Projet de renouvellement du contrat des services du Système d'alerte du Nord

Table des matières

1. Contexte et Introduction
2. Exigences du projet
3. Attestation d'assurance
4. Objectifs du mandat du Surveillant de l'équité et méthodologie
5. Activités et constatations spécifiques du Surveillant de l'équité
6. Documents de référence

Contexte et Introduction

Knowles Consultancy Services Inc. et Hill  International Inc. en coentreprise a été engagé comme Surveillant de l'équité (SE) pour observer le processus compétitif d'approvisionnement pour le projet de renouvellement du contrat des services du Système d'alerte du Nord, entrepris pour le ministère de la Défense nationale par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) par la voie de la Demande d'offre numéro W8485-100224/B et de la Demande d'offre numéro W8485-100224/C.

Knowles Consultancy Services Inc. et Hill  International Inc. en coentreprise est une tierce partie indépendante en ce qui concerne cette activité.

Nous soumettons le présent rapport final sur le projet de renouvellement du contrat des services du Système d'alerte du Nord, couvrant nos activités débutant en octobre 2012, avant l'émission de la Lettre d'intérêt (LI) et le début du stage d'engagement de l'industrie et se poursuivant avec la préparation d'une demande de proposition (DP), l'évaluation des soumissions et la sélection du soumissionnaire recommandé.

Une LI antérieure avait été affichée au mois de mai 2009 avant le début des activités de surveillance en matière d'équité. Cette LI a été subséquemment annulée.

Ce rapport inclus notre attestation d'assurance, un résumé de la portée et des objectifs de notre mandat, des méthodologies appliquées et les détails de nos activités incluant toutes les constatations résultant des activités entreprises.

Exigences du projet

La mission du Système d'alerte du Nord (NWS) du ministère de la Défense nationale est de maintenir une surveillance radar continue et une mesure de contrôle sur les approches dans les espaces aériens nordiques d'Amérique du Nord, contribuant ainsi à assurer la défense du nord américain et la souveraineté du Canada.

Le Système d'alerte du Nord (NWS) se compose de : un bureau de gestion, onze sites de radar de longue portée situés au nord du Canada; trente-six sites de radar de courte portée situés au nord du Canada; une composante de communications comprenant des communications sur place par la voix locale et des communications radio sol/air/sol aux sites et les longues communications par satellite fournissant les liens opérationnels et administratifs entre les sites du nord et le secteur canadien de la défense aérienne; cinq sites de soutien logistique situés au nord du Canada pour appuyer les sites de radar de longue portée et de radar de courte portée; un centre de contrôle NWS situé à North Bay, Ontario; et un centre de soutien NWS situé à North Bay, Ontario.

Le ministère de la Défense nationale a besoin d'un entrepreneur pour fournir l'entretien complet, la garde et le contrôle du NWS pour une période allant jusqu'au 31 mars 2019, avec deux périodes optionnelles par la suite. Selon le concept de l'entretien complet, la garde et le contrôle, l'entrepreneur aura l'entière responsabilité de fournir des données radar qui, à un niveau élevé, signifie la responsabilité pour toutes les opérations et activités de maintenance pour l'ensemble du NWS, l'adhésion et la conformité avec toutes les exigences réglementaires et la responsabilité pour l'élaboration et la mise en œuvre d'un programme de maintien efficace. L'entrepreneur sera attribué un contrôle complet sur l'équipement de la mission, l'équipement de support et l'infrastructure du site, tandis que le Canada maintien son autorité de configuration et de contrôle du projet.

Le projet d'acquisition est assujetti à la Convention définitive des Inuvialuits, à l'Accord de principe sur les revendications territoriales des Inuits du Labrador et l'Accord de coopération entre Invialuit Regional Corp. et le ministère de la Défense nationale. En conséquence, l'approvisionnement incluait une exigence en matière d'avantages pour les Inuits.

Attestation d'assurance

Le SE fourni le suivant énoncé d'assurance sans réserve concernant le processus d'approvisionnement pour le projet de renouvellement du contrat des services du Système d'alerte Nord.

Cest notre opinion professionnelle que le processus compétitif que nous avons observé, a été exécuté de façon équitable, ouverte et transparente.

