Project d’acquisition de terminaux de télécommunication par satellite en mouvement

Table des matières

1. Introduction
2. Exigences du projet
3. Attestation d’assurance
4. Méthodologie
5. Activités et observations du surveillant de l’équité
   1. 5.1 Planification de l’approvisionnement/Élaboration de DP
   2. 5.2 Publication de la DP
   3. 5.3 Date de clôture de la DP
   4. 5.4 Directives relatives à l’évaluation
   5. 5.5 Examen des exigences administratives
   6. 5.6 Évaluation des retombées industrielles et régionales (RIR)
   7. 5.7 Évaluation technique
   8. 5.8 Évaluation financière et sélection du soumissionnaire
   9. 5.9 Communications et comptes rendus
6. Documents de référence

1. Introduction

RFP Solutions Inc. a été embauché à titre de surveillant de l’équité (SE) chargé d’observer le processus d’approvisionnement concurrentiel lancé pour l’acquisition de terminaux de télécommunication par satellite en mouvement (SOTM) par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) à la suite de l’appel d’offres numéro W8476-134035/A.  RFP Solutions Inc. a été embauché le 4 juillet 2013.

RFP Solutions Inc. est un tiers indépendant en ce qui concerne la présente activité.

Nous soumettons par la présente le rapport final du surveillant de l’équité sur les activités allant de l’élaboration de la demande de proposition (DP) avant sa publication sur le Service électronique d’appels d’offres du gouvernement (Achatsetventes.gc.ca) en passant par les processus de réponse aux demandes de renseignements de soumissionnaires éventuels jusqu’à la clôture et l’évaluation des propositions visant la sélection du soumissionnaire retenu.

Le rapport comprend notre attestation d’assurance, un résumé de la portée et des objectifs de notre mandat, des détails sur les méthodes appliquées et les principales observations concernant les activités entreprises jusqu’à maintenant.

2. Exigences du projet

L’acquisition des terminaux de télécommunication par satellite en mouvement s’inscrit dans le cadre du Projet de prolongation de durée de vie du Système d’aide au commandement terrestre (PPDV SACT), du ministère de la Défense nationale (MDN). Cette acquisition remplit l’exigence d’achat :

1. d’une quantité initiale de 110 terminaux Satcom mobiles, 5 terminaux Satcom (Hubs) transportables, et le soutien logistique associé que le MDN intégrera à un système de télécommunication par satellite en mouvement (SOTM);
2. des options en vue d’acheter jusqu’à 106 terminaux Satcom mobiles additionnels, et 3 autres terminaux Satcom (Hubs) transportables qui seront intégrés à de futurs systèmes SOTM.

3. Attestation d’assurance

Le surveillant de l’équité donne l’attestation d’assurance sans réserve suivante concernant le processus d’approvisionnement concurrentiel pour l’acquisition de terminaux de télécommunication par satellite en mouvement.

Selon notre jugement professionnel, le processus d’approvisionnement concurrentiel pour l’acquisition de terminaux de télécommunication par satellite en mouvement que nous avons observé a été mené de façon équitable, ouverte et transparente.

4. Méthodologie

Conformément aux conditions de notre mandat, nous nous sommes familiarisés avec les documents pertinents et nous avons surveillé toutes les activités de demande de soumissions (notamment l’élaboration et la publication de la demande de propositions, les questions et réponses, les modifications, l’évaluation et la sélection du soumissionnaire retenu), nous avons cerné les questions liées à l’équité auprès de l’autorité contractante, et nous avons veillé à ce que les réponses fournies et les mesures prises soient raisonnables et appropriées. La section 5 du présent rapport résume les activités particulières et les observations du surveillant de l’équité au sujet de ces activités.

5. Activités et observations du surveillant de l’équité

5.1 Planification de l’approvisionnement/Élaboration de DP

RFP Solutions Inc. a été engagé pour entamer les activités de surveillance de l’équité en commençant par l’élaboration de la DP. Un examen des ébauches et du document final de la DP a été réalisé. Cet examen visait notamment :

• les directives aux soumissionnaires;
• les directives pour la préparation d’une proposition;
• les procédures d’évaluation et la méthode de sélection;
• les certifications;
• les exigences en matière de sécurité, de coûts et autres;
• les clauses du contrat subséquent.

