Processus d'approvisionnement des services de voyage partagés
Rapport final du surveillant d'équité
Le 17 mars 2013
Présenté à : Directrice générale, Secteur de l'intégrité opérationnelle, Travaux publics et services gouvernementaux canada, Direction générale de la surveillance
Préparé par : Lansdowne Technologies Inc.
Table des matières
- 1. Contexte / Introduction
- 2. Exigence d'approvisionnement - La portée et contexte
- 3. Attestation d'assurance
- 4. Méthodologie
- 4.1 Activités du se et conclusions au cours de la phase DDR
- 4.2 Activités du se et conclusions au cours de la phase de l'ébauche de la DDP
- 4.3 Activités du se et conclusions au cours de la phase de soumission de la DDP finale
- 4.4 Activités du se et conclusions au cours de la phase de l'évaluation de la DDP finale
- 5. Documents de référence
1. Contexte / Introduction
Lansdowne Technologies Inc. a été engagé comme surveillant de l'équité afin d'observer toutes les étapes du processus d'approvisionnement pour les services de voyage partagés du gouvernement du Canada, y compris le développement et l'émission par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada :
- d'une demande de renseignements (Numéro d'avis d'appel d'offres EP398-110362/A);
- d'un avis de l'intention d'émettre l'ébauche de la demande de proposition (EP398-110362/B)
- de la première ébauche de la demande de proposition (EP398-110362/C);
- de la deuxième ébauche de la demande de proposition (EP398-110362/D); et
- d'une demande de proposition finale (EP398-110362/E).
Lansdowne Technologies Inc. est une tierce partie indépendante à l'égard de cette activité. Nous avons examiné tous les renseignements fournis et observé les activités pertinentes.
Nous présentons le rapport final, qui couvre les activités du surveillant de l'équité, à compter du 27 octobre 2009, avec l'observation du développement et de l'émission de la demande de renseignements (DDR) et allant jusqu'à l'élaboration des processus d'évaluation pour la demande de proposition (DDP) finale.
Ce rapport comprend notre attestation d'assurance, un résumé de la portée et des objectifs de notre tâche, les méthodologies appliquées et des observations pertinentes des activités entreprises.
2. Exigence d'approvisionnement - la portée et contexte
Le processus d'approvisionnement surveillé pour l'équité est celui pour les services de voyage partagés (SVP). L'initiative SVP est un programme fédéral qui appuie les fonctionnaires dans la planification et l'exécution des déplacements liés au travail disponibles dans le commerce. Le contrat SVP impliquera la fourniture d'informations liées aux voyages, de services, d'outils électroniques et de soutien pour faciliter :
- la planification des déplacements et l'estimation des coûts;
- les demandes de voyage et des autorisations;
- réservations de voyages;
- cartes de voyage (personnelles et ministérielles);
- aide d'urgence pour les voyageurs; et
- génération du rapport de dépenses pour le remboursement des frais de déplacement.
L'entrepreneur SVP appuyera le gouvernement du Canada dans la gestion et l'administration des voyages gouvernementaux en facilitant les processus d'approbation et de paiement, en assurant le respect des politiques et en consolidant les à la consolidation des données pour fin d'établissement de rapports et d'intelligence d'affaires. Les services Initiative des services de voyage partagés (ISVP) sont fournis par l'entremise de canaux de distribution tels qu'en ligne, par téléphone ou en personne.
L'administration des voyages et les services de soutien sont présentement fournis en vertu d'un contrat octroyé le 28 novembre, 2003, en vigueur pour une période de 7 ans avec des périodes optionnelles supplémentaires. Ce contrat est appuyé par un certain nombre d'arrangements en matière d'approvisionnement pour des services spécialisés. L'appel d'offres pour le réapprovisionnement des services de voyage partagés fut lancé de façon compétitive, avec l'intention d'établir un seul contrat pour une durée de 9 ans avec des options irrévocables pour jusqu'à 3 années supplémentaires par incréments de pas moins de 6 mois.
Les autorités contractante et technique responsables pour ce processus d'approvisionnement sont de TPSGC.