Note : Pour toutes les références dans le présent rapport, relatives à l'équité fournies aux responsables du projet, il est confirmé que, le cas échéant, les responsables du projet ont fourni au SE les éclaircissements ou ont pris les mesures appropriées pour répondre aux commentaires et en conséquence, aucune lacune en matière d'équité n'a été décelée.

Objectifs du mandat du Surveillant de l'équité et méthodologie

L'objectif global était de fournir une observation indépendante du processus et de soumettre des commentaires relatifs à l'équité, aux responsables de l'approvisionnement pour le projet aussitôt que possible, afin que les mesures appropriées puissent être prises avant qu'ils aient un impact sur l'équité. Le Secteur de l'intégrité opérationnelle serait avisé de toutes inquiétudes relatives à l'équité qui n'auraient pas été traitées promptement. A la conclusion du processus d'approvisionnement, un énoncé attestant de son équité serait fourni.

Pour réaliser l'objectif, nous avons entrepris les activités suivantes et, où applicable, fourni à l'autorité contractante des commentaires relatifs à l'équité :

• devenus familiers avec la structure de gouvernance du projet;

• examiné les demandes en approvisionnement à l'état ébauche et finale;

• examiné toutes les modifications aux demandes d'offres ainsi que les questions soumises par les soumissionnaires et les réponses fournies;

• observé les journées de l'industrie, les rencontres en tête-à-tête avec les entreprises, les visites des sites et les conférences des soumissionnaires;

• examiné les procédures à être utilisées pour l'évaluation des réponses et l'orientation fournie à l'équipe d'évaluation;

• observé l'évaluation des réponses à la DP dans le but d'assurer que les procédures d'évaluation et de sélection spécifiées et la politique ministérielle ont été suivies et appliquées de façon constante durant le processus d'évaluation et de sélection; et

• observé les comptes rendus auprès des soumissionnaires. (Cette activité fera l'objet d'un ajout au présent rapport après que les comptes rendus auront été fournis).

Activités et constatations spécifiques du Surveillant de l'équité

Activités et constatations du Surveillant de l'équité avant la diffusion de la LI

Durant la période du 8 novembre 2012 au 14 novembre 2012, nous avons examiné le concept de fonctionnement du Système d'alerte du Nord et l'ébauche de l'énoncé des travaux.

Durant la période du 7 décembre 2012 au 18 décembre 2012, nous avons examiné l'ébauche du document sur l'exigence des avantages aborigène préparé pour la DP. Le 17 décembre 2012, nous avons assisté à une réunion avec les responsables du projet pour discuter les exigences en matière davantages aborigène et les documents de la méthodologie associée de l'évaluation proposée, à être distribués aux représentants de l'Accord de principe sur les revendications territoriales, pour leurs commentaires conformément aux dispositions de l'Accord de principe sur les revendications territoriales. Des commentaires relatifs à l'équité ont été fournis et les mesures appropriées ont été prises par les responsables du projet.

Il convient de noter que le terme « avantages Inuits » a été utilisé dans la DP au lieu de « avantages Aborigène » basé sur une rétroaction des représentants des revendications territoriales.

Le 25 février 2013, nous avons observé une rencontre entre les représentants des revendications territoriales, au cours de laquelle le document relatif aux exigences en matière davantages Inuits a été discuté. Des commentaires relatifs à l'équité ont été fournis et les mesures appropriées ont été prises par les responsables du projet.

Activités et constatations du Surveillant de l'équité relatives à la Lettre d'intérêt (LI)

Le 11 juin 2013, nous avons examiné l'ébauche de la LI. La LI a été affichée sur le Système électronique d'appels d'offres du gouvernement (SEAOG) le 17 juin 2013 (Document 1). Des commentaires relatifs à l'équité ont été fournis aux responsables du projet sur la version ébauche et la version affichée de la LI et les mesures appropriées ont été prises. La LI avisait les fournisseurs intéressés comment acquérir une ébauche de la DP à partir du site NWS protocole de transfert de fichier (PTF). Le site incluait aussi des informations de fond importantes incluant les données historiques dont il est fait référence dans la DP. Le 1^er juillet 2013, nous avons examiné des parties de la DP sous forme d'ébauche. Des commentaires relatifs à l'équité ont été fournis aux responsables du projet et les mesures appropriées ont été prises.

