Hélicoptères de transport léger de la Garde côtière canadienne

Table des matières

1. Contexte/Introduction
2. Exigences du projet
   1. 2.1 Étape de la DDR - Activités surveillées
   2. 2.2 Étape de la demande de proposition jusqu'à la clôture des soumissions - Activités surveillées
   3. 2.3 Étape de la soumission de propositions - Activités surveillées
      1. 2.3.1 Essai opérationnel
      2. 2.3.2 Évaluation de la proposition technique
      3. 2.3.3 Proposition de prix
3. Attestation d'assurance
4. Méthodologie
5. Documents de référence

1. Contexte/Introduction

PPI Consulting Limited (PPI) a été embauché à titre de spécialiste en surveillance de l'équité pour observer le processus d'approvisionnement lié à l'acquisition d'hélicoptères légers, d'hélicoptères moyens et d'hélicoptères polaires par la Garde côtière canadienne (GCC). Le présent rapport final porte sur la demande de propositions (DP) relatives aux hélicoptères légers, publiées le 3 avril 2013 par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) à la suite de la demande de soumissions portant le numéro F7013-120014/C.

PPI est un tiers indépendant en ce qui concerne la présente activité. Nous avons examiné tous les renseignements fournis et avons pu observer toutes les activités pertinentes.

Nous soumettons par la présente notre rapport final portant sur les activités de surveillante de l'équité allant de la demande de renseignements (DDR), au processus de consultation auprès du fournisseur, et de la DP à l'évaluation ultérieure de la proposition, incluant un test opérationnel.

Le présent rapport comprend notre attestation d'assurance, un résumé de la portée et des objectifs de notre mandat, des détails relatifs à la méthodologie appliquée et les observations pertinentes des activités qui ont été tenues.

2. Exigences du projet

Voici un aperçu des activités surveillées à chaque étape.

2.1 Étape de la DDR – Activités surveillées

Le spécialiste en surveillance de l'équité a participé aux réunions suivantes :

• Séance d'information avec les fournisseurs;

• Étape 1 des consultations individuelles des fournisseurs avec l'industrie (fabricants d'hélicoptères d'origine et d'autres fournisseurs intéressés tels que des fabricants de moteurs et de simulateurs);

• Étape 2 des consultations individuelles des fournisseurs avec les quatre fabricants d'hélicoptères d'origine intéressés;

• Étape 3 des consultations individuelles des fournisseurs avec les trois fabricants d'hélicoptères d'origine intéressés;

• Étape 4 des consultations individuelles des fournisseurs avec les trois fabricants d'hélicoptères d'origine intéressés;

• Réunion entre Industrie Canada et l'un des fabricants d'équipement d'origine portant sur les retombées industrielles et régionales (RIR);

• Autres réunions/discussions de l'équipe de projet afin d'examiner l'approche d'évaluation, la résolution de problèmes, les critères d'évaluation, etc.

Les documents suivants ont été fournis à PPI pour examen avant l'affichage :

• Ébauche d'énoncé des besoins relatifs aux hélicoptères légers (plusieurs versions à mesure que les documents étaient modifiés en fonction de la rétroaction découlant des quatre étapes de consultations individuelles avec les fournisseurs);

• Ébauche de plan d'évaluation (plusieurs versions à mesure que les documents étaient modifiés en fonction de la rétroaction découlant des quatre étapes de consultations individuelles avec les fournisseurs).

2.2 Étape de la demande de proposition jusqu'à la clôture des soumissions - Activités surveillées

Pendant la période suivant le processus de DDR jusqu'à la date de clôture du 3 juin 2013, le spécialiste en surveillance de l'équité n'a participé à aucune réunion en ce qui concerne la DP relative aux hélicoptères légers.

Pendant cette période, les documents suivants ont été fournis à PPI pour examen :

• Registre de commentaires découlant du processus de DDR;

• Certification indépendante de la validité des spécifications techniques du ministère des Richesses naturelles (MRN) (le 12 mars 2013);

• Document final de demande de soumissions de la DP portant le numéro F7013-120014/C publié le 3 avril 2013;

• Demandes d'éclaircissements et réponses aux promoteurs pendant la période ouverte/modifications des soumissions;

• Diverses correspondances entre un des soumissionnaires éventuels et TPSGC.

