Services de réadaptation professionnelle et d’assistance professionnelle

Table des matières

• 1. Contexte
  • 1.1 Exigence du projet
• 2. Attestation d’assurance
• 3. Méthodologie
  • 3.1 Phase de demande de propositions
    • 3.1.1 Activités surveillées
    • 3.1.2 Présentation des soumission
  • 3.2 Étape de soumission des propositions
    • 3.2.1 Activités surveillées
    • 3.2.2 Évaluation de la proposition technique
    • 3.2.3 Proposition de prix
  • 3.3 Observations de la spécialiste en surveillance de l’équité
• 4. Documents de référence

1. Contexte

PPI Consulting Limited (PPI) a été embauché par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) le 27 novembre 2012 à titre d’entrepreneur surveillant de l’équité pour observer le processus d’approvisionnement lié à l’approvisionnement de services de réadaptation professionnelle et d’assistance professionnelle des Anciens Combattants Canada.

Nous soumettons par la présente notre rapport final portant sur les activités du surveillant d'équité du présent approvisionnement.

Le présent rapport comprend notre attestation d'assurance, un résumé de la portée et des objectifs de notre mandat, des détails relatifs à la méthodologie appliquée et les observations pertinentes des activités entreprises.

1.1 Exigence du projet

Anciens Combattants Canada (ACC) offre des services de réadaptation aux vétérans, à leurs époux/conjoints de fait et aux survivants admissibles pour leur permettre d'améliorer leur employabilité et/ou leur capacité d'occuper un emploi convenable rémunérateur dans leur vie civile.

Au moyen de la demande de soumissions portant le numéro 51019-128004/A, publiée le 3 octobre 2013, ACC a publié une demande de propositions pour sélectionner un entrepreneur dont le rôle sera d'assurer la partie de services de réadaptation professionnelle et d'assistance professionnelle du Programme de réadaptation d'ACC.

2. Attestation d’assurance

La surveillante de l'équité émet par la présente l'opinion sans réserve suivante concernant l’évaluation des propositions reçues en réponse à l’offre d’appel de TPSGC portant le numéro 51019-128004/A. Selon notre avis de professionnels, le processus de demande de propositions (DP) que nous avons observé pour les services de réadaptation professionnelle et d’assistance professionnelle des Anciens Combattants Canada a été réalisé de façon équitable, ouverte et transparente.

3. Méthodologie

PPI Consulting Limited a été embauché à titre de surveillant de l’équité pour observer la demande de propositions (DP) et l’évaluation de la proposition ultérieure pour l’approvisionnement de services de réadaptation professionnelle et d’assistance professionnelle, et attester de l'équité, de l'ouverture et de la transparence de cette activité surveillée.

Conformément aux conditions de notre mandat, nous avons pris connaissance des documents pertinents, nous avons observé les activités avant les demandes de soumissions, les activités liées aux demandes de soumissions, notamment l’évaluation de la proposition écrite et de la proposition de prix, nous avons fait part des points relatifs à l'équité à l’autorité contractante et à l’autorité technique des Anciens Combattants et nous avons veillé à ce que les réponses fournies et les mesures de suivi soient raisonnables et appropriées.

3.1 Phase de demande de propositions

3.1.1 Activités surveillées

Jusqu’à la publication de la DP le 3 octobre 2013, aucun processus de conférence des fournisseurs ni de consultation auprès des fournisseurs n’a été entamé. Toutes les communications avec la spécialiste en surveillance de l’équité ont été effectuées par écrit ou par téléphone avec l’autorité contractante ou le chef d’équipe du client.

