Système de radar à moyenne portée et soutien en service

Table des matières

• 1. Introduction
  • 1.1 Exigence du projet
• 2. Étape de demande d’information
• 3. Étape de demande de propositions
  • 3.1 Activité surveillée
  • 3.2 Observations du surveillant de l’équité
  • 3.3 Soumissions
  • 3.4 Évaluation de la proposition
    • 3.4.1 Évaluation de la proposition technique
    • 3.4.2 Évaluation au tir réel
    • 3.4.3 Proposition de prix
• 4. Attestation d’assurance
• 5. Méthodologie
• 6. Documents de référence

1. Introduction

PPI Consulting Limited (PPI) a été embauché par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) à titre de surveillant de l’équité pour observer le processus d'approvisionnement lié à l’acquisition de systèmes de radar à moyenne portée (RMP) et du soutien logistique connexe par le ministère de la Défense nationale (MDN).

Au moyen d’une demande de soumissions no W8476-133817/E, datée du 27 février 2014 et publiée le 4 mars 2014, TPSGC, au nom du MDN, a publié une demande de propositions (DP) afin de sélectionner un entrepreneur pour offrir des systèmes de RMP et du soutien en service. La date de clôture initiale du 30 mai 2014 a par la suite été révisée au 16 septembre 2014.

Nous soumettons par la présente notre rapport final portant sur les activités du surveillant de l'équité, en commençant par la demande d’information et le processus de consultation auprès des fournisseurs, ainsi que la DP et le processus d’évaluation subséquent, incluant l’évaluation au tir réel.

PPI est un tiers indépendant en ce qui concerne la présente activité. Nous avons examiné tous les renseignements fournis et avons pu observer toutes les activités pertinentes.

1.1 Exigence du projet

Le MDN requiert l’acquisition et le soutien en service (SES) des systèmes de radar à moyenne portée (RMP). La fonction principale du système de RMP sera de détecter des projectiles hostiles, comme les roquettes, les mortiers et l’artillerie afin de déterminer leur point d’impact et leur point d’origine. Le système de RMP suivra également les véhicules aériens hostiles et amis, y compris les aéronefs à voilure fixe et tournante, les véhicules aériens sans pilote (UAV), les missiles de croisière et les missiles anti-radar afin que les forces terrestres puissent prendre les mesures qui conviennent.

Le besoin est pour huit (8) Militaire-off-the-Shelf (MOTS) de moyenne portée radar (RMP) des systèmes et le soutien logistique associé, avec l’option d’acheter deux (2) autres systèmes de RMP dans les douze (12) mois qui suivent l’attribution du contrat. Les besoins incluent également le SES et l’option de prolonger la période de SES. Le besoin entraînera l’attribution de deux (2) contrats à un (1) seul soumissionnaire retenu : le contrat d’acquisition de RMP et le contrat de SES des RMP. Cette acquisition est assujettie au Programme des marchandises contrôlées.

2. Étape de demande d’information

Une demande de propositions ébauche a été affichée sur le Service électronique d'appels d'offres du gouvernement (SEAOG) le 8 juillet 2013 dans le but de recueillir les commentaires des soumissionnaires. Les soumissionnaires potentiels étaient invités à participer à une journée de l'industrie afin de discuter de la demande de propositions ébauche les 1er et 2 août 2013. Après la rétroaction initiale des soumissionnaires potentiels et de la première journée de l’industrie, une invitation pour une deuxième journée de l’industrie a été affichée sur le système d’invitations ouvertes à soumissionner pour des entretiens commerciaux confidentiels les 28, 29 et 30 août 2013. Les réponses des soumissionnaires potentiels étaient telles que ces entretiens ont tous eu lieu le 29 août 2013.

Le surveillant de l’équité a participé à toutes les réunions avec l’industrie et a participé aux réunions d’équipe ultérieures. L’information tirée de cette étape de demande d’information a été prise en compte pendant la mise au point de l’approche et des documents d’invitation à soumissionner.

3. Étape de demande de propositions

3.1 Activité surveillée

Pendant l’étape de la demande de propositions (DP), c’est-à-dire du 27 février 2014 au 16 septembre 2014, le surveillant de l’équité a participé à la journée de l’industrie du 17 mars 2014.

