Services de conseiller en gestion de la construction projet de réhabilitation de l’édifice de l’Est

Table des matières

• 1. Introduction
• 2. Attestation d'assurance
• 3. Exigences du projet
• 4. Mandat en matière de surveillant de l'équité et observations
  • 4.1. Phase de la demande de propositions
  • 4.2. Phase d’évaluation
• 5. Documents de référence

1. Introduction

Hallux Consulting Inc. a été engagée à titre de surveillant de l’équité (SE) pour observer le processus d’approvisionnement concurrentiel concernant les services de conseiller en gestion de la construction dans le cadre de Projet de réhabilitation de l’édifice de l’Est, publié par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC), par suite du numéro d’appel d’offres EP747-151625/A. Hallux Consulting Inc. est un tiers indépendant à l’égard de cette activité.

Nous avons examiné l’ensemble de l’information fournie et observé toutes les activités pertinentes.

Nous soumettons par la présente le rapport final, portant sur les activités réalisées par le surveillant de l’équité, à commencer par l’examen de la version initiale de la demande de propositions (DP) le 25 mars 2015, jusqu’aux réunions d’établissement de consensus tenues les 23 et 24 juillet 2015 et d’une réunion organisée le 12 août pour passer en revue le caractère adéquat de l’offre avec le soumissionnaire retenu.

Le présent rapport comprend notre attestation d’assurance, un résumé de la portée et des objectifs de notre mandat, les méthodes appliquées et les observations pertinentes des activités qui ont été tenues.

2. Attestation d'assurance

Par la présente, le surveillant de l’équité fournit l’énoncé d’assurance sans réserve suivant concernant le projet de réhabilitation de l’édifice de l’Est eu égard au processus d’approvisionnement en services de conseiller en gestion de la construction : Selon notre opinion professionnelle, le processus d’approvisionnement concurrentiel que nous avons observé a été mené en conformité avec les critères d’équité, d’ouverture et de transparence.

3. Exigences du projet

La réhabilitation de l’édifice de l’Est fait partie d’un plan directeur énoncé dans la vision et le plan à long terme (VPLT). La VPLT consiste en un plan et programme exhaustif de travaux de réhabilitation des édifices du Parlement sur 25 ans. Il stipule aussi d’autres aménagements du Parlement et crée un environnement sécuritaire et accueillant pour les parlementaires, le personnel, les visiteurs et les touristes.

Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) a émis une demande de propositions en vue du recrutement des services d’un conseiller en gestion de la construction pour la réhabilitation extérieure de l’édifice de l’Est de la Colline du Parlement.

L’entreprise sélectionnée prodiguera des conseils avant la construction, ainsi que de légers travaux de construction. Le contrat comprendra des options de services consultatifs sur la gestion de la construction, de légers travaux de construction et des services de constructeur. Le conseiller en gestion de la construction :

• fournira des services consultatifs pendant toute la durée du projet,
• exercera le rôle de constructeur en vertu de la Loi sur la santé et la sécurité au travail. La Loi sur la santé et la sécurité au travail vise à ce qu’une seule personne assume l’autorité générale des questions de santé et de sécurité d’un projet. Cette personne est le constructeur d’un projet. L’article 1 de la Loi définit le « constructeur » comme une « personne qui entreprend un chantier pour le compte d’un propriétaire. S’entend en outre du propriétaire qui entreprend lui-même la totalité ou une partie d’un chantier, soit seul ou avec l’aide de plus d’un employeur » et
• offrira des services de gestion de la construction pour les travaux de la Division 1 qui sont communs aux trois sous-phases de la construction, ainsi que de légers travaux qui ne sont pas inclus dans la réhabilitation de l’enveloppe de l’Édifice. En vertu du Répertoire normatif utilisé en Amérique du Nord pour le cahier des charges de la construction, la Division 1 est utilisée pour décrire les conditions générales exigées pour le projet. Elles incluent le prix et les méthodes de paiement, les exigences administratives, les exigences de qualité, les installations provisoires et les contrôles, l’exploitation de l’installation et la désaffectation de l’installation.

Les principaux travaux de réhabilitation de l’enveloppe de l’Édifice seront entrepris dans le cadre d’au moins trois sous-phases distinctes de construction par des entrepreneurs généraux ayant passé un marché séparé directement auprès de TPSGC. Un cabinet d’architectes a été engagé en vertu du contrat EP747-141835/A attribué en juillet 2014 pour offrir des services d’architecture au titre du projet.

4. Mandat en matière de surveillant de l’équité et observations

Hallux Consulting Inc. a été engagée à titre de surveillant de l’équité (SE) pour observer le processus d’approvisionnement concurrentiel concernant les services de conseiller en gestion de la construction dans le cadre de Projet de réhabilitation de l’édifice de l’Est et pour fournir une attestation quant à l’équité, l’ouverture et la transparence de l’activité sous surveillance.

Conformément aux modalités de notre mandat, nous avons pris connaissance des documents pertinents, observé les activités relatives à la demande de propositions, relevé des points relatifs à l’équité aux parties appropriées (par ex., les autorités contractantes et techniques) et vérifié que les réponses et les mesures de suivi étaient raisonnables et appropriées.

4.1 Phase de demande de propositions

Lors de la phase de la demande de propositions, les principales activités de l’approvisionnement comprenaient :

• Examen de la version préliminaire de la DP;
• Examen de la version finale de la DP;
• Observation des visites facultatives sur les lieux le 20 mai 2015 et le 12 juin 2015; et
• Examen des questions posées par les soumissionnaires éventuels et des réponses données par les autorités contractantes dans les modifications à la DP.

