Réhabilitation du Centre de conférences du gouvernement Approvisionnement d'experts-conseils en environnement

Table des matières

1. Contexte et Introduction
2. Exigences du projet
3. Attestation d'assurance
4. Objectifs du mandat du Surveillant de l'équité et méthodologie
5. Activités et constatations spécifiques du Surveillant de l'équité
6. Documents de référence

Contexte et Introduction

Knowles Consultancy Services Inc. et Hill International Inc. en coentreprise a été engagé en tant que Surveillant de l'équité (SE), pour observer le processus concurrentiel d'approvisionnement pour la réhabilitation du Centre de conférences du gouvernement approvisionnement d'experts-conseils en environnement, entrepris par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC), par voie de la demande d'offre numéro EP760-140545/A. Knowles Consultancy Services Inc. et Hill International Inc. en coentreprise est une tierce partie indépendante en ce qui concerne cette activité.

Nous soumettons le présent rapport final couvrant nos activités, débutant avec l'examen d'une demande de proposition (DP), suivi par l'évaluation des propositions et la sélection du soumissionnaire recommandé.

Le présent rapport inclut notre attestation d'assurance, un sommaire de la portée et des objectifs de notre mandat, les méthodologies appliquées, les activités spécifiques et les constatations pertinentes.

Exigences du projet

Le gouvernement du Canada a identifié un besoin pour une firme d'ingénierie professionnelle pour agir à titre d'expert-conseil en environnement pour fournir des services d'experts-conseils nécessaires durant la réhabilitation du Centre de conférences du gouvernement. La firme sera épaulée par une équipe de sous experts-conseils et de spécialistes en élimination des poussières d'amiante et les exigences géotechniques pour le projet de réhabilitation.

L'expert-conseil en environnement travaillera étroitement et collaborera continuellement avec l'expert-conseil principal qui est responsable de la conception de la réhabilitation globale de l'édifice. L'expert-conseil en environnement préparera et gérera activement tous les aspects de la conception géotechnique, de l'élimination des poussières d'amiante et de l'implémentation associés à ce projet, conjointement et en coordination avec l'expert-conseil principal et le gestionnaire de la construction.

Attestation d'assurance

Le SE fourni l'énoncé d'assurance sans réserve concernant le processus d'approvisionnement pour sélectionner un expert-conseil en environnement pour fournir les besoins en services d'experts-conseils en environnement durant la réhabilitation du Centre de conférences du gouvernement.

Selon notre opinion professionnelle, le processus concurrentiel que nous avons observé, a été exécuté de façon équitable, ouverte et transparente.

Note : Pour toutes les références dans le présent rapport concernant les commentaires relatifs à l'équité fournis aux responsables du projet, il est confirmé que le cas échéant, les responsables du projet ont fourni au Surveillant de l'équité les éclaircissements ou ont pris les mesures appropriées pour répondre aux commentaires et en conséquence, aucune lacune en matière d'équité n'a été notée.

Objectifs du mandat du Surveillant de l'équité et méthodologie

L'objectif global était le suivant : fournir à TPSGC une observation indépendante des activités du projet d'approvisionnement; fournir aux responsables du projet des commentaires relatifs à l'équité aussitôt que possible afin que les mesures appropriées puissent être prises pour résoudre à l'avance les préoccupations qui pourraient influer sur l'équité; porter à l'attention du Secteur de l'intégrité opérationnelle toute préoccupation potentielle relative à l'équité, s'il n'y a pas de résolution en temps opportun avec les responsables du projet; et attester de l'équité du processus d'approvisionnement incluant son exécution.

Pour réaliser l'objectif, nous avons entrepris les activités suivantes :

• devenus familiers avec la structure de gouvernance du projet;
• examiné la demande de proposition (DP);
• examiné toutes les modifications et les ajouts à la DP incluant les questions soumises par les soumissionnaires et les réponses fournies;
• examiné les procédures à être utilisées pour l'évaluation des réponses et l'orientation fournie à l'équipe d'évaluation;
• observé l'évaluation des réponses à la DP et les présentations par les soumissionnaires dans le but de s'assurer que les procédures d'évaluation et de sélection de l'entrepreneur, telles que spécifiées et la politique ministérielle ont été suivies et appliquées de façon constante durant le processus d'évaluation et de sélection; et
• observé les comptes rendus auprès des soumissionnaires non retenus. (Cette activité fera l'objet d'un addenda au présent rapport après que les comptes rendus auront été fournis).

