Demande de propositions pour F404 prise en charge du système provisoire de propulsion

Table des matières

1. Introduction
2. F404 Prise en charge du système provisoire de propulsion
3. Attestation d'assurance du surveillant de l'équité
4. Méthodologie, activités et constatations
   1. 4.1 Activités et observations du surveillant de l'équité : Demande de propositions
   2. 4.2 Activités et observations du surveillant de l'équité : Phase d'évaluation
5. Documents de référence

1. Introduction

Hallux Consulting Inc. (ci-après nommée « surveillant de l'équité ») présente son rapport final (le rapport final du surveillant de l'équité) concernant le processus d'approvisionnement concurrentiel issu de la demande de propositions F404 PRISE EN CHARGE DU SYSTÈME PROVISOIRE DE PROPULSION publiée par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) et portant le numéro d'invitation W8485-14DL01/B.

Hallux Consulting Inc. n'entretient aucun lien avec les parties concernées. Nous avons examiné toute l'information fournie, avons assisté aux réunions de l'équipe d'évaluation de la proposition et avons observé le déroulement de toutes les activités pertinentes décrites ci-dessous conformément à notre mandat. Nous avons eu accès à toutes les composantes du processus d'approvisionnement, et tous les intervenants de TPSGC et du ministère de la Défense nationale ont bien collaboré avec nous.

Nous soumettons par la présente le rapport final traitant des activités réalisées par le surveillant de l'équité, à commencer par un examen de la demande de propositions affichée sur le site achatsetventes.gc.ca et de l'avis de projet de marché connexe qui a eu lieu le 19 février 2014. Nous parlerons ensuite des rencontres individuelles avec les fournisseurs potentiels, de l'évaluation des propositions reçues et de l'envoi d'une lettre au soumissionnaire retenu et au soumissionnaire non retenu le 31 mars 2014 et le 4 avril 2014 respectivement. Il est à noter que le surveillant de l'équité a aussi assisté à deux rencontres individuelles le 20 février 2014, rencontres offertes à tous les soumissionnaires potentiels et auxquelles ont participé les deux parties intéressées.

Le rapport comprend notre attestation d'assurance, un sommaire de la portée et des objectifs de notre mandat, la méthodologie employée et les observations relevées par rapport aux activités du processus d'approvisionnement.

2. F404 Prise en charge du système provisoire de propulsion

L'avis de projet de marché pour F404 Prise en charge du système provisoire de propulsion a été affiché sur le site achatsetventes.gc.ca pour tous les fournisseurs potentiels dans le but de trouver un fournisseur apte à offrir des services de soutien, d'entretien, d'ingénierie, de matériaux, de représentants sur le terrain et de soutien aux publications dont a besoin le ministère de la Défense nationale pour ses turbopropulseurs F404 et leurs composantes auxiliaires pour la période du 1^er avril 2014 au 31 mars 2015 avec une option de renouvellement d'un an.

Dans l'exécution des travaux demandés, l'entrepreneur devait fournir, lorsque ce n'est pas fourni par le gouvernement, les ressources, les installations, la main-d'œuvre, la surveillance, les services de gestion, l'équipement, les matériaux, les dessins, les données techniques, l'aide technique, les services d'ingénierie, les mesures d'inspection et de contrôle de la qualité ainsi que la planification nécessaires conformément à l'énoncé des travaux et aux documents connexes.

Il s'agit d'un contrat temporaire à court terme de deux ans visant à combler un trou dans la période couverte par les contrats, situation qui aurait eu de graves répercussions sur le fonctionnement de l'Aviation royale canadienne.

3. Attestation d'assurance du surveillant de l'équité

Le surveillant de l'équité formule l'attestation ci-dessous sans réserve concernant la demande de propositions ainsi que toutes les activités menant à la sélection du soumissionnaire retenu le 31 mars 2014 dans le processus d'approvisionnement concurrentiel destiné à trouver un entrepreneur qui offrira des services d'entretien de systèmes provisoires de propulsion F404.

Il est de notre avis professionnel que le processus d'approvisionnement que nous avons observé en vue de trouver un entrepreneur apte à offrir des services d'entretien temporaire de systèmes provisoires de propulsion F404 s'est déroulé de manière équitable, ouverte et transparente.

Date : 10 avril 2014

4. Méthodologie, activités et constatations

Hallux Consulting Inc. a été embauchée à titre de surveillant de l'équité pour observer le déroulement du processus d'approvisionnement concurrentiel visant à trouver un entrepreneur apte à offrir des services d'entretien de systèmes provisoires de propulsion F404 entrepris par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) et attester de l'équité, de l'ouverture et de la transparence de ce processus.

