Services de soutien à la gestion de projet de l'édifice du Centre pour le programme de planification de la vision et du plan à long terme pour la Cité parlementaire

Rapport final du surveillant d'équité  

Le 3 juillet 2013

Soumis par : Directeur général, Secteur de l'intégrité opérationnelle, Direction générale de la surveillance

Présenté par : PPI Consulting Limited

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Table des matières

Préface

PPI Consulting Limited a fourni des services de surveillance de l'équité au Secteur de l'intégrité opérationnelle de la Direction générale de la surveillance faisant partie de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) dans le cadre du processus d'approvisionnement pour la demande de proposition du projet des services de soutien à la gestion de projet de l'édifice du Centre pour le programme de planification de la vision et du plan à long terme pour la Cité parlementaire.

Le présent document intitulé, « Rapport final du surveillant d'équité », renferme un résumé des activités et des observations du point de vue de l'équité conformément à notre étendue des travaux pour le processus d'approvisionnement mentionné ci-dessus pour la durée de notre mandat, incluant l'élaboration et la diffusion de la demande de propositions (DP), la formation de l'évaluateur, l'examen obligatoire, l'évaluation technique, le prix évalué et la sélection du soumissionnaire, les communications et le compte rendu. PPI Consulting Limited apprécie énormément la coopération de l'équipe de l'approvisionnement et de l'équipe de projet tout au long du processus de surveillance de l'équité.

1. Introduction

PPI Consulting Limited a été embauché à titre de surveillant d'équité pour observer le processus d'approvisionnement du projet des services de soutien à la gestion de projet de l'édifice du Centre pour le programme de planification de la vision et du plan à long terme pour la Cité parlementaire, qui a été attribué par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) par invitation à tous les fournisseurs qualifiés dans le cadre des Services professionnels centrés sur les tâches, arrangement en matière d'approvisionnement (SPTS), niveau 2, de TPSGC, classe de gestion de projet. PPI Consulting Limited a été embauché en janvier 2013.

PPI Consulting Limited est un tiers indépendant en ce qui concerne la présente activité. Nous avons examiné tous les renseignements fournis et avons pu observer toutes les activités pertinentes conformément à notre mandat et soumettons par la présente le rapport final du surveillant d'équité.

Le présent rapport comprend notre attestation d'assurance, un résumé de la portée et des objectifs de notre mandat, des détails relatifs à la méthodologie appliquée et les observations pertinentes des activités surveillées.

2. Exigence du projet

Nos services et notre mandat de surveillance de l'équité consistaient à surveiller l'équité, l'ouverture et la transparence du processus d'approvisionnement du projet des services de soutien à la gestion de projet de l'édifice du Centre pour le programme de planification de la vision et du plan à long terme pour la Cité parlementaire situé dans la Cité parlementaire à Ottawa (Ontario).

L'approvisionnement portait sur les services de soutien à la gestion de projet (SSGP) pour aider à la gestion de plusieurs projets de planification et d'intégration (P&I) tels que décrits dans le document de demande de propositions.

La demande de propositions (DP) en vue de l'approvisionnement comprenait une méthode à deux enveloppes avec exigences obligatoires et un seuil minimal d'évaluation technique (enveloppe un) comme condition préalable à l'évaluation financière (enveloppe deux).

3. Attestation d'assurance

Le surveillant de l'équité émet par la présente l'opinion sans réserve suivante concernant les activités surveillées décrites dans la section 5 incluant l'élaboration, la diffusion, l'évaluation et la sélection de la demande de propositions (DP).

Selon notre avis professionnel, le processus d'approvisionnement pour la demande de propositions des services de soutien à la gestion de projet de l'édifice du Centre pour le programme de planification de la vision et du plan à long terme pour la Cité parlementaire que nous avons observé a été réalisé de façon équitable, ouverte et transparente.

Howard Grant
Président, PPI Consulting

Phil Carr, ingénieur

Patricia Tessier

4. Méthodologie

Conformément aux conditions de notre mandat, PPI Consulting Limited a pris connaissance des documents pertinents, a observé les activités d'approvisionnement pour les services de soutien à la gestion de projet de l'édifice du Centre pour le programme de planification de la vision et du plan à long terme pour la Cité parlementaire pour attester de l'équité, de l'ouverture et de la transparence et a fait part de questions connexes à l'autorité contractante.

5. Activités et observations du surveillant d'équité

5.1 Élaboration et diffusion de la DP

PPI a été embauché pour commencer ses activités de surveillance de l'équité par l'élaboration de la DP. Un examen des documents provisoires et du document final de la DP a été mené. Il comprenait l'examen du formulaire de proposition de prix (pièce jointe 1 de la partie 3 de la DP), les profils d'expérience indiquant l'attribution de la note utilisée pour l'évaluation des critères techniques (pièce jointe 1 de la partie 4 de la DP) et le formulaire des exigences en matière de certifications (pièce jointe 1 de la partie 5 de la DP). La DP a été envoyée à tous les fournisseurs qualifiés au moyen des SPTS le 4 avril 2013, heure avancée de l'Est (HAE), et la date de clôture était le 25 avril 2013 à 14 h, heure avancée de l'Est (HAE).

