Conservation des vitraux patrimoniaux (l'édifice du Centre)

Rapport final du surveillant d'équité

17 octobre 2013

Soumis par : Directeur général, Secteur de l'intégrité opérationnelle, Direction générale de la surveillance

Présenté par : Samson & Associés

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Table des matières

1. Introduction
2. Projet de conservation des vitraux patrimoniaux (l'édifice du Centre)
3. Attestation d'assurance
4. Méthodologie
- 4.1 Activités et observations du SE : Étape d'appel d'offres
- 4.2 Activités et observations du SE : Étape de l'évaluation
5. Documents de référence

1. Introduction

Les services de Samson & Associés ont été retenus à titre de surveillant de l'équité chargé d'observer le processus d'approvisionnement pour les services de construction pour la conservation des vitraux patrimoniaux (l'édifice du Centre), émis par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) dans le cadre de la demande de soumissions n^o. EP748-133080/B. Samson & Associés n'est pas lié à l'exécution de l'activité.

Nous avons examiné les renseignements fournis et observé toutes les activités pertinentes.

Le rapport final ci-joint porte sur les activités du Surveillant de l'équité depuis l'émission de l'appel d’offres sur le Service électronique d'appel d’offres jusqu'à la conclusion de l'étape de la sélection de l'entrepreneur du projet.

Le rapport comprend une attestation d'assurance, un résumé de la portée et des objectifs de notre mandat, les méthodologies appliquées et les observations pertinentes découlant des activités exécutées.

2. Projet de conservation des vitraux patrimoniaux (l'édifice du Centre)

L'appel d’offres (AO) a été publié par TPSGC pour engager les services de construction pour la conservation des vitraux patrimoniaux (l'édifice du Centre).

Les services de construction visent à remplacer et conserver 3 des 12 vitraux patrimoniaux situés dans la Chambre des communes, sur la Colline du Parlement. Les travaux comprennent la fabrication et l'installation de fac-similés; la réparation du vitrage extérieur qui protège tous les vitraux, et la réparation des jambages maçonnés et du lacis pour les vitraux enlevés. Le travail en chantier doit être complété avant le mois d'août 2014. Les vitraux temporaires seront composés de panneaux en verre feuilleté avec l'image simulant le panneau remplacé.

3. Attestation d'assurance

Le surveillant de l'équité donne une attestation d'assurance sans réserve à l'égard du processus d'approvisionnement pour des services de construction pour la conservation des vitraux patrimoniaux (l'édifice du Centre), depuis l'émission de la appel d’offres par le Service électronique d'appel d’offres jusqu'à la conclusion des réunions de consensus.

Selon notre avis professionnel, le processus d'approvisionnement pour des services de construction pour la conservation des vitraux patrimoniaux (l'édifice du Centre) que nous avons observé a été exécuté de façon équitable, ouverte et transparente.

___________________
Pierre Samson, M.Sc., FCPA-Auditeur, FCGA
Président, Samson & Associates

___________________
Mathieu Farley, CPA auditeur, CA, CIA, CISA
SE Chef d'équipe

___________________
Claude Rivard, CPA, CA
Spécialiste en SE

4. Méthodologie

Les services de Samson & Associés ont été retenus à titre de Surveillant de l'équité chargé d'observer le processus d'approvisionnement pour des services de construction pour la conservation des vitraux patrimoniaux (l'édifice du Centre) et d'attester que l'activité surveillée a été exécutée de façon équitable, ouverte et transparente.

Conformément aux modalités de notre contrat, nous avons lu les documents pertinents, observé les activités d'appel d’offres (c.-à-d., la AO, les questions et réponses, les modifications émises, et la sélection du soumissionnaire gagnant), nous avons identifié les questions relatives à l'équité pour le compte des autorités contractantes et techniques, et nous nous sommes assurés que les réponses et les actions étaient raisonnables et appropriées.

4.1 Activités et observations du SE : Étape d'appel d’offres

L'appel d’offres, pour la sélection de l'entreprise qui fournira les services de construction pour la conservation des vitraux patrimoniaux (l'édifice du Centre) a été affichée sur achatsetventes.gc.ca le 19 août 2013 et a pris fin le 12 septembre 2013.

Aucune question n'a été soumise par l'industrie et une modification a été publiée le 20 août 2013.

Trois entreprises ont soumis des propositions.

