Processus d'approvisionnement concurrentiel - Locaux à bureaux pour le regroupement du centre des services de paye à Miramichi, Nouveau-Brunswick

Table des matières

• 1. Introduction
• 2. Centre de la paye de Miramichi
• 3. Attestation d'assurance
• 4. Méthode
  • 4.1 Activités et observations du surveillant de l'équité : Étape sélection des invités à soumissionner / Demande de qualification
  • 4.2 Activités et observations du surveillant de l'équité : Étape sélection des invités à soumissionner / Demande de proposition
  • 4.3 Activités et observations du surveillant de l'équité : Étape d'évaluation de la sélection des invités à soumissionner / Demande de proposition
• 5. Documents de référence

1. Introduction

Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) a engagé Samson & Associés à titre de surveillant de l'équité (SE) pour qu'il observe le processus d'approvisionnement concurrentiel concernant les locaux à bureaux pour le regroupement du centre des services de paye à Miramichi, Nouveau-Brunswick (le Centre de la paye de Miramichi) dans le cadre de la demande de soumissions n^o 525005 émise par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC). Samson & Associés est une tierce partie indépendante par rapport à cette activité.

TPSGC a initialement lancé le processus d'approvisionnement le 16 janvier 2013 mais n'a pas réussi à obtenir un fournisseur qui rencontrait les exigences de la Sélection des invités à soumissionner (SDIS). Suite à cela, le processus d'approvisionnement a été relancé en 2014. Des éléments du SDIS ont été modifiés pour favoriser la concurrence.

Nous avons examiné l'ensemble de l'information fournie et observé toutes les activités pertinentes. Nous avons eu accès à tous les aspects du processus d'approvisionnement, et avons reçu la coopération de tous les intervenants de TPSGC.

Par la présente, nous soumettons le rapport final sur les activités menées par le SE pour le deuxième processus de Demande de proposition (DDP), commençant par la nouvelle SDIS jusqu'à la conclusion de l'étape d l'évaluation de la DDP.

Le présent rapport comprend notre attestation d'assurance, un résumé de la portée et des objectifs de la mission, les méthodes employées ainsi que les observations faites au cours des activités menées.

2. Centre de la paye de Miramichi

La SDIS, la Demande de qualification (DDQ) et la DDP pour l'offre irrévocable de location (OIL) ont été publiées par TPSGC afin d'obtenir les services d'un entrepreneur pour la conception, construction et location à bail d'un nouvel immeuble à bureau dans la Ville de Miramichi (Nouveau-Brunswick).

Les entrepreneurs devaient soumettre une OIL pour un nouvel immeuble d'environ 9 300 mètres carrés utilisables (m²u). Le terrain sur lequel le nouvel immeuble sera construit est situé dans la Ville de Miramichi (Nouveau-Brunswick) et sera cédé au proposant sélectionné à sa juste valeur marchande. Le proposant sélectionné construira l'immeuble de base sur le terrain appartenant au Canada et louera l'immeuble et le terrain au Canada.

Le bail aura une durée de 20 ans à compter de la date de début.

3. Attestation d'assurance

Par la présente, le SE fournit l'énoncé d'assurance sans réserve à l'égard du processus d'approvisionnement concurrentiel concernant le Centre de la paye de Miramichi, commençant par la nouvelle SDIS jusqu'à la conclusion de l'étape d'évaluation de la DDP.

Selon notre avis professionnel, le processus d'approvisionnement concurrentiel que nous avons observé pour les activités cités ci-haut, a été mené en conformité avec les critères d'équité, d'ouverture et de transparence.

4. Méthode

Samson & Associés a été engagé à titre de SE pour observer le processus d'approvisionnement concurrentiel concernant le Centre de la paye de Miramichi, et pour fournir une attestation quant à l'équité, l'ouverture et la transparence de l'activité sous surveillance.

