Services de conception civile pour le projet d'assainissement de la mine Giant

Table des matières

1. Contexte et Introduction
2. Exigences du projet
3. Attestation d'assurance
4. Objectifs du mandat du Surveillant de l'équité et méthodologie
5. Activités et constatations spécifiques du Surveillant de l'équité
6. Documents de référence

Contexte et Introduction

Knowles Consultancy Services Inc. et Hill International Inc. en coentreprise a été engagé comme le Surveillant de l'équité (SE) pour observer les processus compétitifs d'approvisionnement requis pour des contrats à long terme pour soutenir le projet d'assainissement de la mine Giant, entrepris par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC). Knowles Consultancy Services Inc. et Hill International Inc. en coentreprise est une tierce partie indépendante en ce qui concerne cette activité.

Le projet d'assainissement de la mine Giant à Yellowknife Territoires du Nord-Ouest, nécessite un certain nombre de contrats de services de soutien et de conception. L'objet du présent rapport est l'approvisionnement de services de conception civile entrepris par la Demande d'offre numéro EW702-140228/A.

Nous soumettons le présent rapport final sur nos activités durant le processus d'approvisionnement pour les services de conception civile, débutant avec une visite du site et une journée de l'industrie tenues pour les entreprises intéressées et couvrant tous les services de soutien à la consultation et les services de conception requis pour le projet d'assainissement, l'examen d'une demande de proposition (DP) sous formes ébauche et finale, l'évaluation des propositions et la sélection du soumissionnaire recommandé.

Le présent rapport inclus notre attestation d'assurance, un résumé de la portée et des objectifs de notre mandat, les méthodologies appliquées, les activités spécifiques et les constatations pertinentes.

Exigences du projet

Après que le propriétaire de la mine Giant localisée à Yellowknife dans les Territoires du Nord-Ouest a été mis sous séquestre, le Gouvernement du Canada a pris la responsabilité pour les obligations environnementales existantes sur la propriété de la mine Giant. Les obligations environnementales incluent 237 000 tonnes longues de poussière de trioxide d'arsenic, produites durant le processus de torréfaction de l'or entreposées dans les quatorze chambres souterraines, huit puits à ciel ouvert, 35 ouvertures de la mine, quatre bassins de résidus et 100 bâtiments y compris un complexe comprenant une maison de torréfaction qui est fortement contaminée par l'arsenic et l'amiante fibreuse.

Une évaluation environnementale qui fait partie du processus d'octroi de licences de l'eau, a récemment été complétée et est actuellement examinée par les responsables du projet. La planification d'assainissement est en cours grâce à l'avancement de la conception, du développement des spécifications ainsi que la coordination de l'ensemble des travaux d'assainissement.

La planification de l'assainissement comporte plusieurs phases : les activités de contrats du soin et de l'entretien actuellement en cours; les contrats spécifiques pour  la stabilisation critique du site et les services de soutien dont certains sont en cours avec d'autres qui sont imminents; et les contrats à long terme pour l'assainissement à long terme. L'assainissement à long terme inclus des contrats de services de soutien à l'environnement, les services de soutien minier, les services de conception civile, les services généraux de conception et les services de gestion de construction.

Les services de conception civile peuvent inclurent mais ne sont pas limités à :

• coordonner les éléments de conception d'ensemble, identifier les lacunes et les liens entre tous les paquets de conception;
• investiguer, fournir des estimations de coût et développer des spécifications et dessins pour appuyer une approche de livraison de projet de conception-soumission-construction pour le recouvrement des résidus;
• investiguer, fournir des estimations de coût et développer des spécifications et dessins pour appuyer une approche de livraison de projet de conception-soumission-construction pour la gestion des eaux de surface;
• investiguer, fournir des estimations de coût et développer des spécifications et dessins pour appuyer une approche de livraison de projet de conception-soumission-construction pour l'assainissement du ruisseau Baker; et
• investiguer, fournir des estimations de coût et développer des spécifications et dessins pour appuyer une approche de livraison de projet de conception-construction et/ou conception-soumission-construction pour des matériaux empruntés à être amenés depuis d'autres endroits à l'intérieur de la propriété de la mine Giant.

Le travail à effectuer en vertu du contrat sera « au gré des besoins » en utilisant des autorisations de tâches.

Attestation d'assurance

Le SE fourni le suivant énoncé d'assurance sans réserve concernant le processus d'approvisionnement pour sélectionner une entreprise pour fournir les services de conception civile pour le projet d'assainissement de la mine Giant.

C'est notre opinion professionnelle que le processus compétitif que nous avons observé a été exécuté de façon équitable, ouverte et transparente.

Objectifs du mandat du Surveillant de l'équité et méthodologie

L'objectif global était le suivant : fournir à TPSGC une observation indépendante des activités d'approvisionnement du projet; fournir aux responsables du projet des commentaires relatifs à l'équité aussitôt que possible, afin que les mesures appropriées puissent être prises pour résoudre à l'avance les préoccupations qui pourraient influer sur l'équité; porter à l'attention du Secteur de l'intégrité opérationnelle toutes préoccupations potentielles d'équité, s'il n'y a pas de résolution en temps opportun avec les responsables du projet; et attester de l'équité du processus d'approvisionnement incluant son exécution.

