Segment de stations d'ancrage et soutien en service pour Mercury Global

Table des matières

• Contexte et Introduction
• Exigences du projet
• Attestation d'assurance
• Objectifs du mandat du Surveillant de l'équité et méthodologie
• Activités et constatations spécifiques du Surveillant de l'équité
• Documents de référence

Contexte et Introduction

Knowles Consultancy Services Inc. et Hill International Inc. en coentreprise a été engagé à titre de Surveillant de l'équité (SE) pour observer le processus concurrentiel d'approvisionnement dans le cadre du projet segment de stations d'ancrage et soutien en service pour Mercury Global entrepris pour le ministère de la Défense nationale par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) par voie de la sollicitation numéro W8474-12MGG/B pour la lettre d'intérêt (LI) et W84774-14MG25/A pour la demande de proposition (DDP).

Knowles Consultancy Services Inc. et Hill International Inc. en coentreprise est une tierce partie indépendante en ce qui concerne cette activité.

Nous soumettons le présent rapport final sur le projet segment de stations d'ancrage et soutien en service pour Mercury Global qui couvre nos activités commençant en mars 2013 jusqu'à la phase de l'engagement de l'industrie incluant la transmission de parties d'une DDP sous forme d'ébauche, la transmission de la DDP, l'évaluation des soumissions et la sélection du soumissionnaire recommandé.

Le présent rapport inclut notre attestation d'assurance, un résumé de la portée et des objectifs de notre mandat, les méthodologies appliquées, les détails de nos activités incluant les constatations pertinentes résultant des activités entreprises.

Exigences du projet

Le Canada est un partenaire dans le Wideband Global Satellite Communications (SATCOM) System (WGS) et requiert un segment terrestre pour obtenir un accès stratégique assuré aux satellites. L'objectif du projet d'approvisionnement Mercury Global (MG) est de concevoir et construire des stations d'ancrage terrestres avec lesquelles accéder stratégiquement les satellites et livrer le soutien en service pour les stations d'ancrage et l'équipement connexe tout au long de leur durée de vie. Deux contrats seront attribués à un soumissionnaire, un pour la conception et construction (CC) et un pour le soutien en service (SS) pour les stations.

Le contrat CC nécessitera la livraison et l'installation de trois stations d'ancrage, une en Nouvelle-Écosse, une dans la région de la Capitale nationale et une sur l'île de Vancouver en Colombie-Britanique. Il est prévu que la station de la région de la Capitale nationale comprendra trois terminaux terrestres et les deux stations sur les côtes comprendront deux terminaux chacune. Une capacité de réseau de gestion, de surveillance et de contrôle doit aussi être fournie. Chaque terminal terrestre doit satisfaire à une rigoureuse exigence de performance et de disponibilité et être compatible avec le segment spatial WGS et être certifié par l'autorité WGS.

Le contrat SS fournira tous les services de soutien du cycle de vie nécessaires aux stations d'ancrage Mercury Global et l'équipement connexe incluant mais non limité au soutien opérationnel, soutien en ingénierie, soutien à l'entretien, soutien en matériel, soutien des installations et les fonctions relatives de gestion de projet nécessaires pour entretenir les stations d'ancrage tout le long de leur durée de vie.

Attestation d'assurance

Le SE fourni l'énoncé d'assurance sans réserve suivant concernant le processus observé pour le projet d'approvisionnement du segment de stations d'ancrage et soutien en service pour Mercury Global.

Selon notre opinion professionnelle, le processus concurrentiel que nous avons observé a été exécuté de façon équitable, ouverte et transparente.

Objectifs du mandat du Surveillant de l'équité et méthodologie

L'objectif global était de fournir une observation indépendante du processus et de soumettre aux responsables du projet des commentaires relatifs à l'équité aussitôt que possible, afin que les mesures appropriées puissent être prises pour traiter les commentaires avant qu'ils influent sur l'équité. Le Secteur de l'intégrité opérationnelle serait informé de toute préoccupation relative à l'équité qui n'aurait pas été traitée promptement. À la conclusion du processus d'approvisionnement une attestation d'assurance quant à son équité serait fournie.

Pour réaliser l'objectif, nous avons entrepris les activités suivantes et le cas échéant, nous avons fourni à l'autorité contractante des commentaires relatifs à l'équité :

• devenus familiers avec la structure de gouvernance du projet;
• examiné les sollicitations d'approvisionnement sous forme ébauche et finale;
• examiné toutes les modifications ainsi que les questions soumises par les proposants et les réponses fournies;
• observé les journées de l'industrie, les rencontres individuelles avec les entreprises intéressées et les conférences des soumissionnaires;
• examiné les procédures à être utilisées pour l'évaluation des réponses et l'orientation fournie à l'équipe d'évaluation;
• observé l'évaluation des réponses à la DDP dans le but d'assurer que les procédures d'évaluation et de sélection telles que spécifiées et la politique ministérielle ont été suivies de façon constante durant le processus d'évaluation et de sélection; et
• observé les comptes rendus auprès des soumissionnaires. (Cette activité fera l'objet d'un addenda au présent rapport après que les comptes rendus auront été fournis).

