Projet d’assainissement des sédiments du Récif Randle phase 1 - services de génie de construction 2

Table des matières

• 1. Introduction
• 2. Exigences du projet
• 3. Attestation d'assurance
• 4. Méthodologie
• 5. Activités et observations du surveillant de l’équité
  • 5.1 Étape de la planification de l’approvisionnement préalable à l’émission
  • 5.2 Publication de la demande de propostions
  • 5.3 Clôture de la demeande de propositions
  • 5.4 Instructions pour l’évaluation
  • 5.5 Examen obligatoire
  • 5.6 Évaluation technique
  • 5.7 Évaluation du prix et sélection du promoteur
• 6. Documents de référence

1. Introduction

Le Projet d’assainissement des sédiments du récif Randle est un projet en plusieurs phases dont les services sont acquis dans le cadre d’un maximum de cinq processus d’appel d’offres.

La société RFPSolutions Inc. a été sélectionnée le 26 novembre 2013 comme surveillant de l’équité (SE) chargé d’observer toutes les étapes des processus d’approvisionnement concurrentiel associés au Projet d’assainissement des sédiments du récif Randle. Chaque processus d’approvisionnement concurrentiel fera l’objet d’un rapport distinct.

Le présent document contient les observations faites par le surveillant de l’équité concernant le processus d’approvisionnement concurrentiel pour la Phase 1 – Services de génie construction pour le Projet d’assainissement des sédiments du récif Randle, émis par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) au nom d’Environnement Canada suite à la demande de soumissions numéro EQ754-1 4 1656/B. La présente demande de soumissions annule et remplace une demande de soumissions antérieure, la demande de soumissions numéro EQ754-141656/A datée du 10 décembre 2013 dont la date de clôture était le 11 mars 2014.

RFPSolutions Inc. est un tiers indépendant à l’égard de cette activité.

Nous soumettons par la présente le Rapport final sur la demande de propositions (DP) qui couvre les activités du surveillant de l’équité, en commençant par l’ébauche de DP avant sa publication sur le site du Service électronique d’appels d’offres du gouvernement (Achatsetventes.gc.ca) et par la réponse aux demandes de renseignements des soumissionnaires potentiels et en terminant par la période de clôture des soumissions, l’évaluation des soumissions et la sélection subséquente du promoteur le mieux coté auquel il sera recommandé d’attribuer le contrat.

Le rapport comprend notre attestation d’assurance, un résumé de la portée et des objectifs de notre tâche, les méthodologies appliquées et les observations pertinentes issues des activités entreprises.

2. Exigences du projet

Le Projet d’assainissement des sédiments du récif Randle est un projet en plusieurs phases consistant à draguer et à contenir 630 000 m³ de sédiments contaminés pour réduire les impacts environnementaux des contaminants (qui comprennent les hydrocarbures aromatiques polycycliques (HAP) et les métaux lourds) dans le port de Hamilton. Le projet mènera à la restauration du port de Hamilton et à sa radiation éventuelle de la liste des secteurs préoccupants.

Environnement Canada (EC) est l’organisme responsable des partenaires financiers qui participent au projet. Les partenaires financiers comprennent le ministère de l’Environnement de l’Ontario, l’Administration portuaire de Hamilton, U.S. Steel, la ville de Hamilton, la ville de Burlington et la région de Halton. EC a retenu les services contractuels de TPSGC pour la réalisation de l’approvisionnement et de la gestion de projet pour l’assainissement.

Le projet sera réalisé en trois phases distinctes :

1. Phase 1 – Construction d’une enceinte d’installation de confinement (EIC) marine à double paroi et d’une jetée au quai 15. Cette phase comprend le dragage des sédiments contaminés contenus entre les parois et le remblayage avec de la pierre propre.
2. Phase 2 – Dragage des sédiments contaminés et dépôt de ceux-ci dans l’EIC jusqu’au niveau de l’eau. Les autres zones d’assainissement seront recouvertes au moyen des techniques de recouvrement en couche mince et de recouvrement d’isolement.
3. Phase 3 – Assèchement des sédiments de l’EIC, recouvrement au-dessus du niveau de l’eau et regroupement des sédiments contaminés à l’intérieur de la structure de l’EIC avec des matériaux techniques (pierre, sable, géotextiles, géomembranes, tuyaux, asphalte, etc.)

Les services du Projet sont acquis par l’entremise d’un maximum de cinq processus d’appel d’offres :

1. Phase 1 – Services de génie construction (Superviseur de la construction);
2. Phase 1 – Assainissement des sédiments du récif Randle (Services de construction);
3. Phases 2 et 3 – Services de génie construction (Superviseur de la construction);
4. Phase 2 – Assainissement des sédiments du récif Randle (Services de dragage et de recouvrement);
5. Phase 3 – Assainissement des sédiments du récif Randle (Services d’assèchement, de recouvrement et de confinement).