Pendant la phase de DP de l’initiative, c.-à-d. de décembre 2012 à octobre 2013, les documents suivants ont été fournis à PPI aux fins d’examen :

• Documents provisoires de demande de soumissions : La spécialiste en surveillance de l’équité a reçu plusieurs versions des documents provisoires pour examen et a formulé des observations en matière d’équité à l’intention du client par l’intermédiaire de l’autorité contractante. Toutes les observations en matière d’équité ont été traitées de façon jugée satisfaisante par la spécialiste en surveillance de l’équité;
• Plan d’évaluation : La spécialiste en surveillance de l’équité a reçu plusieurs versions du plan d’évaluation provisoire pour examen et a formulé des observations en matière d’équité à l’intention du client par l’intermédiaire de l’autorité contractante en ce qui concerne le manque de clarté dans le plan d’évaluation et la méthode de notation. Toutes les observations en matière d’équité ont été traitées de façon jugée satisfaisante par la spécialiste en surveillance de l’équité;
• Le document final de demande de soumissions portant le numéro de DP 51019-128004/A, daté du 3 octobre 2013, a été fourni à la spécialiste en surveillance de l’équité et représentait les documents provisoires examinés et précisés pendant la période s’étalant de janvier 2013 à septembre 2013;
• Questions d’éclaircissement et réponses aux promoteurs pendant la période ouverte de soumissions : Pendant la période ouverte de soumissions, la spécialiste en surveillance de l’équité a reçu les questions d’éclaircissement des fournisseurs ainsi que les réponses provisoires pour examen. Les questions ont été compilées au fur et à mesure de leur réception et les réponses ont été rédigées de façon continue. Toutes les observations en matière d’équité ont été traitées de façon jugée satisfaisante par la spécialiste en surveillance de l’équité;
• Les modifications 1, 2, 3 et 4 ont été fournies à la spécialiste en surveillance de l’équité et contiennent les demandes d’éclaircissements et les réponses convenues pendant le processus de rédaction. La modification 1 était datée du 22 octobre 2013, la modification2 était datée du 14 novembre 2013, la modification 3 était datée du 2 décembre 2013 et la modification 4 était datée du 10 décembre 2013. Dans tous les cas, le contenu des modifications a été examiné par la spécialiste en surveillance de l’équité en version provisoire avant la publication.

Les documents et les activités, incluant la publication de la DP dans le Système d'invitations ouvertes à soumissionner et la chance égale de poser des questions d’éclaircissement, appuyaient tous l’équité, l’ouverture et la transparence du processus.

3.1.2 Présentation des soumissions

TPSGC a reçu trois (3) propositions avant la date et l’heure de clôture le 17 décembre 2013.

3.2 Étape de soumission des propositions

3.2.1 Activités surveillées

La spécialiste en surveillance de l’équité a participé aux réunions suivantes en ce qui concerne l’évaluation des propositions reçues en réponse à la DP d’ACC pour des services de réadaptation professionnelle et d’assistance professionnelle :

• Séance d’information des évaluateurs sur la proposition technique;
• Notation de consensus des propositions techniques;
• Téléconférences avec TPSGC pour examiner les documents financiers.
• Pendant cette période, les documents suivants ont été fournis à PPI aux fins d’examen;
• Document présenté lors de la séance d’information des évaluateurs sur la proposition technique;
• Rapport d’évaluation financière d’un tiers;
• Proposition de prix des soumissionnaires.

3.2.2 Évaluation de la proposition technique

La surveillante de l’équité a assisté à la présentation du compte rendu de l’évaluateur. L’équipe d’évaluation a été informée de toutes les questions liées à la tenue de l’évaluation conformément au processus de sélection stipulé, incluant les rôles et responsabilités, la confidentialité, le contrôle des documents, le comportement de l’évaluateur, l’évaluation indépendante, le processus de consensus, le calendrier et une explication des éclaircissements par opposition à une modification de la soumission.

Le processus suivant a été entamé pour évaluer les propositions :

• Chaque évaluateur a effectué son propre examen indépendant et sa notation des propositions dans son carnet de travail;
• Après les examens indépendants, les évaluateurs ont participé à des réunions de consensus pour convenir de la note à attribuer à chaque exigence cotée. Les notes et la justification des notes ont été consignées dans la fiche maîtresse. Des experts en la matière ont été consultés pour obtenir une expertise sur des sections précises de la DP;
• Les évaluateurs ont consigné et paraphé les changements convenus pendant les réunions de consensus dans chacun de leur carnet de travail;
• La surveillante de l’équité a confirmé auprès de chaque membre de l’équipe d’évaluation leur accord quant aux notes finales de consensus;
• Tous les évaluateurs ont confirmé leur accord;
• L’équipe d’évaluation a signé la fiche de consensus.