Le surveillant de l’équité assure que les exigences étaient neutres, les critères et le processus d’évaluation objectifs, et la documentation utilisée par les soumissionnaires pour préparer leurs propositions claire et compréhensible, afin aussi de réduire le risque d’incohérence et d’erreur lorsque le comité d’évaluation applique les critères d’évaluation, et de veiller à ce que les risques relatifs à l’approvisionnement, les risques juridiques, les risques administratifs et les risques financiers soient définis et à ce que des stratégies d’atténuation soient en place.

Observations

Durant l’examen de l’ébauche de la documentation de la DP, le surveillant de l’équité a relevé un certain nombre de points relatifs à l’équité. Ces points ont été examinés avec l’autorité contractante et ont été traités dans la DP avant la publication.

5.2 Publication de la DP

La DP a été diffusée auprès d’éventuels soumissionnaires par le biais du Service électronique d’appels d’offres du gouvernement (Achatsetventes.gc.ca) le 14 novembre 2013 jusqu’à la clôture, le 12 mars 2014, à 14 h, HNE.

Un total de 136 questions ont été reçues. Les réponses à ces questions ont été communiquées à tous les soumissionnaires éventuels à titre de modifications dans le système électronique d’appels d’offres du gouvernement. En tout, 25 modifications ont été apportées aux conditions de la demande de soumissions, chacune d’elles ayant été examinée par le surveillant de l’équité.

Le surveillant de l’équité a également assisté à une conférence facultative des soumissionnaires au 555, boulevard de la Carrière, Gatineau (Québec), le 3 décembre 2013. La modification à la demande de soumissions no 005 - Satcom On The Move, émise le 6 décembre 2013, incluait un compte rendu de la conférence.

Observations
Un certain nombre de points relatifs à l’équité ont également été soulevés dans le cadre des réponses aux questions et des modifications aux conditions de la demande de soumissions. Ces points ont été examinés avec l’autorité contractante et traités avant la publication des modifications.

5.3 Date de clôture de la DP

Le surveillant de l’équité a discuté avec l’autorité contractante de la manière dont les réponses relatives à la DP ont été reçues et traitées.

Observations
Cinq propositions ont été reçues et traitées dans les délais fixés dans la DP.

5.4 Directives relatives à l’évaluation

Avant de procéder à l’évaluation des propositions, le surveillant de l’équité a examiné les lignes directrices pour l’évaluation, notamment les responsabilités de l’évaluateur, le code de conduite, les exigences en matière de sécurité, de confidentialité et de conflits d’intérêts, et la méthode d’évaluation. Le surveillant de l’équité a également participé à un atelier préalable à l’évaluation avec le comité d’évaluation afin de traiter des principes d’équité relatifs à l’évaluation des propositions.

Le surveillant de l’équité a assuré que la méthode d’évaluation employée était impartiale.

Observations
Le surveillant de l’équité a examiné la méthode d’évaluation employée et les exigences connexes, et n’a relevé aucun point relatif  à l’équité.

5.5 Examen des exigences administratives

Après la date de clôture de la DP, la Direction de l’acquisition des systèmes électroniques, de munitions et systèmes tactiques de TPSGC a examiné les cinq propositions reçues par rapport aux exigences administratives obligatoires. Les cinq propositions ont été jugées conformes aux exigences énoncées dans la DP et recevables pour l’évaluation.

Le surveillant de l’équité a évalué les résultats de l’examen des exigences administratives par rapport aux exigences énoncées dans la DP.

Observations

Dans son examen de l’évaluation de la conformité des soumissionnaires aux exigences administratives obligatoires, le surveillant de l’équité n’a relevé aucun point relatif à l’équité.

5.6 Évaluation des retombées industrielles et régionales (RIR)

La DP exigeait un seuil minimal d’évaluation des RIR pour qu’une proposition soit jugée recevable pour l’évaluation technique. Les réponses relatives aux RIR pour chacune des cinq propositions ont été soumises à l’examen d’Industrie Canada.

Toutes les propositions ont atteint le seuil minimal d’évaluation des RIR et ont été jugées recevables pour l’évaluation technique.

Observation
Le surveillant de l’équité a examiné les résultats de l’évaluation des RIR et n’a relevé aucun problème d’équité.

