Contrat pour des services de gestion de projets immobiliers - vision et plan à long terme (CSGPI-VPLT)

Table des matières

1. Introduction
2. Exigences du projet
3. Attestation d'assurance
4. Méthode
   1. 4.1 Activités et observations du SE : Étape de la DDP
   2. 4.2 Activités et observations du SE : Étape d'évaluation
5. Documents de référence

1. Introduction

Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) a engagé Samson & Associés à titre de surveillant de l'équité (SE) pour qu'il observe le processus de sélection concurrentiel concernant le contrat pour les services de gestion de projets immobiliers en vue de faire progresser le programme de la vision et du plan à long terme (CSGPI - VPLT) du Sénat entrepris par TPSGC dans le cadre de la Demande de proposition (DDP) # EP463-141617 le 11 juin 2014. Samson & Associés est un tiers indépendant par rapport à cette activité.

Nous avons eu un accès complet à tous les aspects du processus d'acquisition et la coopération de toutes les parties prenantes.

Par la présente, nous soumettons le rapport final sur les activités menées par le SE, à commencer par l'étape de la DDP jusqu'à l'étape d'évaluation des propositions.

Le présent rapport comprend notre attestation d'assurance, un résumé de la portée et des objectifs de la mission, les méthodes employées ainsi que les observations faites au cours des activités menées.

2. Exigences du projet

La Direction générale de la Cité parlementaire (DGCP) de TPSGC demande que des services de gestion de projets immobiliers soient fournis à la Direction de la planification des biens immobiliers du Sénat (DPBI Sénat) afin d'aider celle-ci à définir et à gérer de façon continue ses besoins, en vue de faire progresser le programme de la VPLT et ses projets connexes, pendant toutes les étapes de l'élaboration et de la mise en œuvre. La DPBI Sénat est le groupe administratif responsable pour fournir la direction, gérer et mettre en œuvre le programme de la VPLT au nom du Sénat canadien.

L'objectif primordial de la VPLT est d'assurer que les exigences fonctionnelles, opérationnelles, techniques et symboliques du Sénat sont bien communiquées à la DGCP. Les projets doivent être planifiés, coordonnés et mis en œuvre en conformité avec les objectifs stratégiques du Sénat.

La VPLT du Sénat vise deux objectifs : communiquer à la DGCP de l'information concernant les exigences en lien avec leur programme et leurs projets, ainsi qu'entreprendre à l'interne des activités de planification et d'exécution de projets afin que les exigences du Sénat soient bien documentées, comprises et mises en œuvre, en collaboration avec la DGCP. Ce double rôle requiert que plusieurs activités diverses soient exécutées à toutes les étapes du cycle de vie du projet.

3. Attestation d'assurance

Par la présente, le SE fournit l'énoncé d'assurance sans réserve suivant concernant le processus de sélection concurrentiel concernant le CSGPI - VPLT du Sénat à commencer par l'étape de la DDP jusqu'à l'étape d'évaluation des propositions.

Selon notre opinion professionnelle, le processus de sélection concurrentiel que nous avons observé a été mené en conformité avec les critères d'équité, d'ouverture et de transparence.

4. Méthode

Samson & Associés a été engagé à titre de SE pour observer le processus de sélection concurrentiel concernant le CSGPI – VPLT et pour fournir une attestation quant à l'équité, l'ouverture et la transparence de l'activité sous surveillance.

En conformité avec les conditions de notre mission, nous avons pris connaissance des documents pertinents et observé les activités en lien avec la DDP (i.e. DDP, questions et réponses, les modifications émises et l'évaluation des soumissions), soumis les points relatifs à l'équité à l'attention des autorités contractantes et techniques, et vérifié si les réponses et les mesures étaient appropriées.

4.1 Activités et observations du SE : Étape de la DDP

La DDP pour le CSGPI – VPLT a été affichée sur le service électronique d'appel d'offres du gouvernement, https://achatsetventes.gc.ca, le 11 juin 2014. Les fournisseurs intéressés devaient soumettre leurs questions au plus tard cinq (5) jours avant la fermeture des soumissions. Huit (8) modifications ont été publiées, la dernière étant le 18 juillet 2014. Seize (16) questions ont été soumises.

La DDP a pris fin le 21 juillet 2014.

Observation : La DDP a été écrite de manière claire et compréhensible. Toutes les questions ont été répondues de manière claire et compréhensible et les réponses ont été fournies à tous les fournisseurs intéressés par le biais de modifications. Aucun problème d'équité n'a été identifié.

