Projet du poste de déclaration pour les voyageurs dignes de confiance et de la technologie de reconnaissance de l'iris Demande de proposition 2 (DP2)

Table des matières

• 1. Contexte et introduction
• 2. Exigences du projet
• 3. Attestation d'assurance
• 4. Objectifs du mandat du Surveillant de l'équité et méthodologie
• 5. Activités et constatations spécifiques du Surveillant de l'équité
• 6. Documents de référence

1. Contexte et introduction

En qualité de Surveillant de l'équité, Knowles Consultancy Services Inc. et Hill International Inc. en coentreprise (ci-après dénommé le Surveillant de l'équité) a été engagé comme un Surveillant de l'équité (SE) pour observer le processus compétitif d'approvisionnement pour l'acquisition de postes de déclaration pour les voyageurs dignes de confiance et de la technologie de reconnaissance de l'iris pour l'Agence des services frontaliers du Canada (ASFC). Ce processus compétitif a été entrepris par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) par voie de la Demande d'offre - numéro 47054-1224625/B. Knowles Consultancy Services Inc. et Hill International Inc. en coentreprise est une tierce partie indépendante en ce qui concerne cette activité.

Nous avons examiné toute l'information fournie et observé toutes les activités pertinentes.

Nous soumettons le présent rapport final couvrant nos activités, débutant par un examen d'une Demande de proposition (DP) en version ébauche, par la publication de la DP jusqu'à l'évaluation des propositions reçues en réponse à la DP.

Ce rapport inclus notre attestation d'assurance, une vue d'ensemble du projet, les méthodologies appliquées à notre mandat, les activités entreprises et toutes les constatations pertinentes.

Note : Ce projet d'approvisionnement succédait à un approvisionnement antérieur pour des postes de déclaration pour les voyageurs dignes de confiance et de la technologie de reconnaissance de l'iris (Demande d'offre - numéro 47054-124625/A), pour lequel aucune des réponses reçues n'étaient conformes aux exigences obligatoires.

2. Exigences du projet

L'Agence des services frontaliers du Canada (ASFC) a un besoin d'un entrepreneur pour remplacer des postes libre-service existants et de la technologie biométrique à de multiples emplacements au Canada. L'entrepreneur doit fournir, livrer et assembler les postes libre-service y compris l'ensemble du matériel, les logiciels système sous licence, la garantie, l'entretien et le soutien, la formation, les services professionnels et la documentation technique. L'entrepreneur doit démonter, enlever et disposer des postes libre-service existants. Les exigences du besoin incluent des options d'acheter des postes libre-service et des appareils individuels de balayage de l'iris supplémentaires et de prolonger la durée du contrat au-delà de la période de garantie.

Les postes libre-service sont une composante importante des programmes du Canada pour les voyageurs dignes de confiance. Ces programmes sont conçus pour accélérer le passage à la frontière des voyageurs à faible risque. Les postes libre-service permettent aux participants de ces programmes de passer plus rapidement la frontière en procédant à l'authentification, l'évaluation des risques associés à leur passage et en offrant aux voyageurs une fonction de déclaration douanière- qui serait autrement effectuée lors d'une inspection primaire conventionnelle.

3. Attestation d'assurance

Le SE fourni le suivant énoncé d'assurance sans réserve concernant le processus compétitif pour le projet d'approvisionnement du poste de déclaration pour les voyageurs dignes de confiance et de la technologie de reconnaissance de l'iris.

Il est de notre opinion professionnelle, que le processus compétitif que nous avons observé, a été mené de façon équitable, ouverte et transparente.

Note : Pour toutes les références dans ce rapport concernant les commentaires relatifs à l'équité fournis aux responsables du projet, il est confirmé qu'au besoin, les responsables du projet ont fourni au Surveillant de l'équité les éclaircissements ou ont pris les mesures appropriées pour traiter tous les commentaires, de sorte qu'aucune lacune en matière d'équité n'a été notée.

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Peter Woods
Chef d'équipe

4. Objectifs du mandat du Surveillant de l'équité et méthodologie

L'objectif global était le suivant : fournir à TPSGC une observation indépendante des activités d'approvisionnement du projet; fournir aux responsables du projet des commentaires relatifs à l'équité aussitôt que possible, afin que les mesures appropriées puissent être prises pour résoudre à l'avance les préoccupations qui pourraient influer sur l'équité; porter à l'attention du Secteur de l'intégrité opérationnelle toutes les préoccupations potentielles d'équité s'il n'y a pas de résolution en temps opportun avec les responsables du projet et attester de l'équité du processus d'approvisionnement, incluant son exécution.

Pour réaliser l'objectif, nous avons entrepris les activités suivantes :

• devenus familiers avec la structure de gouvernance du projet;
• examiné la Demande de proposition (DP) en versions ébauche et finale;
• examiné toutes les modifications à la DP incluant les questions soumises par les promoteurs et les réponses fournies;
• examiné les procédures à être utilisées pour l'évaluation des réponses et l'orientation fournie à l'équipe d'évaluation;
• observé l'évaluation des réponses à la DP dans le but d'assurer que les procédures d'évaluation et de sélection et la politique ministérielle prescrites, ont été suivies et appliquées de façon constante durant le processus d'évaluation et de sélection;
• examiné les plans, le processus et le montage pour le test de validation de la proposition (TVP) pour l'étape du soumissionnaire conforme classé au premier rang et les résultats atteints; et
• observé le compte rendu auprès des soumissionnaires non retenus. (Cette activité fera l'objet d'un ajout à ce rapport après que les comptes rendus auront été fournis).

