Processus d'approvisionnement pour des services d'expert-conseil en modélisation de terrain 3D et en arpentage dans le cadre du projet « Nouveau pont pour le Saint-Laurent » Demande de proposition

Table des matières

1. Introduction
2. Exigences du projet
3. Attestation d'assurance
4. Méthodologie
5. Activités et observation du surveillant de l'équité
   1. 5.1 Élaboration et diffusion de la DP
   2. 5.2 Date de clôture de la DP
   3. 5.3 Formation de l'évaluateur
   4. 5.4 Examen obligatoire
   5. 5.5 Évaluation technique
   6. 5.6 Prix évalué et sélection du soumissionnaire
   7. 5.7 Communications et comptes rendus
6. Documents de référence

1. Introduction

PPI Consulting Limited a été embauchée à titre de surveillant de l'équité pour observer le processus d'approvisionnement pour des services d'expert-conseil en modélisation de terrain 3D et en arpentage dans le cadre du projet « Nouveau pont pour le Saint-Laurent », qui a été attribué par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC). PPI Consulting Limited a été embauchée en juillet 2013.

PPI Consulting Limited est un tiers indépendant en ce qui concerne la présente activité. Nous avons examiné tous les renseignements fournis et avons pu observer toutes les activités pertinentes conformément à notre mandat. Nous soumettons par la présente le rapport final du surveillant de l'équité, portant sur les activités réalisées et les observations surveillées.

Le présent rapport comprend notre attestation d'assurance, un résumé de la portée et des objectifs de notre mandat, des détails relatifs à la méthodologie appliquée et les observations pertinentes des activités surveillées.

2. Exigences du projet

Nos services et notre mandat de surveillance de l'équité consistaient à surveiller l'équité, l'ouverture et la transparence du processus d'approvisionnement pour des services d'expert-conseil en modélisation de terrain 3D et en arpentage dans le cadre du projet « Nouveau pont pour le Saint-Laurent » situé à la ville de Montréal (Québec).

L'approvisionnement portait sur les services d'expert-conseil en modélisation de terrain 3D et en arpentage tels que décrits dans le document de demande de proposition (DP).

La demande de proposition en vue de l'approvisionnement comprenait une méthode à deux enveloppes avec exigences obligatoires et un seuil minimal d'évaluation technique (enveloppe un) comme condition préalable à l'évaluation financière (enveloppe deux).

3. Attestation d'assurance

Le surveillant de l'équité émet par la présente l'opinion sans réserve suivante concernant le processus d'approvisionnement pour des services d'expert-conseil en modélisation de terrain 3D et en arpentage dans le cadre du projet « Nouveau pont pour le Saint-Laurent ».

Selon notre avis de professionnel, le processus d'approvisionnement que nous avons observé a été réalisé de façon équitable, ouverte et transparente.

4. Méthodologie

Conformément aux conditions de notre mandat, PPI Consulting Limited a pris connaissance des documents pertinents, a observé le processus d'approvisionnement pour des services d'expert-conseil en modélisation de terrain 3D et en arpentage dans le cadre du projet « Nouveau pont pour le Saint-Laurent » afin d'attester de l'équité, de l'ouverture et de la transparence du processus et a fait part des questions connexes à l'autorité contractante.

5. Activités et observations du surveillant de l'équité

5.1 Élaboration et diffusion de la DP

PPI a été embauchée pour initier les activités de surveillance de l'équité durant l'élaboration de la DP. Un examen des documents provisoires et du document final de la DP, qui comprenait l'examen du formulaire de proposition de prix a été réalisé. La DP a été publiée sur Achats et Ventes le 12 juillet et la date de clôture était le 2 août à 14 h, heure avancée de l'Est (HAE).

Un total de onze (11) questions a été reçu; les réponses aux questions ont été publiées sur Achats et Ventes. Une (1) seule modification a été publiée. Elle a été examinée par le surveillant de l'équité.

Observation : Lors de l'examen du document provisoire de la DP, les points relatifs à l'équité ont été déterminés par le surveillant de l'équité et ont été résolus dans la DP avant sa diffusion.

