant de l'équité et méthodologie

L'objectif global était le suivant : fournir à TPSGC une observation indépendante des activités d'approvisionnement du projet; fournir aux responsables du projet des commentaires relatifs à l'équité aussitôt que possible afin que les mesures appropriées puissent être prises pour résoudre les préoccupations qui pourraient influer sur l'équité; porter à l'attention du Secteur de l'intégrité opérationnelle toutes les préoccupations potentielles d'équité s'il n'y a pas de résolution en temps opportun avec les responsables du projet; et attester de l'équité du processus d'approvisionnement incluant son exécution.

Pour réaliser l'objectif, nous avons entrepris les activités suivantes :

• devenus familiers avec la structure de gouvernance du projet;

• examiné la Demande de renseignements (DR);

• examiné la Demande de proposition (DP);

• examiné toutes les modifications et les ajouts à la DP incluant les questions soumises par les soumissionnaires et les réponses fournies;

• examiné les procédures à être utilisées pour l'évaluation des réponses et l'orientation fournie à l'équipe d'évaluation;

• observé l'évaluation des réponses à la DP dans le but d'assurer que les procédures d'évaluation et de sélection de l'entrepreneur et la politique ministérielle prescrites ont été suivies et appliquées de façon constante durant le processus d'évaluation et de sélection; et

• observé le compte rendu des soumissionnaires non retenus. (Cette activité fera l'objet d'un ajout à ce rapport après tout compte rendu fourni).

Activités et constatations spécifiques du Surveillant de l'équité

Activités et constatations spécifiques concernant la phase DR

Durant la période du 23 mars 2012 au 26 juin 2012, le Surveillant de l'équité a examiné la DR en versions ébauche et finale et a fourni des commentaires relatifs à l'équité. Tous les commentaires ont été traités de façon appropriée par les responsables du projet. La DR a été publiée sur MERX le 27 juin 2012 (Document 1).

Le SE a examiné les réponses à la DR et des versions ébauche de la DP. Des commentaires relatifs à l'équité ont été fournis et les mesures appropriées ont été prises par les responsables du projet.

Activités et constatations du SE concernant la phase DP

La DP a été publiée sur MERX le 21 septembre 2012 (Document 2). Durant la période du 21 septembre 2012 au 20 novembre 2012, le Surveillant de l'équité a examiné la DP telle que publiée sur MERX, les modifications 1 à 20 à la DP (Documents 3 à 22) et les questions et réponses (Qs et Rs) concernant la DP et fourni à l'autorité contractante des commentaires relatifs à l'équité. Tous les commentaires ont été traités de façon appropriée par les responsables du projet.

Activités et constatations du SE concernant la phase d'évaluation

Durant la période du 7 au 20 novembre 2012, nous avons examiné et fourni des commentaires relatifs à l'équité sur le processus d'évaluation de consensus et le plan d'évaluation et avons observé la formation des évaluateurs. Les mesures appropriées ont été prises par les responsables du projet concernant nos commentaires. Durant la période du 6 décembre 2012 au 7 février 2013, nous avons observé les réunions d'évaluation  de consensus sur les exigences techniques et fourni des commentaires relatifs à l'équité. Les mesures appropriées ont été prises par les responsables du projet.

Le 8 mars 2013, nous avons examiné les résultats de l'évaluation des propositions et la sélection du soumissionnaire recommandé telle que spécifiée dans la DP. Nous avons été avisés que les calculs et résultats avaient fait l'objet de vérifications indépendantes par des pairs. Aucune lacune en matière d'équité n'a été notée.

Documents de référence

Les documents suivants sont identifiés par numéro dans ce rapport. Sauf indication contraire, ces documents sont disponibles au bureau du projet BI-2.

Sommaire du tableau

Le tableau suivant présente une liste des documents qui sont mentionnés dans le rapport, par exemple la demande de propositions (DP), les modifications, les lettres de précisions et les lettres d'information. Chaque ligne porte un numéro, suivi du titre du document et d'un identificateur, soit la date ou le numéro du document.

No	Document	Information additionnelle
1	DR	Affichée sur MERX le 27 juin 2012
2	DP publiée sur MERX	Affichée sur MERX le 21 septembre 2012
3	Modification 1 à la DP	Affichée sur MERX le 5 octobre 2012
4	Modification 2 à la DP	Affichée sur MERX le 5 octobre 2012
5	Modification 3 à la DP	Affichée sur MERX le 9 octobre 2012
6	Modification 4 à la DP	Affichée sur MERX le 12 octobre 2012
7	Modification 5 à la DP	Affichée sur MERX le 16 octobre 2012
8	Modification 6 à la DP	Affichée sur MERX le 17 octobre 2012
9	Modification 7 à la DP	Affichée sur MERX le 22 octobre 2012
10	Modification 8 à la DP	Affichée sur MERX le 24 octobre 2012
11	Modification 9 à la DP	Affichée sur MERX le 26 octobre 2012
12	Modification 10 à la DP	Affichée sur MERX le 29 octobre 2012
13	Modification 11 à la DP	Affichée sur MERX le 29 octobre 2012
14	Modification 12 à la DP	Affichée sur MERX le 30 octobre 2012
15	Modification 13 à la DP	Affichée sur MERX le 1 novembre 2012
16	Modification 14 à la DP	Affichée sur MERX le 5 novembre 2012
17	Modification 15 à la DP	Affichée sur MERX le 7 novembre 2012
18	Modification 16 à la DP	Affichée sur MERX le 8 novembre 2012
19	Modification 17 à la DP	Affichée sur MERX le 9 novembre 2012
20	Modification 18 à la DP	Affichée sur MERX le 14 novembre 2012
21	Modification 19 à la DP	Affichée sur MERX le 14 novembre 2012
22	Modification 20 à la DP	Affichée sur MERX le 15 novembre 2012

Ajout au rapport final
10 août 2013

Ajout au rapport final de l'entrepreneur Surveillant de l'équité daté le 10 avril 2013 concernant le projet Biens immobiliers 2 (BI-2) : approvisionnement pour la prestation de services de gestion de projets, de services de réalisation de projets et services optionnels

Cet ajout au rapport final de l'entrepreneur Surveillant de l'équité couvre la période suivant la conclusion de la phase de l'évaluation et inclus les comptes rendus auprès des soumissionnaires.

Nous avons été avisé qu'un contrat avait été adjugé le 3 juin 2013 au soumissionnaire retenu. Des lettres de regret ont été envoyées le même jour aux soumissionnaires non retenus. Durant la période du 24 au 27 juin 2013, nous avons observé les comptes rendus en personne fournis aux soumissionnaires non retenus ainsi qu'au soumissionnaire retenu. Un soumissionnaire non retenu a indiqué qu'il pourrait souhaiter recevoir un compte rendu additionnel, cependant le 24 juillet 2013, nous avons été informés par l'autorité contractante que le soumissionnaire avait déclaré qu'il ne demanderait pas un autre compte rendu.

Attestation d'assurance du Surveillant de l'équité

C'est l'opinion du Surveillant de l'équité que les activités ultérieures à l'évaluation, incluant les comptes rendus écrits et en personne, ont été menées de façon équitable. Dans ce contexte, l'équité est définie comme étant des décisions prises objectivement, sans favoritisme personnel et influence politique et englobe les éléments d'ouverture, de compétitivité, de transparence et de conformité.

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Peter Woods
Chef d'équipe