3. Attestation d'assurance
Par la présente, le surveillant de l'équité fournit l'énoncé d'assurance sans réserve suivant concernant le processus d'approvisionnement pour les services de voyage partagés :
Selon notre opinion professionnelle, le processus d'approvisionnement compétitif pour les services de voyage partagés que nous avons observé a été mené de façon équitable, ouverte et transparente.
_______________________________
Lorne Schmidt, PEng, Project Management Professional (PMP)
Spécialiste de la surveillance de l'équité
_______________________________
Michel Anglehart, ing, PMP
Chef d'équipe de la surveillance de l'équité
Président, Lansdowne Technologies Inc.
4. Méthodologie
Lansdowne Technologies Inc. a été engagé comme un surveillant de l'équité (SE) afin d'observer toutes les étapes du processus d'approvisionnement pour les services de voyage partagés du gouvernement du Canada, et d'attester l'équité de cette activité surveillée. Conformément à l'énoncé de travail du surveillant de l'équité de travail, « L'équité est définie comme étant des décisions prises objectivement, sans favoritisme personnel ou d'influence politique et englobe les éléments d'ouverture, la compétitivité, la transparence et la conformité ».
En conformité avec les termes de notre engagement, nous nous sommes familiarisés avec les documents pertinents et avons observé les stages du processus d'approvisionnement dont la DDR, les ébauches de la DDP, la DDP finale et de l'évaluation, avons identifié des enjeux touchant l'équité et en avons informé l'équipe technique et l'autorité contractante. Nous nous sommes aussi assurés que les réponses et les actions étaient raisonnables et appropriées.
Sommaire du tableau
Le tableau suivant présente une liste des documents qui sont mentionnés dans le rapport, par exemple la demande de propositions (DP), les modifications, les lettres de précisions et les lettres d'information. Chaque ligne porte un numéro, suivi du titre du document et d'un identificateur, soit la date ou le numéro du document.| Date | Activités d'approvisionnement |
|---|---|
| 26 mai 2010 | La DDR est publiée sur MERX pour suggestions et commentaires de l'industrie |
| 25 août 2010 | Date limite pour recevoir suggestions et commentaires de l'industrie sur la DDR |
| novembre 2010 | Démonstrations des fournisseurs complétées |
| 03 mars 2011 | Avis publié sur MERX informant de l'intention d'émettre l'ébauche de la DDP |
| 12 avril 2011 | Première ébauche de la DDP publiée sur MERX pour commentaires de l'industrie |
| 07 juin 2011 | Date limite pour recevoir commentaires de l'industrie sur la première ébauche de la DDP |
| 22 juillet 2011 | Deuxième ébauche de la DDP publiée sur MERX pour commentaires de l'industrie |
| 11 août 2011 | Séance d'information à l'intention des soumissionnaires |
| 06 octobre 2011 | Date limite pour recevoir commentaires de l'industrie sur la deuxième ébauche de la DDP |
| 13 octobre 2011 | DDP finale publiée sur MERX pour obtenir des propositions de l'industrie |
| 10 février 2012 | Date limite initiale pour la soumission des propositions en réponse à la DDP finale |
| 27 janvier 2012 | Publication de la modification 015 avec la date limite révisée pour soumettre des propositions en réponse à la DDP finale |
| 06 mars 2012 | Publication de la modification 028, la modification finale à la DDP finale |
| 09 mars 2012 | Date limite modifiée pour la soumission des propositions en réponse à la DDP finale |
| mars à novembre 2012 | Évaluation des propositions |
Sommaire du tableau
Le tableau suivant présente une liste des documents qui sont mentionnés dans le rapport, par exemple la demande de propositions (DP), les modifications, les lettres de précisions et les lettres d'information. Chaque ligne porte un numéro, suivi du titre du document et d'un identificateur, soit la date ou le numéro du document.| Étape de l'approvisionnement | Questions des soumissionnaires reçues et répondues | Questions et changements à la DDP effectués par TPSGC | Modifications |
|---|---|---|---|
| DDR | 34 | 8 | |
| Première ébauche DDP | 205 | 2 | 8 |
| Deuxième ébauche DDP | 122 | 8 | 14 |
| DDP finale | 149 | 30 | 28 |
4.1 Activités du SE et conclusions au cours de la phase DDR
Pendant la période du 27 octobre 2009 au 23 mai 2010, nous avons examiné :
- Les accords de non-divulgation du personnel impliqué dans l'élaboration des documents d'approvisionnement SVP;
- Le rapport sommaire de la phase d'évaluation de la DDP de 2003 du processus d'approvisionnement pour l'initiative des services de voyage partagés;
- Le document des leçons apprises pour l'initiative des services de voyage partagés de 2008;
- La présentation et le journal de l'autorité contractante pour les séances d'information individuelles avec des fournisseurs qui ont eu lieu entre le 23 avril et le 21 décembre 2009;
- Versions ébauches de la DDR; et
- Divers rapports et documents internes de l'initiative des services de voyage partagés.
