Demande de propositions pour T56 prise en charge du système provisoire de propulsion

Table des matières

1. Introduction
2. T56 Prise en charge du système provisoire de propulsion
3. Attestation d'assurance du surveillant de l'équité
4. Méthodologie, activités et constatations
   1. 4.1 Activités et observations du surveillant de l'équité : Demande de propositions
   2. 4.2 Activités et observations du surveillant de l'équité : Phase d'évaluation
5. Documents de référence

1. Introduction

Hallux Consulting Inc. (ci-après nommée « surveillant de l'équité ») présente son rapport final (le rapport final du surveillant de l'équité) concernant le processus d'approvisionnement concurrentiel issu de la demande de propositions T56 PRISE EN CHARGE DU SYSTÈME PROVISOIRE DE PROPULSION publiée par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) et portant le numéro d'invitation W8485-142238.

Hallux Consulting inc. n'entretient aucun lien avec les parties concernées. Nous avons examiné toute l'information fournie, avons assisté aux réunions de l'équipe d'évaluation de la proposition et avons observé le déroulement de toutes les activités pertinentes décrites ci-dessous conformément à notre mandat. Nous avons eu accès à toutes les composantes du processus d'approvisionnement, et tous les intervenants de TPSGC ont bien collaboré avec nous.

Nous soumettons par la présente le rapport final traitant des activités réalisées par le surveillant de l'équité, à commencer par un examen de la demande de propositions affichée sur le site achatetventes.gc.ca et de l'avis de projet de marché connexe qui a eu lieu le 19 février 2014. Nous parlerons ensuite de l'examen de l'évaluation de la proposition reçue et de l'envoi de la lettre au soumissionnaire retenu le 12 mars 2014. Il est à noter que le surveillant de l'équité a aussi assisté à une rencontre individuelle le 20 février 2014, rencontre offerte à tous les soumissionnaires potentiels, mais à laquelle seulement l'un d'entre eux a participé.

Le rapport comprend notre attestation d'assurance, un sommaire de la portée et des objectifs de notre mandat, la méthodologie employée et les observations relevées par rapport aux activités du processus d'approvisionnement.

2. T56 Prise en charge du système provisoire de propulsion

L'avis de projet de marché pour T56 PRISE EN CHARGE DU SYSTEME PROVISOIRE DE PROPULSION visait à trouver un entrepreneur qui assurera un tel service sur les systèmes de propulsion utilisés dans les avions CC-130 Hercules et CP-140 Aurora pour le ministère de la Défense nationale (MDN). L'entrepreneur retenu serait responsable du programme, de l'entretien, de l'ingénierie, de la logistique et du soutien aux publications sur les turbopropulseurs T56, ce qui comprend le réducteur, le bras de torsion, le moteur, l'hélice et les composantes auxiliaires. Le contrat engloberait aussi les groupes auxiliaires de bord et les ensembles de test-maintenance de bord des CC-130.

3. Attestation d'assurance du surveillant de l'équité

Le surveillant de l'équité fournit l'attestation d'assurance ci-dessous sans réserve concernant la demande de propositions ainsi que toutes les activités menant à l'envoi de la lettre, le 12 mars 2014, au soumissionnaire retenu dans le processus d'approvisionnement concurrentiel destiné à trouver un entrepreneur qui offrira des services d'entretien de systèmes provisoires de propulsion T56.

Il est de notre avis professionnel que le processus d'approvisionnement que nous avons observé en vue de trouver un entrepreneur apte à offrir des services d'entretien de systèmes provisoires de propulsion T56 s'est déroulé de manière équitable, ouverte et transparente.

Date : 15 mars 2014

4. Méthodologie, activités et constatations

Hallux Consulting inc. a été embauchée à titre de surveillant de l'équité pour observer le déroulement du processus d'approvisionnement concurrentiel visant à trouver un entrepreneur apte à offrir des services d'entretien de systèmes provisoires de propulsion T56 entrepris par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) et attester de l'équité de l'ouverture.

Conformément aux clauses de l'entente établie, nous avons pris connaissance des documents pertinents, c'est-à-dire la demande de propositions affichée sur le site achatetventes.gc.ca le 28 janvier 2014 et le premier document de questions et réponses affiché sur le site achatetventes.gc.ca le 20 février 2014; nous avons assisté à une rencontre individuelle avec un soumissionnaire potentiel; nous avons passé en revue le document de questions et réponses établi par le Canada à la suite de la rencontre individuelle; nous avons examiné les communications entre l'autorité contractante et les soumissionnaires potentiels; nous avons observé les travaux d'évaluation technique de la seule soumission reçue; nous avons examiné l'évaluation financière de la soumission; nous avons fait part de commentaires sur la question de l'équité au l'autorité contractante et nous avons fait en sorte que les réponses et les interventions soient raisonnables et appropriées.

4.1 Activités et observations du surveillant de l'équité : Demande de propositions

Le 19 février 2014, le surveillant de l'équité a examiné la demande de propositions affichée avec l'avis de projet de marché connexe sur le site achatetventes.gc.ca le 28 janvier 2014. l'autorité contractante a pris contact avec le surveillant de l'équité pour lui dire qu'un certain nombre de firmes qui avaient téléchargé la demande de propositions sur achatetventes.gc.ca avaient communiqué avec lui pour lui exprimer un intérêt pour le marché.