5.2 Date de clôture de la DP

Les réponses à la DP ont été reçues conformément aux directives de la DP. Le surveillant de l'équité n'était pas présent au moment de la clôture pour observer la réception des propositions.

Observation : Toutes les propositions reçues respectaient la date d'échéance conformément à la DP.

5.3 Formation de l'évaluateur

Les deux (2) propositions recevables ont été envoyées aux trois membres de l'équipe d'évaluation après la distribution et l'examen des lignes directrices sur l'évaluation indiquant les responsabilités de l'évaluateur, le code de conduite, les protocoles relatifs à la sécurité et à la confidentialité et la méthode d'évaluation. Tous les participants au processus d'évaluation ont signé des déclarations de confidentialité et de conflit d'intérêts.

Observation : Le surveillant de l'équité a obtenu la confirmation qu'il n'y a aucun conflit d'intérêts.

5.4 Examen obligatoire

L'examen obligatoire a été réalisé par TPSGC. Les deux (2) propositions reçues ont été jugées recevables.

Observation : Le surveillant de l'équité n'a pas observé la séance d'examen obligatoire de la conformité. L'examen de la conformité a été exécuté en conformité avec la DP.

5.5 Évaluation technique

La DP exigeait un seuil minimal d'évaluation technique pour être jugée comme étant une soumission recevable et procéder à l'évaluation financière. Les deux propositions reçues et évaluées ont atteint le seuil minimal et ont ainsi été jugées recevables.

Observation : Le surveillant de l'équité était présent et a surveillé le processus d'évaluation technique, réalisé de manière uniforme et par consensus de tous les membres du comité d'évaluation.

5.6 Prix évalué et sélection du soumissionnaire

Conformément à la DP, une cote de prix a été attribuée, basée sur le plus bas prix et une note totale comprenant la cote technique et la cote de prix a été établie. Le soumissionnaire ayant obtenu la meilleure note finale a été recommandé pour la prestation des services requis.

L'autorité contractante de TPSGC s'est chargée de l'examen de la diligence raisonnable et a vérifié les détails et le formulaire sur l'établissement des prix fournis par les soumissionnaires. Une feuille sommaire de l'évaluation a été préparée par l'autorité contractante de TPSGC et a été examinée par le surveillant de l'équité.

Observation : La sélection du soumissionnaire retenu a été réalisée conformément à la méthodologie et aux dispositions indiquées dans la DP.

5.7 Communications et comptes rendus

Cette section sera incluse en addenda à ce rapport.

6. Documents de référence

Les documents suivants sont cités dans le présent document. À moins d'indication contraire, ils peuvent être obtenus auprès de TPSGC.

Sommaire du tableau

Le tableau suivant présente une liste des documents qui sont mentionnés dans le rapport, par exemple la demande de propositions (DP), les modifications, les lettres de précisions et les lettres d'information. Chaque ligne porte un numéro, suivi du titre du document et d'un identificateur, soit la date ou le numéro du document.

Documents de référence

No	Document	Date/numéro de document
1	Demande de proposition	Publiée le12 juillet 2013
2	Modification No 1	Publiée le 29 juillet 2013
3	Évaluation technique et financière	Août 2013

Addenda au rapport final
Le 3 février 2014

Addenda au rapport final du surveillant de l'équité daté du 3 février 2014

Le présent addenda au rapport final du surveillant de l'équité porte sur la période suivant la conclusion de la phase d'évaluation du processus d'approvisionnement pour des services d'expert-conseil en modélisation de terrain 3D et en arpentage dans le cadre du projet « Nouveau pont pour le Saint-Laurent ».

Attribution du contrat, communications et comptes rendus

Le soumissionnaire retenu a été choisi et le contrat attribué. Les lettres de comptes rendus ont été rédigées et envoyées aux soumissionnaires au cours de la semaine du 5 septembre 2013. Suite à la demande d'un des soumissionnaires, des détails additionnels ont été transmises par écrit en novembre 2013.

Selon notre avis professionnel, le processus d'approvisionnement pour des services d'expert-conseil en modélisation de terrain 3D et en arpentage dans le cadre du projet « Nouveau pont pour le Saint-Laurent » que nous avons observé a été réalisé de façon équitable, ouverte et transparente.