Pour réaliser l'objectif, nous avons entrepris les activités suivantes :

• devenus familiers avec la structure de gouvernance du projet;
• examiné les affichages sur Achats et ventes concernant l'ensemble du projet d'assainissement de la mine Giant ainsi que l'observation d'une visite du site et d'une journée de l'industrie;
• examiné la demande de proposition (DP);
• examiné toutes les modifications et ajouts à la DP incluant les questions soumises par les soumissionnaires et les réponses fournies;
• examiné les procédures à être utilisées pour l'évaluation des réponses et l'orientation fournie à l'équipe d'évaluation;
• observé l'évaluation des réponses à la DP dans le but d'assurer que les procédures d'évaluation et de sélection et la politique ministérielle spécifiées, ont été suivies et appliquées de façon constante durant le processus d'évaluation et de sélection; et
• observé les comptes rendus auprès des soumissionnaires non retenus. (Cette activité fera l'objet d'un ajout au présent rapport après que les comptes rendus auront été fournis.)

Activités et constatations spécifiques du Surveillant de l'équité

Activités et constatations du Surveillant de l'équité avant la période d'affichage de la DP

Le 1^er août 2012, nous avons observé une visite du site et une journée de l'industrie tenues à Yellowknife qui ont eues lieu à l'intention de l'industrie et pour tous les services de consultation requis, incluant les services de conception civile qui seraient nécessaires pour le projet d'assainissement de la mine Giant. Les participants ont reçu des informations de fond sur le projet et les grandes lignes du plan d'approvisionnement proposé, y compris les types de services qui seraient requis. Une visite du site de la mine Giant a aussi été fournie aux participants. Aucune lacune en matière d'équité n'a été décelée.

Le 25 juin 2013, nous avons examiné une ébauche de la DP pour les services de conception civile. Aucune lacune en matière d'équité n'a été décelée.

Activités et constatations du Surveillant de l'équité durant la période d'affichage de la DP

Le 28 juin 2013, nous avons examiné la DP pour les services de conception civile (Document 1) telle qu'affichée sur Achats et ventes et durant la période du 15 juillet 2013 au 2 août 2013, nous avons examiné les modifications 1 à 3 (Documents 2 à 4) incluant les questions des entreprises intéressées et les réponses fournies. Des commentaires relatifs à l'équité ont été fournis et les mesures appropriées ont été prises par les responsables du projet.

Le 19 juillet 2013, nous avons observé la visite facultative du site de la mine Giant et une conférence des soumissionnaires tenues à Yellowknife. Des commentaires relatifs à l'équité ont été fournis et les mesures appropriées ont été prises par les responsables du projet.

La date de fermeture de la DP était le 12 août 2013.

Activités et constatations du SE durant la phase d'évaluation

Le 20 août 2013 et le 21 août 2013, nous avons observé l'évaluation de consensus, par le comité d'évaluation, des réponses reçues dans les quatre propositions  en réponse aux exigences obligatoires et cotées spécifiées dans la DP et avons fourni à l'autorité contractante des commentaires relatifs à l'équité. Aucune lacune en matière d'équité n'a été notée.

Le 21 août 2013, nous avons aussi observé l'évaluation financière des deux propositions qui répondaient à l'exigence de pointage minimal obligatoire et l'application de la méthode de sélection spécifiée dans la DP. Des commentaires relatifs à l'équité ont été fournis et les mesures appropriées ont été prises. Aucune lacune en matière d'équité n'a été notée.

Documents de référence

Les documents suivants sont identifiés par numéro dans le présent rapport. Sauf indication contraire, ces documents sont disponibles au bureau du projet d'assainissement de la mine Giant.

Sommaire du tableau

Le tableau suivant présente une liste des documents qui sont mentionnés dans le rapport, par exemple la demande de propositions (DP), les modifications, les lettres de précisions et les lettres d'information. Chaque ligne porte un numéro, suivi du titre du document et d'un identificateur, soit la date ou le numéro du document.

Documents de référence

No	Document	Information additionnelle
1	Demande de proposition (DP)	Publiée sur Achats et ventes  le 27 juin 2013
2	Modification 1 à la DP	Publiée sur Achats et ventes  le 15 juillet 2013
3	Modification 2 à la DP	Publiée sur Achats et ventes  le 25 juillet 2013
4	Modification 3 à la DP	Publiée sur Achats et ventes  le 1er août 2013

Ajout au rapport final
20 janvier 2014

Ajout au rapport final de l'entrepreneur Surveillant de l'équité daté le 9 septembre 2013 concernant les services de conception civile pour le projet d'assainissement de la mine Giant

Cet ajout au rapport final de l'entrepreneur Surveillant de l'équité couvre la période postérieure à la conclusion de la phase de l'évaluation et inclus l'attribution du contrat et les comptes rendus auprès des soumissionnaires.

Un contrat a été attribué 10 décembre 2013 au soumissionnaire retenu et le même jour, nous avons examiné les lettres individuelles envoyées aux soumissionnaires non retenus. Chaque lettre fournissait les détails complets des résultats de l'évaluation de la proposition respective et une invitation  à communiquer avec l'autorité contractante si des renseignements supplémentaires étaient requis. Le 18 décembre 2013, nous avons surveillé par téléconférence le compte rendu auprès d'un soumissionnaire non retenu. Le 10 janvier 2014, nous avons été informé par les responsables du projet, qu'aucune demande de renseignements supplémentaires n'avait été reçue. Aucune lacune en matière d'équité n'a été décelée.

Attestation d'assurance du Surveillant de l'équité

C'est l'opinion du Surveillant de l'équité que les activités postérieures à l'évaluation, incluant les comptes rendus écrits et par téléconférence, ont été menées de façon équitable. Dans ce contexte, l'équité est définie comme étant des décisions prises objectivement, sans favoritisme personnel et influence politique et englobe les éléments d'ouverture, de compétitivité, de transparence et de conformité.