Nous avons fourni des commentaires reliés à l'équité à l'autorité contractante. Tous les commentaires ont été traités de façon appropriée par les responsables du projet.
Au cours de la période du 26 mai 2010, date de l'affichage de la DDR sur MERX, et le 25 août 2010, date limite pour la soumission des réponses, nous avons examiné la DDR finale telle qu'affichée sur MERX, les questions et réponses (Q&R) concernant la DDR et les modifications 001 à 008 et avons fourni des commentaires liés à l'équité. Tous les commentaires ont été abordés de façon appropriée par les responsables du projet et, au besoin, ont été traités par l'entremise du processus de questions et réponses et les modifications apportées à la DDR.
Au total, 13 fournisseurs ont répondu à la DDR. Les questions des fournisseurs concernant la DDR ont été pleinement abordées et ont été traitées selon la marche à suivre indiquée dans les instructions de la DDR. Les réponses présentées par l'industrie ont été gérées tel que décrit dans les instructions de la DDR et tous ont été examinés dans le cadre du processus de révision. Des facteurs potentiels d'équité soulevés dans les réponses des fournisseurs ont été notés pour un nouvel examen à l'étape de la DDP du processus d'approvisionnement, mais aucun enjeu relié à l'équité n'a été identifié. En conséquence, l'étape DDR a contribué à un processus d'approvisionnement équitable pour SVP.
Des dispositions énoncées dans la DDR indiquaient que le Canada pouvait, à sa discrétion, communiquer avec n'importe quels fournisseurs afin d'assurer un suivi avec des questions additionnelles ou pour éclaircir certaines facettes de la réponse d'un fournisseur. TPSGC a choisi d'émettre des questions éclaircissantes à cinq fournisseurs qui ont tous choisi de répondre par l'entremise d'une présentation d'une heure et ce selon les options indiquées dans la DDR. La clarification fournie et les questions de suivi étaient pertinentes au processus DDR et ont facilité la cueillette du contenu de l'information spécifique qui était directement relié aux réponses présentées. Le processus, consignes et règles pour la gestion des demandes de clarification, les questions de suivi et les réponses furent respectés, aucun enjeu relié à l'équité a été dénoté et le même traitement a été accordé aux fournisseurs, ce qui a contribué à un processus d'approvisionnement équitable pour SVP.
En réponse à une question provenant de l'industrie qui a été reçue durant la période de questions et réponses de la DDR, une disposition a été faite pour des démonstrations de produit (p. ex. la démonstration des outils automatisés en ligne pour les réservations et la gestion des indemnités de voyage) à la discrétion du Canada. TPSGC a stipulé que les fournisseurs devraient indiquer dans leurs réponses à la DDR s'ils étaient intéressés à donner une telle démonstration. La réponse fut publiée dans le cadre du processus questions et réponses pour la DDR. L'éligibilité pour donner une démonstration de produit a été rendue accessible aux fournisseurs qui n'ont pas répondu à la DDR.