Pendant l’étape de la DP, les documents suivants ont été fournis au surveillant de l’équité aux fins d’examen :

• L’examen des questions des fournisseurs découlant de la journée de l’industrie;
• Les documents d’invitation à soumissionner ébauche: Le surveillant de l’équité a eu accès à de nombreuses ébauches des documents provisoires aux fins d’examen et a présenté des observations en matière d’équité au client par l’entremise de l'autorité contractante. Toutes les observations en matière d'équité ont été abordées à la satisfaction du surveillant de l’équité;
• La demande de propositions définitive, soit la DP no W8476-133817/E datée du 27 février 2014, a été présenté au surveillant de l’équité aux fins d’examen, incluant le plan d’évaluation. Toutes les observations en matière d'équité ont été abordées à la satisfaction du surveillant de l’équité;
• Questions de clarification et réponses du promoteur pendant la période ouverte de la soumission. Pendant la période ouverte de la soumission, le surveillant de l’équité a reçu les questions de clarification des fournisseurs et l’ébauche des réponses aux fins d’examen. Les questions ont été compilées au fur et à mesure qu’elles ont été reçues, et les réponses ont été rédigées de façon continue. Toutes les observations en matière d'équité ont été abordées à la satisfaction du surveillant de l’équité. Le processus de clarification a donné lieu à 27 modifications offrant des réponses aux questions de clarification des soumissionnaires, ainsi que des modifications à la DP, selon le cas;
• Le chiffrier d'évaluation.

Les documents et les activités réalisées pendant cette étape respectaient les principes d’équité ci-dessous :

• La DP a été affichée sur le site achatsetventes.gc.ca, le système d’invitations ouvertes à soumissionner du gouvernement du Canada. L’information était donc présentée à tous les soumissionnaires potentiels en même temps;
• Les promoteurs ont eu une chance égale de poser des questions de clarification.

3.2 Observations du surveillant de l’équité

Le surveillant de l’équité a examiné les documents d’invitation à soumissionner pendant l’élaboration de la DP et l’étape de mise au point de l’initiative jusqu’à l’affichage de la DP sur le site achatsetventes.gc.ca et a fourni des observations en matière d’équité à leur sujet. Le surveillant de l’équité a assisté à la journée de l’industrie qui a eu lieu le 17 mars 2014 et a examiné les questions des fournisseurs découlant de la séance d’information. Toutes les observations du surveillant de l’équité ont été resolues par l’équipe de projet du client et l’autorité contractante. L’équipe de projet du client et l’autorité contractante étaient toutes deux coopératives pour ce qui est de fournir des précisions lorsqu’elles étaient demandées par le surveillant de l’équité.

Pendant le processus de clarification, les questions des fournisseurs ont été consignées, et l’équipe de projet du client ou l’autorité contractante, selon le cas, a rédigé une ébauche de réponse. Le surveillant de l’équité a été inclus à l’examen des réponses. L’équipe de projet du client et l’autorité contractante étaient toutes deux coopératives pour ce qui est de fournir des précisions quant aux observations formulées par le surveillant de l’équité.

3.3 Soumissions

TPSGC a reçu trois (3) soumissions avant l'heure de clôture le 16 septembre 2014.

3.4 Évaluation de la proposition

3.4.1 Évaluation de la proposition technique

Le surveillant de l’équité a participé à la séance d’information pour les évaluateurs et à la distribution des documents d’évaluation. L’équipe d’évaluation a été informée des questions liées à la réalisation de l’évaluation conformément au processus de sélection stipulé, y compris les rôles et responsabilités, la confidentialité, le contrôle des documents, le comportement de l’évaluateur, l’évaluation indépendante, le processus consensuel, le calendrier et des explications sur les clarifications apportées à une soumission comparativement à la modification de ladite soumission.

Le processus suivant a été lancé afin d’évaluer la proposition écrite :

• Chaque évaluateur a effectué son propre examen indépendant et sa propre notation de la proposition dans son cahier de travail;
• Après la réalisation d’examens indépendants, les évaluateurs ont participé à des réunions consensuelles pour s’entendre sur la note à attribuer à chaque exigence évaluée. Les notes consensuelles et la justification des notes ont été consignées dans le registre principal; 
• Les évaluateurs ont consigné et paraphé tout changement accepté au cours des réunions consensuelles dans leurs cahiers de travail individuels;
• Le surveillant de l’équité a confirmé que chaque membre de l’équipe d’évaluation était d’accord quant aux notes consensuelles définitives;
• Tous les évaluateurs ont confirmé leur accord;
• L’équipe d’évaluation a signé le registre consensuel.