Activités et constatations spécifiques du Surveillant de l'équité

Activités et constatations du Surveillant de l'équité durant la phase de l'ébauche de la DDP

Durant la période du 2 avril 2013 au 10 avril 2013 et la période du 18 avril 2013 au 22 avril 2013, nous avons examiné de l'information sur le contexte du projet de communications militaires à large bande par satellite dont le segment canadien d'ancrage Mercury Global fera partie. Nous avons aussi examiné la lettre d'intérêt (LI) affichée le 3 décembre 2012 (Document 1) et les modifications 1 à 3 (Documents 2 à 4) qui avaient été émises avant l'initiation des activités du SE qui incluaient les règles d'engagement et des ébauches de parties d'une DDP incluant l'énoncé des travaux et le plan d'évaluation. Nous avons aussi examiné les réponses soumises par les soumissionnaires intéressés. Aucune lacune en matière d'équité n'a été décelée.

Durant la période du 26 avril 2013 au 12 mai 2013, nous avons examiné les plans pour une session d'engagement de l'industrie et des rencontres individuelles avec des fournisseurs intéressés. Des commentaires relatifs à l'équité ont été fournis et les mesures appropriées ont été prises par les responsables du projet. Le 14 mai 2013, nous avons observé la session d'engagement de l'industrie et durant la période du 15 mai 2013 au 17 mai 2013, nous avons observé des rencontres individuelles avec des fournisseurs. Des commentaires relatifs à l'équité ont été fournis et les mesures appropriées ont été prises par les responsables du projet.

Le 5 juin 2013, le 7 juin 2013, le 20 juin 2013, le 2 juillet 2013 et le 11 juillet 2013, nous avons observé ou surveillé par téléconférence des rencontres individuelles additionnelles. Des commentaires relatifs à l'équité ont été fournis et les mesures appropriées ont été prises par les responsables du projet.

Tout au long de la phase de l'ébauche de la DDP, nous avons examiné et fourni des commentaires relatifs à l'équité sur de nouvelles versions ébauche des parties de la DDP. Les mesures appropriées ont été prises par les responsables du projet.

Activités et constatations du Surveillant de l'équité durant la phase de la DDP

Le 16 août 2013, nous avons examiné la DDP (Document 5) qui avait été affichée sur le Service électronique d'appels d'offres du gouvernement (SEAOG). La DDP était composée seulement d'un sommaire de la sollicitation. La sollicitation détaillée était contenue dans un disque compact qui a été fourni par l'autorité contractante à chaque soumissionnaire potentiel lorsque la confirmation que les restrictions sur la divulgation requises pour raisons de sécurité auront été satisfaites. Le 23 août 2013, nous avons examiné la sollicitation et les documents relatifs sur le disque compact. Aucune lacune en matière d'équité n'a été décelée.

Durant la période du 3 septembre 2013 au 1^er novembre 2013, nous avons examiné les versions ébauche et finale des modifications 1 à 20 (Documents 6 à 25). Des commentaires relatifs à l'équité ont été fournis à l'autorité contractante et les mesures appropriées ont été prises.

La date de clôture de la DDP était le 12 novembre 2013.

Activités et constatations du Surveillant de l'équité durant la phase de l'évaluation

Le 8 novembre 2013, nous avons examiné la présentation PowerPoint sur la formation des évaluateurs qui devait être fournie aux équipes d'évaluation. Des commentaires relatifs à l'équité ont été fournis et les mesures appropriées ont été prises par les responsables du projet.

Le 14 novembre 2013, nous avons examiné avec l'autorité contractante l'action proposée concernant la réceptivité aux termes et conditions de la DDP de deux propositions. Nous avons observé l'évaluation par voie de consensus des exigences obligatoires et durant la période du 15 novembre 2013 au 22 novembre 2013, nous avons examiné les conclusions relatives aux exigences obligatoires. Des commentaires relatifs à l'équité ont été fournis et les mesures appropriées ont été prises par les responsables du projet.

Le 26 novembre 2013, nous avons été informés par l'autorité contractante de la décision concernant la réceptivité de deux propositions. Aucune lacune en matière d'équité n'a été décelée.

Durant la période du 2 décembre 2013 au 10 décembre 2013, nous avons observé l'évaluation par voie de consensus des exigences cotées. Des commentaires relatifs à l'équité ont été fournis et les mesures appropriées ont été prises par les responsables du projet.

Le 16 décembre 2013, nous avons observé la réunion du comité d'examen d'évaluation (CEE) au cours de laquelle les membres du CEE ont examiné les résultats de l'évaluation et se sont assurés que les résultats avaient résistés à un examen minutieux. Durant la même réunion, les résultats de l'évaluation technique ont été compilés, les pointages financiers examinés et la proposition recommandée a été identifiée. Nous avons été satisfaits que la base de sélection spécifiée dans la DDP avait été appliquée correctement. Aucune lacune en matière d'équité n'a été décelée.

