Station de recherche du Canada dans l'Extrême Arctique – Gestion de la construction (SRCEA-GC)
Rapport final du surveillant d'équité
Le 9 mai 2013
Soumis au : Directeur général, Secteur de l'intégrité opérationnelle, Direction générale de la surveillance
Présenté par : PPI Consulting Limited
Table des matières
- 1. Contexte et Introduction
- 2. Exigence du projet
- 3. Attestation d'assurance
- 4. Méthodologie
- 5. Documents de référence
1. Contexte et Introduction
PPI Consulting Limited (PPI) a été embauché à titre de surveillant d'équité pour observer le processus d'approvisionnement du projet de SRCEA-GC publié par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada à la suite de la DP portant le numéro ET025-130917/A. PPI est un tiers indépendant en ce qui concerne la présente activité.
Nous avons examiné tous les renseignements fournis et avons pu observer toutes les activités pertinentes.
La demande de propositions (DP) du projet de SRCEA-GC a été publiée le 1er octobre 2012. L'équipe de surveillance de l'équité de PPI a été affectée au projet le 12 octobre 2012. La DP originale a été annulée le 8 novembre 2012 et a été par la suite publiée de nouveau le 9 novembre 2012 dans sa version modifiée. La date de clôture de la DP était le 19 décembre 2012. La phase d'évaluation a commencé le 20 décembre 2012 et s'est terminée par la réunion du comité d'évaluation le 3 janvier 2013.
Nous soumettons par la présente le rapport final portant sur les activités du surveillant d'équité commençant le 12 octobre 2012 et se poursuivant tout au long de la période de soumission, la phase d'évaluation et le classement définitif des propositions.
Le présent rapport comprend notre attestation d'assurance, un résumé de la portée et des objectifs de notre mandat, des détails relatifs à la méthodologie appliquée et les observations pertinentes des activités entreprises.
2. Exigence du projet
Dans le discours du Trône de 2007, le gouvernement du Canada s'est engagé à « construire une station de recherche de calibre mondial qui se maintiendra à la fine pointe des questions arctiques, comme les sciences de l'environnement et le développement des ressources naturelles. Cette station, bâtie par des Canadiens dans l'Arctique canadien, servira le monde entier. »
Cette station appuie la Stratégie pour le Nord du gouvernement qui consiste en quatre piliers :
- La souveraineté;
- Le développement économique et social;
- La protection de l'environnement;
- La gouvernance.
Les quatre piliers sont soutenus par la science et la technologie afin d'appuyer la prise de décisions judicieuses.
La nouvelle Station de recherche du Canada dans l'Extrême-Arctique (SRCEA) permettra de :
- résoudre les enjeux urgents dans l'Arctique canadien en menant des recherches de calibre mondial et en produisant des données scientifiques et technologiques reconnues et pertinentes;
- compléter le réseau d'expertise et d'installations dans l'Arctique canadien et dans l'ensemble du pays;
- promouvoir les partenariats et la collaboration entre les intervenants privés, autochtones, universitaires et publics à l'échelle nationale et internationale;
- collaborer avec les peuples autochtones de l'Arctique canadien et reconnaître l'importance du savoir traditionnel dans les progrès de la recherche sur l'Arctique;
- assurer l'intégration des disciplines et des activités – y compris dans l'identification des problèmes, la recherche et le développement et les solutions;
- veiller à l'utilisation efficace des données, de l'information et de la technologie grâce à un accès ouvert et en temps opportun et à la mise en application des connaissances;
- faire preuve de leadership dans les applications de technologie durable pour l'Arctique.
Le Canada a décidé d'utiliser une approche de gestion de la construction pour réaliser la conception et la construction du projet de SRCEA à Cambridge Bay (Nunavut). Dans le cadre de cette approche de réalisation de projet, les services d'une entreprise de gestion de la construction, à titre de gestionnaire de la construction, sont nécessaires pour la prestation de services consultatifs et de soutien et la réalisation des travaux du constructeur dans le cadre du présent projet.
Le contrat devrait être attribué en juin 2013 et l'ensemble des travaux devrait être terminé au plus tard le 31 mars 2018.
Le 1er octobre 2012, Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) a publié une demande de propositions dans le MERX, le système de gestion des appels d'offres. La DP originale a été annulée le 8 novembre 2012 et a été publiée de nouveau le 9 novembre 2012. La date de clôture de la DP était le 19 décembre 2012. La phase d'évaluation a commencé le 20 décembre 2012 et s'est terminée par la réunion du comité d'évaluation le 3 janvier 2013.