Les démonstrations furent effectuées durant la période du 13 octobre au 10 novembre 2010. Les fournisseurs ont eu la même occasion de mener une démonstration de produit et toutes les consignes et règles communiquées aux fournisseurs ont été respectées ainsi les temps limites énoncés. Tous les fournisseurs ont été accordé le même traitement durant le processus de démonstration. Ils ont tous eu la même opportunité de démontrer comment leurs produits pourraient rencontrer les exigences de TPSGC. Aucun des fournisseurs n'a été fourni de l'information par le Canada touchant le développement futur du besoin pour le nouvel appel d'offres. En conséquence, les démonstrations de produits ont contribuées à un processus d'approvisionnement équitable pour SVP.
En parallèle avec le processus DDR, un processus de consultation des clients fut effectué par le bureau SVP afin d'obtenir de la rétroaction des ministères du gouvernement fédéral. Ce processus impliquait la diffusion d'une prochaine version de l'Énoncé de travail qui était basé sur l'Énoncé de travail publié avec la DDR et qui fut amélioré suite à la rétroaction reçue des fournisseurs lors du processus DDR. Des instructions et avis furent émis électroniquement aux participants leur donnant les consignes pour s'assurer que le matériel distribué (p. ex. prochaine version de l'EDT) et retourné (p. ex. la rétroaction des participants) était protégé de sa divulgation à des parties non autorisés.
4.2 Activités du SE et conclusions au cours de la phase de l'ébauche de la DDP
Pendant la période de janvier à octobre 2011, le surveillant de l'équité a observé le développement progressif et la publication de l'ébauche de la demande de proposition. La première ébauche fut émise sur MERX le 11 avril 2011 avec une date limite du 7 juin 2011 pour les soumissions des commentaires de l'industrie. La deuxième ébauche fut émise sur MERX le 21 juillet 2011 avec une date limite du 6 octobre pour les soumissions des commentaires de l'industrie. Une session d'information impliquant TPSGC et l'industrie a aussi eu lieu le 11 août 2011 et a été observée par le surveillant de l'équité.
Les facteurs potentiels d'équité identifiés durant le stage DDR ont été réexaminés durant le développement de la documentation de l'ébauche de la DDP et des observations appropriées ont été soulevées avec à la fois les autorités technique et contractante. Nous avons passé en revue la première et deuxième ébauche de la DDP telles qu'affichées sur MERX, les questions et réponses touchant les versions ébauches de DDP en plus de toutes les modifications et avons fourni des commentaires touchant l'équité. Tous les commentaires ont été adressés de façon appropriée par les représentants du projet et, au besoin, ont été traités par l'entremise du processus de questions et réponses et les modifications aux ébauches de la DDP.
Avant la date de fermeture pour les réponses à la deuxième ébauche de la DDP, une session d'information pour les soumissionnaires a eu lieu entre TPSGC et l'industrie afin d'adresser des sujets de préoccupation exprimés par l'industrie en matière de l'approvisionnement SVP et pour permettre une discussion ouverte et le partage d'information. Tous les soumissionnaires potentiels ont été avisés de la date, l'heure et l'endroit de la session d'information en temps opportun afin de ne pas empêcher toute participation. La présentation donnée par TPSGC était disponible à tous les soumissionnaires potentiels qui ont assisté à la session et était disponible sur demande à ceux qui n'ont pu assister. La session d'information a accordé la possibilité aux soumissionnaires potentiels de participer dans la discussion et de poser des questions ouvertement. Il a été observé que suffisamment de temps avait été consacré pour la session et que ceux qui étaient présents, ont activement participé dans l'échange d'information.
Un total de huit soumissionnaires ont répondu aux ébauches de la DDP. Les questions des fournisseurs concernant les ébauches de la DDP ont été pleinement abordées et ont été traitées selon la marche à suivre indiquée dans les instructions aux soumissionnaires des ébauches de la DDP. Les réponses présentées par l'industrie ont été gérées tel que décrit dans les instructions de la DDR et ont toutes été examinées dans le cadre du processus de révision. Des facteurs potentiels d'équité soulevés dans les réponses des fournisseurs ont été notés pour un nouvel examen à l'étape du développement de DDP finale d'approvisionnement, mais aucun enjeu relié à l'équité n'a été identifié. En conséquence, les ébauches de la DDP ont contribué à un processus d'approvisionnement équitable.
