Projet d’assainissement des sédiments du récif Randle phase 1 - services de construction 2

Table des matières

• 1. Introduction
• 2. Exigences du projet
• 3. Attestation d’assurance
• 4. Méthodologie
• 5. Activités et observations du surveillant de l’équité
  • 5.1 Étape de la consultation de l’industrie
  • 5.2 Étape de la planification de l'approvisionnement préalable à l'émission
  • 5.3 Publication de l’invitation à soumissionner
  • 5.4 Clôture de l’invitation à soumissionner
  • 5.5 Instructions pour l'évaluation
  • 5.6 Examen obligatoire
  • 5.7 Évaluation du prix et sélection du soumissionnaire
• 6. Documents de référence

1. Introduction

Le Projet d’assainissement des sédiments du récif Randle est un projet en plusieurs phases dont les services sont acquis dans le cadre d’un maximum de cinq processus d’appel d’offres.

La société RFPSolutions Inc. a été sélectionnée le 26 novembre 2013 comme surveillant de l’équité (SE) chargé d’observer toutes les étapes des processus d’approvisionnement concurrentiel associés au Projet d’assainissement des sédiments du récif Randle. Chaque processus d’approvisionnement concurrentiel fera l’objet d’un rapport distinct.

Le présent document contient les observations faites à ce jour par le surveillant de l’équité concernant le processus d’approvisionnement concurrentiel pour la Phase 1 – Services de construction pour le port de Hamilton – Assainissement des sédiments du récif Randle, émis par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) au nom d’Environnement Canada suite à la demande de soumissions numéro EQ754-152367/A. Il documente aussi les observations du surveillant de l’équité concernant le processus de consultation de l’industrie [demande de soumissions numéro EQ754-140002/A] entrepris pour faire suite à la conclusion du processus d’approvisionnement concurrentiel pour la Phase 1 – Services de construction pour le port de Hamilton –Assainissement des sédiments du récif Randle, émis par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) au nom d’Environnement Canada [demande de soumissions numéro EQ754-141728/A]. Cette invitation à soumissionner a été émise le 14 février 2014 et sa date de clôture était le 15 avril 2014 mais elle a été annulée et remplacée par la demande de soumissions numéro EQ754-152367/A.

RFPSolutions Inc. est un tiers indépendant à l’égard de cette activité.

Nous soumettons par la présente le Rapport final sur l’invitation à soumissionner (IS) qui couvre les activités du surveillant de l’équité, en commençant par l’ébauche de l’appel d’offres avant sa publication sur le site du Service électronique d’appels d’offres du gouvernement (Achatsetventes.gc.ca) et par la réponse aux demandes de renseignements des soumissionnaires potentiels et en terminant par la période de clôture de l’appel d’offres, l’évaluation des soumissions et la sélection subséquente du promoteur le mieux coté auquel il sera recommandé d’attribuer le contrat.

Le rapport comprend notre attestation d’assurance, un résumé de la portée et des objectifs de notre tâche, les méthodologies appliquées et les observations pertinentes issues des activités entreprises.

2. Exigences du projet

Le Projet d’assainissement des sédiments du récif Randle est un projet en plusieurs phases consistant à draguer et à contenir 630 000 m³ de sédiments contaminés pour réduire les impacts environnementaux des contaminants (qui comprennent les hydrocarbures aromatiques polycycliques (HAP) et les métaux lourds) dans le port de Hamilton. Le projet mènera à la restauration du port de Hamilton et à sa radiation éventuelle de la liste des secteurs préoccupants.

Environnement Canada (EC) est l’organisme responsable des partenaires financiers qui participent au projet. Les partenaires financiers comprennent le ministère de l’Environnement de l’Ontario, l’Administration portuaire de Hamilton, U.S. Steel, la ville de Hamilton, la ville de Burlington et la région de Halton. EC a retenu les services contractuels de TPSGC pour la réalisation de l’approvisionnement et de la gestion de projet pour l’assainissement.

Le projet sera réalisé en trois phases distinctes :

1. Phase 1 – Construction d’une enceinte d’installation de confinement (EIC) marine à double paroi et d’une jetée au quai 15. Cette phase comprend le dragage des sédiments contaminés contenus entre les parois et le remblayage avec de la pierre propre.
2. Phase 2 – Dragage des sédiments contaminés et dépôt de ceux-ci dans l’EIC jusqu’au niveau de l’eau. Les autres zones d’assainissement seront recouvertes au moyen des techniques de recouvrement en couche mince et de recouvrement d’isolement.
3. Phase 3 – Assèchement des sédiments de l’EIC, recouvrement au-dessus du niveau de l’eau et regroupement des sédiments contaminés à l’intérieur de la structure de l’EIC avec des matériaux techniques (pierre, sable, géotextiles, géomembranes, tuyaux, asphalte, etc.)

