Personne-ressource en gestion de projet pour le projet de réhabilitation du tunnel Est - Demande de proposition 2 (DP 2)

Table des matières

• Contexte et Introduction
• Exigences du projet
• Attestation d'assurance
• Objectifs du mandat du Surveillant de l’équité et méthodologie
• Activités et constatations spécifiques du Surveillant de l’équité
• Documents de référence

Contexte et Introduction

Knowles Consultancy Services Inc. et Hill International Inc. en coentreprise a été engagé en tant que Surveillant de l’équité (SE) pour observer le processus concurrentiel d’approvisionnement pour la fourniture d’une personne-ressource en gestion de projet pour le projet de réhabilitation du tunnel Est, entrepris par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC), par la voie de la demande d’offre numéro EH900-132946/B. Knowles Consultancy Services Inc. et Hill International Inc. en coentreprise est une tierce partie indépendante en ce qui concerne cette activité.

Une invitation précédente, demande d’offre numéro EH900-132946/A a été annulée car aucune soumission conforme n’a été reçue.

Nous soumettons le présent rapport final couvrant nos activités débutant avec l’examen d’une ébauche d’une demande de proposition (DP) et se poursuivant avec l’examen de la DP et l’évaluation d’une soumission reçue.

Le présent rapport inclut notre attestation d’assurance, un résumé de la portée et des objectifs de notre mandat, les méthodologies appliquées et les activités spécifiques et les constatations pertinentes.

Exigences du projet

Le Gouvernement du Canada a identifié un besoin pour sélectionner une entreprise pour fournir à TPSGC, une personne-ressource en gestion de projet pour l’aider à planifier, coordonner et mettre en œuvre le travail nécessaire relatif au remplacement de parties du tunnel Est qui est utilisé pour distribuer le chauffage et le refroidissement à certains édifices gouvernementaux, et de réhabiliter d’autres parties et construire certains nouveaux tunnels.

TPSGC possède et exploite sept (7) usines situées de façon centralisée et qui fournissent le chauffage et le refroidissement pour plus de 100 édifices dans la région de la Capitale nationale (RCN). Le chauffage et le refroidissement sont distribués à travers cinq réseaux constitués de 12 kilomètres de tunnels et de 40 kilomètres de pipelines.

Le tunnel Est distribue de la vapeur, de l’eau eau glacée et les services auxiliaires à partir de l’usine centrale de chauffage Cliff à la Cour suprême et aux édifices du secteur de l’ouest de la Colline du Parlement. Le tunnel a été construit en 1916 et a eu une expansion substantielle des services entre 1966 et 1967. Il est maintenant considéré comme ayant atteint la fin de sa vie utile et doit être remplacé.

Attestation d'assurance

Le SE fourni le suivant énoncé d’assurance sans réserve concernant le processus d’approvisionnement pour sélectionner une entreprise pour fournir à Travaux publics et Services gouvernementaux Canada, une personne-ressource en gestion de projet pour le projet de réhabilitation du tunnel Est.

C’est notre opinion professionnelle que le processus concurrentiel que nous avons observé, a été exécuté de façon équitable, ouverte et transparente.

Note : Pour toutes les références dans le présent rapport concernant les commentaires relatifs à l’équité fournis aux responsables du projet, il est confirmé que, le cas échéant, les responsables du projet ont fourni au Surveillant de l’équité les éclaircissements ou ont pris les mesures appropriées pour répondre aux commentaires et en conséquence, aucune lacune en matière d’équité n’a été notée.

Objectifs du mandat du Surveillant de l’équité et méthodologie

L’objectif global était le suivant : fournir à TPSGC une observation indépendante des activités d’approvisionnement du projet; fournir aux responsables du projet des commentaires relatifs à l’équité aussitôt que possible afin que les mesures appropriées puissent être prises pour résoudre les préoccupations avant qu’elles influent sur l’équité; porter à l’attention du Secteur de l’intégrité opérationnelle toute préoccupation potentielle d’équité s’il n’y a pas de résolution en temps opportun avec les responsables du projet; et attester de l’équité du processus d’approvisionnement incluant son exécution.

