Réhabilitation du Centre de conférences du gouvernement Approvisionnement d'un expert-conseil principal

Table des matières

1. Contexte et Introduction
2. Exigences du projet
3. Attestation d'assurance
4. Objectifs du mandat du Surveillant de l'équité et méthodologie
5. Activités et constatations spécifiques du Surveillant de l'équité
6. Documents de référence

Contexte et Introduction

Knowles Consultancy Services Inc. et Hill International Inc. en coentreprise a été engagé comme Surveillant de l'équité (SE) pour observer le processus concurrentiel de l'approvisionnement d'un expert-conseil principal pour la réhabilitation du Centre de conférences du gouvernement, entrepris par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) par la voie de la demande d'offre numéro EP764-140495/A et la demande d'offre numéro EP764-140495/B. Knowles Consultancy Services Inc. et Hill International Inc. en coentreprise est une tierce partie indépendante en ce qui concerne cette activité.

Nous soumettons le présent rapport final couvrant nos activités débutant par l'examen d'une demande de proposition (DP) jusqu'à l'évaluation des propositions et la sélection du soumissionnaire recommandé.

Ce rapport inclut notre attestation d'assurance, un résumé de la portée et des objectifs de notre mandat, les méthodologies appliquées et les activités spécifiques et les constatations pertinentes.

Exigences du projet

Le Gouvernement du Canada a identifié un besoin pour les services d'une entreprise pour fournir à TPSGC un expert-conseil principal pour superviser la réhabilitation du Centre de conférences du gouvernement. TPSGC a l'intention de retenir les services d'une firme architecturale dans la capacité d'expert-conseil principal, appuyé par une équipe multidisciplinaire de sous experts-conseils, dans la conception et la mise œuvre du projet de réhabilitation du Centre de conférences du gouvernement. L'expert-conseil principal examinera toute la documentation relative, recommandera un examen plus approfondi au besoin, préparera la conception, les documents d'appels d'offres et de construction, la construction et l'administration de contrats incluant les services sur place aux résidents, le coût, le calendrier, le contrôle du projet, la mise en service et les services de gestion des risques requis pour ce projet.

Attestation d'assurance

Le SE fourni le suivant énoncé d'assurance sans réserve concernant le processus d'approvisionnement pour sélectionner une firme architecturale dans la capacité d'expert-conseil principal pour superviser la réhabilitation du Centre de conférences du gouvernement.

Selon notre opinion professionnelle le processus concurrentiel que nous avons observé, a été exécuté de façon équitable, ouverte et transparente.

Note : Pour toutes les références dans le présent rapport concernant les commentaires relatifs à l'équité fournis aux responsables du projet, il est confirmé que, au besoin, les responsables du projet ont fourni au SE les éclaircissements ou ont pris les mesures appropriées pour répondre aux commentaires et en conséquence, aucune lacune en matière d'équité n'a été notée.

Objectifs du mandat du Surveillant de l'équité et méthodologie

L'objectif global était le suivant : fournir à TPSGC une observation indépendante des activités d'approvisionnement du projet; fournir aux responsables du projet des commentaires relatifs à l'équité aussitôt que possible, afin que les mesures appropriées puissent être prises pour résoudre à l'avance les préoccupations qui pourraient influer sur l'équité; porter à l'attention du Secteur de l'intégrité opérationnelle toute préoccupation potentielle relative à l'équité, s'il n'y a pas de résolution en temps opportun avec les responsables du projet; et attester de l'équité du processus d'approvisionnement incluant son exécution.

Pour réaliser l'objectif, nous avons entrepris les activités suivantes :

• devenus familiers avec la structure de gouvernance du projet;
• examiné la demande de proposition (DP);
• examiné toutes les modifications et ajouts à la DP incluant les questions soumises par les soumissionnaires et les réponses fournies;
• examiné les procédures à être utilisées pour l'évaluation des réponses et l'orientation fournie à l'équipe d'évaluation;
• observé l'évaluation des réponses à la DP et les présentations par les soumissionnaires, dans le but d'assurer que les procédures spécifiées d'évaluation et de sélection de l'entrepreneur et la politique ministérielle ont été suivies et appliquées de façon constante durant le processus d'évaluation et de sélection; et
• observé les comptes rendus auprès des soumissionnaires non retenus. (Cette activité fera l'objet d'un addenda au présent rapport après que les comptes rendus auront été fournis.)

Activités et constatations spécifiques du Surveillant de l'équité

Activités et constatations du Surveillant de l'équité durant l'élaboration de la DP et l'affichage sur le Système électronique d'appels d'offres du gouvernement (SEAOG)

Durant la période du 15 mai 2013 au 4 juillet 2013, nous avons examiné des versions ébauche de la DP et avons fourni à l'autorité contractante, des commentaires relatifs à l'équité. Les mesures appropriées ont été prises par les responsables du projet.

La DP a été affichée sur SEAOG le 22 juillet 2013 (Document 1). Durant la période du 26 juillet 2013 au 26 août 2013, nous avons examiné les modifications 1 à 5 (Documents 2 à 6) sous formes ébauche et finale, incluant les questions des soumissionnaires intéressés et les réponses fournies. Des commentaires relatifs à l'équité ont été fournis et les mesures appropriées ont été prises par les responsables du projet.

La date de fermeture de la phase un de la DP était le 9 septembre 2013.

