Projet de corridor du nouveau pont pour le Saint-Laurent (CNPSL) demande de qualification (DDQ)

En tant que Surveillant de l'équité, Knowles Consultancy Services Inc. et Hill International Inc. en coentreprise (ci-après désigné le Surveillant de l'équité) soumet par la présente son rapport de l'entrepreneur Surveillant de l'équité relatif à la demande de qualification (rapport SE DDQ) se rapportant au processus concurrentiel d'approvisionnement dans le cadre du Projet de corridor du nouveau pont pour le Saint-Laurent (CNPSL). Ce processus concurrentiel a été initié par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) pour le compte de Infrastructure Canada (INFC) et Partenariat public-privé Canada (PPP Canada) par voie de la lettre d'intérêt sollicitation numéro T8006140001/A. La DDQ a été émise par voie de la sollicitation numéro T8006140002/A.

Un rapport SE relatif à la pré-demande de qualification concernant un examen de la lettre d'intérêt (LI) a été soumis en date du 28 mars 2014.

Le présent rapport SE couvre l'émission de la DDQ jusqu'à la conclusion de l'étape d'évaluation de la DDQ incluant la sélection des répondants à être invités pour participer à l'étape de la demande de propositions (DDP). Un addenda couvrant les comptes rendus auprès des répondants à la DDQ sera émis suite aux comptes rendus. Deux rapports supplémentaires sont prévus i.e. un rapport DDP à la clôture de la DDP et un rapport final après l'évaluation et la conclusion de l'activité d'évaluation et la clôture commerciale et financière.

Résumé des constatations du Surveillant de l'équité sur l'étape de la demande de qualification (DDQ)

Selon l'opinion du Surveillant de l'équité, l'étape de la demande de qualification (DDQ) pour le projet de corridor du nouveau pont pour le Saint-Laurent (CNPSL) a été menée de façon équitable, ouverte et transparente.

« Equitable » est définie comme étant des décisions prises de manière objective, sans favoritisme ni parti pris ou influence, et en conformité avec les règles établies.

« Ouverte » est définie comme une activité qui est accessible à tous les participants éventuels, sans restriction non justifiée quant à qui peut participer.

« Transparente » est définie comme indiquant que l'information est fournie en temps opportun au public et aux parties intéressées de manière à faciliter l'examen minutieux du public.

Activités et constatations du Surveillant de l'équité relatives à la demande de qualification (DDQ)

La DDQ a été transmise sur achatsetventes le 17 mars 2014.

Durant la période du 18 mars 2014 au 23 mars 2014, nous avons examiné les versions française et anglaise de la DDQ (Document 4) et avons soumis à l'autorité contractante des commentaires relatifs à l'équité. Durant la période du 21 mars 2014 jusqu'à la clôture de la DDQ, nous avons examiné les versions ébauche et finale des modifications 1 à 8 (Documents 5 à 12) en français et en anglais. Ces modifications incluaient les addendas 1 à 8 et les questions et réponses (Qs et Rs) 1 à 150. Basés sur nos examens, nous avons fourni à l'autorité contractante des commentaires relatifs à l'équité. Les mesures appropriées pour traiter ces commentaires ont été prises par l'équipe du projet.

Le 29 mars 2014, nous avons examiné les textes anglais et français préparés pour la visite des lieux. Le 30 mars 2014, nous avons observé la séance d'information au cours de laquelle les parties présentes ont été informées du contexte du projet et d'une vue d'ensemble du processus de la DDQ et des exigences de la soumission. Le 1^er avril 2014, nous avons observé la visite des lieux et surveillé les commentaires dans les deux langues. Aucune lacune en matière d'équité n'a été décelée.

La date de clôture de la DDQ était le 7 mai 2014.

Activités et constatations du Surveillant de l'équité relatives à l'évaluation des réponses à la DDQ

Durant la période du 20 mars 2014 au 26 mars 2014, nous avons examiné le document définissant le cadre de l'évaluation et avons fourni à l'autorité contractante des commentaires relatifs à l'équité. Les mesures appropriées ont été prises pour répondre à ces commentaires.

