Projet de réhabilitation de l'édifice de l'Est
Rapport final du surveillant de l'équité, Services d'experts en architecture (SEA)
Le 20 mai 2014
Présenté au : Directeur général, Secteur de l'intégrité opérationnelle
Rédigé par : Hallux Consulting Inc.
Table des matières
- Introduction
- Besoins du projet de réhabilitation de l'édifice de l'Est
- Attestation d'assurance
- Portée et objectifs de la tâche confiée au surveillant de l'équité
- Méthodologies, activités et constatations du surveillant de l'équité
- Documents de référence
1. Introduction
En sa qualité de surveillant de l'équité, la société d'experts-conseils Hallux Consulting Inc. (ci-après le surveillant de l'équité ou SE) présente son rapport final du surveillant de l'équité sur le processus d'approvisionnement concurrentiel pour les services d'experts-conseils en architecture (SEA) – projet de réhabilitation de l'édifice de l'Est entrepris par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) au moyen de la demande de propositions numéro EP747-141835/A.
Hallux Consulting Inc. est une tierce partie indépendante en ce qui a trait à cette activité. Nous avons passé en revue toute l'information fournie et nous avons assisté à titre d'observateurs à toutes les activités pertinentes telles que décrit ci-après, le tout conformément à notre mandat.
Ce processus d'approvisionnement a suivi une approche de sélection à une phase avec une évaluation à deux volets.
Le présent rapport final du surveillant de l'équité décrit les activités du surveillant de manière chronologique, en commençant par une rétroaction sur l'ébauche préliminaire de la demande de propositions (DDP), suivie de l'examen de la version définitive et des modifications affichées sur le site achatsetventes.gc.ca, d'un examen et de commentaires sur les questions posées par les personnes intéressées à soumissionner, de l'observation de deux visites des lieux organisées pour les soumissionnaires intéressés, jusqu'à la clôture de la DDP, pour continuer ensuite par le processus d'évaluation et de sélection.
2. Besoins du projet de réhabilitation de l'édifice de l'Est
La demande de propositions a été lancée par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) pour faire appel à une entreprise ou à une coentreprise d'experts-conseils et une équipe pluridisciplinaire d'experts qui en relèvent pour la prestation des services professionnels (services d'architecture et d'ingénierie) requis dans le cadre du projet de réhabilitation de l'édifice de l'Est.
La réhabilitation de l'édifice de l'Est fait partie d'un plan directeur expliqué dans la vision et le plan à long terme (VPLT). La VPLT est un plan et un programme de travaux exhaustifs sur 25 ans visant à réhabiliter les édifices du Parlement, à fournir des locaux parlementaires supplémentaires et à créer un milieu sûr et accueillant pour les parlementaires, le personnel, les visiteurs et les touristes qui fréquentent les lieux.
L'entreprise ou coentreprise sélectionnée pour fournir des services d'architecture est censée mener des études et des analyses, préparer les documents de conception et d'appel d'offres relatifs aux travaux de construction ainsi qu'administrer les aspects du contrat au cours des travaux (services continus d'inspection sur le chantier, coûts, calendrier, contrôle du projet et services de mise en service et de gestion des risques qu'exige le projet). TPSGC embauchera un conseiller-gérant de la construction qui assurera des services-conseils en matière de construction dans le cadre du projet.
La DDP prévoit une approche à deux volets : critères obligatoires et seuil technique minimal requis (volet n° 1) comme condition préalable pour l'évaluation financière (volet n° 2).
3. Attestation d'assurance
Le surveillant de l'équité (SE) est d'avis que le processus d'achat concurrentiel pour les principaux services d'architecture du projet de réhabilitation de l'édifice de l'Est a été réalisé de manière équitable, ouverte et transparente.