Conformément aux clauses de l'entente établie, nous avons pris connaissance des documents pertinents, notamment la demande de propositions affichée sur le site achatsetventes.gc.ca le 3 février 2014. Nous avons assisté aux rencontres individuelles avec les deux soumissionnaires potentiels et avons examiné les questions posées par ces derniers ainsi que les réponses fournies par le Canada. Nous avons examiné les communications entre l'autorité contractante et les soumissionnaires potentiels ainsi que celles avec le spécialiste technique des propulseurs F404. Nous avons observé les travaux d'évaluation technique des deux soumissions reçues et avons examiné l'évaluation financière ainsi que l'évaluation des retombées industrielles et régionales des soumissions. Nous avons fait part de commentaires sur la question de l'équité à l'autorité contractante et avons fait en sorte que les réponses et les interventions soient raisonnables et appropriées.

4.1 Activités et observations du surveillant de l'équité : Demande de propositions

Le 19 février 2014, le surveillant de l'équité a examiné l'avis de projet de marché affiché sur le site achatsetventes.gc.ca le 31 janvier 2014, la demande de propositions affichée le 3 février 2014 ainsi que la modification n^o 1 annonçant une journée de l'industrie et affichée le 13 février 2014.

Le surveillant de l'équité a assisté aux rencontres individuelles avec les soumissionnaires potentiels le 20 février 2014. Il a examiné les questions posées par les soumissionnaires potentiels pendant et après les rencontres individuelles. Il a observé les réunions entre l'autorité contractante et le spécialiste technique sur les turbopropulseurs F404 pour parler des réponses à donner aux questions reçues. Les réponses aux questions ont été affichées sur le site achatsetventes.gc.ca les 7, 13 et 14 mars 2014. Les documents révisés de la demande de propositions ont été affichés sur le site achatsetventes.gc.ca le 10 mars 2014. Le délai de réponse à la demande de propositions dans le cadre du processus d'approvisionnement a été prolongé quatre fois pour une date de clôture finale établie au 19 mars 2014. De plus, le surveillant de l'équité a examiné les communications écrites entre l'autorité contractante et le spécialiste technique des propulseurs F404.

À la clôture de la demande de propositions, deux propositions avaient été reçues.

Observation : délai des réponses aux questions

L'autorité contractante a tenu des rencontres individuelles avec deux soumissionnaires potentiels le 20 février 2014. Pendant et après ces rencontres, des questions ont été posées à l'autorité contractante. En présence du surveillant de l'équité, l'autorité contractante et le spécialiste technique se sont rencontrés à deux reprises pour parler des réponses à donner aux questions reçues. Au cours des rencontres, les notions d'équité ont été considérées et traitées adéquatement. La majorité des questions soulevées lors des rencontres individuelles ont été affichées sur le site achatsetventes.gc.ca le 7 mars 2014, mais les réponses qui n'entraînaient aucun changement dans la demande de propositions ont continué d'être affichées jusqu'au 14 mars 2014, soit cinq jours avant la date de clôture finale de la période de réponse à la demande de propositions. Le 10 mars 2014, l'autorité contractante a dû afficher de nouveau le document de questions et réponses sur le site achatsetventes.gc.ca en raison de difficultés techniques ou de problèmes liés à la procédure suivie.

Il est important de noter que les documents révisés de la demande de propositions en fonction des questions soulevées à l'issue des rencontres individuelles ont été affichés sur le site achatsetventes.gc.ca le 10 mars 2014, soit neuf jours avant la date de clôture du délai accordé pour répondre à la demande de propositions. Il est donc tenu pour acquis que les soumissionnaires potentiels ont eu assez de temps, le cas échéant, pour modifier leur soumission conformément aux exigences révisées des documents de la demande de propositions.

Aucune irrégularité n'a donc été relevée en matière d'équité.

4.2 Activités et observations du surveillant de l'équité : Phase d'évaluation

Le surveillant de l'équité a assisté aux séances d'évaluation technique tenues les 21 et 22 mars 2014 et dirigées par le spécialiste technique. Les membres de l'équipe d'évaluation technique ont reçu des directives précises de l'autorité contractante et du spécialiste technique sur la manière d'effectuer l'évaluation technique des soumissions reçues. Les trois membres ont par la suite effectué chacun de leur côté une évaluation indépendante des soumissions en suivant les critères obligatoires contenus dans la demande de propositions. Un quatrième évaluateur technique a été ajouté à l'équipe afin que ses connaissances techniques soient mises à contribution dans l'évaluation des exigences obligatoires concernant la navigabilité. Le surveillant de l'équité a assisté à la réunion en vue d'en arriver à une décision consensuelle et a consulté le rapport de consensus techniques qui a été rédigé et signé le 24 mars 2014.

