La gestion des services d'impression

Table des matières

• 1. Introduction
• 2. La gestion des services d'impression
• 3. Attestation d'assurance
• 4. Méthodologie
  1. 4.1 Activités et observation du SE – Étape de la demande de propositions
  2. 4.2 Activités et observations du SE – Phase d'évaluation
• 5. Documents de référence

1. Introduction

Les services de Samson & Associés ont été retenus à titre de surveillant de l'équité chargé d'observer l'évaluation et l'octroi du contrat de gestion des services d'impression national pour l'emploi et Développement social Canada (CESD), Agriculture et Agroalimentaire Canada (AAC) et l'Agence canadienne d'inspection des aliments (ACIA), émis par Travaux publics et services gouvernementaux du Canada (TPSGC), le 10 octobre 2013, dans le cadre de la demande de soumissions n^o EZ107-140001. Samson & Associés n'est pas lié à l'exécution de l'activité.

La demande de propositions (DP) a été publiée avant que Samson & Associés ne soit impliqué en tant que surveillant de l'équité. Dès le début de notre mandat, le 13 décembre 2013, nous avons examiné tous les renseignements fournis, observé toutes les activités pertinentes et avons eu un accès complet à tous les aspects du processus d'approvisionnement. Nous avons eu la pleine coopération de tous les intervenants.

Par la présente, nous soumettons le rapport définitif sur les activités menées par le surveillant de l'équité durant la phase d'évaluation du processus d'approvisionnement.

Le rapport comprend une attestation d'assurance, un résumé de la portée et des objectifs de notre mandat, les méthodologies appliquées et les observations pertinentes découlant des activités exécutées.

2. La gestion des services d'impression

Emploi et Développement social Canada (CESD), Agriculture et Agroalimentaire Canada (AAC) et l'Agence canadienne d'inspection des aliments (ACIA) emploient près de 35 000 fonctionnaires répartis dans plus de 900 lieux de travail au pays.

L'objectif du contrat de gestion des services d'impression (GSI) consiste à normaliser l'environnement d'impression, à avoir une meilleure compréhension des coûts pour imprimer, à améliorer la gestion de l'inventaire en confiant la gestion et le soutien de l'environnement d'impression au secteur privé plutôt qu'à chaque ministère, à introduire une nouvelle technologie en vue d'accroître la productivité, à améliorer la satisfaction des clients, à accroître la productivité des utilisateurs, à contribuer à l'atteinte des objectifs ministériels en matière de durabilité environnementale en réduisant l'utilisation de fournitures renouvelables et à réaliser des économies de coûts opérationnels.

3. Attestation d'assurance

Le Surveillant de l'équité donne une attestation d'assurance sans réserve à l'égard de la phase d'évaluation du processus d'acquisition pour la gestion des services d'impression nationale.

Selon notre avis professionnel, la phase d'évaluation pour le contrat de gestion des services d'impression, que nous avons observé, a été exécuté de façon équitable, ouverte et transparente.

4. Méthodologie

Les services de Samson & Associés ont été retenus à titre de Surveillant de l'équité charger d'observer l'évaluation et l'octroi du contrat de gestion des services d'impression national, et pour attester que l'activité surveillée a été exécutée de façon équitable, ouverte et transparente.

Conformément aux modalités de notre contrat, nous avons lu les documents pertinents, observé les activités d'appel d'offres (tel que la demande de propositions ou DP), les questions et réponses, les modifications émises et l'évaluation des soumissions), nous avons identifié les questions relatives à l'équité aux autorités contractantes et techniques, et nous nous sommes assurés que les réponses et les actions étaient raisonnables et appropriées.

4.1 Activités et observation du SE – Étape de la demande de propositions

La DP pour la gestion des services d'impression a été affichée sur le service électronique d'appel d'offres du gouvernement achatsetventes.gc.ca, le 10 octobre 2013. Les fournisseurs potentiels ont pu poser des questions jusqu'à 15 jours civils avant la date de clôture. Il y a eu 7 modifications, la dernière, datant du 3 décembre 2013. La sixième modification, le 26 novembre 2013, prorogeait la date de clôture jusqu'au 9 décembre 2013. Il y a eu 120 questions posées, mais aucune durant la période de participation de Samson & Associés comme SE. Cependant, nous nous sommes familiarisés avec les questions posées et les réponses fournies avant notre intervention.

Observation : La DP a été écrite de manière claire et compréhensible. Les questions soulevées au cours de la période de la DP ont été traitées et les réponses étaient claires, compréhensibles et communiquées à tous les fournisseurs via la publication des modifications.

Sommaire des résultats du SE sur le processus de la demande de propositions : Malgré que nous ne fournissons pas d'opinion sur l'étape de la DP, rien ne nous porte à croire que le processus pour celle-ci n'a pas été mené d'une manière équitable. Dans ce contexte, l'équité comprend les éléments d'ouverture, la compétitivité, la transparence et la conformité.