Observation #1 : La demande de proposition a été écrite de manière claire et compréhensible. Toutes les considérations d'équité ont été résolues de manière satisfaisante.

Aucun problème d'équité n'a été identifié des observations notées.

Sommaire des résultats du Surveillant de l'équité sur le processus d'approvisionnement de l'appel d’offres : Selon le surveillant de l'équité, l'appel d’offres pour des services de construction pour la conservation des vitraux patrimoniaux (l'édifice du Centre) a été menée d'une manière équitable. Dans ce contexte, l'équité comprend les éléments d'ouverture, de concurrence, de transparence et de conformité.

4.2 Activités et observations du SE : Étape de l'évaluation

Le SE a examiné le plan d'évaluation et le cadre de référence, les fiches de notation consensuelle et les sommaires des consensus des évaluateurs. L'évaluation des soumissions lors de cette étape consistait en l'examen de la documentation soumise par les soumissionnaires.

Une séance d’information pour l’équipe d’évaluation technique à laquelle a assisté l’autorité contractante a eu lieu le 30 septembre 2013. L’évaluation de l’offre technique a débuté le 30 septembre 2013. Les trois évaluateurs techniques étaient présents à la réunion de consensus, ainsi que l’autorité contractante de TPSGC, et le SE. L’évaluation a été complétée le 3 octobre 2013.

Aucun manquement à l’équité n’a été cerné.

Observation : Les instructions et les outils des évaluateurs étaient complets, respectaient les modalités de l’appel d’offres, étaient conformes aux principes et aux pratiques en matière d'équité, et ils ont été exécutés de façon équitable. Les critères d'évaluation, la pondération, les points et les notes de passage respectaient intégralement ce qui avait été établi dans l’appel d’offres. L'évaluation a été exécutée telle que le décrit l’appel d’offres, et il n'y pas eu d'écart. L'attribution des points a été effectuée en respectant rigoureusement les critères énoncés. Les discussions consensuelles étaient ouvertes et tous les évaluateurs étaient présents, et un consensus a été atteint pour tous les critères.

Sommaire des résultats du Surveillant de l'équité sur le processus d’approvisionnement de la AO : Selon le Surveillant de l'équité, l‘appel d’offres pour des services de construction pour la conservation des vitraux patrimoniaux (l’édifice du Centre) a été menée d'une manière équitable. Dans ce contexte, l'équité comprend les éléments d'ouverture, de concurrence, de transparence et de conformité.

5. Documents de référence

Les documents suivants sont indiqués par leur numéro dans le rapport et, sauf mention contraire, sont disponibles auprès de TPSGC.

Sommaire du tableau

Le tableau suivant présente une liste des documents qui sont mentionnés dans le rapport, par exemple la demande de propositions (DP), les modifications, les lettres de précisions et les lettres d'information. Chaque ligne porte un numéro, suivi du titre du document et d'un identificateur, soit la date ou le numéro du document.

N^o	Document	Distribution	Date
1	Appel d’offres	achatsetventes.gc.ca	19 août 2013
2	Modification nº 1 de la Appel d’offres	achatsetventes.gc.ca	29 août 2013

Ajout au rapport final
6 novembre 2013

Ajout au rapport final de surveillance de l'équité en date du 17 octobre 2013 concernant le processus d'approvisionnement pour les services de construction pour la conservation des vitraux patrimoniaux (l'édifice du Centre).

Le présent ajout au rapport final de surveillance de l'équité porte sur la période postérieure à la fin de la phase d'évaluation.

Activités du SE relatives à l'adjudication de contrat et aux comptes rendus

Trois soumissions ont étés reçues en réponse à l'appel d’offres. Le soumissionnaire retenu a été informé de l'attribution du contrat le 18 octobre 2013.

Trois soumissionnaires ont demandé un compte rendu, y compris le soumissionnaire retenu. Le spécialiste en surveillance a assisté à toutes les séances d'information de même que l'autorité contractante et le responsable technique.

Attestation d'assurance du surveillant de l'équité

Le surveillant de l'équité donne une attestation d'assurance sans réserve à l'égard du processus d'approvisionnement pour des services de construction pour la conservation des vitraux patrimoniaux (l'édifice du Centre), depuis l'émission de l'appel d’offres par le Service électronique d'appel d’offres jusqu'à l'attribution du contrat et la phase des comptes rendus.

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Pierre Samson, FCPA auditeur, FCGA
Président, Samson & Associates