5.7 Évaluation technique

L’évaluation technique était un processus en deux étapes mené par des évaluateurs du MDN en collaboration avec le Centre de recherches sur les communications (CRC).

L’étape 1 consistait à évaluer les documents de proposition par rapport aux exigences techniques obligatoires et cotées. La DP exigeait un seuil minimal d’évaluation technique pour qu’une proposition soit jugée recevable pour l’étape 2. Chaque proposition technique a été évaluée premièrement par les membres du comité d’évaluation, chacun de leur côté. Les membres se sont par la suite réunis pour parvenir à un consensus.

Trois propositions étaient conformes aux exigences obligatoires et ont atteint le seuil minimal d’évaluation technique fixé pour être jugé recevable pour l’étape 2.

Le surveillant de l’équité était présent et a surveillé le processus de consensus de l’évaluation technique. Le surveillant de l’équité a donné l’assurance que ce processus s’est déroulé conformément au processus d’évaluation décrit dans la DP, et que les résultats tenaient compte du consensus de tous les membres du comité d’évaluation.

L’étape 2 consistait à évaluer le rendement physique du système, des sous-systèmes et du matériel proposés par les trois soumissionnaires qui ont satisfait aux exigences obligatoires et ont atteint le seuil minimal établi pour l’évaluation technique à l’étape 1. L’évaluation du rendement physique a été effectuée par le CRC, dans des installations exploitées par le CRC à Ottawa. Les résultats des évaluations ont été présentés aux évaluateurs du MDN pour les évaluer par rapport aux exigences de la DP.

Deux propositions ont satisfait aux exigences d’évaluation du rendement physique et ont été jugées recevables pour procéder à l’évaluation financière.

Le surveillant de l’équité était présent à l’activité initiale de préparation des évaluations du rendement physique afin d’examiner le processus et de surveiller la progression de l’examen. Le surveillant de l’équité a donné l’assurance que le tout s’est déroulé conformément aux exigences de la DP.

Le surveillant de l’équité a examiné par la suite les résultats de l’évaluation technique pour les évaluer par rapport aux exigences de la DP.

Observations

Le surveillant de l’équité a supervisé et examiné les résultats de l’évaluation technique et n’a relevé aucun problème d’équité.

5.8 Évaluation financière et sélection du soumissionnaire

Conformément à la DP, un coût total estimatif a été présenté par les soumissionnaires. Le soumissionnaire dont la proposition a été jugée recevable avec le coût le moins élevé par point a été sélectionné.

L’autorité contractante a effectué une vérification préalable des détails sur le formulaire fourni aux soumissionnaires.

Une feuille sommaire de l’évaluation a été préparée par l’autorité contractante de TPSGC et a été examinée par le surveillant de l'équité.

Observations

La sélection du soumissionnaire retenu a été réalisée conformément à la méthode et aux dispositions indiquées dans la DP.

5.9 Communications et comptes rendus

La présente section sera incluse en addenda au rapport après après l’octroi du contrat et les comptes rendus au soumissionnaires si demandés.

6 Documents de référence

Les documents suivants sont cités par numéro dans le présent rapport et, à moins d’indication contraire, sont disponibles auprès de TPSGC.

Sommaire du tableau

Le tableau suivant présente une liste des documents qui sont mentionnés dans le rapport, par exemple la demande de propositions (DP), les modifications, les lettres de précisions et les lettres d'information. Chaque ligne porte un numéro, suivi du titre du document et d'un identificateur, soit la date ou le numéro du document.