Les services du Projet sont acquis par l’entremise d’un maximum de cinq processus d’appel d’offres :

1. Phase 1 – Services de construction (Superviseur de la construction);
2. Phase 1 – Assainissement des sédiments du récif Randle (Services de construction);
3. Phases 2 et 3 – Services de construction (Superviseur de la construction);
4. Phase 2 – Assainissement des sédiments du récif Randle (Services de dragage et de recouvrement);
5. Phase 3 – Assainissement des sédiments du récif Randle (Services d’assèchement, de recouvrement et de confinement).

3. Attestation d’assurance

Par la présente, le SE fournit l’énoncé d’assurance sans réserve suivant concernant le Projet d’assainissement des sédiments du récif Randle.

Selon notre opinion professionnelle, le processus d’invitation à soumissionner (IS) de la phase 1 – services de construction que nous avons observé a été réalisé de manière équitable, ouverte et transparente.

4. Méthodologie

Conformément aux modalités de notre mission, nous nous sommes familiarisés avec les documents pertinents, avons observé les activités d’appel d’offres et les activités antérieures en déterminant les questions liées à l’équité pour l’autorité contractante et en faisant en sorte que les réponses et les actions soient raisonnables et appropriées. La Section 5 du présent rapport contient un résumé des activités et des observations du surveillant de l’équité en ce qui concerne ces activités.

5. Activités et observations du surveillant de l'équité

5.1 Étape de la consultation de l’industrie

L’entrepreneur en surveillance de l’équité a été chargé d’entreprendre les activités du SE avant le début des consultations avec l’industrie. Les activités du SE étaient les suivantes :

• Examen du contexte et des documents écrits, y compris ceux qui ont été fournis aux participants avant les consultations avec l’industrie (p. ex., avis de lettre d’intention publiée et pièces jointes de la demande de soumissions numéro EQ754-140002/A, y compris les Règles de l’engagement de l’industrie, le Formulaire d’inscription à l’atelier et de nombreux documents techniques de référence (46 documents) pour éclairer la discussion sur la portée et les composantes techniques de l’assainissement des sédiments du récif Randle;
• Examen de la présentation de l’atelier de la Journée de consultation de l’industrie;
• Discussion préalable sur le processus avec l’autorité contractante pour remédier à toute préoccupation relative à l’équité qui pourrait se présenter et/ou l’éviter;
• Observation de la séance du Forum ouvert de l’atelier de la Journée de consultation de l'industrie;
• Présence et rôle d’observateur aux vingt séances de consultation de suivi individuelles;
• Examen des documents fournis par les participants aux consultations individuelles pendant ou après leur séance (p. ex., renseignements techniques et d’entreprise de référence et une copie du document de la présentation de la consultation).

Des séances de consultation individuelles ont été tenues du 7 au 15 août 2014 :

Trois séances de consultation individuelles ont été tenues par téléphone (bien qu’il ait été prévu à l’origine d’en tenir quatre). Une séance n’a pas été terminée parce que le participant n’était pas disponible.

Dix-sept séances de consultation individuelles ont été tenues en personne (des participants supplémentaires ont assisté à certaines par téléphone).

Observations

Le surveillant de l’équité n’a pas constaté de problèmes d’équité dans le processus de consultation de l’industrie.

Le recours à un tiers qui a joué le rôle d’un animateur au cours des consultations avec l’industrie a contribué à assurer l’équité, l’ouverture et la transparence du processus.

5.2 Étape de la planification de l’approvisionnement préalable à l’émission

Un examen de l’ébauche et de la version finale des documents de l’IS a été effectué par le SE. Il comprenait un examen des documents suivants :

• Instructions aux soumissionnaires;
• Formulaire de prix combinés;
• Formulaires de qualification.

Nous avons fourni une assurance concernant l’impartialité des exigences, l’objectivité des critères et du processus d’évaluation et la clarté des documents servant à faciliter leur compréhension par les soumissionnaires en vue de la préparation de leurs propositions ainsi qu’à réduire le risque de contradictions ou d’erreurs dans l’application éventuelle des critères d’évaluation par le Comité d’évaluation.