5. Activités et constatations spécifiques du Surveillant de l'équit

Activités et constatations du Surveillant de l'équité avant la période d'affichage de la DP

Durant la période du 8 janvier 2013 au 19 janvier 2013, nous avons examiné l'ébauche de la DP au fur et à mesure qu'elle était élaborée et que des parties devenaient disponibles pour examen. Nous avons fourni à l'autorité contractante des commentaires relatifs à l'équité et tous les commentaires ont été traités de façon appropriée par les responsables du projet.

Activités et constatations du Surveillant de l'équité durant la période d'affichage de la DP

Le 22 janvier 2013, nous avons examiné la DP qui avait été  affichée sur MERX le 21 janvier 2013 (Document 1). Aucune lacune en matière d'équité n'a été décelée.

Durant la période du 28 janvier 2013 au 6 février 2013, nous avons examiné les modifications 1 à 3 (Documents 2 à 4) en versions ébauche et finale incluant les questions des soumissionnaires intéressés et les réponses fournies. Des commentaires relatifs à l'équité ont été fournis et les mesures appropriées ont été prises par les responsables du projet.

La date de clôture de la DP était le 11 février 2013.

Activités et constatations du Surveillant de l'équité durant la période d'évaluation

Durant la période du 19 février 2013 au 27 mars 2013, nous avons observé l'évaluation par voie de consensus des exigences obligatoires et cotées incluant l'examen des réponses  fournies par l'autorité contractante à l'équipe d'évaluation sur des questions d'évaluation et des questions d'éclaircissement envoyées aux soumissionnaires et les réponses reçues. Des commentaires relatifs à l'équité ont été fournis à l'autorité contractante et les mesures appropriées ont été prises.

Le 23 avril 2013 nous avons examiné avec l'autorité contractante le processus de l'évaluation financière qui a été suivi et les résultats de l'évaluation financière. Aucune lacune en matière d'équité n'a été décelée.

Durant la période du 13 mai 2013 au 28 juin 2013, nous avons examiné les plans pour le test de validation de la proposition (TVP) du soumissionnaire conforme classé au premier rang, à être mené par ASFC conformément à la DP, observé le montage et le processus du TVP, examiné les rapports de situation préparés par l'équipe de validation (TVP) et les résultats finals atteints. Des commentaires relatifs à l'équité ont été fournis à l'autorité contractante et les mesures appropriées ont été prises.

6. Documents de référence

Les documents suivants sont identifiés par numéro dans le présent rapport. Sauf indication contraire, ces documents sont disponibles au bureau du projet du poste de déclaration pour les voyageurs dignes de confiance et de la technologie de reconnaissance de l'iris.

Sommaire du tableau

Le tableau suivant présente une liste des documents qui sont mentionnés dans le rapport, par exemple la demande de propositions (DP), les modifications, les lettres de précisions et les lettres d'information. Chaque ligne porte un numéro, suivi du titre du document et d'un identificateur, soit la date ou le numéro du document.

No	Document	Information additionnelle
1	Demande de proposition (DP)	Publiée sur MERX le 21 janvier  2013
2	Modification 1 à la DP	Publiée sur MERX le 30 janvier  2013
3	Modification 2 à la DP	Publiée sur MERX le 5 février  2013
4	Modification 3 à la DP	Publiée sur MERX le 6 février  2013

Ajout au rapport final
31 octobre 2013 

Ajout au rapport final du Surveillant de l'équité daté le 20 décembre 2012 pour le projet d'approvisionnement des postes de déclaration pour voyageurs et de la technologie de reconnaissance de l'iris

Cet ajout au rapport final du Surveillant de l'équité couvre la période suivant la conclusion de la phase de l'évaluation et inclus la notification et les comptes rendus auprès des soumissionnaires.

Un contrat a été adjugé le 8 août 2013 au soumissionnaire retenu et à la même date, nous avons examiné, sous formes ébauche et finale, les lettres à chaque soumissionnaire non retenu, informant chacun que sa proposition avait été jugée non conforme et les raisons pourquoi. Le 13 septembre 2013 et le 24 septembre 2013, nous avons examiné une présentation visuelle proposée pour un compte rendu verbal du seul soumissionnaire qui avait demandé un compte rendu verbal. Le 25 septembre 2013, nous avons surveillé le compte rendu par téléconférence. L'autre soumissionnaire non retenu n'a pas demandé de compte rendu verbal. Aucune lacune en matière d'équité n'a été décelée.

Attestation d'assurance du Surveillant de l'équité

C'est notre opinion professionnelle que les activités postérieures à l'évaluation incluant les comptes rendus écrits et en personne pour le projet d'approvisionnement du poste de déclaration et de la technologie de reconnaissance de l'iris ont été menés de façon équitable. Dans ce contexte, l'équité est définie comme étant des décisions prises objectivement, sans favoritisme personnel et influence politique et englobe les éléments d'ouverture, de compétitivité, de transparence et de conformité.

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Peter Woods
Chef d'équipe