Le 8 juillet 2013, nous avons observé une séance d'engagement de l'industrie et observé des rencontres en tête-à-tête avec des fournisseurs intéressés. Le 30 juillet 2013, nous avons observé une séance groupe de travail des fournisseurs intéressés et le 31 juillet 2013, nous avons observé une autre rencontre en tête-à-tête. Des commentaires relatifs à l'équité ont été fournis aux responsables du projet et les mesures appropriées ont été prises.

Le 14 août 2013 et le 15 août 2013, nous avons observé une visite du site de soutien logistique NWS (SSL) à Iqaluit, Nunavut par les fournisseurs intéressés. Des commentaires relatifs à l'équité ont été fournis aux responsables du projet et les mesures appropriées ont été prises. Pour des raisons météorologiques et à la demande des fournisseurs participants, cette visite à eu lieu avant l'affichage de la DP. Les dispositions appropriées ont été prises pour assurer que tous les fournisseurs intéressés avaient été informés deux semaines à l'avance, en envoyant un courriel à chaque entreprise qui avait participé à la séance d'engagement de l'industrie annonçant la visite.

Activités et constatations du Surveillant de l'équité durant la phase DP

Le 18 septembre 2013 et le 20 septembre 2013, nous avons examiné la DP qui avait été affichée le 10 septembre 2013 sur SEAOG (Document 2). Aucune lacune en matière d'équité n'a été décelée.

Durant la période du 4 octobre 2013 au 8 novembre 2013, nous avons examiné les modifications 1 à 5 à la DP (Documents 3 à 7). Les modifications 1, 2, et 5 consistaient en une version mise à jour de la DP, la modification 3 était une mise à jour de l'énoncé des travaux relative à la modification 2 et la modification 4 constituait une prolongation de la date de fermeture. Des commentaires relatifs à l'équité ont été fournis à l'autorité contractante et les mesures appropriées ont été prises par les responsables du projet.

Durant la même période nous avons examiné les questions qui avaient été soumises et les réponses (Qs & Rs). Des commentaires relatifs à l'équité ont été fournis à l'autorité contractante et les mesures appropriées ont été prises par les responsables du projet. Ces Qs & Rs n'étaient pas incluses dans les modifications affichées sur SEAOG, mais ont été affichées sur le site PTF de NWS qui était identifié dans la DP et auquel un accès a été fourni aux fournisseurs intéressés.

Le 15 octobre 2013, nous avons observé une visite par les fournisseurs intéressés du site de soutien logistique et du site de radar de longue portée à Cambridge Bay, Nunavut. Des commentaires relatifs à l'équité ont été fournis et les mesures appropriées ont été prises par les responsables du projet. Le 18 octobre 2013 nous avons observé une visite du site des installations NWS 22e Escadre à North Bay, Ontario. Des commentaires relatifs à l'équité ont été fournis et les mesures appropriées ont été prises par les responsables du projet.

La date de fermeture de la DP était le 20 novembre 2013.

Activités et constatations du Surveillant de l'équité durant la phase dévaluation

Il est à noter que la demande de soumissions NWS a utilisé un processus d'évaluation en plusieurs étapes en utilisant une méthodologie Tabular Format. Dans cette méthodologie, des soumissions partielles initiales sont évaluées et les informations fournies sur les réponses déficientes avant que les soumissions finales soient reçues et évaluées. Selon les résultats de l'évaluation, il pourrait y avoir deux, trois ou plus de rondes de soumissions. La DP fournissait une description détaillée de la méthodologie incluant les critères pour déterminer le nombre de rondes.

Le 20 novembre 2013, nous avons examiné le plan d'évaluation qui avait été préparé pour la phase d'évaluation. Le plan fournissait une description complète de la structure organisationnelle, les procédures, les processus et responsabilités qui seraient en place pour l'activité d'évaluation. Conformément aux meilleures pratiques d'évaluation, l'activité d'évaluation a été cloisonnée afin que les évaluateurs individuels n'aient aucune connaissance des résultats des évaluations au-delà de celles dans lesquelles ils ont participées. Des commentaires relatifs à l'équité ont été fournis et les mesures appropriées ont été prises par les responsables du projet. Il y a eu deux rondes de soumissions, une soumission partielle initiale et la soumission finale.