4.3 Activités du SE et conclusions au cours de la phase de soumission de la DDP finale
Pendant la période du 12 octobre 2011 au 9 mars 2012, le surveillant de l'équité a observé la période de soumission de la DDP finale. Nous avons passé en revue la DDP finale telle qu'affichée sur MERX, les questions et réponses touchant la DDP finale et toutes les modifications et avons fourni des commentaires touchant l'équité. Tous les commentaires ont été adressés de façon appropriée par les représentants du projet et, au besoin, ont été traités par l'entremise du processus de questions et réponses et les modifications à la DDP finale. Un total de deux soumissionnaires ont répondu à la DDP finale.
Durant la période de soumission de la DDP finale, le surveillant de l'équité a revu les ébauches du plan d'évaluation et les lignes directrices pour l'évaluation. Ces documents devaient être finalisés suite à la date de clôture de l'approvisionnement lorsque le nombre de soumissionnaires serait connu et que les échéanciers pouvaient être établis. Tous les commentaires du surveillant de l'équité au sujet des ébauches du plan d'évaluation et des lignes directrices pour l'évaluation ont été considérés et adressés de façon appropriée.
Les questions des fournisseurs potentiels concernant la DDP finale ont été pleinement abordées et ont été traitées selon la marche à suivre indiquée dans les instructions aux soumissionnaires de la DDP finale. Des facteurs potentiels d'équité soulevés dans les réponses des fournisseurs à la DDR et à la DDP ont été notés pour un nouvel examen à l'étape du développement de la DDP finale, clarifiés durant le processus de questions et réponses de la DDP finale et au besoin, des changements ont été effectués et émis dans les modifications. Par exemple, lorsque plusieurs soumissionnaires ont fait la demande d'augmenter la période de transition et que ces demandes étaient appuyées, l'impact sur la livraison des services requis et les risques connexes ont été examinés et par la suite, une modification a été émise afin de changer la période de transition de 9 mois à 12 mois.
Aucun enjeu relié à l'équité n'a été identifié durant la période de sollicitation de la DDP finale. Par conséquence, le processus de sollicitation de la DDP finale a contribué à un processus d'approvisionnement équitable pour SVP.
4.4 Activités du SE et conclusions au cours de la phase de l'évaluation de la DDP finale
Pendant la période du 9 mars 2012 au 30 novembre 2012, le surveillant de l'équité a observé l'évaluation de deux offres de services reçus en réponse à la DDP finale et la rédaction du rapport d'évaluation. Nous avons observé :
- la finalisation du plan d'évaluation, les lignes directrices pour l'évaluation et l'horaire pour l'évaluation;
- le processus pour la manutention, l'entreposage et l'accessibilité aux offres de services et le matériel d'évaluation connexe;
- les feuilles de pointage propre à chaque évaluateur;
- les entrevues en personne et par téléphone des références des soumissionnaires;
- la revue et les discussions de consensus des exigences obligatoires;
- la revue et les discussions de consensus des exigences cotées;
- les démonstrations de produits;
- la validation du pointage pour la démonstration des produits des vidéos enregistrés de chaque session;
- les évaluations de la convivialité;
- la validation des résultats de l'évaluation technique par l'autorité contractante;
- le calcul du pointage financier (le surveillant de l'équité a vue mais n'a lu aucune section des soumissions financières); et
- la compilation et la finalisation du rapport d'évaluation.
Il a été observé que les processus d'évaluation et les instructions publiés dans la DDP finale, les modifications à la DDP et le plan d'évaluation et lignes directrices ont été respectés durant la phase d'évaluation. Le surveillant de l'équité a fourni des commentaires lorsque requis et lorsqu'approprié à l'équipe technique et à l'autorité contractante tout au long du processus d'évaluation. Tous les commentaires ont été traités de façon appropriée par les responsables du projet. En conséquence, l'évaluation des offres de services reçus en réponse à la DDP finale a contribué à un processus d'approvisionnement équitable.