On a reçu au total deux (2) questions; les réponses aux questions ont été fournies à tous les fournisseurs qualifiés dans les SPTS en tant que modification, envoyée par courriel aux fournisseurs qualifiés le 19 avril 2013. Une (1) seule modification a été publiée et portait sur les deux questions. Elle a été fournie et examinée par le surveillant d'équité.  

Observation : Lors de l'examen du document provisoire de la DP, les points relatifs à l'équité ont été déterminés par le surveillant d'équité et ont fait l'objet de discussion. Certains des points relatifs à l'équité ont été abordés dans la DP avant la diffusion et les autres ont été abordés pendant le processus d'évaluation.

5.2 Date de clôture de la DP

Les réponses à la DP ont été reçues conformément aux directives de la DP. Le surveillant d'équité n'était pas présent au moment de la clôture pour observer la réception des propositions.

Observation : Toutes les propositions reçues respectaient la date d'échéance conformément à la DP.

5.3 Formation de l'évaluateur

Les deux (2) propositions recevables ont été envoyées aux trois membres de l'équipe d'évaluation après la distribution et l'examen des lignes directrices sur l'évaluation indiquant les responsabilités de l'évaluateur, le code de conduite, les protocoles relatifs à la sécurité et à la confidentialité et la méthode d'évaluation. Tous les participants au processus d'évaluation ont signé des déclarations de confidentialité et de conflit d'intérêts.

Observations : Le surveillant d'équité a observé la formation de l'évaluateur et a obtenu la confirmation qu'il n'y a aucun conflit d'intérêts.

5.4 Examen obligatoire

En raison des aspects techniques des exigences obligatoires, l'examen obligatoire a été réalisé par la Direction de l'attribution des marchés immobiliers (DAMI) de TPSGC et par les trois (3) évaluateurs des deux (2) propositions reçues. Deux (2) des propositions ont été jugées recevables.

Observation : Le surveillant d'équité a observé la séance d'examen obligatoire de la conformité. L'examen de la conformité a été exécuté de façon uniforme et diligente.

5.5 Évaluation technique

La DP exigeait un seuil minimal d'évaluation technique pour être jugée comme une soumission recevable et procéder à l'évaluation financière. Les deux propositions reçues et évaluées ont atteint le seuil minimal et ont ainsi été jugées recevables.  

Observation : Le surveillant d'équité était présent et a surveillé le processus d'évaluation technique, réalisé de manière uniforme et par consensus de tous les membres du comité d'évaluation. 

5.6 Prix évalué et sélection du soumissionnaire

Conformément à la DP, un seul prix évalué a été fourni par les soumissionnaires et la sélection du promoteur retenu a été fondée sur la proposition recevable ayant le prix évalué le plus bas.

L'autorité contractante de TPSGC s'est chargé de la diligence raisonnable et a vérifié les détails et le formulaire sur l'établissement des prix fournis par le soumissionnaire. Une feuille sommaire de l'évaluation financière a été préparée par l'autorité contractante de TPSGC et a été examinée par le surveillant d'équité.

Observations : La sélection du soumissionnaire retenu a été réalisée conformément à la méthodologie et aux dispositions indiquées dans la DP.  

5.7 Communications et compte rendu

Cette section fera partie de l'addenda du présent rapport.

6. Documents de référence

Les documents suivants sont cités dans le présent document. À moins d'indication contraire, ils peuvent être obtenus auprès de TPSGC.

Sommaire du tableau

Le tableau suivant présente une liste des documents qui sont mentionnés dans le rapport, par exemple la demande de propositions (DP), les modifications, les lettres de précisions et les lettres d'information. Chaque ligne porte un numéro, suivi du titre du document et d'un identificateur, soit la date ou le numéro du document.

# Document Date/numéro de document
1 Demande de proposition Publiée le 4 avril 2013
2 Modification nº 1 de la DP Publiée le 19 avril 2013
3 Évaluation technique Mai 2013

Addenda au rapport final
Le 18 juillet 2013

Addenda au Rapport final du surveillant de l'équité daté du 18 juillet 2013

Sur la demande de propositions concernant processus d'approvisionnement pour la demande de proposition du projet des services de soutien à la gestion de projet de l'édifice du Centre pour le programme de planification de la vision et du plan à long terme pour la Cité parlementaire.

Le présent addenda au Rapport final du surveillant de l'équité porte sur la période suivant la conclusion de la phase d'évaluation.

Attribution du contrat, communications et comptes rendus

Le contrat a été attribuée et la lettre de compte rendu ont été rédigée et envoyée au soumissionnaire la semaine du 10 mai 2013.

Observation : Un compte rendu a été fourni au soumissionnaire non retenu.

Selon notre avis de professionnel, le processus d'approvisionnement du gouvernement du Canada concernant processus d'approvisionnement pour la demande de proposition du projet des services de soutien à la gestion de projet de l'édifice du Centre pour le programme de planification de la vision et du plan à long terme pour la Cité parlementaire (demande de propositions) que nous avons observé a été réalisé de façon équitable, ouverte et transparente. Selon notre avis de professionnel, les observations indiquées dans le rapport n'ont pas influé sur le résultat du processus.

Howard Grant, Président,
PPI Consulting Limited

Phil Carr, ingénieur
Chef d'équipe

Patricia Tessier
Spécialiste en SE