Processus d'approvisionnement concurrentiel - Services de conception et développement pour le projet de remplacement du tunnel Est

Rapport final du l'entrepreneur surveillant d'équité

27 février 2013

Soumis par : Directeur général, Secteur de l'intégrité opérationnelle, Direction générale de la surveillance

Présenté par : Samson & Associés

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Table des matières

1. Introduction
2. Exigences du projet
3. Attestation d'assurance
4. Méthodologie
- 4.1 Activités et observations du SE : DDP
- 4.2 Activités et observations du SE : Phase d'évaluation
5. Documents de référence

1. Introduction

Les services de Samson & Associés ont été retenus à titre de surveillant de l'équité chargé d'observer le processus d'approvisionnement pour les services de conception et développement pour le projet de remplacement du tunnel Est, émise par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada dans le cadre de la DDP # EP758-130472/A. Samson & Associés n'est pas lié à l'exécution de l'activité.

Nous avons examiné les renseignements fournis et observé les activités pertinentes. Nous avons eu un accès complet à tous les aspects du processus d'approvisionnement et a eu l'entière collaboration de tous les intervenants à TPSGC.

Le rapport ci-joint porte sur les activités du surveillant de l'équité depuis la demande de proposition jusqu'à la phase des réunions de consensus du projet.

Le rapport comprend une attestation de qualité, un résumé de la portée et des objectifs de notre mandate, les méthodologies appliquées et les observations pertinentes découlant des activités exécutées.

2. Exigences du projet

La demande de propositions a été publiée par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) pour retenir les services d'une firme, agissant en tant que conseiller principal, en collaboration avec une équipe pluridisciplinaire de sous-consultants pour la fourniture de services de conception et de développement nécessaires pour le projet de remplacement du tunnel Est, une composante nécessaire de la rénovation des édifices du Parlement. L'estimation globale de construction classe D est 7 100 000 $ et le niveau d'effort pour les services de conception et de développement a été estimé à environ 1 500 000 $.

La firme retenue comme conseiller principal assistera TPSGC à produire les livrables de conception ainsi que les documents de construction et de mise en service liés.

L'entrepreneur doit fournir une gamme complète de services d'ingénierie civil / municipal, mécanique, structure, électricité, ingénierie de conception de tunnels et de mécanique des roches ingénierie.

3. Attestation d'assurance

Le surveillant de l'équité donne une assurance de qualité sans réserve à l'égard de l'acquisition des services de conception et développement du projet de remplacement du tunnel Est jusqu'à la conclusion des réunions de consensus.

Selon notre avis professionnel, le processus d'approvisionnement pour les services de conception et développement pour le projet de remplacement du tunnel Est que nous avons observé a été exécuté de façon équitable, ouverte et transparente.

___________________
Pierre Samson, M.Sc., FCPA-Auditeur, FCGA
Président, Samson & Associates

___________________
Mathieu Farley, CPA-Auditeur, CA,
CPA (Illinois), CIA, CISA
SE Chef d'équipe

___________________
Ted Pender
Spécialiste en SE

4. Méthodologie

Les services de Samson & Associes ont été retenus à titre de surveillant de l'équité chargé d'observer le processus d'approvisionnement concurrentiel pour les services de conception et développement pour le projet de remplacement du tunnel Est et d'attester que l'activité surveillée a été exécutée de façon équitable, ouverte et transparente.

Conformément aux modalités de notre contrat, nous avons lu les documents pertinents, observé toutes les phases de la DDP (c.-à-d., la DDP, les questions et réponses, et les modifications apportées à la DDP), nous avons mentionné les questions relatives à l'équité pour le compte des autorités contractantes et techniques, et vérifié si les réponses et les actions étaient raisonnables et appropriées.

4.1 Activités et observations du SE : DDP

Les soumissionnaires ont été invités à soumettre leurs offres et à donner leur approche détaillée de l'œuvre, et le prix et les conditions offertes.

La demande de proposition, pour sélectionner l'entreprise qui fournira des services de conception et de développement pour le remplacement du tunnel Est, a été affichée sur MERX le 10 décembre 2012 et a fermé le 5 février 2013.

Neuf questions ont été soulevées et trois modifications ont été émis lors de la demande de propositions.

Quarante-et-une entreprises ont téléchargé le paquet sur les marchés. Une seule soumission a été reçue en réponse à la DDP.

Observation : La demande de propositions a été écrite de manière claire et compréhensible. Les questions soulevées au cours de la période d'appel d'offres ont été traitées en conformité avec les termes de la demande de propositions et les réponses étaient claires, compréhensibles et communiquées à tous les fournisseurs en temps opportun.

4.2 Activités et observations du SE : Phase d'évaluation

L'offre a été évaluée individuellement par l'équipe d'évaluation, qui s'est rencontrée le 11 février 2013, afin de déterminer collectivement le classement final du soumissionnaire.

Tous les évaluateurs techniques étaient présents à la réunion de consensus, avec la présence de l'autorité contractante et le SE.

Le SE et les évaluateurs techniques ont assisté à l'inauguration de la proposition financière du soumissionnaire qualifié.

Le soumissionnaire a été jugé, qualifié et sélectionné selon les critères et la méthodologie énoncés dans la demande de propositions.

Résumé des observations du surveillant de l'équité sur le processus de demande de propositions et d'évaluation : Il est de l'avis du surveillant de l'équité que la demande de propositions et le processus d'évaluation pour la conception du remplacement du tunnel Est et les services de développement ont été menés de manière équitable, ouverte et transparente. Le SE a observé la réunion de consensus pour l'évaluation et la cotation définitive de la proposition unique. L'évaluation a été effectuée d'une manière équitable, ouverte et transparente. Dans ce contexte, l'équité est comprise comme englobant les éléments d'ouverture, la compétitivité, la transparence et le respect.

5. Documents de référence

Les documents suivants sont indiqués par leur numéro dans le rapport et, sauf mention contraire, sont diffusés par TPSGC.

Sommaire du tableau

Le tableau suivant présente une liste des documents qui sont mentionnés dans le rapport, par exemple la demande de propositions (DP), les modifications, les lettres de précisions et les lettres d'information. Chaque ligne porte un numéro, suivi du titre du document et d'un identificateur, soit la date ou le numéro du document.

N^o	Document	Date
1	Demande de propositions # EP758-130472/A	10 décembre 2012
2	Modification N^o. 001 de la DDP	23 janvier 2013
3	Modification N^o. 002 de la DDP	25 janvier 2013
4	Modification N^o. 003 de la DDP	4 février 2013

Ajout au rapport final
18 septembre 2013

Ajout au rapport final de surveillance de l'équité en date du 27 février, 2013 concernant le processus d'approvisionnement pour les services de conception et développement pour le projet de remplacement du tunnel Est.

Le présent ajout au rapport final de surveillance de l'équité porte sur la période postérieure à la fin de la phase d'évaluation.

Activités du SE relatives à l'adjudication de contrat et aux comptes rendus

L'adjudicataire a été informé de l'attribution du contrat le 5 avril 2013.

Il y avait une soumission conforme présentée en réponse à l'appel d'offres. Un compte rendu a été demandé par l'entreprise ayant octroyée le contrat. Le SE a assisté à la réunion de compte rendu le 27 août 2013.

Attestation d'assurance du surveillant de l'équité