Opération et entretien des systèmes mécaniques et électriques du Centre météorologique canadien (CMC)

Table des matières

1. Introduction
2. Opération et entretien des systèmes mécaniques et électriques du Centre météorologique canadien (CMC)
3. Attestation d'assurance
4. Méthode
   1. 4.1 Activités et observations du SE : Étape de la Demande de propositions (DP)
   2. 4.2 Activités et observations du SE : Phase d'évaluation
5. Documents de référence

1. Introduction

Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) a engagé Samson & Associés à titre de surveillant de l'équité (SE) pour qu'il observe le processus d'approvisionnement concurrentiel mis en œuvre par Environnement Canada (EC) concernant l'octroi d'un contrat pour l'opération et l'entretien des systèmes mécaniques et électriques du Centre météorologique canadien (CMC) dans le cadre de la Demande de propositions (DP) numéro K4C20-139051/A. Samson & Associés est une tierce partie indépendante par rapport à cette activité.

Nous avons examiné l'ensemble de l'information fournie et observé toutes les activités pertinentes. Nous avons eu accès à tous les aspects du processus d'approvisionnement, et avons reçu la coopération de tous les intervenants.

Par la présente, nous soumettons le rapport final sur les activités menées par le SE a commencé par l'émission de la DP jusqu'à la phase d'évaluation du processus d'approvisionnement.

Le présent rapport comprend notre attestation d'assurance, un résumé de la portée et des objectifs de la mission, les méthodologies appliquées et les observations pertinentes découlant des activités exécutées.

2. Opération et entretien des systèmes mécaniques et électriques du Centre météorologique canadien (CMC)

Le contrat actuel pour l'opération et l'entretien des systèmes mécaniques et électriques du CMC prend fin le 31 mai 2014. EC est à la recherche d'un entrepreneur pouvant offrir les services d'une équipe opérationnelle pour l'opération, l'entretien et les réparations mineures à l'immeuble tout en maintenant la pleine opération des activités opérationnelles, informatiques, de développements, de recherches et administratives du CMC situé au 2121 Voie de service Nord, Autoroute Transcanadienne, Dorval, Québec.

Les responsabilités de l'entrepreneur relativement à ce service concernent l'approvisionnement continuel de la main d'œuvre qualifiée pour opérer, entretenir, modifier et réparer (réparations mineures découlant de l'entretien préventif) les systèmes mécaniques, électriques et architecturaux de l'édifice. Les travaux d'entretien sont prédéterminés par un système d'entretien préventif automatisé. Les instructions de travail proviennent d'EC.

Pour ces services, l'entrepreneur à une obligation de résultat concernant la qualité de la main d'œuvre ainsi que la qualité du travail effectué et le bon fonctionnement des équipements.

La DP et les critères d'évaluation ont été développés en vertu d'une stratégie d'approvisionnement concurrentielle, afin d'octroyer le contrat sur la base de la meilleure proposition globale. Les offres de services ont été évaluées en fonction de critères de la DP ainsi qu'une évaluation financière.

Afin qu'une offre de services soit jugée recevable, les soumissionnaires ou leur représentant devaient obligatoirement assister à une visite du CMC ; cette visite a eu lieu le 3 avril 2014 à Dorval.

3. Attestation d'assurance

Par la présente, le SE fournit l'énoncé d'assurance sans réserve à l'égard de l'octroi d'un contrat pour l'opération et l'entretien des systèmes mécaniques et électriques du CMC , depuis l'émission de la DP jusqu'à la phase d'évaluation :

Selon notre opinion professionnelle, le processus d'approvisionnement concurrentiel que nous avons observé a été mené en conformité avec les critères d'équité, d'ouverture et de transparence.

4. Méthode

Samson & Associés a été engagé à titre de SE pour observer l'octroi d'un contrat pour l'opération et l'entretien des systèmes mécaniques et électriques du CMC , et pour fournir une attestation quant à l'équité, l'ouverture et la transparence de l'activité sous surveillance.

En conformité avec les conditions de notre mission, nous avons pris connaissance des documents pertinents, observé les activités et processus mis en œuvre (i.e. DP, critères d'évaluation, visite des lieux, questions et réponses, les modifications émises et l'évaluation des soumissions), soumis les points relatifs à l'équité à l'attention des autorités contractantes et techniques, et vérifié si les réponses et les mesures étaient appropriées.

4.1 Activités et observations du SE : Étape de la demande de propositions (DP)

La DP a été affichée sur achatsetventes.gc.ca le 21 mars 2014, sous le numéro K4C20-139051/A.

Le SE a observé les activités en lien avec le processus d'approvisionnement à compter de la réunion de lancement qui a eu lieu à Montréal, le 6 mars 2014.

Le SE était présent lors de la visite obligatoire des lieux du CMC à Dorval le 3 avril 2014.