Observations

Le surveillant de l’équité n’a relevé aucun problème d’équité lors de l’examen de l’ébauche des documents de l’IS.

5.3 Publication de l’invitation à soumissionner

L’IS (datée du 6 mai 2015) a été émise aux soumissionnaires potentiels par l’entremise du site Achatsetventes.gc.ca le 7 mai 2015. La date de clôture finale était le 16 juin 2015 à 14 h, heure avancée de l'Est.

Une visite facultative du site a été organisée pour les soumissionnaires potentiels par l’autorité contractante le 27 mai 2015 à 10 h sur le site situé dans le port de Hamilton, du côté ouest du quai 15 à Hamilton en Ontario. Avant la visite du site, le SE a examiné le protocole de la visite avec l’autorité contractante. Le protocole stipulait que la visite avait pour but de donner aux soumissionnaires potentiels l’occasion de voir et d’évaluer les aspects des travaux qui ne peuvent être décrits adéquatement dans les documents de l’appel d’offres. Cependant, elle n’était pas conçue pour être une période de questions. Les soumissionnaires potentiels qui avaient des questions ou voulaient obtenir des éclaircissements devaient soumettre toutes leurs questions ou demandes d’éclaircissements par écrit à l’autorité contractante. Les réponses aux questions ou aux demandes d’éclaircissements devaient alors être émises au besoin sous forme de modifications officielles ou de modifications des exigences de l’appel d’offres qui en découleraient. Un total de 23 sociétés ont participé à la visite facultative du site.

Le SE était présent lors de la visite du site pour s’assurer qu’elle soit réalisée de manière équitable et impartiale.

Un total de 34 questions ont été reçues. Des réponses aux questions ont été fournies à tous les promoteurs potentiels sous forme de modifications par l’entremise du Service électronique d’appels d’offres du gouvernement. Un total de cinq révisions des modalités et conditions de la demande de soumissions ont été émises sous forme de modifications par l’entremise du Service électronique d’appels d’offres du gouvernement, y compris un report de la date de clôture d’origine au 25 juin 2015. Chaque question et chaque révision a été examinée au préalable par le surveillant de l’équité.

Observations

La visite facultative du site a été effectuée conformément au protocole et aucun problème d’équité n’a été observé.

En ce qui concerne les autres activités surveillées au cours de la période d’affichage, aucun problème d’équité n’a été relevé.

5.4 Clôture de l’invitation à soumissionner

Le surveillant de l’équité a discuté de la manière dont les propositions fournies en réponse à l’IS ont été reçues et traitées par l’autorité contractante.

Cinq soumissions ont été reçues et traitées conformément aux exigences et à l’échéance de clôture énoncées dans l’IS.

Observations

Aucun problème d’équité n’a été observé en ce qui concerne la réception et le traitement des soumissions.

5.5 Instructions pour l’évaluation

Avant les évaluations des soumissions, le surveillant de l’équité a examiné la méthodologie de l’évaluation et fourni l’assurance que la méthodologie était impartiale.

Observations

Aucun problème d’équité n’a été observé lors de l’examen de la méthodologie de l’évaluation par le SE.

5.6 Examen obligatoire

Après la clôture de l’appel d’offres, un examen des exigences obligatoires de l’appel d’offres, y compris les exigences relatives à la qualification et à la certification, a été entrepris par l’autorité contractante et le chargé de projet de TPSGC concernant les cinq soumissions reçues. Les cinq soumissions ont été jugées conformes aux exigences énoncées dans l’IS. Le SE a confirmé indépendamment ce résultat en examinant les sections appropriées de chaque soumission et le résumé des résultats de TPSGC.

Les cinq soumissionnaires ont alors été invités à une ouverture publique des enveloppes des prix.

Observations

Lors de son examen des résultats de l’évaluation de la conformité des soumissionnaires aux exigences obligatoires en matière de soumission et de qualification, le surveillant de l’équité n’a observé aucun problème d’équité.

5.7 Évaluation du prix et sélection du soumissionnaire

Suite à l’IS, le marché est adjugé au soumissionnaire qui soumet une proposition conforme au prix le plus bas.

Conformément à l’IS, un montant total de la soumission a été fourni aux soumissionnaires. Le montant total de la soumission était composé d’un montant forfaitaire pour les travaux ainsi que d’un montant supplémentaire pour les prix unitaires qui n’étaient pas inclus dans le montant forfaitaire. Les enveloppes des prix de tous les soumissionnaires ayant fait des propositions conformes ont été ouvertes publiquement le 7 juillet 2015. Le surveillant de l’équité a observé l’ouverture des enveloppes des prix.

