Réhabilitation du Centre de conférences du gouvernement Approvisionnement des services de gestion de construction

Table des matières

1. Contexte et Introduction
2. Exigences du projet
3. Attestation d'assurance
4. Objectifs du mandat du Surveillant de l'équité et méthodologie
5. Activités et constatations spécifiques du Surveillant de l'équité
6. Documents de référence

Contexte et Introduction

Knowles Consultancy Services Inc. et Hill International Inc. en coentreprise a été engagé comme le Surveillant de l'équité (SE) pour observer le processus concurrentiel d'approvisionnement pour la réhabilitation du Centre de conférences du gouvernement – approvisionnement des services de gestion de construction, entrepris par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) par la voie de la demande d'offre numéro EP760-140543/A et la demande d'offre numéro EP760-140543/B. Knowles Consultancy Services Inc. et Hill International Inc. en coentreprise est une tierce partie indépendante en ce qui concerne cette activité.

Nous soumettons le présent rapport final couvrant nos activités débutant par l'examen d'une lettre d'intérêt et de qualification (LIQ) et se poursuivant avec l'identification des soumissionnaires préqualifiés, l'émission d'une demande de proposition (DP) et la sélection du soumissionnaire recommandé.

Ce rapport inclut notre attestation d'assurance, un résumé de la portée et des objectifs de notre mandat, des méthodologies appliquées, des activités spécifiques et des constatations pertinentes.

Exigences du projet

Le Gouvernement du Canada a identifié un besoin pour les services d'une entreprise pour fournir à TPSGC les services de gestion de construction durant la réhabilitation du Centre de conférences du gouvernement. TPSGC a l'intention de retenir les services d'un gestionnaire de la construction dans le but d'assurer que le projet soit livré selon le calendrier, en respectant l'estimation des coûts de construction et selon le niveau de qualité requis pour un édifice de cette stature. En général, la portée du contrat pour les services de gestion de construction inclut les services et la construction.

Attestation d'assurance

Le SE fourni l'énoncé d'assurance sans réserve suivant concernant le processus d'approvisionnement pour sélectionner un gestionnaire de la construction dans le but d'assurer que le projet soit livré selon le calendrier, en respectant l'estimation des coûts de construction et selon le niveau de qualité requis pour un édifice de la stature du Centre de conférences du gouvernement.

Selon notre opinion professionnelle le processus compétitif que nous avons observé a été exécuté de façon équitable, ouverte et transparente.

Note : Pour toutes les références dans le présent rapport concernant les commentaires relatifs à l'équité fournis aux responsables du projet, il est confirmé que, les responsables du projet ont fourni au SE les éclaircissements ou ont pris les mesures appropriées pour répondre aux commentaires et en conséquence, aucune lacune en matière d'équité n'a été notée.

Objectifs du mandat du Surveillant de l'équité et méthodologie

L'objectif global était le suivant : fournir à TPSGC une observation indépendante des activités d'approvisionnement du projet; fournir aux responsables du projet des commentaires relatifs à l'équité aussitôt que possible afin que les mesures appropriées puissent être prises pour résoudre à l'avance les préoccupations qui pourraient influer sur l'équité; porter à l'attention du Secteur de l'intégrité opérationnelle toute préoccupation potentielle relative à l'équité s'il n'y a pas de résolution en temps opportun avec les responsables du projet; et attester de l'équité du processus d'approvisionnement incluant son exécution.

Pour réaliser l'objectif, nous avons entrepris les activités suivantes :

• devenus familiers avec la structure de gouvernance du projet;
• examiné la lettre d'intérêt et de qualification (LIQ);
• examiné la demande de proposition (DP);
• examiné toutes les modifications et ajouts à la LIQ et la DP incluant les questions soumises par les soumissionnaires et les réponses fournies;
• examiné les procédures à être utilisées pour l'évaluation des réponses et l'orientation fournie à l'équipe d'évaluation;
• observé l'évaluation des réponses à la LIQ et la DP dans le but d'assurer que les procédures spécifiées d'évaluation et de sélection  et la politique ministérielle ont été suivies et appliquées de façon constante durant le processus d'évaluation et de sélection; et
• observé les comptes rendus auprès des soumissionnaires non retenus. (Cette activité fera l'objet d'un addenda au présent rapport après que les comptes rendus auront été fournis.)