Sommaire des résultats du SE sur l'étape de la DDP : Selon le SE, la DDP a été menée d'une manière équitable. Dans ce contexte, l'équité comprend les éléments d'ouverture, la compétitivité, la transparence et la conformité.

4.2 Activités et observations du SE : Étape d'évaluation

Le SE a examiné le plan d'évaluation et le cadre de référence, les fiches de notation consensuelle et les sommaires des évaluateurs. L'évaluation des soumissions lors de cette phase consistait en l'examen de la documentation soumise par les soumissionnaires.

Une séance d'information pour l'équipe d'évaluation technique à laquelle ont assisté l'autorité contractante et le SE (téléconférence) a eu lieu le 24 juillet 2014. L'évaluation de l'offre technique a débuté le 24 juillet 2014. Les quatre évaluateurs techniques étaient présents à la réunion de consensus le 28 juillet 2014, ainsi que l'autorité contractante et le SE.

Aucun problème d'équité n'a été identifié.

Observation : Les instructions et les outils des évaluateurs étaient complets, respectaient les modalités de la DDP, étaient conformes aux principes et aux pratiques en matière d'équité, et ils ont été exécutés de façon équitable. Les critères d'évaluation, la pondération, les points et les notes de passage respectaient intégralement ce qui avait été établi dans la DDP. L'évaluation a été exécutée en conformité avec les termes de la DDP, et il n'y pas eu d'écart. L'attribution des points a été effectuée en respectant rigoureusement les critères énoncés. Les discussions consensuelles étaient ouvertes, tous les évaluateurs étaient présents, et un consensus a été atteint pour tous les critères.

Sommaire des résultats du SE sur l'étape d'évaluation : Selon le surveillant de l'équité, l'étape d'évaluation a été menée d'une manière équitable. Dans ce contexte, l'équité comprend les éléments d'ouverture, la compétitivité, la transparence et la conformité.

5. Documents de référence

Les documents suivants sont cités par numéro dans le présent rapport et, sauf avis contraire, peuvent être obtenus auprès de TPSGC.

Sommaire du tableau

Le tableau suivant présente une liste des documents qui sont mentionnés dans le rapport, par exemple la demande de propositions (DP), les modifications, les lettres de précisions et les lettres d'information. Chaque ligne porte un numéro, suivi du titre du document et d'un identificateur, soit la date ou le numéro du document.

Documents de référence

#	Document	Date de publication ou numéro du document
1	DDP	Publié sur achatsetventes.gc.ca le 11 juin 2014
2	Modification 1	Publié sur achatsetventes.gc.ca le 16 juin 2014
3	Modification 2	Publié sur achatsetventes.gc.ca le 17 juin 2014
4	Modification 3	Publié sur achatsetventes.gc.ca le 26 juin 2014
5	Modification 4	Publié sur achatsetventes.gc.ca le 3 juillet 2014
6	Modification 5	Publié sur achatsetventes.gc.ca le 3 juillet 2014
7	Modification 6	Publié sur achatsetventes.gc.ca le 10 juillet 2014
8	Modification 7	Publié sur achatsetventes.gc.ca le 11 juillet 2014
9	Modification 8	Publié sur achatsetventes.gc.ca le 18 juillet 2014
10	Plan d'évaluation de la DDP et feuille de travail pour l'évaluation technique	Distribué à l'interne le 24 juillet 2014

Ajout au Rapport final
2 octobre 2014

Ajout au rapport final de surveillance de l'équité en date du 13 août 2014 concernant le processus de sélection concurrentiel pour le contrat de services de gestion de projets immobiliers en vue de faire progresser le programme de la vision et du plan à long terme.

Le présent ajout au rapport final de surveillance de l'équité porte sur la période ultérieure à la fin de la phase d'évaluation.

Activités du SE relatives à l'adjudication du contrat et aux comptes rendus

Cinq soumissions ont été reçues en réponse à l'appel d'offres. L'adjudicataire a été informé de l'attribution du contrat le 6 août 2014.

Un compte rendu a été demandé par un des soumissionnaires non retenu. Le SE a assisté à la réunion de compte avec l'autorité contractante et l'autorité technique le 27 août 2014 à Gatineau.

Attestation d'assurance du surveillant de l'équité

Le surveillant de l'équité donne une assurance de qualité sans réserve à l'égard de l'acquisition des services de gestion de projets immobiliers en vue de faire progresser le programme de la vision et du plan à long terme jusqu'à la conclusion de l'attribution du contrat et la phase de comptes rendus.

Selon notre opinion professionnelle, le processus de sélection concurrentiel que nous avons observé a été mené en conformité avec les critères d'équité, d'ouverture et de transparence.