Le 18 avril 2014, nous avons examiné la présentation audiovisuelle de formation pour l'évaluation à être utilisée durant les sessions de formation des évaluateurs et avons fourni des commentaires relatifs à l'équité. Durant la période du 9 avril 2014 au 23 avril 2014, nous avons examiné une ébauche du plan d'évaluation et le 2 mai 2014, nous avons examiné une ébauche qui avait été mise à jour. Des commentaires relatifs à l'équité ont été fournis à l'autorité contractante. Les mesures appropriées ont été prises pour répondre à ces commentaires sur la présentation audiovisuelle et le plan d'évaluation.

Le 5 mai 2014, le 6 mai 2014 et le 9 mai 2014, nous avons observé les sessions de formation fournies aux évaluateurs. Trois sessions ont été fournies afin d'assurer que tous les évaluateurs puissent assister à une session. Aucune lacune en matière d'équité n'a été décelée.

Durant la période du 30 avril 2014 au 6 juin 2014, nous avons examiné la planification pour la vérification des références pour les projets soumis dans les réponses à la DDQ et le besoin pour les vérifications spécifiques émanant de l'évaluation des réponses. Durant la même période, nous avons aussi examiné avec l'autorité contractante les suggestions d'éclaircissements. Des commentaires relatifs à l'équité ont été fournis à l'autorité contractante concernant les vérifications de références et les suggestions d'éclaircissements et les mesures appropriées ont été prises par les responsables du projet.

Durant la période du 13 mai 2014 au 15 mai 2014, nous avons examiné les recommandations du Comité d'examen des relations et conflits d'intérêts (CERCI) liées à un conflit d'intérêt potentiel des évaluateurs devant participer à l'évaluation. Des commentaires relatifs à l'équité ont été fournis et les mesures appropriées ont été prises par les responsables du projet.

Durant la période du 22 mai 2014 au 20 juin 2014, nous avons observé les réunions d'évaluation des six équipes d'évaluation pour les six trousses d'évaluation des critères cotés au cours desquelles des notes établies par consensus et des justifications pour les notes établies par consensus basées sur la DDQ ont été convenues. Chacune des six équipes d'évaluation était indépendante des autres. Des commentaires relatifs à l'équité ont été fournis durant le processus d'évaluation et les mesures appropriées ont été prises par les responsables du projet.

Durant la période du 6 juin 2014 au 20 juin 2014, nous avons observé les réunions du Comité d'examen de l'évaluation (CEE) au cours desquelles les notes et les justifications écrites de chaque équipe d'évaluation pour chaque critère d'évaluation coté ont été examinées et remises en question dans le but d'assurer la cohérence avec la DDQ et que la justification écrite pour chaque note pourrait résister à un examen minutieux. Chaque réponse a été identifiée au CEE que par seulement un nom anonyme. Des commentaires relatifs à l'équité ont été fournis et les mesures appropriées ont été prises par les responsables du projet.

Le 20 juin 2014, nous avons observé l'examen des résultats sous forme de tableaux par le CEE incluant l'application de pondérations à toutes les notes pour obtenir les pointages pour chaque critère d'évaluation coté pour chaque réponse et la compilation des pointages finaux pour chaque réponse. Chaque réponse était identifiée seulement par son nom anonyme. Les pondérations utilisées étaient en conformité avec les pondérations spécifiées dans la DDQ. Subséquemment, nous avons été informés que les résultats sous forme de tableaux avaient été vérifiés de façon indépendante à plusieurs reprises. Le CEE a convenu de recommander au Comité d'examen du sous-ministre adjoint (SMA) que les trois réponses avec les notes totales les plus élevées soient invitées à procéder à l'étape de la DDP sous réserve d'être en conformité avec les dispositions relatives à l'intégrité de TPSGC spécifiées dans la DDQ. Aucune lacune en matière d'équité n'a été décelée.