Activités et constatations spécifiques du Surveillant de l'équité

Activités et constatations du Surveillant de l'équité durant l'élaboration de la LIQ et l'affichage sur le Système électronique d'appels d'offres du gouvernement (SEAOG)

Durant la période de 24 mai 2013 au 22 juillet 2013, nous avons examiné des versions ébauche de la LIQ et avons fourni à l'autorité contractante des commentaires relatifs à l'équité. Les mesures appropriées ont été prises par les responsables du projet.

La LIQ a été affichée sur SEAOG le 22 juillet 2013 (Document 1). Durant la période du 24 juillet 2013 au 21 août 2013, nous avons examiné les modifications 1 à 5 (Documents 2 à 6) sous formes ébauche et finale incluant les questions des fournisseurs intéressés et les réponses fournies. Des commentaires relatifs à l'équité ont été fournis et les mesures appropriées ont été prises par les responsables du projet.

La date de fermeture de la LIQ était le 29 août 2013.

Activités et constatations du Surveillant de l'équité durant l'évaluation des réponses à la LIQ et l'identification des soumissionnaires préqualifiés de la phase un

Le 6 septembre 2013, nous avons observé l'évaluation par voie de consensus des réponses de la phase un qui a résultée en une liste de soumissionnaires préqualifiés. Nous avons fourni des commentaires relatifs à l'équité et les mesures appropriées ont été prises par les responsables du projet.

Le 10 septembre 2013 et le 11 septembre 2013, nous avons examiné des ébauches des lettres à tous les soumissionnaires qui avaient répondus à la LIQ les avisant des résultats de l'évaluation de la phase un. Les soumissionnaires qui n'ont pas satisfait aux exigences de préqualification ont été avisés pourquoi ils n'ont pas été préqualifiés et quels éclaircissements seraient requis s'ils choisissaient de soumettre à nouveau leur réponse à la LIQ, qui devrait être reçue au plus tard avant l'émission de la DP pour la phase deux. Nous avons fourni des commentaires relatifs à l'équité sur les ébauches des  lettres et les mesures appropriées ont été prises par les responsables du projet. Les lettres avisant les soumissionnaires des résultats de la phase un ont été émises le 11 septembre 2013.

Le 24 septembre 2013, nous avons observé l'évaluation par voie de consensus des soumissions resoumises par trois soumissionnaires qui n'avaient pas satisfait aux exigences de préqualification. Des commentaires relatifs à l'équité ont été fournis et les mesures appropriées ont été prises par les responsables du projet.

Le 25 septembre 2013 et le 30 septembre 2013, nous avons examiné les ébauches des lettres aux trois soumissionnaires les avisant des résultats de l'évaluation de leurs nouvelles soumissions. Deux de ces soumissionnaires ont été avisés par voie de lettres envoyées le 25 septembre 2013 et le 30 septembre 2013 respectivement, que leurs nouvelles soumissions satisfaisaient aux exigences de préqualification. Le troisième soumissionnaire a été avisé par voie de lettre le 25 septembre 2013 que sa nouvelle soumission n'avait pas satisfait aux exigences de préqualification ainsi que des raisons pour lesquelles cela a été le cas.

Activités et constatations du Surveillant de l'équité durant l'élaboration de la DP de la phase deux pour les soumissionnaires préqualifiés et l'affichage sur SEAOG

Durant la période du 26 août 2013 au 3 octobre 2013, nous avons examiné des versions ébauche de la DP et fourni à l'autorité contractante des commentaires relatifs à l'équité. Les mesures appropriées ont été prises par les responsables du projet.

La DP a été affichée sur SEAOG le 8 octobre 2013 ( Document 7). Durant la période du 9 octobre 2013 au 14 novembre 2013, nous avons examiné les modifications 1 à 6 à la DP (Documents 8 à 13) sous formes ébauche et finale incluant les questions des fournisseurs intéressés et les réponses fournies. Des commentaires relatifs à l'équité ont été fournis et les mesures appropriées ont été prises par les responsables du projet.