5. Documents de référence
Les documents suivants sont cités en référence dans ce rapport et a moins d'avis contraire, sont disponibles par l'entremise de TPSGC.
Sommaire du tableau
Le tableau suivant présente une liste des documents qui sont mentionnés dans le rapport, par exemple la demande de propositions (DP), les modifications, les lettres de précisions et les lettres d'information. Chaque ligne porte un numéro, suivi du titre du document et d'un identificateur, soit la date ou le numéro du document.| No. | Document | Information additionnelle |
|---|---|---|
| 1 | Avis sur MERX pour « SERVICES DE VOYAGE PARTAGÉS » lettre d'intérêt | Date affichée : 2010-05-26 (les documents d'invitation à soumissionner utilisent à la fois le terme « lettre d'intérêt » et « DDR ». Le manuel d'approvisionnements de TPSGC ne fait pas de distinction entre les deux termes. |
| 2 | Demande de Renseignements | Affichée sur MERX, document en date du 2010-05-25 |
| 3 | Modification No. 001 | Affichée sur MERX, document en date du 2010-06-23 |
| 4 | Modification No. 002 | Affichée sur MERX, document en date du 2010-06-28 |
| 5 | Modification No. 003 | Affichée sur MERX, document en date du 2010-07-20 |
| 6 | Modification No. 004 | Affichée sur MERX, document en date du 2010-07-23 |
| 7 | Modification No. 005 | Affichée sur MERX, document en date du 2010-08-05 |
| 8 | Modification No. 006 | Affichée sur MERX, document en date du 2010-08-09 |
| 9 | Modification No. 007 | Affichée sur MERX, document en date du 2010-08-11 |
| 10 | Modification No. 008 | Affichée sur MERX, document en date du 2010-08-18 |
Sommaire du tableau
Le tableau suivant présente une liste des documents qui sont mentionnés dans le rapport, par exemple la demande de propositions (DP), les modifications, les lettres de précisions et les lettres d'information. Chaque ligne porte un numéro, suivi du titre du document et d'un identificateur, soit la date ou le numéro du document.| No. | Document | Information additionnelle |
|---|---|---|
| 11 | Avis sur MERX pour « SERVICES DE VOYAGE PARTAGÉS » avis de projet de marché | Date affichée : 2011-03-09 |
Sommaire du tableau
Le tableau suivant présente une liste des documents qui sont mentionnés dans le rapport, par exemple la demande de propositions (DP), les modifications, les lettres de précisions et les lettres d'information. Chaque ligne porte un numéro, suivi du titre du document et d'un identificateur, soit la date ou le numéro du document.| No. | Document | Information additionnelle |
|---|---|---|
| 12 | Avis sur MERX pour « SERVICES DE VOYAGE PARTAGÉS » avis de projet de marché | Date affichée : 2011-04-12 |
| 13 | Ébauche de la demande de proposition | Affichée sur MERX, document en date du 2011-04-11 |
| 14 | Modification No. 001 | Affichée sur MERX, document en date du 2011-04-13 |
| 15 | Modification No. 002 | Affichée sur MERX, document en date du 2011-05-02 |
| 16 | Modification No. 003 | Affichée sur MERX, document en date du 2011-05-04 |
| 17 | Modification No. 004 | Affichée sur MERX, document en date du 2011-05-12 |
| 18 | Modification No. 005 | Affichée sur MERX, document en date du 2011-05-19 |
| 19 | Modification No. 006 | Affichée sur MERX, document en date du 2011-05-20 |
| 20 | Modification No. 007 | Affichée sur MERX, document en date du 2011-05-26 |
| 21 | Modification No. 008 | Affichée sur MERX, document en date du 2011-06-06 |
Sommaire du tableau
Le tableau suivant présente une liste des documents qui sont mentionnés dans le rapport, par exemple la demande de propositions (DP), les modifications, les lettres de précisions et les lettres d'information. Chaque ligne porte un numéro, suivi du titre du document et d'un identificateur, soit la date ou le numéro du document.| No. | Document | Information additionnelle |
|---|---|---|