Le surveillant de l’équité a assisté aux séances de consensus concernant la proposition écrite. Il confirme que le processus a été mené de façon équitable, ouverte et transparente conformément au processus établi dans la demande de propositions.

3.4.2 Évaluation au tir réel

Des évaluations au tir réel ont été organisées avec chacun des trois soumissionnaires entre décembre 2014 et mars 2015. L’autorité contractante de TPSGC a accompagné l’équipe d’évaluation et a coordonné chacune des démonstrations de tir réel pour le Canada avec le soumissionnaire.

Les soumissionnaires avaient soumis, dans leur soumission, les données techniques liées aux solutions proposées que l’équipe d’évaluation a évaluées conformément au processus indiqué dans la DP. Après chaque démonstration, les soumissionnaires ont présenté à l’autorité contractante les données réelles obtenues pendant l’évaluation au tir réel.

Le processus suivant a été lancé afin d’évaluer les démonstrations de tir réel :

• L’équipe d’évaluation a participé à une réunion consensuelle pour examiner les données réelles de l’évaluation au tir réel et les notes initiales de la proposition écrite;
• Conformément à la partie 4 de la DP, méthode de sélection, section 2.2 Rajustement de la note technique, de petits rajustements ont été acceptés afin de tenir compte des écarts entre la proposition écrite et les données obtenues pendant l’évaluation au tir réel;
• Le chiffrier de notation consensuelle de l’évaluation au tir réel a été rajusté afin de tenir compte des résultats de l’évaluation;
• Tous les évaluateurs ont confirmé leur accord;
• L’équipe d’évaluation a signé le registre consensuel.

Le surveillant de l’équité a assisté aux séances de consensus des évaluations de tir réel. Il confirme que le processus a été mené de façon équitable, ouverte et transparente conformément au processus établi dans la demande de propositions.

3.4.3 Proposition de prix

L’autorité contractante a terminé la vérification de prix, a attribué des notes et a examiné le tout avec le surveillant de l’équité.

La proposition de prix était complète et respectait les exigences de la demande de propositions. De plus, les autres exigences financières de la demande de propositions, les retombées industrielles et technologiques (RIT), les exigences de la proposition de valeur et les exigences des capacités financières étaient satisfaites.

Les documents d’Industrie Canada confirmant la conformité aux RIT et les points attribués aux exigences de la proposition de valeur dans la demande de propositions et l’analyste financière de TPSGC confirmant la conformité ont été passés en revue avec le surveillant de l’équité. Toutes les exigences étaient satisfaites et le surveillant de l’équité n’avait aucune préoccupation en matière d’équité.

4. Attestation d’assurance

Le surveillant de l'équité émet par la présente l'opinion sans réserve suivante concernant l’acquisition de systèmes de RMP et de soutien en service pour le ministère de la Défense nationale.

Selon notre avis professionnel, les processus de demande d’information et de demande de propositions, y compris l’évaluation des propositions reçues à la suite de l’acquisition des systèmes de RMP et de soutien en service par le MDN, que nous avons observés ont été réalisés de façon équitable, ouverte et transparente.

5. Méthodologie

PPI Consulting Limited a été embauché à titre de surveillant de l'équité pour observer le processus d'approvisionnement du MDN lié à l’acquisition de systèmes de radar à moyenne portée et du soutien en service, et attester de l'équité, de l'ouverture et de la transparence de cette activité surveillée.

Conformément aux conditions de notre mandat, nous avons pris connaissance des documents pertinents, nous avons observé les activités antérieures aux demandes de soumissions, dont la demande d’information et la consultation auprès des fournisseurs, les activités liées aux demandes de soumissions, dont la notation consensuelle de la démonstration de tir réel, la proposition écrite et la proposition de prix, nous avons fait part des points relatifs à l'équité aux autorités contractante et technique et nous avons veillé à ce que les réponses fournies et les mesures de suivi soient raisonnables et appropriées.