La date de fermeture de la DP était le 18 novembre 2013.

Activités et constatations du Surveillant de l'équité durant l'évaluation des réponses à la DP de la phase deux

Le 27 novembre 2013, nous avons observé l'évaluation par voie de consensus des propositions reçues en réponse à la DP phase deux et fourni des commentaires relatifs à l'équité. Les mesures appropriées ont été prises par les responsables du projet.

Le 28 novembre 2013, l'autorité contractante nous a avisés que l'évaluation technique et financière combinée avait été complétée et vérifiée par un deuxième responsable et qu'un soumissionnaire recommandé avait été identifié. Aucune lacune en matière d'équité n'a été décelée.

Documents de référence

Les documents suivants sont identifiés par numéro dans le présent rapport. Sauf indication contraire, ces documents sont disponibles auprès du bureau du projet de réhabilitation du Centre de conférences du gouvernement Approvisionnement d'un expert-conseil principal.

Sommaire du tableau

Le tableau suivant présente une liste des documents qui sont mentionnés dans le rapport, par exemple la DP, les modifications, les lettres de précisions et les lettres d'information. Chaque ligne porte un numéro, suivi du titre du document et d'un identificateur, soit la date ou le numéro du document.

Documents de référence

No	Document	Information additionnelle
1	Lettre d'intérêt et de qualification (LIQ)	Publiée sur SEAOG le 22 juillet 2013
2	Modification 1 à la LIQ	Publiée sur SEAOG le 25 juillet 2013
3	Modification 2 à la LIQ	Publiée sur SEAOG le 29 juillet 2013
4	Modification 3 à la LIQ	Publiés sur SEAOG le 12 août 2013
5	Modification 4 à la LIQ	Publiée sur SEAOG le 15 août 2013
6	Modification 5 à la LIQ	Publiée sur SEAOG le 15 août 2013
7	Demande de proposition (DP)	Publiée sur SEAOG le 8 octobre 2013
8	Modification 1 à la DP	Publiée sur SEAOG le 11 octobre 2013
9	Modification 2 à la DP	Publiée sur SEAOG le 1er novembre 2013
10	Modification 3 à la DP	Publiée sur SEAOG le 1er novembre 2013
11	Modification 4 à la DP	Publiée sur SEAOG le 10 novembre 2013
12	Modification 5 à la DP	Publiée sur SEAOG le 13 novembre 2013
13	Modification 6 à la DP	Publiée sur SEAOG le 14 novembre 2013

Addenda au rapport final
14 juillet 2014

Addenda au rapport final de l'entrepreneur Surveillant de l'équité en date du 31 décembre 2013, concernant l'approvisionnement des services de gestion de construction pour la réhabilitation du Centre de conférences du gouvernement

Le présent addenda au rapport final de l'entrepreneur Surveillant de l'équité porte sur la période qui a suivi la conclusion de la phase d'évaluation et inclut les comptes rendus auprès des soumissionnaires.

Le 3 mars 2014 et le 4 mars 2014, nous avons examiné les comptes rendus écrits qui devaient être fournis aux soumissionnaires. Les comptes rendus envoyés aux trois soumissionnaires non retenus fournissaient les raisons pour lesquelles le contrat ne leur a pas été attribué. Aucune lacune en matière d'équité n'a été décelée. Les trois soumissionnaires non retenus ont demandé des renseignements supplémentaires concernant leurs réponses et le 20 mars 2014, le 1^er avril 2014 et le 13 mai 2014, nous avons observé les comptes rendus qui avaient été demandés. Aucune lacune en matière d'équité n'a été décelée.

Attestation d'assurance du Surveillant de l'équité

Selon l'opinion du Surveillant de l'équité, les activités postérieures à l'évaluation incluant les comptes rendus, ont été menées de façon équitable. Dans ce contexte l'équité est définie comme étant des décisions prises de manière objective, sans favoritisme personnel ni influence politique et englobe les notions d'ouverture, de concurrence, de transparence et de conformité.