La procédure de passation de marchés était ouverte à tous les fournisseurs intéressés. Un processus de sélection en une seule phase avec l’évaluation de deux enveloppes a été utilisé pour cet approvisionnement. L’avis de projet de marché (APM) a été publié sur achatsetventes.gc.ca le 16 avril 2015. La date initiale de clôture de la DP était le 28 mai 2015 et elle a été prolongée deux fois pour une date de clôture finale du 15 juillet 2015. Neuf questions ont été reçues des soumissionnaires éventuels et les réponses aux questions ont été transmises par l’entremise de sept modifications à la DP. Trois soumissions ont été reçues en réponse à la DP.

Aucun problème d’équité n’a été relevé lors de la phase de la DP.

4.2 Phase d’évaluation

Pendant la période allant du 16 juillet au 12 août 2015, le spécialiste de la surveillance de l’équité a observé :

• la formation offerte aux membres de l’équipe de quatre évaluateurs;
• la distribution des propositions et les feuilles de cotation individuelle des évaluateurs et la signature sur les attestations relatives à la confidentialité et aux conflits d’intérêt;
• les feuilles d’évaluation obligatoire des trois soumissionnaires. Elles ont toutes été jugées conformes;
• les séances d’évaluation technique des 23 et 24 juillet 2015, qui ont été tenues de manière cohérente et sur consensus de tous les membres du comité d’évaluation;
• la validation des résultats de l’évaluation technique par l’autorité contractante;
• le calcul des cotes finales de l’évaluation technique;
• l’ouverture des enveloppes de prix des propositions;
• la feuille de calcul de l’évaluation finale qui comprenait les cotes techniques et financières; et
• une réunion avec le soumissionnaire à la cote la plus élevée le 12 août 2015 dans la mesure permise par les directives générales de la DP pour veiller au caractère adéquat du prix de la soumission. Par suite de la réunion, TPSGC était satisfait que le soumissionnaire réalisera les services requis au prix de la soumission.

Le spécialiste de la SE a observé que les procédures d’évaluation et les directives publiées dans la version finale de la DP, les modifications de la DP et le plan et les directives d’évaluation ont été suivies lors de la phase d’évaluation. Le spécialiste de la SE a exprimé des commentaires au besoin tout au long du processus d’évaluation à l’attention de l’équipe technique et de l’autorité contractante. Tous les commentaires ont été traités de manière appropriée par les responsables du projet.

Une des trois soumissions a été jugée irrecevable car les exigences obligatoires n’étaient pas satisfaites. L’enveloppe de prix de ce soumissionnaire n’a pas été ouverte.

Aucun problème d’équité n’a été relevé lors de la phase d’évaluation.

5. Documents de référence

Des documents liés à la demande de soumissions numéro EP747-151625/A peuvent être obtenus sur Archivée - Services de conseiller en gestion de la construction (EP747-151625/A) et (ou) par l’entremise du bureau de projet.

Sommaire du tableau

Le tableau suivant présente une liste des documents qui sont mentionnés dans le rapport, par exemple la demande de propositions (DP), les modifications, les lettres de précisions et les lettres d'information. Chaque ligne porte un numéro, suivi du titre du document et d'un identificateur, soit la date ou le numéro du document.

N°	Document	Renseignements additionnels
1	Demande de propositions	Documents de la demande de propositions (DP) publiés sur achatsetventes.gc.ca le 16 avril 2015.
2	Modification n° 001	Publiée sur achatsetventes.gc.ca le 20 avril 2015.
3	Modification n° 002	Publiée sur achatsetventes.gc.ca le 4 mai 2015.
4	Modification n° 003	Publiée sur achatsetventes.gc.ca le 1er juin 2015.
5	Modification n° 004	Publiée sur achatsetventes.gc.ca le 10 juin 2015.
6	Modification n° 005	Publiée sur achatsetventes.gc.ca le 2 juillet 2015.
7	Modification n° 006	Publiée sur achatsetventes.gc.ca le 6 juillet 2015.
8	Modification n° 007	Publiée sur achatsetventes.gc.ca le 7 juillet 2015.
9	Procédures du comité d’évaluation – Un guide du comité d’évaluation – juillet 2015	Distribuées à l’équipe technique lors de la réunion de formation des évaluateurs tenue le 20 juillet 2015.

Addenda au rapport final
Le 16 septembre 2015

Addenda au rapport final en date du 24 août 2015 concernant le processus d’approvisionnement concurrentiel pour les services de conseiller en gestion de la construction du projet de réhabilitation de l’édifice de l’Est entrepris par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada moyennant la demande de propositions numéro EP747‐151625/A

Le présent addenda au rapport final couvre la période suivant la conclusion de la phase d’évaluation, y compris l’attribution du contrat.

Le soumissionnaire retenu a été sélectionné et le contrat lui a été octroyé le 21 août 2015. Les autres soumissionnaires ont été informés des résultats par une lettre envoyée le 1er septembre 2015. Les deux soumissionnaires non retenus n’ont pas demandé de rétroaction.

Attestation d’assurance du surveillant de l’équité

Le surveillant de l’équité (SE) fournit l’attestation d’assurance sans réserve suivante au sujet des services de conseiller en gestion de la construction du projet de réhabilitation de l’édifice de l’Est : Selon notre avis professionnel, nous estimons que le processus d’approvisionnement concurrentiel que nous avons observé s’est déroulé de manière équitable, ouverte et transparente.