En conformité avec les conditions de notre mission, nous avons pris connaissance des documents pertinents, observé les activités et processus mis en œuvre (i.e. la SDIS, la DDQ, l'évaluation de la DDQ, la DDP, les questions et réponses respectives, et l'évaluation de la DDP), soumis les points relatifs à l'équité à l'attention des autorités contractantes et techniques, et vérifié si les réponses et les mesures étaient raisonnables et appropriées.

4.1 Activités et observations du surveillant de l'équité : Étape sélection des invités à soumissionner / Demande de qualification

L'SDIS a été émise sur achatsetventes.gc.ca du 16 avril 2014 au 3 juin 2014.

Les questions des soumissionnaires ont été reçues et les réponses ont été fournies et communiquées à toutes les parties intéressées, si applicable, avant la date de fermeture. Le SE a révisé toutes les questions et réponses durant la phase de la SDIS afin de s'assurer que toutes les considérations d'équité soient résolues de manière satisfaisante.

À la date de clôture de l'SDIS, cinq (5) modifications avaient été émises en réponse aux questions des soumissionnaires potentiels et pour fournir des clarifications requises.

Les questions qui ont été posées durant l'étape de l'SDIS et la réunion avec les soumissionnaires potentiels ont été traitées en conformité avec les dispositions indiquées dans l'SDIS. Les réponses aux questions étaient claires, compréhensibles et communiquées à tous les fournisseurs en temps opportun. Toutes les considérations d'équité ont été résolues de manière satisfaisante.

Le SE a examiné le plan d'évaluation de la DDQ et le cadre de référence, les fiches de notation consensuelle et les sommaires des évaluateurs. L'évaluation technique des soumissions lors de cette phase consistait en l'examen de la documentation soumise par les soumissionnaires.

L'évaluation des offres a débuté le 3 juin 2014, suite à une séance d'information pour l'équipe d'évaluation technique à laquelle a assisté l'autorité contractante et le SE. Tous les évaluateurs techniques étaient présents aux réunions de consensus, ainsi que l'autorité contractante et le SE. L'évaluation technique a été complétée en deux étapes :

1. L'évaluation consensuelle sur l'expérience et la capacité financière des soumissionnaires a eu lieu le 12 juin 2014; et
2. L'évaluation consensuelle sur l'expérience et les qualifications en lien avec la gestion de projet, la conception, la construction et l'exploitation ont eu lieu les 17 et 18 juin 2014.

Au terme de l'étape SDIS/DDQ, les quatre soumissionnaires se sont qualifiés pour l'étape de la DDP.

Aucun point litigieux du point de vue de l'équité n'a été identifié.

Observation :

Les instructions et les outils des évaluateurs étaient complets, respectaient les modalités de la SDIS/DDQ, étaient conformes aux principes et aux pratiques en matière d'équité, et ils ont été utilisés. Les critères d'évaluation, la pondération, les points et les notes de passage respectaient intégralement ce qui avait été établi dans la SDIS/DDQ. L'évaluation a été exécutée telle que le décrivent la SDIS/DDQ et le plan d'évaluation, et il n'y pas eu d'écart. L'attribution des points a été effectuée en respectant rigoureusement les critères énoncés. Les discussions consensuelles étaient ouvertes et tous les évaluateurs étaient présents, et un consensus a été atteint pour tous les critères.

Sommaire des résultats du surveillant de l'équité sur le processus de la sélection des invités à soumissionner / Demande de qualification :

Selon le SE, la SDIS/DDQ pour le Centre de la Paye de Miramichi a été menée d'une manière équitable. Dans ce contexte, l'équité comprend les éléments d'ouverture, la compétitivité, la transparence et la conformité.

4.2 Activités et observations du surveillant de l'équité : Étape sélection des invités à soumissionner / Demande de proposition

La DDP a été distribuée par courriel aux soumissionnaires qui se sont qualifiés dans l'étape de la SDIS/DDQ le 2 juillet 2014. La DDP devait initialement clôturer le 22 octobre 2014 mais une extension jusqu'au 13 novembre 2014 a été acceptée par le biais de l'addenda n^o 21.