Activités et constatations du Surveillant de l'équité durant l'évaluation des réponses à la phase un de la DP

Durant la période du 12 septembre 2013 au 3 septembre 2013, nous avons examiné les questions d'éclaircissement et les réponses fournies. Le 24 septembre 2013, nous avons observé l'évaluation des propositions de la phase un qui a résulté en une liste de soumissionnaires qualifiés et les pointages associés obtenus et avons fourni des commentaires relatifs à l'équité. Les mesures appropriées ont été prises par les responsables du projet.

Durant la période du 27 septembre 2013 au 30 septembre 2013, nous avons examiné les ébauches des lettres aux soumissionnaires qualifiés, les informant des résultats de l'évaluation de la phase un, ainsi que les ébauches des lettres relatives à des questions d'attestation de sécurité. Nous avons fourni des commentaires relatifs à l'équité sur les ébauches des lettres et les mesures appropriées ont été prises par les responsables du projet. Les lettres informant les soumissionnaires des résultats de l'évaluation de la phase un ont été émises le 30 septembre 2013.

Activités et constatations du Surveillant de l'équité durant la période de la phase deux de la demande de proposition

Durant la période du 10 octobre 2013 au 30 octobre 2013, nous avons examiné les modifications 6 à 10 (Documents 7 à 11) sous formes ébauche et finale et avons fourni des commentaires relatifs à l'équité. Les mesures appropriées ont été prises par les responsables du projet.

La date de fermeture de la phase deux de la DP était le 6 novembre 2013.

Activités et constatations du Surveillant de l'équité durant l'évaluation des réponses à la phase deux de la DP

Le 18 novembre 2013, nous avons observé l'évaluation par voie de consensus des propositions reçues pour la phase deux de la DP et avons fourni des commentaires relatifs à l'équité. Les mesures appropriées ont été prises par les responsables du projet.

Le 19 novembre 2013 et le 20 novembre 2013, nous avons observé les présentations individuelles faites à l'équipe d'évaluation par les soumissionnaires et le 20 novembre 2013 nous avons observé les évaluations par voie de consensus des présentations. Nous avons fourni des commentaires relatifs à l'équité durant les évaluations par voie de consensus et les mesures appropriées ont été prises par les responsables du projet.

Le 22 novembre 2013, l'autorité contractante nous a avisés que l'évaluation technique et financière combinée avait été complétée et vérifiée par un deuxième responsable et qu'un soumissionnaire recommandé avait été identifié. Aucune lacune en matière d'équité n'a été décelée.

Documents de référence

Les documents suivants sont identifiés par numéro dans le présent rapport. Sauf indication contraire, ces documents sont disponibles auprès du bureau du projet de réhabilitation du Centre de conférences du gouvernement Approvisionnement d'un expert-conseil principal.

Sommaire du tableau

Le tableau suivant présente une liste des documents qui sont mentionnés dans le rapport, par exemple la DP, les modifications, les lettres de précisions et les lettres d'information. Chaque ligne porte un numéro, suivi du titre du document et d'un identificateur, soit la date ou le numéro du document.

Documents de référence

No	Document	Information additionnelle
1	Demande de proposition (DP)	Publiée sur SEAOG le 22 juillet 2013
2	Modification 1 à la DP	Publiée sur SEAOG le 26 juillet 2013
3	Modification 2 à la DP	Publiée sur SEAOG le 8 août 2013
4	Modification 3 à la DP	Publiée sur SEAOG le 13 août 2013
5	Modification 4 à la DP	Publiée sur SEAOG le 21 août 2013
6	Modification 5 à la DP	Publiée sur SEAOG le 26 août 2013
7	Modification 6 à la DP	Emise aux soumissionnaires le 11 octobre 2013
8	Modification 7 à la DP	Emise aux soumissionnaires le 18 octobre 2013
9	Modification 8 à la DP	Emise aux soumissionnaires le 23 octobre 2013
10	Modification 9 à la DP	Emise aux soumissionnaires le 28 octobre 2013
11	Modification 10 à la DP	Emise aux soumissionnaires le 31 octobre 2013

Ajout au rapport final
 juillet 2014

Addenda au rapport final de l'entrepreneur Surveillant de l'équité en date du 6 décembre 2013, concernant l'approvisionnement d'un expert-conseil principal pour la réhabilitation du Centre de conférences du gouvernement

Le présent addenda au rapport final de l'entrepreneur Surveillant de l'équité porte sur la période qui a suivi la fin de la phase d'évaluation et inclut les comptes rendus auprès des soumissionnaires.

Le 5 mars 2014, nous avons examiné les comptes rendus écrits qui devaient être envoyés aux soumissionnaires. Les comptes rendus fournissaient les raisons pour lesquelles le contrat ne leur a pas été attribué. Aucune lacune en matière d'équité n'a été décelée. Six soumissionnaires ont demandé des renseignements supplémentaires concernant leurs réponses et le 16 avril 2014, le 23 avril 2014, le 24 avril et le 28 avril 2014, nous avons observé les comptes rendus qui avaient été demandés. Aucune lacune en matière d'équité n'a été décelée.

Attestation d'assurance du Surveillant de l'équité

Selon l'opinion du Surveillant de l'équité, les activités postérieures à l'évaluation incluant les comptes rendus, ont été menées de façon équitable. Dans ce contexte, l'équité est définie comme étant des décisions prises de manière objective, sans favoritisme personnel ni influence politique et englobe les notions d'ouverture, de concurrence, de transparence et de conformité.