La surveillante de l’équité a assisté aux séances de consensus et confirme que le processus a été entamé de façon appropriée, conformément au processus établi dans la DP et de façon équitable, ouverte et transparente. Après l’évaluation de la proposition technique, une seule proposition répondait aux exigences minimales de la DP.

3.2.3 Proposition de prix

La spécialiste en surveillance de l’équité a reçu la documentation sur les tarifs et le calendrier de paiements concernant l’une des propositions conformes pour examen. La proposition de prix était complète et était conforme aux exigences de la DP. La proposition de prix ne comprenait pas d’avertissement ni d’hypothèse.

3.3 Observations de la spécialiste en surveillance de l’équité

La spécialiste en surveillance de l’équité a examiné et a formulé des observations en matière d’équité concernant les documents de demande de soumissions pendant la phase d’élaboration et de mise au point de la DP de l’initiative jusqu’à l’affichage de la DP dans le Système d'invitations ouvertes à soumissionner et pendant l’évaluation ultérieure des propositions.

Les observations formulées par la spécialiste en surveillance de l’équité ont été traitées par l’équipe d’ACC et par l’autorité contractante. Tant l’équipe d’ACC que l’autorité contractante ont été réceptives et ont offert des éclaircissements aux demandes de la spécialiste en surveillance de l’équité.

Pendant le processus d’éclaircissement, les questions des fournisseurs ont été consignées et une réponse provisoire a été rédigée par l’équipe d’ACC ou l’autorité contractante selon le cas. La spécialiste en surveillance de l’équité a participé à l’examen des réponses. Tant l’équipe d’ACC que l’autorité contractante ont été réceptives et ont offert des éclaircissements aux observations formulées par la spécialiste en surveillance de l’équité.

Pendant les séances de notations établies par consensus, la spécialiste en surveillance de l’équité a observé que les évaluateurs ont été diligents et méticuleux dans leur examen de chaque proposition et n’a observé aucun parti pris pour ou contre les propositions. Toutes les propositions ont été évaluées de façon équitable et uniforme.

4. Documents de référence

Les documents suivants sont cités dans le présent document. À moins d'indication contraire, ils peuvent être obtenus auprès de TPSGC.

Sommaire du tableau

Le tableau suivant présente une liste des documents qui sont mentionnés dans le rapport, par exemple la demande de propositions (DP), les modifications, les lettres de précisions et les lettres d'information. Chaque ligne porte un numéro, suivi du titre du document et d'un identificateur, soit la date ou le numéro du document.

#	Document	Date/numéro de document
1	Document final de demande de soumissions portant le numéro de DP 51019-128004/A	3 octobre 2013
2	Modification 1	22 octobre 2013
3	Modification 2	14 novembre 2013
4	Modification 3	2 décembre 2013
5	Modification 4	10 décembre 2013
6	Grille d’évaluation finale	25 février 2014
7	Fiches de notation établies par consensus de l’évaluateur, remplies et signées	4 avril 2014
8	Proposition de prix du promoteur privilégié	1er mai 2014
9	Courriels échangés entre l’autorité contractante, l’analyse des coûts de TPSGC et le promoteur privilégié	5 et 6 mai 2014

Anciens Combattants Canada

Demande de propositions pour des services de réadaptation professionnelle et d’assistance professionnelle

Addenda au rapport final
Le 1er mai 2015

Addenda au rapport final du surveillant de l’équité en date du 25 juillet 2014

Le présent addenda au Rapport final du surveillant de l'équité porte sur la période suivant la conclusion de la phase d'évaluation jusqu’à l’attribution du contrat.

Attribution du contrat

Le soumissionnaire retenu a été sélectionné et un contrat a été attribué le 5 décembre 2014. Un des soumissionnaires non retenus a demandé un entretien final qui a eu lieu le 24 mars 2015.

Selon notre avis de professionnel, le processus d'approvisionnement d’Anciens Combattants Canada pour des services de réadaptation professionnelle et d’assistance professionnelle que nous avons observé a été réalisé de façon équitable, ouverte et transparente.