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Marthe Girouard, CPA, CA
Spécialiste, SE
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Elizabeth Buckingham, CPA, CMA, CIA
Chef d'équipe, SE
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Howard DuBois, CIA
Représentant de l'entrepreneur
Date : le 20 mai 2014
4. Portée et objectifs de la tâche confiée au surveillant de l'équité
L'objectif global de la tâche consistait à offrir à TPSGC des observations de nature indépendante sur toute question liée à l'équité.
Nos services de surveillant de l'équité comprennent des observations sur l'équité au cours de la période préalable à la publication de la DDP, la période de la DDP en soi jusqu'à la date limite pour soumissionner, et enfin, le processus d'évaluation et la sélection du soumissionnaire gagnant.
5. Méthodologies, activités et constatations du surveillant de l'équité
5.1 Phase de la DDP
Du 16 décembre 2013 au 14 mars 2014, la spécialiste, surveillant de l'équité (spécialiste SE) a examiné les documents suivants :
- la version préliminaire de la DDP;
- la DDP (EP747-141835/A) parue sur achatsetventes.gc.ca le 5 février 2014 et indiquant la date limite du 17 mars 2014 pour la présentation de propositions;
- un sommaire des réponses transmises à la DDP par d'éventuels soumissionnaires.
La spécialiste SE a également assisté à titre d'observatrice à deux visites facultatives sur les lieux, d'une durée d'environ une heure, le 19 et le 26 février 2014, respectivement, visites permettant à d'éventuels soumissionnaires d'examiner l'extérieur de l'édifice de l'Est. Les représentants de TPSGC ont fourni un aperçu de l'étendue des travaux prévus et on a demandé aux participants de présenter leurs questions par écrit pour obtenir les réponses correspondantes. Au cours de la période de la DDP, qui a été prolongée de trois jours, 50 questions ont été soumises et 10 modifications sont parues, dont trois de l'initiative de TPSGC. Les modifications restantes étaient en réponse aux questions posées. Quatre soumissions ont été reçues au 20 mars 2014.
Tout au long de cette période des commentaires à propos de l'équité ont été fournis chaque fois qu'on l'a estimé opportun. Les responsables du projet ont répondu de manière satisfaisante à tous ces commentaires dans le cadre du processus des questions et réponses, apportant au besoin des modifications à la version définitive de la DDP. Au total, quatre soumissionnaires ont répondu à la DDP finale.
Nous n'avons relevé aucun enjeu lié à l'équité au cours de la phase de la DDP.
5.2 Phase d'évaluation de la DDP
Au cours de la période du 21 au 28 mars 2014, la spécialiste, surveillant de l'équité, a assisté aux activités suivantes :
- séance de formation à l'intention d'une équipe constituée de quatre évaluateursNote 1;
- distribution des propositions et des feuilles de cotation des évaluateurs, et signature des déclarations relatives à la confidentialité et au conflit d'intérêts;
- feuilles d'évaluation des critères obligatoires pour les quatre soumissionnaires. Ils ont tous été jugés conformes;
- séances d'évaluation technique du 26 au 28 mars 2014, qui ont eu lieu de manière homogène et avec le consensus de tous les membres du conseil d'évaluation;
- présentation effectuée par les quatre soumissionnaires les 27 et 28 mars 2014, ce qui faisait partie du processus de cotation technique;
- calcul des notes finales pour la cote technique;
- ouverture des enveloppes contenant la proposition financière;
- calcul des cotes techniques et financières finales à l'aide d'un chiffrier Excel.
La spécialiste SE a pu constater que les processus d'évaluation et les instructions publiées dans la version définitive de la DDP, les modifications apportées à la DDP et le plan d'évaluation et les lignes directrices correspondantes ont été respectés au cours de la phase d'évaluation. Tout au long de cette phase, la spécialiste a fait des commentaires au besoin à l'équipe technique et à l'autorité contractante. Les responsables du projet ont répondu de manière satisfaisante à tous ces commentaires. Nous n'avons relevé aucun enjeu lié à l'équité. Par conséquent, le processus d'évaluation s'est déroulé de manière équitable, ouverte et transparente.