4.2 Activités et observations du SE – Phase d'évaluation

Il y avait deux soumissions présentées en réponse à l'appel d'offres. Les soumissions ont été évaluées individuellement par l'équipe d'évaluation de quatre membres, qui s'est réuni le 16 décembre 2013 pour déterminer collectivement si les soumissionnaires avaient répondu aux exigences obligatoires.

L'équipe d'évaluation s'est à nouveau réunie le 9 janvier 2014 pour examiner collectivement les exigences cotées et déterminer le classement final des soumissionnaires. À la suite de l'évaluation financière, un soumissionnaire gagnant a été identifié le 24 janvier 2014. TPSGC prévoit d'attribuer un contrat le ou près du 13 juin 2014.

Tous les évaluateurs techniques étaient présents aux réunions de consensus, tout comme le SE.

Observation : Les instructions et les outils des évaluateurs étaient complets, respectaient les modalités de la DP, étaient conformes aux principes et aux pratiques en matière d'équité, et ils ont été exécutés de façon équitable. Les critères d'évaluation, la pondération, les points et les notes de passage respectaient intégralement ce qui avait été établi dans la DP. L'évaluation a été exécutée en conformité avec les termes de la DP, et il n'y pas eu d'écart. L'attribution des points a été effectuée en respectant rigoureusement les critères énoncés. Les discussions consensuelles étaient ouvertes, tous les évaluateurs étaient présents, et un consensus a été atteint pour tous les critères.

Sommaire des résultats du surveillant de l'équité sur la phase d'évaluation : Selon le surveillant de l'équité, le processus d'évaluation pour obtenir les services de gestion des services d'impression a été mené d'une manière équitable. Le SE a observé les réunions de consensus pour l'évaluation et la cotation définitive des propositions. L'évaluation a été effectuée d'une manière équitable, ouverte et transparente. Dans ce contexte, l'équité comprend les éléments d'ouverture, la compétitivité, la transparence et la conformité.

5. Documents de référence

Les documents suivants sont indiqués par leur numéro dans le rapport et, sauf mention contraire, sont diffusés par TPSGC.

Sommaire du tableau

Le tableau suivant présente une liste des documents qui sont mentionnés dans le rapport, par exemple la demande de propositions (DP), les modifications, les lettres de précisions et les lettres d'information. Chaque ligne porte un numéro, suivi du titre du document et d'un identificateur, soit la date ou le numéro du document.

#	Document	Date
1	DP #EZ107-140001	Publiée sur achatsetventes.gc.ca le 13 octobre 2013
2	Modification 1 à la DP	Publiée sur achatsetventes.gc.ca le 18 octobre 2013
3	Modification 2 à la DP	Publiée sur achatsetventes.gc.ca le 7 novembre 2013
4	Modification 3 à la DP	Publiée sur achatsetventes.gc.ca le 14 novembre 2013
5	Modification 4 à la DP	Publiée sur achatsetventes.gc.ca le 19 novembre 2013
6	Modification 5 à la DP	Publiée sur achatsetventes.gc.ca le 25 novembre 2013
7	Modification 6 à la DP	Publiée sur achatsetventes.gc.ca le 26 novembre 2013
8	Modification 7 à la DP	Publiée sur achatsetventes.gc.ca le 3 décembre 2013
9	Plan d'évaluation des soumissions	Aucune date précise par le CA - informelle et accepté par les évaluateurs et CA
10	Fiche d'évaluation technique	Incluse dans la DP
11	Feuille de travail final de l'évaluation technique et financière	En date du 24 janvier 2014

Addenda au rapport final
15 décembre 2014

Addenda au rapport final de surveillance de l'équité (SE) en date du 29 janvier 2014 à l'égard du processus d'approvisionnement concurrentiel concernant la gestion des services d'impression.

Le présent addenda au rapport final de SE porte sur la période ultérieure à la fin de la phase d'évaluation.

Activités du SE relatives à l'adjudication du contrat et aux comptes rendus

Deux soumissions ont été reçues en réponse à l'appel d'offres. Les deux soumissionnaires se sont qualifiés et l'adjudicataire a été annoncé le 17 novembre 2014.

L'entreprise n'ayant pas obtenu le contrat a demandé un compte rendu qui lui a été accordé le 2 décembre 2014. Des représentants de l'entreprise n'ayant pas obtenu le contrat, l'autorité contractante, un des évaluateurs technique et le SE ont participé au compte rendu. L'information partagée lors du compte rendu était détaillée et des réponses ont été fournies aux questions de l'entreprise. Aucun problème d'équité n'a été identifié lors du processus.

Attestation d'assurance du surveillant de l'équité

Le SE donne une assurance de qualité sans réserve à l'égard du processus d'approvisionnement concurrentiel concernant la gestion des services d'impression.

Selon notre opinion professionnelle, le processus d'approvisionnement que nous avons observé a été mené en conformité avec les critères d'équité, d'ouverture et de transparence.