3. Attestation d'assurance
3.1 Conclusion et attestation
En résumé, selon notre avis professionnel, le processus de DP pour la SRCEA-GC que nous avons observé a été réalisé de façon équitable, ouverte et transparente.
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Howard Grant, président
PPI Consulting Limited
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Philip L. Carr, ingénieur
Chef de l'équipe de surveillance de l'équité
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Robert Tibbo
Spécialiste en surveillance de l'équité
3.2 Résumé des observations en matière d'équité
Pendant l'examen initial des documents du projet, le spécialiste en surveillance de l'équité de PPI a fourni une rétroaction concernant ces documents à l'intention de l'équipe de projet de SRCEA-GC. Aucune lacune en matière d'équité n'a été observée.
Aucune lacune en matière d'équité n'a été observée en ce qui concerne les communications par courriels entre le Canada et les soumissionnaires.
Aucune lacune en matière d'équité n'a été observée en ce qui concerne l'annulation de la DP originale et la nouvelle publication de la DP modifiée.
Aucune lacune en matière d'équité n'a été observée en ce qui concerne les documents de la DP définitive (mises à jour, modifications), les réponses aux questions et les autres documents fournis aux soumissionnaires.
L'évaluation technique a été réalisée conformément au processus décrit dans la DP. Aucune lacune en matière d'équité n'a été observée.
L'évaluation financière a été réalisée conformément au processus décrit dans la DP. Aucune lacune en matière d'équité n'a été observée.
Le classement définitif des propositions a été effectué conformément au processus décrit dans la DP. Aucune lacune en matière d'équité n'a été observée.
4. Méthodologie
PPI Consulting Limited (PPI) a été embauché à titre de surveillant d'équité pour observer le processus d'approvisionnement du projet de SRCEA-GC et attester de l'équité, de l'ouverture et de la transparence de cette activité surveillée.
Conformément aux conditions de notre mandat, nous avons pris connaissance des documents pertinents du projet, nous avons examiné les communications entre le Canada et les soumissionnaires qui nous ont été fournies, nous avons observé les deux conférences des soumissionnaires et avons observé les réunions du comité d'évaluation. Tout au long de ces activités, nous avons fait part des points relatifs à l'équité à l'autorité contractante et nous avons veillé à ce que les réponses fournies et les mesures de suivi soient raisonnables et appropriées.
L'équipe de surveillance de l'équité de PPI a pris connaissance des documents du projet incluant la demande de propositions (DP) et les critères d'évaluation pour les étapes de la DP. Le spécialiste en surveillance de l'équité de PPI a évalué l'équité de tous les documents de la DP, a fourni une rétroaction à l'équipe de projet concernant les problèmes et/ou lacunes en matière d'équité en ce qui concerne les documents du projet et a veillé à ce que les réponses fournies et les mesures de suivi soient raisonnables et appropriées.
Le spécialiste en surveillance de l'équité de PPI a participé à la Conférence des soumissionnaires le 30 octobre 2012 dans les bureaux de TPSGC à Winnipeg. Le spécialiste en surveillance de l'équité de PPI a surveillé l'équité du processus réalisé et des renseignements fournis aux soumissionnaires et a fourni une rétroaction.
Après l'annulation de la DP originale et la publication de la DP révisée, le spécialiste en surveillance de l'équité de PPI a participé à la Conférence des soumissionnaires le 22 novembre 2012 dans les bureaux de TPSGC à Winnipeg. Le spécialiste en surveillance de l'équité de PPI a surveillé l'équité du processus réalisé et des renseignements fournis aux soumissionnaires et a fourni une rétroaction.
Le spécialiste en surveillance de l'équité de PPI a surveillé les communications avec les soumissionnaires telles que, sans toutefois s'y limiter, les questions des soumissionnaires et les réponses du Canada, les demandes de précisions, les échanges par courriel et toute autre communication avec les soumissionnaires pendant la période de réponse concernant la demande de soumission. Tous les points relatifs à l'équité ont été abordés de manière satisfaisante.
Le spécialiste en surveillance de l'équité de PPI a participé aux réunions sur l'évaluation de concertation tenues le jeudi 3 janvier 2013 dans les bureaux de TPSGC à Winnipeg. Le spécialiste en surveillance de l'équité de PPI a surveillé les activités des membres du comité, les renseignements recueillis, les documents préparés et les décisions prises. Les responsables du projet ont pris les mesures appropriées.