Le surveillant de l'équité a examiné l'évaluation de la soumission financière qu'a effectuée l'autorité contractante indépendamment des travaux de l'équipe d'évaluation ainsi que les résultats de l'évaluation des retombées industrielles et régionales d'Industrie Canada. Il a de plus consulté deux éléments de correspondance informant le soumissionnaire retenu et le soumissionnaire non retenu des résultats de l'évaluation de leur soumission.

5. Documents de référence

Les documents indiqués dans le tableau ci-dessous ont fait l'objet d'un examen par le surveillant de l'équité.

Sommaire du tableau

Le tableau suivant présente une liste des documents qui sont mentionnés dans le rapport, par exemple la demande de propositions (DP), les modifications, les lettres de précisions et les lettres d'information. Chaque ligne porte un numéro, suivi du titre du document et d'un identificateur, soit la date ou le numéro du document.

Documents de référence

No.	Document	Renseignements supplémentaires
1	Avis de projet de marchés Numéro de l'invitation : W8485-14DL01/B	Affiché sur le site achatsetventes.gc.ca le 31 janvier 2014.
2	Modification 1 Annonce d'une journée de l'industrie (rencontres individuelles)	Affiché sur le site achatsetventes.gc.ca le 13 février 2014.
3	Modification 2 Report de la clôture de la période de soumission au 4 mars 2014	Affiché sur le site achatsetventes.gc.ca le 13 février 2014.
4	Modification 3 Report de la clôture de la période de soumission au 10 mars 2014	Affiché sur le site achatsetventes.gc.ca le 27 février 2014.
5	Modification 4 Report de la clôture de la période de soumission au 17 mars 2014	Affiché sur le site achatsetventes.gc.ca le 5 mars 2014.
6	Modification 5 Affichage du document de questions et réponses correspondant à la majorité des questions posées pendant la journée de l'industrie	Affiché sur le site achatsetventes.gc.ca le 7 mars 2014.
7	Modification 6 Affichage raté des documents de la demande de propositions en fonction des questions posées au cours de la journée de l'industrie	Affiché sur le site achatsetventes.gc.ca le 10 mars 2014.
8	Modification 7 Affichage des documents de la demande de propositions en fonction des questions posées au cours de la journée de l'industrie	Affiché sur le site achatsetventes.gc.ca le 10 mars 2014.
9	Modification 8 Report de la clôture de la période de soumission au 19 mars 2014	Affiché sur le site achatsetventes.gc.ca le 13 mars 2014.
10	Modification 9 Affichage d'un document de questions et réponses supplémentaires	Affiché sur le site achatsetventes.gc.ca le 14 mars 2014.

Addenda au rapport final
16 juin 2014

Le présent document est un addenda au rapport final du surveillant de l'équité daté du 10 avril 2014 concernant le processus d'approvisionnement concurrentiel issu de la demande de propositions pour des F404 PRISE EN CHARGE DU SYSTÈME PROVISOIRE DE PROPULSION publiée par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) et portant le numéro d'invitation W8485-14DL01/B.

Cet addenda au rapport final du surveillant de l'équité couvre la période suivant la fin de la phase d'évaluation et traite de l'attribution du marché et du temps accordé aux soumissionnaires pour poser des questions ou demander un compte-rendu. Deux propositions ont été reçues par l'autorité contractante en réponse à la demande de propositions. Le soumissionnaire retenu a été informé de sa sélection par l'autorité contractante le 31 mars 2014. Le soumissionnaire non retenu été informé le 4 avril 2014 du fait que sa proposition ne répondait pas à tous les critères d'évaluation technique obligatoires.

Le soumissionnaire non retenu a fait parvenir des questions écrites et a demandé un compte-rendu. Le surveillant de l'équité a revu les questions reçues ainsi que les réponses fournies par l'autorité contractante. Il a aussi été témoin du compte-rendu offert au soumissionnaire non retenu le 26 mai 2014. Il est resté en contact avec l'autorité contractante jusqu'à ce qu'il reçoive les copies de tous les documents et de toutes les correspondances traitant des questions soulevées par le soumissionnaire non retenu.

Attestation d'assurance du surveillant de l'équité

Il est de notre avis professionnel que le processus d'approvisionnement que nous avons observé en vue de trouver un entrepreneur apte à offrir des SERVICES D'ENTRETIEN DU SYSTÈME PROVISOIRE DE PROPULSION F404 s'est déroulé de manière équitable, ouverte et transparente.

Date : 16 juin 2014