Fourniture des ensembles générateur diesel des frégates de la classe Halifax et le soutien en service

Table des matières

• 1. Contexte et Introduction
• 2. Exigences du projet
• 3. Attestation d’assurance
• 4. Objectifs du mandat du Surveillant de l’équité et méthodologie
• 5. Activités et observations spécifiques du Surveillant de l’équité
• 6. Documents de référence

1. Contexte et introduction

Knowles Consultancy Services Inc. et Hill International Inc. en coentreprise a été engagé comme Surveillant de l’équité (SE) pour observer le processus concurrentiel d’approvisionnement pour la fourniture des ensembles générateur diesel des frégates de la classe Halifax et le soutien en service pour le ministère de la Défense nationale (MDN). Ce processus concurrentiel a été initié par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) par voie de la lettre d’intérêt et de qualification (LIQ) demande numéro WW8483-137106/B, une deuxième LIQ demande numéro W8483-137106/C et une demande de propositions (DDP) demande numéro W8483-137106/D. Knowles Consultancy Services Inc. et Hill International Inc. en coentreprise est une tierce partie indépendante par rapport à cette activité.

Nous soumettons par la présente le rapport final couvrant nos activités concernant la phase LIQ et la phase DDP incluant la sélection du soumissionnaire recommandé.

Ce rapport inclut notre attestation d’assurance, un résumé de la portée et des objectifs de notre mandat, les méthodologies appliquées, les activités spécifiques et les observations pertinentes.

2. Exigences du projet

Le gouvernement du Canada a identifié un besoin pour les services d’une entreprise pour fournir le remplacement des ensembles générateur diesel des frégates de la classe Halifax et fournir le soutien en service pour la Marine royale canadienne. Il est prévu que le soutien en service sera en place pour environ vingt (20) années, qui devrait être la durée de vie des frégates.

3. Attestation d'assurance

Le Surveillant de l’équité fourni l’énoncé d’assurance sans réserve suivant concernant le processus d’approvisionnement pour la fourniture des ensembles générateur diesel des frégates de la classe Halifax et le soutien en service pour le ministère de la Défense nationale.

Selon notre opinion professionnelle, le processus concurrentiel que nous avons observé a été mené de manière équitable, ouverte et transparente.

Remarque : Pour toutes les références dans le présent rapport concernant les commentaires relatifs à l’équité fournis aux responsables du projet, nous confirmons que le cas échéant, les responsables du projet ont fourni au Surveillant de l’équité (SE) les éclaircissements ou ont pris les mesures appropriées pour répondre aux commentaires et en conséquence, aucune lacune en matière d’équité n’a été décelée.

4. Objectifs du mandat du surveillant de l’équité et méthodologie

L’objectif global était le suivant : fournir à TPSGC une observation indépendante des activités du projet d’approvisionnement; fournir aux responsables du projet des commentaires relatifs à l’équité aussitôt que possible, afin que les mesures appropriées puissent être prises pour résoudre les inquiétudes avant quelles influent sur l’équité; porter à l’attention du Secteur de l’intégrité opérationnelle toute inquiétude potentielle d’équité s’il n’y a pas de résolution en temps opportun avec les responsables du projet et attester de l’équité du processus d’approvisionnement incluant son exécution.

Pour réaliser l’objectif, nous avons entrepris les activités suivantes :

• devenus familiers avec la structure de gouvernance du projet;
• examiné les deux demandes LIQ;
• examiné la demande DDP;
• examiné toutes les modifications et addendas aux demandes LIQ et DDP incluant les questions soumises par les répondants et les réponses fournies;
• examiné les procédures devant être utilisées pour l’évaluation des réponses et l’orientation fournie à l’équipe d’évaluation;
• observé l’évaluation des réponses aux deux demandes LIQ et à la demande DDP dans le but d’assurer que les procédures d’évaluation et de sélection de l’entrepreneur et la politique ministérielle ont été suivies de façon constante durant le processus d’évaluation et de sélection; et
• observé les comptes rendus auprès des répondants non retenus. (Cette activité fera l’objet d’un addenda au présent rapport).