6. Documents de référence
Le rapport ci-joint effectue des renvois aux documents suivants, qui sont cités par leur numéro respectif. Sauf indication contraire, ces documents peuvent être obtenus du bureau des marchés publics de TPSGC.
Sommaire du tableau
Le tableau suivant présente une liste des documents qui sont mentionnés dans le rapport, par exemple la demande de propositions (DP), les modifications, les lettres de précisions et les lettres d'information. Chaque ligne porte un numéro, suivi du titre du document et d'un identificateur, soit la date ou le numéro du document.
| N° | Document | Détails |
|---|---|---|
| 1 | Demande de propositions | Documents de la DDP parus sur achatsetventes.gc.ca le 5 février 2014 |
| 2 | Modification N° 001 | Parue sur achatsetventes.gc.ca le 5 février 2014 |
| 3 | Modification N° 002 | Parue sur achatsetventes.gc.ca le 12 février 2014 |
| 4 | Modification N° 003 | Parue sur achatsetventes.gc.ca le 20 février 2014 |
| 5 | Modification N° 004 | Parue sur achatsetventes.gc.ca le 24 février 2014 |
| 6 | Modification N° 005 | Parue sur achatsetventes.gc.ca le 26 février 2014 |
| 7 | Modification N° 006 | Parue sur achatsetventes.gc.ca le 3 mars 2014 |
| 8 | Modification N° 007 | Parue sur achatsetventes.gc.ca le 4 mars 2014 |
| 9 | Modification N° 008 | Parue sur achatsetventes.gc.ca le 6 mars 2014 |
| 10 | Modification N° 009 | Parue sur achatsetventes.gc.ca le 11 mars 2014 |
| 11 | Modification N° 010 | Parue sur achatsetventes.gc.ca le 14 mars 2014 |
| 12 | Procédures du conseil d'évaluation – guide à l'intention du conseil d'évaluation, juillet 2013 | Distribué à l'équipe technique lors de la réunion de formation des évaluateurs le 21 mars 2014 |
au Rapport final
le 12 septembre 2014
au Rapport final du surveillant de l'équité daté du 10 avril 2014 sur le processus d'approvisionnement concurrentiel pour les services d'experts-conseils en architecture (SEA) – projet de réhabilitation de l'édifice de l'Est entrepris par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) au moyen de la demande de propositions numéro EP747-141835/A.
Le présent au rapport final du surveillant de l'équitécouvre la périodefaisant suite à la conclusion de la phase d'évaluation au cours de laquelle le contrat a été octroyé et des séances d'information ont été offertes aux soumissionnaires non retenus.
Le soumissionnaire gagnant a été sélectionné et le contrat lui a été octroyé le 18 juillet 2014. Les autres soumissionnaires ont été informés des résultats par courriel le 18 juillet 2014. À la demande de chacun des trois soumissionnaires non retenus, une rétroaction sur leur soumission leur a été fournie verbalement et individuellement lors de séances d'information tenues le 4 et le 9 septembre 2014. Le surveillant de l'équité (SE) a assisté à chacune de ces séances en qualité d'observateur.
Attestation d'assurance du SE
Le surveillant de l'équité fournit l'attestation d'assurance sans réserve suivante au sujet des principaux services d'architecture du projet de réhabilitation de l'édifice de l'Est : Selon notre avis professionnel, nous estimons que le processus d'achat concurrentiel que nous avons observé s'est déroulé de manière équitable, ouverte et transparente.
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Marthe Girouard, CPA, CA
Spécialiste, SE
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Elizabeth Buckingham, CPA, CMA, CIA
Chef d'équipe, SE
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Howard DuBois, CIA
Représentant de l'entrepreneur
Notes
- Note 1
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Un cinquième évaluateur étant absent, l'autorité contractante lui a consacré par la suite une séance de formation individuelle, qui ne s'est pas déroulée en présence de la spécialiste SE.
- Date de modification :