Le spécialiste en surveillance de l'équité de PPI n'était pas présent pour observer l'évaluation des critères de la région du Nunavut, l'évaluation de la proposition financière et le classement définitif des propositions, mais a été tenu au courant du processus adopté par l'équipe de projet concernant les processus utilisés, les activités réalisées, les documents préparés et les décisions prises. Les responsables du projet ont pris les mesures appropriées.
5. Documents de référence
Les documents suivants sont cités dans le présent document et peuvent être obtenus auprès de TPSGC.
Sommaire du tableau
Le tableau suivant présente une liste des documents qui sont mentionnés dans le rapport, par exemple la demande de propositions (DP), les modifications, les lettres de précisions et les lettres d'information. Chaque ligne porte un numéro, suivi du titre du document et d'un identificateur, soit la date ou le numéro du document.| # | Document | Détails sur le document |
|---|---|---|
| 1 | Demande de propositions ET025-130917/A | Affichée sur le MERX le 1er octobre 2012 |
| 2 | Modification à la demande de soumissions 1 | Affichée sur le MERX le 18 octobre 2012 |
| 3 | Modification à la demande de soumissions 2 | Affichée sur le MERX le 24 octobre 2012 |
| 4 | Modification à la demande de soumissions 3 | Affichée sur le MERX le 31 octobre 2012 |
| 5 | Modification à la demande de soumissions 4 | Affichée sur le MERX le 5 novembre 2012 |
| 6 | Annulation de la DP ET025-130917/A | Affichée sur le MERX le 8 novembre 2012 |
| 7 | Demande de propositions ET025-130917/B | Affichée sur le MERX le 9 novembre 2012 |
| 8 | Modification à la demande de soumissions 1 | Affichée sur le MERX le 14 novembre 2012 |
| 9 | Modification à la demande de soumissions 2 | Affichée sur le MERX le 19 novembre 2012 |
| 10 | Modification à la demande de soumissions 3 | Affichée sur le MERX le 20 novembre 2012 |
| 11 | Modification à la demande de soumissions 4 | Affichée sur le MERX le 3 décembre 2012 |
| 12 | Modification à la demande de soumissions 5 | Affichée sur le MERX le 10 décembre 2012 |
| 13 | Modification à la demande de soumissions 6 | Affichée sur le MERX le 12 décembre 2012 |
| 14 | Modification à la demande de soumissions 7 | Affichée sur le MERX le 14 décembre 2012 |
| 15 | SRCEA-GC Déclaration de confidentialité et de conflit d'intérêts | Fournie à l'équipe d'évaluation |
| 16 | SRCEA-GC Formulaire de l'évaluation de concertation | Fournie à l'équipe d'évaluation |
| 17 | SRCEA-GC Guide à l'intention des membres de comités d'évaluation | Fournie à l'équipe d'évaluation |
| 18 | SRCEA-GC Formulaire d'évaluation individuelle | Fournie à l'équipe d'évaluation |
| 19 | SRCEA-GC Évaluation des critères de l'appel d'offres de la région du Nunavut | Fournie à l'équipe d'évaluation |
| 20 | SRCEA-GC Exigences de la soumission et procédure d'évaluation | Fournie à l'équipe d'évaluation |
Addenda au Rapport final
Le 26 juillet 2013
Addenda au Rapport final du surveillant de l'équité en date du 26 juillet 2013
Le présent addenda au Rapport final du surveillant de l'équité porte sur la période suivant la conclusion de la phase d'évaluation.
Attribution du contrat, communications et comptes rendus
Le soumissionnaire retenu a été sélectionné et un contrat a été attribué le 4 juin 2013. Des lettres de compte rendu ont été rédigées et envoyées aux deux soumissionnaires non retenus au cours de la semaine du 17 juin 2013.
Des comptes rendus ont été fournis aux deux soumissionnaires non retenus. Le soumissionnaire retenu a également demandé un compte rendu sous forme écrite, qui lui a été envoyé.
Selon notre avis de professionnels, le processus d'approvisionnement de SRCEA-GC que nous avons observé a été mené de façon équitable, ouverte et transparente.
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Howard Grant, président
PPI Consulting Limited
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Philip L. Carr, ingénieur
Chef de l'équipe de surveillance de l'équité
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Robert Tibbo
Spécialiste en surveillance de l'équité
- Date de modification :