5. Activités et observations spécifiques du surveillant de l’équité

Activités et observations spécifiques du surveillant de l’équité relatives à la phase de la lettre d’intérêt et de qualification

Durant la période du 7 mai 2013 au 2 août 2013, nous avons examiné des versions ébauche de la LIQ. Le 5 août 2013 nous avons examiné la LIQ telle qu’affichée sur achatsetventes (Document 1). Aucune lacune en matière d’équité n’a été décelée. Durant la période du 27 août 2013 au 29 août 2013, nous avons examiné les modifications 1 à 4 (Documents 2 à 5). Aucune lacune en matière d’équité n’a été décelée. La date de clôture de la LIQ était le 13 septembre 2013.

Durant la période du 23 septembre 2013 au 25 septembre 2013, nous avons examiné les questions d’éclaircissements envoyées aux répondants et les réponses reçues et avons fourni à l’autorité contractante des commentaires relatifs à l’équité. Les mesures appropriées ont été prises par les responsables du projet. Le 25 septembre 2013, nous avons observé l’évaluation par voie de consensus des réponses reçues. Toutes les réponses ont été jugées non conformes. Aucune lacune en matière d’équité n’a été décelée.

Le 26 septembre 2013, nous avons examiné des ébauches de comptes rendus écrits aux répondants et des détails subséquents par courriel de la part de l’autorité contractante le 27 septembre et le 4 octobre 2013 et aucune lacune en matière d’équité n’a été décelée.

Le 3 octobre 2013, nous avons examiné une version ébauche de la seconde LIQ et avons examiné la LIQ telle qu’affichée sur achatsetventes le 4 octobre 2013 (Document 6). Aucune lacune en matière d’équité n’a été décelée. Durant la période du 4 octobre 2013 au 18 octobre 2013, nous avons examiné les modifications 1 et 2 (Documents 7 et 8). Aucune lacune en matière d’équité n’a été décelée. Le 15 octobre 2013, nous avons observé une conférence de l’industrie et des rencontres individuelles avec des fournisseurs. Aucune lacune en matière d’équité n’a été décelée. La date de clôture de la LIQ était le 25 octobre 2013.

Le 29 octobre 2013, nous avons examiné les questions d’éclaircissements envoyées aux répondants et les réponses reçues et avons fourni à l’autorité contractante des commentaires relatifs à l’équité. Les mesures appropriées ont été prises par les responsables du projet. Le 30 octobre 2013, nous avons observé l’évaluation par voie de consensus, les réponses reçues et la sélection des répondants pré-qualifiés. Aucune lacune en matière d’équité n’a été décelée.

Le 30 octobre 2013, nous avons examiné les ébauches des comptes rendus aux répondants pré-qualifiés et à un répondant non retenu. Aucune lacune en matière d’équité n’a été décelée.

Activités et observations du surveillant de l’équité relatives à la phase de la demande de propositions

Durant la période du 18 novembre 2013 au 21 janvier 2015, nous avons examiné des versions ébauche et finale des communications avec les soumissionnaires et avons fourni à l’autorité contractante des commentaires relatifs à l’équité. Les mesures appropriées ont été prises par les responsables du projet.

Nous avons examiné des versions ébauche et finale de la DDP qui a été émise le 19 septembre 2014 aux soumissionnaires qualifiés (Document 9) et fourni à l’autorité contractante des commentaires relatifs à l’équité. Nous avons examiné des versions ébauche et finale des modifications 1 à 8 à la DDP (Documents 10 à 17) et avons fourni à l’autorité contractante des commentaires relatifs à l’équité. Les mesures appropriées ont été prises par les responsables du projet en ce qui concerne nos commentaires sur la DDP et les modifications. Nous avons observé une conférence des soumissionnaires, une visite des lieux et les 15 et 16 octobre 2014, des rencontres individuelles avec les soumissionnaires qualifiés. Aucune lacune en matière d’équité n’a été décelée. La date de clôture de la DDP était le 27 janvier 2015.

Activités et observations du surveillant de l’équité relatives à la phase de l’évaluation

Le 23 février 2015, nous avons observé l’évaluation par voie de consensus des soumissions reçues et aucune lacune en matière d’équité n’a été décelée.

Le 2 avril 2015, nous avons examiné les résultats de l’évaluation des propositions et la sélection du soumissionnaire recommandé tels que spécifiés dans la DDP. Nous avons été informés que les calculs et les résultats avaient été revérifiés par un examen indépendant fait par des pairs. Aucune lacune en matière d’équité n’a été décelée.

6. Documents de référence

Les documents suivants sont classés par numéro dans le présent rapport. Sauf indication contraire, ces documents sont disponibles auprès de l’autorité contractante du projet.

