Reconstruction du manège militaire de Québec

Table des matières

• 1. Introduction
• 2. Reconstruction du manège militaire Québec
• 3. Attestation d'assurance
• 4. Méthode
  • 4.1 Activités et observations du surveillant de l'équité : Étape de la lettre d'intérêt
  • 4.2 Activités et observations du surveillant de l'équité : Étape de l'appel d'offres
  • 4.3 Activités et observations du surveillant de l'équité : Étape de l'évaluation de l'appel d'offres
• 5. Documents de référence

1. Introduction

Samson & Associés a été engagé à titre de Surveillant de l'équité (SE) le 28 novembre 2014 afin d'observer le processus d'approvisionnement concurrentiel concernant l'octroi d'un contrat pour la reconstruction du manège militaire de Québec (le Manège militaire) entrepris par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC), dans le cadre de l'appel d'offres (AO) numéro EE520-151410 émis le 14 janvier 2015. Samson & Associés est un tiers indépendant par rapport à cette activité.

Nous avons examiné l'ensemble de l'information fournie et avons observé toutes les activités pertinentes. Nous avons eu accès à tous les aspects du processus d'approvisionnement, et avons reçu la coopération des intervenants.

Par la présente, nous soumettons le rapport final sur les activités menées par le SE à commencer par l'émission de la lettre d'intérêt jusqu'à la conclusion de l'étape de l'évaluation de l'AO.

Le présent rapport comprend notre attestation d'assurance, un résumé de la portée et des objectifs de la mission, les méthodes employées ainsi que les observations faites au cours des activités menées.

2. Reconstruction du manège militaire Québec

Incendié en 2008, le Manège militaire de Québec a été construit en 1887 puis agrandi en 1913. Cet édifice patrimonial est considéré comme la maison-mère historique de la plus ancienne unité d'infanterie francophone des Forces canadiennes, soit le Régiment des Voltigeurs. Sa reconstruction représente un investissement inscrit dans le Plan d'action économique du Canada.

En novembre 2012, le gouvernement du Canada a présenté le concept pour la reconstruction du Manège militaire. TPSGC sera le maître d'œuvre de sa reconstruction, de sa réhabilitation et de sa restauration.

Considérant la complexité de l'ouvrage à faire et les exigences particulières liées au volet patrimonial, une lettre d'intérêt a été publiée le 20 novembre 2014 afin d'informer l'industrie des exigences requises pour la reconstruction du Manège militaire de Québec et de les aviser de la tenue d'une session d'information le 2 décembre 2014. L'appel d'offres a été publié le 14 janvier 2015. Une conférence des soumissionnaires s'est tenue le 29 janvier 2015, laquelle a été suivie d'une visite du Manège Militaire de Québec.

Le Manège militaire sera reconstruit selon un concept d'édifice multifonctionnel comprenant des bureaux gouvernementaux, une salle polyvalente pour des activités communautaires, culturelles et sociales, et une aire qui servira à commémorer l'histoire du Manège militaire et du régiment des Voltigeurs. Une fois rénové, le Manège militaire pourra accueillir des événements auxquels pourront participer jusqu'à 1 300 personnes (en mode réception), il sera disponible pour location temporaire par divers organismes et le secteur privé. Ces espaces serviront aussi aux divers organismes du gouvernement du Canada.

Le concept retenu respecte les normes en vigueur, optimise les installations pour les rendre plus utiles au gouvernement ainsi qu'à la communauté. Tout l'espace du bâtiment central sera consacré à une salle multifonctionnelle, d'une superficie d'environ 2 000 mètres carrés louables, auxquels s'ajoute un immense foyer d'entrée avec vue sur les plaines d'Abraham, un hall commémoratif, des espaces à usages communs et des espaces de soutien tels les vestiaires, cuisine/traiteur, toilettes publiques et d'autres locaux de services. Les travaux devraient débuter en 2015, pour une livraison en 2017.

3. Attestation d'assurance

Par la présente, le SE fournit l'énoncé d'assurance sans réserve suivant concernant le processus d'approvisionnement concurrentiel concernant l'octroi d'un contrat pour la reconstruction du Manège militaire, commençant par l'émission de la lettre d'intérêt jusqu'à la conclusion de l'étape de l'évaluation de l'AO.

Selon notre opinion professionnelle, le processus d'approvisionnement concurrentiel que nous avons observé ci-haut, a été mené en conformité avec les critères d'équité, d'ouverture et de transparence.

4. Méthode

Samson & Associés a été retenu à titre de SE pour observer le processus d'approvisionnement concurrentiel concernant l'octroi d'un contrat pour la reconstruction du Manège militaire, et pour fournir une assurance quant à l'équité, l'ouverture et la transparence de l'activité sous surveillance.