| 22 | Avis sur MERX pour « SERVICES DE VOYAGE PARTAGÉS » avis de projet de marché | Date affichée : 2011-07-22 |
| 23 | Ébauche de la demande de proposition | Affichée sur MERX, document en date du 2011-07-21 |
| 24 | Modification No. 001 | Affichée sur MERX, document en date du 2011-07-22 |
| 25 | Modification No. 002 | Affichée sur MERX, document en date du 2011-08-08 |
| 26 | Modification No. 003 | Affichée sur MERX, document en date du 2011-08-10 |
| 27 | Modification No. 004 | Affichée sur MERX, document en date du 2011-08-11 |
| 28 | Modification No. 005 | Affichée sur MERX, document en date du 2011-08-19 |
| 29 | Modification No. 006 | Affichée sur MERX, document en date du 2011-08-26 |
| 30 | Modification No. 007 | Affichée sur MERX, document en date du 2011-09-01 |
| 31 | Modification No. 008 | Affichée sur MERX, document en date du 2011-09-07 |
| 32 | Modification No. 009 | Affichée sur MERX, document en date du 2011-09-13 |
| 33 | Modification No. 010 | Affichée sur MERX, document en date du 2011-09-14 |
| 34 | Modification No. 011 | Affichée sur MERX, document en date du 2011-09-15 |
| 35 | Modification No. 012 | Affichée sur MERX, document en date du 2011-09-16 |
| 36 | Modification No. 013 | Affichée sur MERX, document en date du 2011-09-20 |
| 37 | Modification No. 014 | Affichée sur MERX, document en date du 2011-10-03 |
Sommaire du tableau
Le tableau suivant présente une liste des documents qui sont mentionnés dans le rapport, par exemple la demande de propositions (DP), les modifications, les lettres de précisions et les lettres d'information. Chaque ligne porte un numéro, suivi du titre du document et d'un identificateur, soit la date ou le numéro du document.| No. | Document | Information additionnelle |
|---|---|---|
| 38 | Avis sur MERX pour « SERVICES DE VOYAGE PARTAGÉS » avis de projet de marché | Date affichée : 2011-10-13 |
| 39 | demande de proposition | Affichée sur MERX, document en date du 2011-10-12 |
| 40 | Modification No. 001 | Affichée sur MERX, document en date du 2011-10-13 |
| 41 | Modification No. 002 | Affichée sur MERX, document en date du 2011-10-19 |
| 42 | Modification No. 003 | Affichée sur MERX, document en date du 2011-10-24 |
| 43 | Modification No. 004 | Affichée sur MERX, document en date du 2011-10-25 |
| 44 | Modification No. 005 | Affichée sur MERX, document en date du 2011-10-28 |
| 45 | Modification No. 006 | Affichée sur MERX, document en date du 2011-11-03 |
| 46 | Modification No. 007 | Affichée sur MERX, document en date du 2011-11-28 |
| 47 | Modification No. 008 | Affichée sur MERX, document en date du 2011-12-05 |
| 48 | Modification No. 009 | Affichée sur MERX, document en date du 2011-12-06 |
| 49 | Modification No. 010 | Affichée sur MERX, document en date du 2011-12-14 |
| 50 | Modification No. 011 | Affichée sur MERX, document en date du 2012-01-04 |
| 51 | Modification No. 012 | Affichée sur MERX, document en date du 2012-01-12 |
| 52 | Modification No. 013 | Affichée sur MERX, document en date du 2012-01-18 |
| 53 | Modification No. 014 | Affichée sur MERX, document en date du 2012-01-20 |
| 54 | Modification No. 015 | Affichée sur MERX, document en date du 2012-01-26 |
| 55 | Modification No. 016 | Affichée sur MERX, document en date du 2012-01-27 |
| 56 | Modification No. 017 | Affichée sur MERX, document en date du 2012-02-02 |
| 57 | Modification No. 018 | Affichée sur MERX, document en date du 2012-02-06 |
| 58 | Modification No. 019 | Affichée sur MERX, document en date du 2012-02-10 |
| 59 | Modification No. 020 | Affichée sur MERX, document en date du 2012-02-15 |
| 60 | Modification No. 021 | Affichée sur MERX, document en date du 2012-02-17 |
| 61 | Modification No. 022 | Affichée sur MERX, document en date du 2012-02-22 |
| 62 | Modification No. 023 | Affichée sur MERX, document en date du 2012-02-23 |