Après l’ouverture des enveloppes des prix, l’autorité contractante a vérifié les prix et déterminé quel était le soumissionnaire le moins disant. Le surveillant de l’équité a vérifié indépendamment et confirmé les prix, y compris celui du soumissionnaire le moins disant.

Observations

La sélection du soumissionnaire auquel il était recommandé d’attribuer le marché était conforme à la portée et à la méthodologie de l’IS.

6. Documents de référence

Les documents qui suivent sont désignés par leur numéro dans le présent rapport et, à moins d’indication contraire, pe uvent être obtenus par l’entremise de TPSGC.

Sommaire du tableau

Le tableau suivant présente une liste des documents qui sont mentionnés dans le rapport, par exemple la demande de propositions (DP), les modifications, les lettres de précisions et les lettres d'information. Chaque ligne porte un numéro, suivi du titre du document et d'un identificateur, soit la date ou le numéro du document.

Nº	Document	Date
1	Avis de lettre d’intention EQ754-140002/A	20 juin 2014
2	Le point sur le projet d'assainissement des sédiments du récif Randle	16 février 2015
3	Invitation à soumissionner – Hamilton (Ontario) – Assainissement des sédiments (EQ754-152367/A)	7 mai 2015
4	Modification de la demande de soumissions numéro 001 – Hamilton (Ontario) – Assainissement des sédiments	8 mai 2015
5	Modification de la demande de soumissions numéro 002 – Hamilton (Ontario) – Assainissement des sédiments	11 mai 2015
6	Modification de la demande de soumissions numéro 003 – Hamilton (Ontario) – Assainissement des sédiments	26 mai 2015
7	Modification de la demande de soumissions numéro 004 – Hamilton (Ontario) – Assainissement des sédiments	5 juin 2015
8	Modification de la demande de soumissions numéro 005 – Hamilton (Ontario) – Assainissement des sédiments	10 juin 2015
9	Modification de la demande de soumissions numéro 006 – Hamilton (Ontario) – Assainissement des sédiments	11 juin 2015
10	Modification de la demande de soumissions numéro 007 – Hamilton (Ontario) – Assainissement des sédiments	16 juin 2015
11	Modification de la demande de soumissions numéro 008 – Hamilton (Ontario) – Assainissement des sédiments	19 juin 2015
12	Modification de la demande de soumissions numéro 009 – Hamilton (Ontario) – Assainissement des sédiments	22 juin 2015

Addenda au rapport final
1er septembre 2015

Addenda au rapport final du surveillant de l’équité daté du 6 août 2015 qui porte sur le processus d’approvisionnement concurrentiel lancé en vue d’obtenir des services de construction pour la phase 1 du projet d’assainissement des sédiments du récif Randle au port de Hamilton. Le processus a été lancé par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) au nom d’Environnement Canada à la suite de l’appel d’offres numéro EQ754-152367/A.

Le présent addenda au rapport final du surveillant de l’équité couvre la période suivant la phase de l’évaluation et inclut l’attribution du marché et le délai accordé aux promoteurs pour poser des questions ou demander un entretien. TPSGC a reçu cinq soumissions en réponse à l’appel d’offres. Les cinq soumissions respectaient les exigences établies, et les soumissionnaires ont été invités au dépouillement public des enveloppes de prix. Le soumissionnaire retenu a été avisé le 16 juillet 2015, par courriel et télécopie, que le marché lui avait été attribué. L’avis d’attribution du marché a été affiché sur Achatsetventes.gc.ca le 17 juillet 2015. Les autres soumissionnaires ont été informés par courriel, le 17 juillet 2015, que leurs soumissions n’avaient pas été retenues en vue de l’attribution du marché et qu’ils avaient droit à un entretien final. Leurs garanties de soumission leur ont également été retournées le même jour.

Il n’y a eu aucune demande d’entretien final.

Attestation d’assurance

Le surveillant de l’équité donne sans réserve l’assurance suivante concernant le processus d’approvisionnement concurrentiel lancé en vue d’obtenir des services de construction pour la phase 1 du projet d’assainissement des sédiments du récif Randle au port de Hamilton.

Selon notre jugement professionnel, le processus que nous avons observé de demande de propositions pour des services de construction pour la phase 1 du projet d’assainissement des sédiments du récif Randle au port de Hamilton s’est déroulé de façon équitable, ouverte et transparente.