Sommaire du tableau

Le tableau suivant présente une liste des documents qui sont mentionnés dans le rapport, par exemple la demande de propositions (DP), les modifications, les lettres de précisions et les lettres d'information. Chaque ligne porte un numéro, suivi du titre du document et d'un identificateur, soit la date ou le numéro du document.

No.	Document	Information additionnelle
1	Lettre d’intérêt et qualification (LIQ)	Affichée sur achatsetventes 5 août 2013
2	Modification 1 à la LIQ	Affichée sur achatsetventes 27 août 2013
3	Modification 2 à la LIQ	Affichée sur achatsetventes 29 août 2013
4	Modification 3 à la LIQ	Affichée sur achatsetventes 6 septembre 2013
5	Modification 4 à la LIQ	Affichée sur achatsetventes 6 septembre 2013
6	LIQ 2	Affichée sur achatsetventes 4 octobre 2013
7	Modification 1 à la LIQ 2	Affichée sur achatsetventes 4 octobre 2013
8	Modification 2 à la LIQ 2	Affichée sur achatsetventes 18 octobre 2013
9	Demande de propositions (DDP)	Émise aux soumissionnaires qualifiés 19 septembre 2014
10	Modification 1 à la DDP	Émise aux soumissionnaires qualifiés 3 décembre 2014
11	Modification 2 à la DDP	Émise aux soumissionnaires qualifiés 15 décembre 2014
12	Modification 3 à la DDP	Émise aux soumissionnaires qualifiés 18 décembre 2014
13	Modification 4 à la DDP	Émise aux soumissionnaires qualifiés 30 décembre 2014
14	Modification 5 à la DDP	Émise aux soumissionnaires qualifiés 9 janvier 2015
15	Modification 6 à la DDP	Émise aux soumissionnaires qualifiés 16 janvier 2015
16	Modification 7 à la DDP	Émise aux soumissionnaires qualifiés 20 janvier 2015
17	Modification 8 à la DDP	Émise aux soumissionnaires qualifiés 21 janvier 2015

Addenda au rapport final
19 août 2015

Addenda au rapport final du surveillant de l’équité daté le 6 avril 2015 concernant la fourniture des ensembles générateur diesel des frégates de la classe Halifax et le soutien en service

Cet addenda au rapport final du Surveillant de l’équité couvre la période postérieure à la conclusion de la phase de l’évaluation et inclut l’attribution du contrat et les comptes rendus auprès des soumissionnaires non retenus.

Le soumissionnaire retenu a été informé le 27 février 2015 qu’un contrat lui était attribué sujet à l’approbation du Conseil du Trésor. Le même jour, des lettres ont été envoyées aux soumissionnaires non retenus, les informant des résultats du processus d’approvisionnement. Chaque lettre offrait un compte rendu détaillé. Des comptes rendus en personne ont été fournis aux soumissionnaires non retenus les 10 et 11 mars 2015 et au soumissionnaire retenu le 13 mars 2015, concernant le processus d’évaluation et leurs résultats individuels. Il est à noter que les responsables du projet n'ont pas fourni au Surveillant de l'équité, l'opportunité d'examiner les lettres avant qu'elles soient envoyées aux soumissionnaires et ils n'ont pas fourni de préavis pour les comptes rendus en personne sur les aspects techniques de leurs soumissions de sorte que le Surveillant de l'équité n'a pas été en mesure d'observer les comptes rendus. Le Surveillant de l’équité a examiné les lettres qui avaient été envoyées aux soumissionnaires et un résumé des comptes rendus en personne qui avaient été fournis. Le 6 mai et le 14 juillet 2015, nous avons observé les comptes rendus en personne qui ont été fournis par Industrie Canada aux soumissionnaires non retenus sur les retombées industrielles et la valeur propositionnelle des aspects de leurs soumissions.

Attestation d’assurance du surveillant de l’équité

Selon l’opinion du Surveillant de l’équité, les comptes rendus écrits et les comptes rendus en personne fournis par Industrie Canada ont été menés de manière équitable. Comme le Surveillant de l’équité n’a pas observé les comptes rendus techniques fournis en personne et qu’aucun de ces comptes rendus n’a été enregistré, nous ne sommes pas en mesure de fournir une opinion quant à l’équité des comptes rendus techniques fournis en personne aux soumissionnaires non retenus. Cependant basé sur l’information fournie par les responsables du projet, il semble que les comptes rendus étaient détaillés et équitables.