Documents de référence

No	Document	Date/Numéro de document
1	Demande de propositions - Satcom On The Move (SOTM)	14 novembre 2013
2	Modification no 001 de la demande de propositions - Satcom On The Move (SOTM)	1er décembre 2013
3	Modification no 002 de la demande de propositions - Satcom On The Move (SOTM)	2 décembre 2013
4	Modification no 003 de la demande de propositions - Satcom On The Move (SOTM)	4 décembre 2013
5	Modification no 004 de la demande de propositions - Satcom On The Move (SOTM)	5 décembre 2013
6	Modification no 005 de la demande de propositions - Satcom On The Move (SOTM)	6 décembre 2013
7	Modification no 006 de la demande de propositions - Satcom On The Move (SOTM)	10 décembre 2013
8	Modification no 007 de la demande de propositions - Satcom On The Move (SOTM)	16 décembre 2013
9	Modification no 008 de la demande de propositions - Satcom On The Move (SOTM)	17 décembre 2013
10	Modification no 009 de la demande de propositions - Satcom On The Move (SOTM)	18 décembre 2013
11	Modification no 010 de la demande de propositions - Satcom On The Move (SOTM)	19 décembre 2013
12	Modification no 011 de la demande de propositions - Satcom On The Move (SOTM)	27 décembre 2013
13	Modification no 012 de la demande de propositions - Satcom On The Move (SOTM)	6 janvier 2014
14	Modification no 013 de la demande de propositions - Satcom On The Move (SOTM)	7 janvier 2014
15	Modification no 014 de la demande de propositions - Satcom On The Move (SOTM)	10 janvier 2014
16	Modification no 015 de la demande de propositions - Satcom On The Move (SOTM)	13 janvier 2014
17	Modification no 016 de la demande de propositions - Satcom On The Move (SOTM)	20 janvier 2014
18	Modification no 017 de la demande de propositions - Satcom On The Move (SOTM)	21 janvier 2014
19	Modification no 018 de la demande de propositions - Satcom On The Move (SOTM)	27 janvier 2014
20	Modification no 019 de la demande de propositions - Satcom On The Move (SOTM)	4 février 2014
21	Modification no 020 de la demande de propositions - Satcom On The Move (SOTM)	6 février 2014
22	Modification no 021 de la demande de propositions - Satcom On The Move (SOTM)	10 février 2014
23	Modification no 022 de la demande de propositions - Satcom On The Move (SOTM)	25 février 2014
24	Modification no 023 de la demande de propositions - Satcom On The Move (SOTM)	27 février 2014
25	Modification no 024 de la demande de propositions - Satcom On The Move (SOTM)	28 février 2014
26	Modification no 025 de la demande de propositions - Satcom On The Move (SOTM)	3 mars 2014
27	Dossier de passation de marché TPSGC  - numéro de l’invitation W8476-134035/A	Plusieurs

Modification au rapport final
22 octobre 2014

Modification au rapport final du surveillant de l’équité datée le 18 septembre 2014 concernant le processus d’approvisionnement concurrentiel pour l’acquisition de terminaux de télécommunication par satellite en mouvement (SOTM) lancé par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) à la suite de l’appel d’offres numéro W8476-134035/A.

La présente modification au rapport final du surveillant de l’équité couvre la période suivant la conclusion de la phase d’évaluation, y compris l’octroi du contrat et le délai accordé aux soumissionnaires pour poser des questions ou demander un compte rendu. TPSGC a reçu cinq propositions en réponse à la demande de propositions. Trois des propositions étaient conformes aux exigences obligatoires et ont atteint le seuil minimal d’évaluation technique fixé pour être jugé recevable pour l’évaluation du rendement physique du système, des sous-systèmes et du matériel proposés. Deux propositions ont satisfait aux exigences d’évaluation physique et ont été jugées recevables pour l’évaluation financière. L’avis d’octroi du contrat a été affiché sur Achatsetventes.gc.ca le 16 septembre 2014. Les soumissionnaires non retenus ont été avisés par courriel le 16 septembre 2014 que leurs propositions n’avaient pas été acceptées pour l’octroi du contrat et qu’ils avaient droit à un compte rendu.

Deux des soumissionnaires non retenus ont demandé un compte rendu. Les comptes rendus se sont déroulés avec l’autorité contractante de TPSGC le 29 septembre 2014 et le 6 octobre 2014 respectivement. Le surveillant de l’équité a observé les comptes rendus pour veiller à ce qu’ils se déroulent avec équité, ouverture et transparence.

Attestation d’assurance

Le surveillant de l’équité donne, par la présente, l’attestation d’assurance sans réserve suivante à l’égard du processus d’approvisionnement concurrentiel pour l’acquisition de terminaux de télécommunication par satellite en mouvement.

Selon notre jugement professionnel, le processus d’approvisionnement concurrentiel pour l’acquisition de terminaux de télécommunication par satellite en mouvement que nous avons observé a été mené de façon équitable, ouverte et transparente.