Documents de référence

Les documents suivants sont identifiés par numéro dans le présent rapport. Sauf indication contraire, ces documents sont disponibles au bureau du projet Mercury Global.

Sommaire du tableau

Le tableau suivant présente une liste des documents qui sont mentionnés dans le rapport, par exemple la demande de propositions (DP), les modifications, les lettres de précisions et les lettres d'information. Chaque ligne porte un numéro, suivi du titre du document et d'un identificateur, soit la date ou le numéro du document.

No.	Document	Information additionnelle
1	Lettre d'intérêt (LI)	Affichée sur MERX le 3 décembre 2013
2	Modification 1 à la LI	Affichée sur MERX le 4 février 2013
3	Modification 2 à la LI	Affichée sur MERX le 26 février 2013
4	Modification 3 à la LI	Affichée sur MERX le 28 mars 2013
5	Demande de proposition (DDP)	Affichée sur SEAOG le 14 août 2013
6	Modification 1 à la DDP	Affichée sur SEAOG le 3 septembre 2013
7	Modification 2 à la DDP	Affichée sur SEAOG le 9 septembre 2013
8	Modification 3 à la DDP	Affichée sur SEAOG le 12 septembre 2013
9	Modification 4 à la DDP	Affichée sur SEAOG le 18 septembre 2013
10	Modification 5 à la DDP	Affichée sur SEAOG le 20 septembre 2013
11	Modification 6 à la DDP	Affichée sur SEAOG le 26 septembre 2013
12	Modification 7 à la DDP	Affichée sur SEAOG le 27 septembre 2013
13	Modification 8 à la DDP	Affichée sur SEAOG le 30 septembre 2013
14	Modification 9 à la DDP	Affichée sur SEAOG le 3 octobre 2013
15	Modification 10 à la DDP	Affichée sur SEAOG le 7 octobre 2013
16	Modification 11 à la DDP	Affichée sur SEAOG le 7 octobre 2013
17	Modification 12 à la DDP	Affichée sur SEAOG le 9 octobre 2013
18	Modification 13 à la DDP	Affichée sur SEAOG le 10 octobre 2013
19	Modification 14 à la DDP	Affichée sur SEAOG le 17 octobre 2013
20	Modification 15 à la DDP	Affichée sur SEAOG le 21 octobre 2013
21	Modification 16 à la DDP	Affichée sur SEAOG le 24 octobre 2013
22	Modification 17 à la DDP	Affichée sur SEAOG le 25 octobre 2013
23	Modification 18 à la DDP	Affichée sur SEAOG le 31 octobre 2013
24	Modification 19 à la DDP	Affichée sur SEAOG le 31 octobre 2013
25	Modification 20 à la DDP	Affichée sur SEAOG le 1er novembre 2013

Addenda au rapport final
5 décembre 2014

Addenda au rapport final du Surveillant de l'équité daté le 17 janvier 2014, concernant le projet d'approvisionnement segment de stations d'ancrage et soutien en service pour Mercury Global

Le présent addenda au rapport final du Surveillant de l'équité porte sur la période subséquente à la phase d'évaluation et inclut l'octroi du contrat et les comptes rendus auprès des soumissionnaires non retenus.

Le contrat a été octroyé le 7 novembre 2014. Le même jour, des lettres ont été envoyées aux soumissionnaires non retenus les informant des résultats du processus d'approvisionnement. Chaque lettre fournissait à chacun des soumissionnaires, un aperçu de leur évaluation respective ainsi que le pointage total et le prix du soumissionnaire retenu. Les lettres offraient également un compte rendu détaillé. Le 18 novembre 2014 et le 19 novembre 2014, à la demande de deux soumissionnaires non retenus, des comptes rendus écrits détaillés sur le processus d'évaluation et leurs résultats individuels leur ont été fournis. Le troisième soumissionnaire non retenu n'a pas demandé un compte rendu détaillé.

Le 21 novembre 2014, nous avons examiné les lettres initiales qui avaient été envoyées aux soumissionnaires non retenus et les présentations des comptes rendus détaillés qui avaient été fournies à deux soumissionnaires. Les présentations des comptes rendus étaient complètes et couvraient le processus d'évaluation et une explication détaillée des résultats de l'évaluation de leurs réponses aux exigences obligatoires et cotées. Aucune lacune en matière d'équité n'a été décelée.

Attestation d'assurance du Surveillant de l'équité

Selon l'opinion du Surveillant de l'équité, les activités postérieures à l'évaluation incluant les comptes rendus, ont été menées de façon équitable. Dans ce contexte, l'équité est définie comme étant des décisions prises de manière objective, sans favoritisme personnel ni influence politique et englobe les notions d'ouverture, de concurrence, de transparence et de conformité.