En conformité avec l'énoncé de travail de notre mission, nous avons pris connaissance des documents pertinents et observé les activités mises en œuvre (i.e. lettre d'intérêt, AO et modifications, séances d'information, visite des lieux, questions et réponses relatives à l'AO et évaluation des soumissions), soumis les points relatifs à l'équité à l'attention de l'autorité contractante et techniques, et vérifié si les réponses et les mesures étaient appropriées.

4.1 Activités et observations du surveillant de l'équité : Étape de la lettre d'intérêt

Une lettre d'intérêt a été affichée sur le service électronique d'appel d'offres du gouvernement, achatsetventes.gc.ca, le 20 novembre 2014, sous le numéro EE520-151410/A afin d'informer l'industrie des exigences requises pour la reconstruction du Manège militaire et de les aviser de la tenue d'une session d'information. Les fournisseurs intéressés étaient invités à soumettre des questions ou faire des commentaires avant la séance d'information de 2 décembre 2014. TPSGC acceptait aussi des questions ou commentaires par la suite.

La séance d'information s'est tenue le 2 décembre 2014 à Québec, à laquelle l'autorité contractante et le SE ont assisté. Cet évènement, auquel près de 20 entrepreneurs ont participé, a permis aux intervenants des secteurs Biens immobiliers et Approvisionnements de TPSGC de réitérer les informations fournies dans la lettre d'intérêt.

Des commentaires ont été envoyés à TPSGC jusqu'au 16 décembre 2014. Les commentaires des fournisseurs ont été considérés dans la préparation de l'AO publié le 14 janvier 2015.

La lettre d'intérêt a pris fin le 12 décembre 2014.

Sommaire des résultats du SE : Les documents de la lettre d'intérêt ont été écrits de manière claire et compréhensible. Aucun enjeu d'équité n'a été identifié.

4.2 Activités et observations du surveillant de l'équité : Étape de l'appel d'offres

L'AO a été affiché sur le service électronique d'appel d'offres du gouvernement, achatsetventes.gc.ca, le 14 janvier 2015 sous le numéro EE520-151410/B. La onzième modification a prolongé la date de clôture jusqu'au 12 mars 2015. La douzième modification a avisé les soumissionnaires d'un changement au niveau de la date de fermeture de la période de questions. Celle-ci s'est terminée le 27 février 2015, soit douze (12) jours avant la clôture de l'AO.

Le SE a observé les activités en lien avec le processus d'approvisionnement jusqu'à la fermeture de l'AO le 12 mars 2015.

Le SE était présent lors de la conférence des soumissionnaires tenue le 29 janvier 2015, laquelle a été suivie d'une visite du Manège Militaire de Québec.

Le SE a révisé les documents de l'AO ainsi que les communications relatives aux questions reçues et les réponses émises par l'autorité contractante. Six-cent quatorze (614) questions ont été soumises par l'industrie. Dix-neuf (19) modifications ont été publiées.

Sommaire des résultats du SE : Les questions soumises dans le cadre de l'étape de l'AO ainsi que la rencontre avec les soumissionnaires potentiels ont été menées en conformité avec les termes de l'AO et les réponses étaient claires, compréhensibles et ont été communiquées à tous les fournisseurs dans un délai convenable. Tous les problèmes d'équité ont été traités de manière satisfaisante.

4.3 Activités et observations du surveillant de l'équité : Étape de l'évaluation de l'appel d'offres

Un plan d'évaluation détaillé a été élaboré et présenté aux évaluateurs au moment où les propositions ont été distribuées pour l'évaluation. La conformité des critères techniques obligatoires tels que la valeur des projets, date des travaux, nombre et type d'expérience requise, conformité du descriptif de projet et la soumission de références, ont été validés par l'autorité contractante. Les références ont été vérifiées par le chef d'équipe d'approvisionnement et l'autorité contractante par courriel et par téléphone. Le SE a révisé les résultats de cette évaluation de conformité.

La pertinence des projets et des expériences requises ont été évaluées individuellement par cinq évaluateurs et les résultats ont été remis à l‘autorité contractante.

Tous les résultats ont été compilés dans un tableau signé par les évaluateurs. Compte tenu que les résultats montraient un consensus parmi les évaluateurs, il n'y a pas eu de rencontre de consensus. L'autorité contractante a soumis un sommaire des évaluations au SE pour sa revue de même que les feuilles compilant les tableaux des prix forfaitaires.

Trois firmes ont soumis une offre et elles se sont toutes qualifiées. Un soumissionnaire gagnant a été identifié suite à l'ouverture des enveloppes financières le 17 mars 2015 en présence des trois soumissionnaires.

TPSGC prévoit attribuer un contrat autour du 30 avril 2015 après avoir reçu l'approbation.

Les instructions et les outils des évaluateurs étaient complets, respectaient les modalités de l'AO, étaient conformes aux principes et aux pratiques en matière d'équité, et ils ont été exécutés de façon équitable. Les critères d'évaluation respectaient intégralement les exigences qui avaient été établies dans l'AO. L'évaluation a été exécutée en conformité avec l'AO, et a été effectuée en respectant rigoureusement les critères énoncés. Un consensus a été atteint pour tous les critères.