Pour réaliser l’objectif, nous avons entrepris les activités suivantes :

• devenus familiers avec la structure de gouvernance du projet;
• examiné l’ébauche de la DP;
• examiné la demande de proposition (DP);
• examiné toutes les modifications à la DP incluant les questions soumises par les soumissionnaires et les réponses fournies;
• examiné les procédures à être utilisées pour l’évaluation des réponses et l’orientation fournie à l’équipe d’évaluation;
• observé l’évaluation des réponses à la DP dans le but d’assurer que les procédures spécifiées d’évaluation et de sélection de l’entrepreneur et la politique ministérielle ont été suivies et appliquées de façon constante durant le processus d’évaluation et de sélection; et
• observé les comptes rendus auprès des soumissionnaires non retenus. (Cette activité fera l’objet d’un ajout au présent rapport après que les comptes rendus auront été fournis.)

Activités et constatations spécifiques du Surveillant de l’équité

Activités et constatations du Surveillant de l’équité durant la phase d’affichage de la DP

Le 30 octobre 2013, nous avons examiné la DP et avons fourni des commentaires relatifs à l’équité. Les mesures appropriées ont été prises par les responsables du projet. La DP a été publiée sur Achats et Ventes le 4 novembre 2013 (Document 1) et la date de fermeture de la DP était le 15 novembre 2013. Aucune modification n’a été émise.

Une seule soumission a été reçue.

Activités et constatations du SE durant la phase de l’évaluation

Le 5 janvier 2014, nous avons observé l’évaluation de consensus de l’unique soumission reçue et avons fourni à l’autorité contractante, des commentaires relatifs à l’équité. La soumission a été jugée conforme aux exigences de la DP. Les mesures appropriées ont été prises par les responsables du projet en ce qui concerne les commentaires relatifs à l’équité que nous avons fournis.

Le 5 mars 2014, nous avons été avisés par l’autorité contractante que l’évaluation financière de l’unique soumission reçue avait été complétée et vérifiée par un deuxième responsable du projet.

Documents de référence

Les documents suivants sont identifiés par numéro dans le présent rapport. À moins d’indication contraire, ces documents sont disponibles auprès de l’autorité contractante du bureau des ressources en gestion de projet, pour le projet de réhabilitation du tunnel Est.

Sommaire du tableau

Le tableau suivant présente une liste des documents qui sont mentionnés dans le rapport, par exemple la demande de propositions (DP), les modifications, les lettres de précisions et les lettres d'information. Chaque ligne porte un numéro, suivi du titre du document et d'un identificateur, soit la date ou le numéro du document.

Documents de référence

No	Document	Information additionnelle
1	Demande de propositions (DP)	Publiée sur Achats et Ventes le 4 novembre 2013

Ajout au rapport final
26 mars 2014

Ajout au rapport final de l’entrepreneur Surveillant de l’équité daté le 5 mars 2014 concernant la fourniture de personne-ressource en gestion de projet pour le projet de réhabilitation du tunnel Est demande de proposition 2 (DP 2)

Cet ajout au rapport final de l’entrepreneur Surveillant de l’équité, couvre la période postérieure à la conclusion de la phase de l’évaluation.

Une soumission a été reçue et évaluée. Nous avons été avisés le 26 mars 2014, qu’un contrat avait été attribué au soumissionnaire retenu et que le soumissionnaire retenu n’avait pas demandé un compte rendu. Aucune lacune en matière d’équité n’a été décelée.

Attestation d’assurance du Surveillant de l’équité

C’est l’opinion du Surveillant de l’équité, que les activités postérieures à l’évaluation ont été menées de façon équitable. Dans ce contexte, l’équité est définie comme étant des décisions prises objectivement, sans favoritisme personnel et influence politique et englobe les éléments d’ouverture, de compétitivité, de transparence et de conformité.