Les questions des soumissionnaires ont été reçues et les réponses ont été fournies et communiquées à toutes les parties intéressées, si applicable, avant la date de fermeture. Le SE a révisé toutes les questions et réponses durant la période de la SDIS/DDP afin de s'assurer que toutes les considérations d'équité soient résolues de manière satisfaisante.

Une réunion obligatoire a été tenue avec les soumissionnaires le 23 juillet 2014, à laquelle a assisté l'autorité contractante et le SE.

À la date de clôture de la DDP, vingt-quatre (24) modifications avaient été émises en réponse aux questions des soumissionnaires potentiels et pour fournir des clarifications requises.

Observation :

Les questions qui ont été posées durant l'étape de la SDIS/DDP et la réunion obligatoire avec le soumissionnaire ont été traitées en conformité avec les dispositions indiquées dans la SDIS/DDP. Les réponses aux questions étaient claires, compréhensibles et communiquées au fournisseur en temps opportun. Toutes les considérations d'équité ont été résolues de manière satisfaisante.

Sommaire des résultats du surveillant de l'équité sur l'étape de la sélection des invités à soumissionner / Demande de proposition :

Selon le SE, l'étape de la SDIS/DDP pour le Centre de la Paye de Miramichi a été menée d'une manière équitable. Dans ce contexte, l'équité comprend les éléments d'ouverture, la compétitivité, la transparence et la conformité.

4.3 Activités et observations du surveillant de l'équité : Étape d'évaluation de la sélection des invités à soumissionner / Demande de proposition

Le SE a examiné le plan d'évaluation et le cadre de référence, les fiches de notation et les sommaires consensuels des évaluateurs. L'évaluation des soumissions lors de cette phase consistait en l'examen de la documentation soumise par les soumissionnaires.

L'évaluation de l'offre technique a débuté le 17 novembre 2014, suite à une séance d'information pour l'équipe d'évaluation technique à laquelle a assisté l'autorité contractante le 13 novembre 2014. Le SE le n'a pas participé à cette séance. Les évaluateurs techniques étaient présents à la réunion de consensus, ainsi que l'autorité contractante et le SE.

L'évaluation a été complétée le 18 décembre 2014.

Aucun point litigieux du point de vue de l'équité n'a été identifié.

Observation :

Les instructions et les outils des évaluateurs étaient complets, respectaient les modalités de la SDIS/DDP, étaient conformes aux principes et aux pratiques en matière d'équité, et ils ont été exécutés de façon équitable. Les critères d'évaluation, la pondération, les points et les notes de passage respectaient intégralement ce qui avait été établi dans la SDIS/DDP. L'évaluation a été exécutée telle que le décrivent la SDIS/DDP, et il n'y pas eu d'écart. L'attribution des points a été effectuée en respectant rigoureusement les critères énoncés. Les discussions consensuelles étaient ouvertes et tous les évaluateurs étaient présents, et un consensus a été atteint pour tous les critères.

Sommaire des résultats du surveillant de l'équité sur le processus d'évaluation de la sélection des invités à soumissionner / Demande de proposition :

Selon le SE, l'évaluation de la proposition pour le Centre de la paye de Miramichi a été menée d'une manière équitable. Dans ce contexte, l'équité comprend les éléments d'ouverture, la compétitivité, la transparence et la conformité.

5. Documents de référence

Les documents suivants sont cités par numéro dans le présent rapport et, sauf avis contraire, ils peuvent être obtenus auprès de TPSGC.

Sommaire du tableau

Le tableau suivant présente une liste des documents qui sont mentionnés dans le rapport, par exemple la demande de propositions (DP), les modifications, les lettres de précisions et les lettres d'information. Chaque ligne porte un numéro, suivi du titre du document et d'un identificateur, soit la date ou le numéro du document.