3. Attestation d’assurance

Par la présente, le SE fournit l’énoncé d’assurance sans réserve suivant concernant le Projet d’assainissement des sédiments du récif Randle.

Selon notre opinion professionnelle, le processus de DP pour la Phase 1 – Services de génie construction que nous avons observé a été réalisé de manière équitable, ouverte et transparente.

4. Méthodologie

Conformément aux modalités de notre mission, nous nous sommes familiarisés avec les documents pertinents, avons observé les activités d’appel d’offres et les activités antérieures en déterminant les questions liées à l’équité pour l’autorité contractante et en faisant en sorte que les réponses et les actions soient raisonnables et appropriées. La Section 5 du présent rapport contient un résumé des activités et des observations du surveillant de l’équité.

5. Activités et observations du surveillant de l'équité

5.1 Étape de la planification de l’approvisionnement préalable à l’émission

RFPSolutions Inc. a été chargée d’entreprendre les activités du surveillant de l’équité en commençant par l’élaboration de la DP. Un examen des ébauches et de la version finale des documents de DP a été effectué. Il comprenait un examen des documents suivants :

• Directives supplémentaires aux promoteurs;
• Modalités, conditions et dispositions d’une entente subséquente;
• Énoncé de projet;
• Exigences relatives à la soumission et évaluation, y compris l’évaluation et la cotation;
• Formulaire d’identification des membres de l’équipe;
• Formulaire de déclaration/certifications;
• Formulaire de proposition de prix.

RFPSolutions Inc. a fourni une assurance concernant l’impartialité des exigences, l’objectivité des critères et du processus d’évaluation et la clarté des documents servant à faciliter leur compréhension par les promoteurs en vue de la préparation de leurs propositions ainsi qu’à réduire le risque de contradictions ou d’erreurs dans l’application éventuelle des critères d’évaluation par le Comité d’évaluation.

Observations

Le surveillant de l’équité n’a relevé aucun problème d’équité lors de l’examen de l’ébauche des documents de DP.

5.2 Publication de la demande de propositions

La DP (datée du 6 mai 2015) a été émise aux promoteurs potentiels par l’entremise du Service électronique d’appels d’offres du gouvernement (Achatsetventes.gc.ca) le 7 mai 2015. La date de clôture finale était le 16 juin 2015 à 14 h, heure avancée de l’Est.

Un total de 14 questions ont été reçues. Des réponses aux questions ont été fournies à tous les promoteurs potentiels sous forme de modifications par l’entremise du Service électronique d’appels d’offres du gouvernement. Un total d’une révision des modalités et conditions de la demande de soumissions a été émise sous forme de modification par l’entremise du Service électronique d’appels d’offres du gouvernement. Chaque question et chaque révision a été examinée au préalable par le surveillant de l’équité.

Observations

Aucun problème d’équité n’a été relevé concernant les réponses aux questions et la révision des modalités et conditions de la demande de soumissions.

5.3 Clôture de la demande de propositions

Le surveillant de l’équité a examiné la manière dont les propositions fournies en réponse à la DP ont été reçues et traitées par l’autorité contractante.

Observations

Six propositions ont été reçues et traitées en respectant la date limite indiquée dans la DP.

5.4 Directives sur l’évaluation

Avant l’évaluation des propositions, le Surveillant de l’équité a examiné les lignes directrices sur l’évaluation, y compris les responsabilités de l’évaluateur, le code de conduite, la sécurité, la confidentialité, les exigences relatives aux conflits d’intérêts et la méthodologie de l’évaluation.

Le surveillant de l’équité a fourni l’assurance que la méthodologie de l’évaluation était impartiale.

Observations

Le surveillant de l’équité a examiné la méthodologie de l’évaluation et les exigences associées et n’a observé aucun problème d’équité.

5.5 Examen obligatoire

Après la clôture de la DP, l’examen des exigences obligatoires a été entrepris par les autorités contractantes de TPSGC concernant les six propositions reçues. Les six propositions ont été jugées conformes aux exigences énoncées dans la DP. Ainsi, ces propositions pouvaient passer à l’étape de l’évaluation technique.

Le surveillant de l’équité a examiné les résultats pour les évaluer en fonction des exigences contenues dans la DP.

Observations

Lors de son examen des résultats de l’évaluation de la conformité des promoteurs aux exigences obligatoires, le surveillant de l’équité n’a observé aucun problème d’équité.

5.6 Évaluation technique

Chacune des six propositions techniques qui satisfaisaient aux exigences obligatoires a été examinée et cotée individuellement par chacun des membres du Comité d’évaluation. Les évaluateurs ont ensuite tenu une réunion de consensus le 29 juin 2015 pour déterminer la note technique de chacune des propositions.