Nous avons observé le 21 novembre 2013, l'évaluation des soumissions partielles initiales incluant l'évaluation de consensus des exigences obligatoires. Des commentaires relatifs à l'équité ont été fournis et les mesures appropriées ont été prises par les responsables du projet.

Le 29 novembre 2013, nous avons examiné les résultats de l'évaluation de la ronde de la soumission partielle initiale et les commentaires sur chaque réponse à une exigence cotée qui a été  jugée déficiente et  l'ébauche des questions préparées  à être envoyées à chaque soumissionnaire pour corriger chaque réponse déficiente, le tout en conformité avec la DP. Nous avons aussi discuté avec les responsables du projet des sujets relatifs à l'équité sur les résultats de l'évaluation des exigences obligatoires et les mesures appropriées ont été prises.

Le 4 décembre 2013 et le 5 décembre 2013, nous avons examiné les lettres finales envoyées à chaque soumissionnaire avec des demandes pour éclaircissements et des questions résultant de l'évaluation de leur soumission partielle initiale. Aucune lacune en matière d'équité n'a été décelée.

Les soumissions finales ont été reçues le 12 décembre 2013.

Le 17 décembre 2013, nous avons examiné les résultats de l'évaluation de consensus des soumissions finales. Nous avons aussi examiné la tabulation des résultats et examiné avec l'autorité contractante les résultats de l'évaluation des propositions financières. Nous avons été satisfaits que la base de sélection spécifiée dans la DP avait été appliquée. Aucune lacune en matière d'équité n'a été décelée.

Documents de référence

Les documents suivants sont identifiés par numéro dans le présent rapport ou le rapport LI relatif. Les documents sont disponibles auprès du bureau du projet Système d'alerte du Nord.

Sommaire du tableau

Le tableau suivant présente une liste des documents qui sont mentionnés dans le rapport, par exemple la demande de propositions (DP), les modifications, les lettres de précisions et les lettres d'information. Chaque ligne porte un numéro, suivi du titre du document et d'un identificateur, soit la date ou le numéro du document.

Documents de référence

No	Document	Information additionnelle
1	Lettre d'intérêt (LI)	Affichée sur MERX le 17 juin 2013
2	Demande de proposition (DP)	Affichée sur achatsetventes le 10 septembre 2013
3	Modification 1 à la DP	Affichée sur achatsetventes le 3 octobre 2013
4	Modification 2 à la DP	Affichée sur achatsetventes le 30 octobre 2013
5	Modification 3 à la DP	Affichée sur achatsetventes le 30 octobre 2013
6	Modification 4 à la DP	Affichée sur achatsetventes le 7 novembre 2013
7	Modification 5 à la DP	Affichée sur achatsetventes le 8 novembre 2013

Ajout au rapport final
27 juin 2014

Ajout au rapport  final de l'entrepreneur Surveillant de l'équité daté le 30 décembre 2013 concernant le renouvellement du contrat des services du Système d'alerte du Nord

Cet ajout au rapport final du Surveillant de l'équité couvre la période subséquente à la conclusion de la phase de l'évaluation et inclut l'octroi du contrat et les comptes rendus auprès des soumissionnaires non retenus.

Le contrat a été octroyé le 28 mars 2014. Le 3 avril 2014 et le 9 mai 2014, nous avons observé les comptes rendus fournis aux soumissionnaires non retenus. Le 17 juin 2014, nous avons surveillé par téléphone, le compte rendu fourni au soumissionnaire retenu. Chaque soumissionnaire non retenu a été informé des résultats de ses réponses aux exigences obligatoires, de son pointage technique total coté atteint et de son prix total évalué ainsi que le pointage total et le prix du soumissionnaire retenu. Le soumissionnaire retenu n'a pas été informé des pointages ou des prix évalués des soumissionnaires non retenus. Un résumé des faiblesses dans ses réponses, a également été fourni à chaque soumissionnaire. Aucune lacune en matière d'équité n'a été décelée.

Attestation d'assurance du Surveillant de l'équité

Le Surveillant de l'équité est d'avis que les activités postérieures à l'évaluation, incluant les comptes rendus, ont été menées de façon équitable. Dans ce contexte, l'équité est définie comme étant des décisions prise objectivement, sans favoritisme personnel et influence politique et englobe les éléments d'ouverture, de compétitivité, de transparence et de conformité.