Le SE a revu les documents de la DP et les critères d'évaluation, ainsi que les communications relatives aux questions reçues et les réponses émises par l'autorité contractante. Treize (13) questions ont été soumises par l'industrie et deux (2) modifications ont été publiées.

Deux entreprises ont soumis des propositions.

Observation : La DP a été écrite de manière claire et compréhensible. Toutes les considérations d'équité ont été résolues de manière satisfaisante. Aucun problème d'équité n'a été identifié.

Sommaire des résultats du SE sur le processus d'approvisionnement de la DP : Selon le SE, la DP a été menée d'une manière équitable. Dans ce contexte, l'équité comprend les éléments d'ouverture, la compétitivité, la transparence et la conformité.

4.2 Activités et observations du SE : Phase d'évaluation

Il y avait deux soumissions présentées en réponse à l'appel d'offres. Les soumissions techniques ont d'abord été évaluées individuellement par les cinq membres de l'équipe d'évaluation, qui se sont ensuite réunis le 5 mai 2014 pour déterminer collectivement si les soumissionnaires avaient répondu aux exigences obligatoires et pour noter les exigences cotées. Par la suite, les propositions financières ont été évaluées et le classement final des soumissionnaires a été déterminé.

Un soumissionnaire gagnant a été identifié le 5 mai 2014. TPSGC prévoit attribuer un contrat avant le 31 mai 2014.

Tous les évaluateurs techniques étaient présents aux réunions de consensus, tout comme le SE.

Observation : Les instructions et les outils des évaluateurs étaient complets, respectaient les modalités de la DP, étaient conformes aux principes et aux pratiques en matière d'équité, et ils ont été exécutés de façon équitable. Les critères d'évaluation, la pondération, les points et les notes de passage respectaient intégralement ce qui avait été établi dans la DP. L'évaluation a été exécutée en conformité avec les termes de la DP, et il n'y pas eu d'écart. L'attribution des points a été effectuée en respectant rigoureusement les critères énoncés. Les discussions consensuelles étaient ouvertes, tous les évaluateurs étaient présents, et un consensus a été atteint pour tous les critères.

Sommaire des résultats du SE sur la phase d'évaluation : Selon le surveillant de l'équité,  le processus d'évaluation pour obtenir les services pour l'opération et l'entretien des systèmes mécaniques et électriques du CMC a été mené d'une manière équitable. Le SE a observé la réunion de consensus pour l'évaluation et la cotation définitive des propositions. L'évaluation a été effectuée d'une manière équitable, ouverte et transparente. Dans ce contexte, l'équité comprend les éléments d'ouverture, la compétitivité, la transparence et la conformité.

5. Documents de référence

Les documents suivants sont cités par numéro dans ce rapport et, sauf avis contraire, ils peuvent être obtenus auprès de TPSGC.

Sommaire du tableau

Le tableau suivant présente une liste des documents qui sont mentionnés dans le rapport, par exemple la demande de propositions (DP), les modifications, les lettres de précisions et les lettres d'information. Chaque ligne porte un numéro, suivi du titre du document et d'un identificateur, soit la date ou le numéro du document.

Documents de référence

No	Document	Date
1	Demande de propositions K4C20-139051/A	Publiée dans achatsetventes.gc.ca le 21 mars 2014
2	Modification 1 à la DP	Publiée dans achatsetventes.gc.ca le 10 avril 2014
3	Modification 2 à la DP	Publiée dans achatsetventes.gc.ca le 14 avril 2014
4	Plan d'évaluation des soumissions	Aucune date précise par le CA - informelle et accepté par les évaluateurs et CA
5	Fiche d'évaluation technique	Incluse dans la DP
6	Feuille de travail final de l'évaluation technique et financière	En date du 6 mai 2014

Addenda au rapport final
18 juin 2014

Addenda au rapport final de surveillance de l'équité (SE) en date du 26 mai 2014 concernant le processus d'acquisition concurrentiel d'octroi de contrat concernant l'opération et entretien des systèmes mécaniques et électriques du centre météorologique canadien (CMC).

Le présent addenda porte sur la période qui a suivi la fin de la phase d'évaluation.

Activités du SE relatives à l'octroi du contrat et aux comptes rendus

Deux soumissions ont étés reçues en réponse à l'appel d'offres. Les deux soumissions ont rencontrées les exigences minimales et le soumissionnaire retenu a été informé de l'attribution du contrat le 8 mai 2014.

Aucun compte rendu n'a été demandé par les soumissionnaires.

Attestation d'assurance du surveillant de l'équité

Par la présente, le SE fournit l'énoncé d'assurance sans réserve à l'égard de l'octroi d'un contrat pour l'opération et l'entretien des systèmes mécaniques et électriques du CMC, depuis l'émission de la DP jusqu'à l'octroi du contrat.

Selon notre opinion professionnelle, le processus d'approvisionnement concurrentiel que nous avons observé a été mené en conformité avec les critères d'équité, d'ouverture et de transparence.