La DP exigeait que les propositions obtiennent une note minimale à l’évaluation technique pour être jugées recevables et passer à l’étape de l’évaluation financière.

Cinq des six propositions ont obtenu à l’évaluation technique la note minimale exigée pour être jugées recevables et passer à l’étape de l’évaluation financière.

Le surveillant de l’équité était présent et a surveillé le processus d’établissement du consensus sur l’évaluation technique. Le surveillant de l’équité a fourni l’assurance qu’il a été entrepris de manière uniforme et que les résultats reflétaient le consensus de tous les membres du Comité d’évaluation.

Observations

Le surveillant de l’équité a supervisé et examiné les résultats de l’évaluation technique et n’a observé aucun problème d’équité.

5.7 Évaluation du prix et sélection du promoteur

Conformément à la DP, une évaluation du coût total a été fournie par les promoteurs et le promoteur le mieux coté (auquel il doit être recommandé d’attribuer le marché) a été choisi en fonction de la proposition recevable ayant la note totale la plus élevée, la pondération étant de 60 % pour l’évaluation technique et de 40 % pour le prix.

Les enveloppes des prix des cinq promoteurs qui ont obtenu la note technique minimale ont été ouvertes par l’autorité contractante le 29 juin 2015 une fois l’évaluation par consensus effectuée. L’autorité contractante a respecté ses obligations en matière de diligence raisonnable et vérifié les renseignements détaillés sur le coût contenus dans le formulaire de tarification fourni par les promoteurs. Un relevé récapitulatif de l’évaluation financière a été préparé par l’autorité contractante et vérifié par le surveillant de l’équité.

Ensuite, l’autorité contractante a préparé un relevé récapitulatif qui incluait la cotation combinée des promoteurs et ce relevé a également été vérifié par le surveillant de l’équité.

Observations

Le choix du promoteur le mieux coté auquel l’attribution du contrat doit être recommandée était conforme aux dispositions et à la méthodologie décrites

6. Documents de référence

Les documents qui suivent sont désignés par leur numéro dans le présent rapport et, à moins d’indication contraire, peuvent être obtenus par l’entremise de TPSGC.

Sommaire du tableau

Le tableau suivant présente une liste des documents qui sont mentionnés dans le rapport, par exemple la demande de propositions (DP), les modifications, les lettres de précisions et les lettres d'information. Chaque ligne porte un numéro, suivi du titre du document et d'un identificateur, soit la date ou le numéro du document.

Nº	Document	Date
1	Demande de propositions (procédure en une phase) – Récif Randle – Assainissement des sédiments : Phase 1 – Services de génie construction – Port de Hamilton (EQ754-141656/B)	7 mai 2015
2	Modification de la demande de soumissions numéro 001 – Récif Randle – Assainissement des sédiments : Phase 1 – Services de génie construction – Port de Hamilton (EQ754-141656/B)	8 juin 2015
3	Modification de la demande de soumissions numéro 002 – Récif Randle – Assainissement des sédiments : Phase 1 – Services de génie construction – Port de Hamilton (EQ754-141656/B)	10 juin 2014

Addenda au rapport final
5 octobre 2015

Addenda au Rapport final du surveillant de l’équité daté du 6 août 2015 concernant le processus d’approvisionnement concurrentiel lancé par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC), au nom d’Environnement Canada, à la suite de l’appel d’offres numéro EQ754-141656/B, pour obtenir des services de génie construction pour la phase 1 du projet d’assainissement des sédiments du récif Randle.

Le présent addenda au rapport final du surveillant de l’équité couvre la période suivant la phase de l’évaluation et inclut l’attribution du marché et le délai accordé aux promoteurs pour poser des questions ou demander un compte rendu. L’avis d’attribution du marché a été affiché sur Achatsetventes.gc.ca le 16 juillet 2015. Les soumissionnaires non retenus ont été informés par courriel et par lettre, le 16 juillet 2015, que leurs soumissions n’avaient pas été retenues en vue de l’attribution du marché et qu’ils avaient droit à un compte rendu final.

Trois (3) soumissionnaires non retenus ont demandé un compte rendu. Les comptes rendus ont été donnés par téléphone le 2 octobre 2015 par l’autorité contractante et l’autorité technique de TPSGC. Le surveillant de l’équité était présent par téléphone afin de veiller à ce que les comptes rendus se passent de façon équitable, ouverte et transparente.

Attestation d’assurance

Le surveillant de l’équité donne l’assurance sans réserve suivante concernant le processus d’approvisionnement concurrentiel lancé en vue d’obtenir des services de génie construction pour la phase 1 du projet d’assainissement des sédiments du récif Randle.

À notre avis, le processus que nous avons observé de demande de propositions pour des services de génie construction pour la phase 1 du projet d’assainissement des sédiments du récif Randle s’est déroulé de façon équitable, ouverte et transparente.