2.3 Étape de la soumission de propositions – Activités surveillées

TPSGC a reçu une proposition d'un soumissionnaire à la date et à l'heure de clôture le 3 juin 2013.

Le spécialiste en surveillance de l'équité a participé aux réunions suivantes en ce qui concerne l'évaluation des propositions reçues à la suite de la DP relative aux hélicoptères légers.

• Séance d'information et de planification sur le processus d'essai opérationnel (deux jours);
• Essai opérationnel (quatre jours);
• Séance d'information de l'évaluateur sur la proposition technique;
• Notation déterminée par consensus de la proposition technique;
• Réunion avec TPSGC pour examiner les documents financiers.

Pendant cette période, les documents suivants ont été fournis à PPI pour examen :

• Présentation relative aux séances de l'essai opérationnel;
• Plan d'évaluation technique;
• Analyse et résultats de l'essai opérationnel;
• Rapport d'évaluation financière d'une tierce partie;
• Propositions financières des soumissionnaires;
• Confirmation de l'analyste financier de la capacité financière de fournisseurs;
• Confirmation de conformité aux exigences en matière de RIR d'Industrie Canada.

2.3.1 Essai opérationnel

La surveillante de l'équité a assisté à l'ensemble du processus d'essai opérationnel et d'analyse. Elle confirme que celui-ci s'est déroulé de façon équitable, ouverte, transparente et conformément aux règles établies dans la DP. Après le processus d'essai opérationnel, la proposition a été jugée conforme aux exigences de la DP et par conséquent la proposition technique a été soumise à l'équipe d'évaluation de la GCC pour évaluation.

2.3.2 Évaluation de la proposition technique

La surveillante de l'équité a participé à la séance d'information de l'évaluateur et à la distribution des documents d'évaluation. L'équipe d'évaluation a été informée de toutes les questions liées à la réalisation de l'évaluation conformément au processus de sélection stipulé, notamment les rôles et responsabilités, la confidentialité, le contrôle des documents, le comportement de l'évaluateur, l'évaluation indépendante, le processus de consensus, le calendrier et une explication sur les précisions apportées à la soumission par opposition à sa modification.

Les processus suivants ont été effectués pour évaluer la proposition :

• Chaque évaluateur a effectué son propre examen indépendant et a attribué ses notes à la proposition dans son carnet de travail;

• Après les examens indépendants, les évaluateurs ont participé aux réunions de consensus pour convenir des notes à attribuer à chaque exigence cotée. Les notes et leur justification ont été consignées dans la fiche maîtresse;

• Les évaluateurs ont consigné les changements convenus pendant la session de consensus dans leur carnet de travail individuel et ont apposé leurs initiales;

• La surveillante de l'équité a confirmé auprès de chaque membre de l'équipe d'évaluation qu'il était d'accord concernant les notes finales convenues;

• Tous les évaluateurs ont confirmé leur consentement;

• L'équipe d'évaluation a signé la fiche de consensus.

La surveillante de l'équité a assisté aux sessions de consensus et confirme que le processus s'est déroulé de façon appropriée conformément au processus établi dans la DP et de façon équitable, ouverte et transparente.

2.3.3 Proposition de prix

La proposition de prix a été fournie à un organisme tiers spécialiste qui a examiné la juste valeur de marché des hélicoptères proposés. La proposition de prix et le rapport ont été fournis à PPI pour examen.

La proposition de prix était complète et conforme aux exigences de la DP. De plus, les autres exigences financières de la DP, les retombées industrielles et régionales (RIR) et les exigences en matière de capacité financière ont été respectées.

Les documents fournis par Industrie Canada pour confirmer la conformité aux exigences en matière de RIR et le rapport de l'analyste financier de TPSGC confirmant la conformité ont été fournis à la surveillante de l'équité pour examen.