Sommaire des résultats du SE : Le SE a revu le sommaire des évaluations ainsi que les feuilles compilant les tableaux des prix forfaitaires. Selon le SE, l'étape d'évaluation du processus d'approvisionnement a été effectuée de manière équitable, ouverte et transparente. Dans ce contexte, l'équité comprend les éléments d'ouverture, la compétitivité, la transparence et la conformité.

5. Documents de référence

Les documents suivants sont cités par numéro dans ce rapport et, sauf avis contraire, ils peuvent être obtenus auprès de TPSGC.

Sommaire du tableau

Le tableau suivant présente une liste des documents qui sont mentionnés dans le rapport, par exemple la demande de propositions (DP), les modifications, les lettres de précisions et les lettres d'information. Chaque ligne porte un numéro, suivi du titre du document et d'un identificateur, soit la date ou le numéro du document.

No	Document	Date
1	Lettre d'intérêt	Publié sur achatsetventes.gc.ca le 20 novembre 2014
2	Présentation de TPSGC - session d'information	Peut être obtenu auprès de TPSGC
3	Présentation de TPSGC et de l'architecte – conférence des soumissionnaires	Peut être obtenu auprès de TPSGC
4	Appel d'offres	Publié sur achatsetventes.gc.ca le 14 janvier 2015
5	Modification no 1 de l'appel d'offres	Publié sur achatsetventes.gc.ca le 23 janvier 2015
6	Modification no 2 de l'appel d'offres	Publié sur achatsetventes.gc.ca le 28 janvier 2015
7	Modification no 3 de l'appel d'offres	Publié sur achatsetventes.gc.ca le 29 janvier 2015
8	Modification no 4 de l'appel d'offres	Publié sur achatsetventes.gc.ca le 5 février 2015
9	Modification no 5 de l'appel d'offres	Publié sur achatsetventes.gc.ca le 9 février 2015
10	Modification no 6 de l'appel d'offres	Publié sur achatsetventes.gc.ca le 11 février 2015
11	Modification no 7 de l'appel d'offres	Publié sur achatsetventes.gc.ca le 17 février 2015
12	Modification no 8 de l'appel d'offres	Publié sur achatsetventes.gc.ca le 19 février 2015
13	Modification no 9 de l'appel d'offres	Publié sur achatsetventes.gc.ca le 19 février 2015
14	Modification no 10 de l'appel d'offres	Publié sur achatsetventes.gc.ca le 19 février 2015
15	Modification no 11 de l'appel d'offres	Publié sur achatsetventes.gc.ca le 24 février 2015
16	Modification no 12 de l'appel d'offres	Publié sur achatsetventes.gc.ca le 26 février 2015
17	Modification no 13 de l'appel d'offres	Publié sur achatsetventes.gc.ca le 27 février 2015
18	Modification no 14 de l'appel d'offres	Publié sur achatsetventes.gc.ca le 27 février 2015
19	Modification no 15 de l'appel d'offres	Publié sur achatsetventes.gc.ca le 2 mars 2015
20	Modification no 16 de l'appel d'offres	Publié sur achatsetventes.gc.ca le 2 mars 2015
21	Modification no 17 de l'appel d'offres	Publié sur achatsetventes.gc.ca le 4 mars 2015
22	Modification no 18 de l'appel d'offres	Publié sur achatsetventes.gc.ca le 5 mars 2015
23	Modification no 19 de l'appel d'offres	Publié sur achatsetventes.gc.ca le 11 mars 2015

Addenda au rapport final
9 juin 2015

Addenda au rapport final de surveillance de l'équité en date du 21 avril 2015 à l'égard du processus d'approvisionnement concurrentiel concernant l'octroi d'un contrat pour la reconstruction du manège militaire de Québec.

Le présent addenda au rapport final de surveillance de l'équité porte sur la période ultérieure à la fin de la phase d'évaluation. 

Activités du surveillant de l'équité relatives à l'adjudication du contrat et aux comptes rendus

Trois soumissions ont été reçues en réponse à l'appel d'offres, et elles ont toutes été jugées conformes.

Un soumissionnaire gagnant a été identifié suite à l'ouverture des enveloppes financières le 17 mars 2015 en présence des trois soumissionnaires.

Aucun compte rendu n'a été demandé.

Attestation d'assurance du surveillant de l'équité

Le surveillant de l'équité donne une assurance de qualité sans réserve à l'égard du processus d'approvisionnement concurrentiel concernant l'octroi d'un contrat pour la reconstruction du manège militaire de Québec

Selon notre opinion professionnelle, le processus d'approvisionnement concurrentiel que nous avons observé a été mené en conformité avec les critères d'équité, d'ouverture et de transparence.