6. Documents de référence

Sommaire du tableau

Le tableau suivant présente une liste des documents qui sont mentionnés dans le rapport, par exemple la demande de propositions (DP), les modifications, les lettres de précisions et les lettres d'information. Chaque ligne porte un numéro, suivi du titre du document et d'un identificateur, soit la date ou le numéro du document.

No	Documents de référence	Date/numéro du document
1	DP no ABES.PROD.PW__QD.B023.E24350.EBSU000	Le 27 février 2014
2	Modification 1 ABES.PROD.PW__QD.B023.E24350.EBSU001	Le 10 mars 2014
3	Modification 2 ABES.PROD.PW__QD.B023.E24350.EBSU002	Le 10 mars 2014
4	Modification 3 ABES.PROD.PW__QD.B023.E24350.EBSU003	Le 13 mars 2014
5	Modification 4 ABES.PROD.PW__QD.B023.E24350.EBSU004	Le 7 avril 2014
6	Modification 5 ABES.PROD.PW__QD.B023.E24350.EBSU005	Le 30 avril 2014
7	Modification 6 ABES.PROD.PW__QD.B023.E24350.EBSU006	Le 27 mai 2014
8	Modification 7 ABES.PROD.PW__QD.B023.E24350.EBSU007	Le 28 mai 2014
9	Modification 8 ABES.PROD.PW__QD.B023.E24350.EBSU008	Le 30 mai 2014
10	Modification 9 ABES.PROD.PW__QD.B023.E24350.EBSU009	Le 2 juin 2014
11	Modification 10 ABES.PROD.PW__QD.B023.E24350.EBSU010	Le 4 juin 2014
12	Modification 11 ABES.PROD.PW__QD.B023.E24350.EBSU011	Le 5 juin 2014
13	Modification 12 ABES.PROD.PW__QD.B023.E24350.EBSU012	Le 11 juin 2014
14	Modification 13 ABES.PROD.PW__QD.B023.E24350.EBSU013	Le 27 juin 2014
15	Modification 14 ABES.PROD.PW__QD.B023.E24350.EBSU014	Le 24 juillet 2014
16	Modification 15 ABES.PROD.PW__QD.B023.E24350.EBSU015	Le 25 juillet 2014
17	Modification 16 ABES.PROD.PW__QD.B023.E24350.EBSU016	Le 28 juillet 2014
18	Modification 17 ABES.PROD.PW__QD.B023.E24350.EBSU017	Le 4 août 2014
19	Modification 18 ABES.PROD.PW__QD.B023.E24350.EBSU018	Le 6 août 2014
20	Modification 19 ABES.PROD.PW__QD.B023.E24350.EBSU019	Le 18 août 2014
21	Modification 20 ABES.PROD.PW__QD.B023.E24350.EBSU020	Le 19 août 2014
22	Modification 21 ABES.PROD.PW__QD.B023.E24350.EBSU021	Le 28 août 2014
23	Modification 22 ABES.PROD.PW__QD.B023.E24350.EBSU022	Le 28 août 2014
24	Modification 23 ABES.PROD.PW__QD.B023.E24350.EBSU023	Le 2 septembre 2014
25	Modification 24 ABES.PROD.PW__QD.B023.E24350.EBSU024	Le 2 septembre 2014
26	Modification 25 ABES.PROD.PW__QD.B023.E24350.EBSU025	Le 8 septembre 2014
27	Modification 26 ABES.PROD.PW__QD.B023.E24350.EBSU026	Le 9 septembre 2014
28	Modification 27 ABES.PROD.PW__QD.B023.E24350.EBSU027	Le 10 septembre 2014

Addenda au rapport final
Le 15 septembre 2015

Addenda au rapport final du surveillant de l'équité en date du 28 avril 2015 relativement à l’acquisition de radars à moyenne portée et de soutien en service

Le présent addenda au Rapport final du surveillant de l'équité porte sur la période suivant la conclusion de la phase d'évaluation.

Attribution du contrat, communications et comptes rendus

Le contrat a été attribué le 25 juin 2015. En plus de la notification d’un marché, chaque promoteur a reçu, le 27 juillet 2015, les résultats de l’évaluation de sa proposition. Des comptes rendus ont été fournis aux deux soumissionnaires non retenus les 9 et 10 septembre 2015.

Selon notre avis de professionnels, le processus d'approvisionnement de radars à moyenne portée et de soutien en service que nous avons observé a été mené de façon équitable, ouverte et transparente.