Le 23 juin 2014, nous avons observé une réunion du Comité du SMA au cours de laquelle les résultats de l'évaluation ont été présentés. Chaque réponse était identifiée seulement par son nom anonyme. Les justifications écrites pour chaque critère coté pour chaque réponse ont aussi été fournies. Les résultats et les justifications étaient les mêmes que présentés précédemment et approuvés par le CEE. Le Comité du SMA a convenu de recommander au Comité du sous-ministre, les résultats de l'évaluation et la sélection des trois réponses ayant les notes les plus élevées en utilisant les noms anonymes. Les trois répondants recommandés seraient sujets à être déterminés conformes avec les dispositions relatives à l'intégrité de TPSGC. Aucune lacune en matière d'équité n'a été décelée.

Le 29 juin 2014, nous avons examiné une présentation PowerPoint et le rapport final d'évaluation, transmis aux membres du Comité de gouvernance du sous-ministre, qui fournissait les résultats de l'évaluation en utilisant les noms anonymes et demandait l'approbation des résultats. Les résultats et le rapport étaient identiques à ceux convenus par le CEE et approuvés par le Comité du SMA. Le 30 juin 2014, les résultats ont été approuvés par le Comité du sous-ministre. Aucune lacune en matière d'équité n'a été décelée.

Le 30 juin 2014, nous avons observé la transmission restreinte à l'équipe d'examen des dispositions relatives à l'intégrité, du nom des répondants et les trois réponses ayant les notes les plus élevées de façon à ce que leurs examens puissent être traités en priorité. Aucune lacune en matière d'équité n'a été décelée.

Le 8 juillet 2014, nous avons observé une réunion de l'équipe intégrée de la gestion du projet (EIGP) au cours de laquelle, les résultats initiaux de l'examen d'intégrité ont été présentés. Les résultats provisoires couvraient quatre des répondants incluant les trois les plus élevés. Chacun des quatre a été déterminé comme étant conforme. Les résultats des deux répondants restants n'étaient pas encore finalisés et n'étaient pas requis à cette étape parce que les trois répondants ayant les notes les plus élevées étaient conformes.

Le 9 juillet 2014, nous avons observé l'annonce par téléphone aux trois répondants ayant les notes les plus élevées et les invitations verbales de participer à l'étape de la DDP. Un aperçu des prochaines étapes a aussi été fourni à chacun. Le même jour, nous avons examiné les courriels qui avaient été envoyés aux trois répondants confirmant l'invitation et les détails des prochaines étapes. Les mêmes renseignements ont été fournis à chacun des trois répondants. Aucune lacune en matière d'équité n'a été décelée.

Documents de référence

Les documents suivants sont cités par numéro dans le présent rapport. Ces documents sont disponibles au bureau du Projet de corridor du nouveau pont pour le Saint-Laurent (CNPSL). Les documents de référence 1 à 3 concernent la LI et les modifications et sont cités et classés dans le rapport pré-demande de qualification. Le rapport final du SE inclura une liste de tous les documents de référence.

Sommaire du tableau

Le tableau suivant présente une liste des documents qui sont mentionnés dans le rapport, par exemple la demande de propositions (DP), les modifications, les lettres de précisions et les lettres d'information. Chaque ligne porte un numéro, suivi du titre du document et d'un identificateur, soit la date ou le numéro du document.

Documents de référence

No.	Document	Information additionnelle
4	Demande de qualification (DDQ)	Transmise à achatsetventes le 17 mars 2014
5	Modification 1 à la DDQ	Transmise à achatsetventes le 25 mars 2014
6	Modification 2 à la DDQ	Transmise à achatsetventes le 1 avril 2014
7	Modification 3 à la DDQ	Transmise à achatsetventes le 10 avril 2014
8	Modification 4 à la DDQ	Transmise à achatsetventes le 15 avril 2014
9	Modification 5 à la DDQ	Transmise à achatsetventes le 23 avril 2014
10	Modification 6 à la DDQ	Transmise à achatsetventes le 30 avril 2014
11	Modification 7 à la DDQ	Transmise à achatsetventes le 5 mai 2014
12	Modification 8 à la DDQ	Transmise à achatsetventes le 6 mai 2014