Activités et constatations spécifiques du Surveillant de l'équité

Activités et constatations du Surveillant de l'équité durant l'élaboration de la DP et l'affichage sur Achatsetventes

Durant la période du 4 novembre 2013 au 6 novembre 2013, nous avons examiné des versions ébauche de la DP et fourni à l'autorité contractante des commentaires relatifs à l'équité. Les mesures appropriées ont été prises par les responsables du projet.

La DP a été affichée su Achatsetventes le 15 novembre 2013 (Document 1). Durant la période du 10 décembre 2013 au 8 janvier 2014, nous avons examiné les modifications1 à 4 (Documents 2 à 5) sous les formes ébauche et finale incluant les questions des fournisseurs intéressés et les réponses fournies. Des commentaires relatifs à l'équité ont été fournis et les mesures appropriées ont été prises par les responsables du projet.

La date de fermeture de la DP était le 14 janvier 2014.

Activités et constatations du Surveillant de l'équité durant l'évaluation des soumissions

Le 3 février 2014, nous avons observé l'évaluation technique par voie de consensus des propositions et avons fourni des commentaires relatifs à l'équité. Les mesures appropriées ont été prises par les responsables du projet.

Le 14 février 201, l'autorité contractante nous a avisés que l'évaluation combinée technique et financière avait été complétée et vérifiée par un deuxième responsable et que le soumissionnaire recommandé avait été identifié. Aucune lacune en matière d'équité n'a été décelée.

Documents de référence

Les documents suivants sont identifiés par numéro dans le présent rapport. Sauf indication contraire, ces documents sont disponibles au bureau du projet de réhabilitation du Centre de conférences du gouvernement approvisionnement d'experts-conseils en environnement.

Sommaire du tableau

Le tableau suivant présente une liste des documents qui sont mentionnés dans le rapport, par exemple la DP, les modifications, les lettres de précisions et les lettres d'information. Chaque ligne porte un numéro, suivi du titre du document et d'un identificateur, soit la date ou le numéro du document.

Documents de référence

No	Document	Information additionnelle
1	Demande de proposition (DP)	Publiée sur Achatsetventes le 15 novembre 2013
2	Modification 1 à la DP	Publiée sur Achatsetventes le 13 décembre 2013
3	Modification 2 à la DP	Publiée sur Achatsetventes le 19 décembre 2013
4	Modification 3 à la DP	Publiée sur Achatsetventes le 20 décembre 2013
5	Modification 4 à la DP	Publiée sur Achatsetventes le 8 janvier 2014

Ajout au rapport final
14 juillet 2014

Addenda au rapport final de l'entrepreneur Surveillant de l'équité en date du 14 février 2014, concernant l'approvisionnement d'experts-conseils en environnement pour la réhabilitation du Centre de conférences du gouvernement

Le présent addenda au rapport final de l'entrepreneur Surveillant de l'équité porte sur la période qui a suivi la fin de la phase d'évaluation et inclut les comptes rendus auprès des soumissionnaires.

Le 19 février 2014, des comptes rendus écrits ont été envoyés aux soumissionnaires. Nous avons subséquemment examiné les comptes rendus et aucune lacune en matière d'équité n'a été décelée. Les comptes rendus envoyés aux deux soumissionnaires non retenus fournissaient les raisons pour lesquelles le contrat ne leur a pas été attribué. Les deux soumissionnaires ont demandé des renseignements supplémentaires concernant leurs réponses et le 13 mars 2014 et le 17 mars 2014, nous avons observé les comptes rendus qui avaient été demandés. Aucune lacune en matière d'équité n'a été décelée.

Attestation d'assurance du Surveillant de l'équité

Selon l'opinion du Surveillant de l'équité, les activités postérieures à l'évaluation incluant les comptes rendus, ont été menées de façon équitable. Dans ce contexte, l'équité est définie comme étant des décisions prises de manière objective, sans favoritisme personnel ni influence politique et englobe les notions d'ouverture, de concurrence, de transparence et de conformité.