No.	Document	Date
1	Publication de la SDIS	Publié sur achatsetventes.gc.ca le 16 avril 2014
2	Rencontre avec les soumissionnaires	30 avril 2014 (Miramichi, NB)
3	Addenda no 1	Publié sur achatsetventes.gc.ca le 7 mai 2014
4	Addenda no 2	Publié sur achatsetventes.gc.ca le 9 mai 2014
5	Addenda no 3	Publié sur achatsetventes.gc.ca le 14 mai 2014
6	Addenda no 4	Publié sur achatsetventes.gc.ca le 16 mai 2014
7	Addenda no 5	Publié sur achatsetventes.gc.ca le 22 mai 2014
8	DDQ – Plan d'évaluation des soumissions	22 mai 2014
9	Feuille de travail pour l'évaluation technique de la DDQ	25 juin 2014
10	Feuille de travail finale pour l'évaluation technique de la DDQ	27 juin 2014
11	Demande de proposition	Communiqué par courriel le 2 juillet 2014
12	Addenda no 1	Communiqué par courriel le 8 juillet 2014
13	Addenda no 2	Communiqué par courriel le 9 juillet 2014
14	Conférence obligatoire des soumissionnaires (Miramichi, NB)	23 juillet 2014
15	Addenda no 3	Communiqué par courriel le 31 juillet 2014
16	Addenda no 4	Communiqué par courriel le 7 août 2014
17	Addenda no 5	Communiqué par courriel le 15 août 2014
18	Addenda no 6	Communiqué par courriel le 21 août 2014
19	Addenda no 7	Communiqué par courriel le 29 août 2014
20	Addenda no 8	Communiqué par courriel le 4 septembre 2014
21	Addenda no 9	Communiqué par courriel le 5 septembre 2014
22	Addenda no 10	Communiqué par courriel le 17 septembre 2014
23	Addenda no 11	Communiqué par courriel le 19 septembre 2014
24	Addenda no 12	Communiqué par courriel le 22 septembre 2014
25	Addenda no 13	Communiqué par courriel le 26 septembre 2014
26	Addenda no 14	Communiqué par courriel le 30 septembre 2014
27	Addenda no 15	Communiqué par courriel le 3 octobre 2014
28	Addenda no 16	Communiqué par courriel le 8 octobre 2014
29	Addenda no 17	Communiqué par courriel le 10 octobre 2014
30	Addenda no 18	Communiqué par courriel le 15 octobre 2014
31	Addenda no 19	Communiqué par courriel le 23 octobre 2014
32	Addenda no 20	Communiqué par courriel le 28 octobre 2014
33	Addenda no 21	Communiqué par courriel le 31 octobre 2014
34	Addenda no 22	Communiqué par courriel le 5 novembre 2014
35	Addenda no 23	Communiqué par courriel le 6 novembre 2014
36	Addenda no 24	Communiqué par courriel le 7 novembre 2014
37	DDP – Plan d'évaluation des soumissions et feuille de travail pour l'évaluation technique	Communiqué par courriel interne le 13 novembre 2014

Addenda au rapport final
19 juin 2015

Addenda au rapport final de surveillance de l'équité en date du 24 décembre 2014 à l'égard du processus de sélection concurrentiel concernant les locaux à bureau pour le regroupement du centre des services de paye à Miramichi (le Centre de la paye de Miramichi)

Le présent addenda au rapport final de surveillance de l'équité porte sur la période ultérieure à la fin de la phase d'évaluation.

Activités du surveillant de l'équité relatives à l'adjudication du contrat et aux comptes rendus

Quatre soumissions ont été reçues en réponse à la demande de proposition (DDP). Le soumissionnaire gagnant a été avisé de l'adjudication du contrat le 2 mars 2015 et l'annonce a été effectuée par le biais d'une conférence de presse le 2 avril 2015.

Une lettre de compte rendu fournissant de l'information sur les résultats de l'évaluation a été envoyée aux soumissionnaires qui n'ont pas été retenus le 26 mars 2015. Aucune rencontre n'a été demandée.

Attestation d'assurance du surveillant de l'équité

Le surveillant de l'équité fournit l'énoncé d'assurance sans réserve concernant le processus de sélection concurrentiel pour le Centre de paye de Miramichi.

Selon notre opinion professionnelle, le processus de sélection concurrentiel que nous avons observé a été mené en conformité avec les critères d'équité, d'ouverture et de transparence.