| 63 | Modification No. 024 | Affichée sur MERX, document en date du 2012-02-24 |
| 64 | Modification No. 025 | Affichée sur MERX, document en date du 2012-02-29 |
| 65 | Modification No. 026 | Affichée sur MERX, document en date du 2012-03-01 |
| 66 | Modification No. 027 | Affichée sur MERX, document en date du 2012-03-02 |
| 67 | Modification No. 028 | Affichée sur MERX, document en date du 2012-03-05 |
Sommaire du tableau
Le tableau suivant présente une liste des documents qui sont mentionnés dans le rapport, par exemple la demande de propositions (DP), les modifications, les lettres de précisions et les lettres d'information. Chaque ligne porte un numéro, suivi du titre du document et d'un identificateur, soit la date ou le numéro du document.| No. | Document | Information additionnelle |
|---|---|---|
| 68 | Plan d'évaluation de la soumission technique | En date du 2012-04-03 |
Additif au rapport final
le 26 août, 2013
Additif au Rapport final de surveillance de l'équité en date du 17 mars 2013 au sujet du processus d'approvisionnement des services de voyage partagés de Travaux Publics et Services Gouvernementaux Canada (TPSGC).
Cet additif au Rapport final de surveillance de l'équité porte sur la période suivant la conclusion de la phase d'évaluation et aborde spécifiquement le processus d'entretien final du soumissionnaire non choisi et la revue du contrat. Deux soumissions furent reçues en réponse à la demande de demande de proposition (DDP).
Le soumissionnaire non choisi a été avisé des résultats de l'évaluation par l'entremise d'une lettre en date du 25 mars 2013 qui l'informait du pointage technique total, le pointage financier et le pointage total des deux soumissions ainsi que le prix du contrat octroyé et le nom du soumissionnaire retenu. TPSGC a choisi de mener l'entretien final avec le soumissionnaire non choisi par écrit en raison de la complexité de l'évaluation technique, ce qui concorde avec la section 1.3 de la Partie 1 de la DDP qui déclare : « Le compte rendu peut être fourni par écrit, par téléphone ou en personne ». De la correspondance additionnelle touchant le processus d'entretien final avec le soumissionnaire non choisi fut revue. Cette correspondance fournissait des détails additionnels au sujet des résultats de l'évaluation du soumissionnaire et répondait à des questions spécifiques posées par le soumissionnaire avec la dernière pièce de correspondance étant une lettre de TPSGC au soumissionnaire en date du 16 juillet 2013. Aucun enjeu relié à l'équité n'a été identifié.
Le surveillant de l'équité a revu le contrat pour les services de voyage partagés (EP398-110362/001/XN) émit le 25 mars 2013 en matière de la demande de demande de proposition connexe. Tel que rapporté par l'autorité contractante, il n'y a eu aucune discussion ou négociation menée entre le Canada et le soumissionnaire choisi. L'offre de services du soumissionnaire choisi a été accepté et le contrat octroyé par conséquent. Des changements de nature administrative résultant de la DDP ont été effectués au contrat (p. ex. l'addition des points de contacts).
Par la présente, le surveillant de l'équité fournit l'énoncé d'assurance sans réserve suivant concernant le processus d'approvisionnement pour les services de voyage partagés :
Selon notre opinion professionnelle, le processus d'approvisionnement compétitif pour les services de voyage partagés que nous avons observé a été mené de façon équitable, ouverte et transparente.
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Lorne Schmidt, PEng, PMP
Spécialiste de la surveillance de l'équité
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Michel Anglehart, ing, PMP
Chef d'équipe de la surveillance de l'équité
Président, Lansdowne Technologies Inc.
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