3. Attestation d'assurance

La surveillante de l'équité émet par la présente l'opinion sans réserve suivante concernant l'évaluation de la proposition reçue à la suite de la demande de soumissions portant le numéro F7013-120014/C de TPSGC publiée le 3 avril 2013.

Selon notre avis de professionnels, les processus de DDR et de DP, notamment l'évaluation de la proposition reçue à la suite de la DP de la Garde côtière canadienne relative aux hélicoptères de transport légers, que nous avons observés ont été réalisés de façon équitable, ouverte et transparente.

4. Méthodologie

PPI Consulting Limited a été embauché à titre de surveillant de l'équité pour observer la demande de renseignements (DDR) et le processus de consultation auprès du fournisseur, la demande de propositions (DP) et l'évaluation ultérieure de la proposition, notamment le processus d'essai opérationnel pour l'approvisionnement d'hélicoptères de transport légers pour la Garde côtière canadienne et attester de l'équité, de l'ouverture et de la transparence de cette activité surveillée.

Conformément aux conditions de notre mandat, nous avons pris connaissance des documents pertinents, avons observé les activités avant les demandes de soumissions, notamment les processus de DDR et de consultation auprès du fournisseur, les activités liées aux demandes de soumissions, notamment l'évaluation de l'essai opérationnel, la proposition écrite et la proposition de prix, avons fait part des points relatifs à l'équité aux autorités contractante et technique et avons veillé à ce que les réponses fournies et les mesures de suivi soient raisonnables et appropriées.

5. Documents de référence

Les documents suivants sont cités dans le présent document. À moins d'indication contraire, ils peuvent être obtenus auprès de TPSGC.

1. Ébauche d'énoncé des besoins relatifs aux hélicoptères légers (plusieurs versions à mesure que les documents étaient modifiés en fonction de la rétroaction découlant des quatre étapes de consultations individuelles avec les fournisseurs).

2. Ébauche de plan d'évaluation (plusieurs versions à mesure que les documents étaient modifiés en fonction de la rétroaction découlant des quatre étapes de consultations individuelles avec les fournisseurs).

3. Registre de commentaires découlant du processus de DDR.

4. Certification indépendante du MRN de la validité des spécifications techniques, datée du 12 mars 2013.

5. Document final de demande de soumissions de la DP portant le numéro F7013-120014/C publié le 3 avril 2013.

6. Demandes d'éclaircissements et registre des réponses aux promoteurs pendant la période ouverte des soumissions.

7. Modifications 1 à 5.

8. Diverses correspondances entre l'un des soumissionnaires éventuels et TPSGC.

9. Plan d'évaluation technique, daté du 1^er mai 2013.

10. Présentation d'information sur l'essai opérationnel, datée du 11 juin 2013.

11. Analyse et résultats de l'essai opérationnel, examinés pendant l'essai opérationnel, du 2 au 5 juillet 2013.

12. Lettre d'Industrie Canada confirmant la conformité aux exigences en matière de RIR, le 30 juillet 2013.

13. Confirmation de l'analyste financier de la capacité financière du fournisseur/document de demande de contrat, datés du 18 septembre 2013.

14. Rapport d'évaluation financière d'une tierce partie, daté du 23 septembre 2013.

15. Proposition de prix du soumissionnaire, examinée avec TPSGC le 1^er octobre 2013.

Projet de renouvellement de la flotte d'hélicoptères de la Garde côtière canadienne Demande de propositions (DP) relative aux hélicoptères légers

Addenda au rapport final
Le 30 juillet 2014

Addenda au rapport final du surveillant de l'équité en date du 27 février 2014.

Le présent addenda au rapport final du surveillant de l'équité porte sur la période suivant la conclusion de la phase d'évaluation.

Attribution du contrat

Le soumissionnaire retenu a été sélectionné et un contrat a été attribué le 9 mai 2014. Aucun débreffage n'a été demandé.

Selon notre avis professionnel, le processus d'approvisionnement de la Garde côtière canadienne relative aux hélicoptères légers que nous avons observé a été mené de façon équitable, ouverte et transparente.