Le surveillant de l'équité a assisté à une rencontre individuelle avec un soumissionnaire potentiel le 20 février 2014. Il a examiné les questions posées par ce soumissionnaire potentiel au cours de la rencontre et la version préliminaire des réponses et a fait part de son opinion à cet effet. Les réponses aux questions ont été envoyées par courriel à l'ensemble des firmes qui avaient téléchargé la demande de propositions sur le site achatetventes.gc.ca les 22, 24 et 25 février 2014. De plus, le surveillant de l'équité a examiné les communications écrites entre l'autorité contractante et le spécialiste technique des turbopropulseurs T56.

À la clôture de la demande de propositions, une proposition avait été reçue.

Observation : Bien que l'autorité contractante ait éprouvé de la difficulté avec l'affichage du document des questions et réponses sur le site achatetventes.gc.ca, il a bien confirmé avoir envoyé ce document à tous les soumissionnaires potentiels qui avaient téléchargé la demande de propositions du site. Des copies des courriels envoyées aux soumissionnaires potentiels ont été envoyées au surveillant de l'équité.

Ce dernier n'a relevé aucune irrégularité en matière d'équité.

4.2 Activités et observations du surveillant de l'équité : Phase d'évaluation

Le surveillant de l'équité a assisté à la séance d'information pour l'équipe d'évaluation technique organisée par l'autorité contractante le 4 mars 2014. Les membres de l'équipe ont reçu des directives précises du l'autorité contractante et du spécialiste technique sur la manière d'effectuer l'évaluation technique de la soumission reçue. Les trois membres ont par la suite effectué chacun de leur côté une évaluation indépendante des soumissions en suivant les critères obligatoires contenus dans la demande de propositions. Le surveillant de l'équité a consulté le rapport de consensus techniques qui a été rédigé et signé le 5 mars 2014.

Le surveillant de l'équité a observé le déroulement de l'évaluation financière qu'a effectuée l'autorité contractante indépendamment des travaux de l'équipe d'évaluation technique. Il a rencontré l'autorité contractante et l'équipe d'évaluation technique pour parler de la méthode adoptée pour l'évaluation des soumissions et le temps nécessaire pour que soient prêts les documents contractuels. Il a aussi examiné la lettre envoyée à TPSGC par Industrie Canada pour informer l'autorité contractante des résultats favorables de l'évaluation des retombées industrielles et régionales du projet T56-I qui a eu lieu le 11 mars 2014.

Aucune irrégularité sur l'équité n'a été relevée.

Le surveillant de l'équité et le soumissionnaire ont été informés par l'autorité contractante le 12 mars 2014 que la proposition du soumissionnaire envoyée le 28 février 2014 avait été retenue pour le marché qui prenait effet le 1^er avril 2014. L'autorité contractante a indiqué au soumissionnaire retenu que les documents contractuels suivraient.

5. Documents de référence

Les documents indiqués dans le tableau ci-dessous ont fait l'objet d'un examen par le surveillant de l'équité.

Sommaire du tableau

Le tableau suivant présente une liste des documents qui sont mentionnés dans le rapport, par exemple la demande de propositions (DP), les modifications, les lettres de précisions et les lettres d'information. Chaque ligne porte un numéro, suivi du titre du document et d'un identificateur, soit la date ou le numéro du document.

Documents de référence

No.	Document	Renseignements supplémentaires
1	Avis de projet de marché Numéro de l'invitation : W8485-142238/A	Affiché sur le site achatetventes.gc.ca le 28 janvier 2014.
2	Réponses aux questions posées par l'industrie avant la rencontre individuelle. Numéro de l'invitation : W8485-142238/B – Modification 1	Affiché sur le site achatetventes.gc.ca le 20 février 2014.
3	Demande de propositions modifiée Numéro de l'invitation : W8485-142238/B – Modification 1	Affiché sur le site achatetventes.gc.ca le 20 février 2014.
4	Document de questions et réponses	Envoyé directement par courriel aux soumissionnaires potentiels les 22, 24 et 25 février 2014.
5	Rapport de consensus technique	Daté du 5 mars 2014.
6	Lettre à TPSGC	Industrie Canada a informé l'autorité contractante des résultats de l'évaluation des retombées industrielles et régionales du projet T56-I qui a eu lieu le 11 mars 2014.
7	Lettre au soumissionnaire retenu	Envoyée le 12 mars 2014.

Addenda au rapport final
Le 18 mars 2014

Addenda au rapport final du surveillant de l'équité daté du 15 mars 2014 concernant le processus d'approvisionnement concurrentiel pour l'obtention de services d'entretien de systèmes provisoires de propulsion T56 par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) portant le numéro d'invitation W8485-142238.

Cet addenda au rapport final du surveillant de l'équité couvre la période suivant la fin de la phase d'évaluation et traite de l'attribution du marché et des comptes-rendus.

Le surveillant de l'intégrité a été informé par l'autorité contractante le 12 mars 2014 que la seule proposition reçue avait été considérée comme satisfaisant à toutes les exigences obligatoires établies dans la demande de propositions et que les documents contractuels allaient suivre. Le 17 mars 2014, l'autorité contractante a mentionné au surveillant de l'équité qu'il n'y aurait pas des comptes-rendus, car une seule soumission avait été reçue.

Attestation d'assurance du surveillant de l'équité

Il est de notre avis professionnel que le processus d'approvisionnement que nous avons observé en vue de trouver un entrepreneur apte à offrir des services d'entretien de systèmes provisoires de propulsion T56 s'est déroulé de manière équitable, ouverte et transparente.

Date : 18 mars 2014