Réhabilitation de l’enveloppe et modernisation de l’immeuble de base de la succursale postale B – Expert-conseil principal

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• 1. Introduction
• 2. Exigence du projet
• 3. Attestation d’assurance
• 4. Méthodologie
• 5. Activités et observations du surveillant de l’équité
  • 5.1 Planification de l’approvisionnement/Étape préalable à la publication
  • 5.2 Publication de la demande de propositions
  • 5.3 Date de clôture de la demande de propositions de l’étape un
  • 5.4 Directives relatives à l’évaluation de la demande de propositions de l’étape un
  • 5.5 Examen par rapport aux exigences obligatoires de la demande de propositions de l’étape un
  • 5.6 Évaluation et cotation des propositions de l’étape un
  • 5.7 Propositions de l’étape deux
  • 5.8 Clôture de la période de la demande de propositions
  • 5.9 Instructions d’évaluation
  • 5.10 Examen par rapport aux exigences administratives
  • 5.11 Évaluation technique
  • 5.12 Prix évalué et sélection du soumissionnaire
  • 5.13 Communications et comptes rendus
• 6. Documents de référence

1. Introduction

RFPSOLUTIONS INC. a été engagé à titre de surveillant de l’équité (SE) pour observer le processus d’approvisionnement concurrentiel lancé par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC), à la suite de l’appel d’offres numéro EP775-142668/A, afin d’obtenir les services d’un expert-conseil principal pour le projet de réhabilitation de l’enveloppe et de modernisation de l’immeuble de base de la succursale postale B. RFPSOLUTIONS INC. a été embauché le 15 avril 2014.

RFPSOLUTIONS INC. est un tiers indépendant en ce qui concerne la présente activité.

Les soumissionnaires ont été priés de soumettre leurs propositions en deux étapes. L’étape un consistait à présenter une proposition exposant les qualifications, l’expérience et la structure organisationnelle de l’équipe proposée de l’expert-conseil. Après examen et cotation des propositions, les résultats ont été communiqués aux soumissionnaires respectifs, après quoi ces derniers avaient le choix de poursuivre ou non leur participation en soumettant une proposition dans le cadre de l’étape deux. L’étape deux consistait quant à elle à présenter une proposition décrivant en détail la démarche qui serait suivie pour entreprendre le travail, ainsi que les prix et les conditions proposés. Les propositions présentées à l’étape un et à l’étape deux constituaient la proposition finale.

Nous soumettons par la présente le rapport final sur les activités de surveillance de l’équité allant de l’élaboration de la demande de propositions (DP), avant sa publication sur achatsetventes.gc.ca, à la clôture de la période des propositions à l’étape un, en passant par les processus de réponse aux demandes de renseignements des soumissionnaires éventuels. Le présent rapport traite également des activités de surveillance de l’équité allant de l’évaluation des propositions de l’étape un à la clôture de la période des propositions de l’étape deux, en passant par la visite des lieux proposée aux soumissionnaires et la réponse aux demandes de renseignements des soumissionnaires éventuels et, enfin, de l’évaluation des propositions à la sélection du soumissionnaire.

Le rapport comprend notre attestation d’assurance, un résumé de la portée et des objectifs de notre mandat, des détails sur les méthodes appliquées et les principales observations concernant les activités entreprises jusqu’à maintenant.

2. Exigence du projet

La station postale B (SPB) est un édifice fédéral du patrimoine « classé » qui doit faire l’objet d’importants travaux de réhabilitation. Actuellement, il a un double objectif, à savoir continuer ses fonctions d’établissement postal tout en hébergeant les locaux du Bureau du conseil privé (BPC). La SPB est un édifice du patrimoine vieux de 75 ans qui n’a pas subi de réhabilitation complète depuis sa construction d’origine.

L’étendue des travaux du projet de réhabilitation de l’enveloppe et de modernisation de l’immeuble de base de la SPB comprend les éléments suivants : la conservation de l’enveloppe, les travaux d’architecture d’intérieur (y compris le désamiantage), le remplacement du système de chauffage, la modernisation du réseau de plomberie, la modernisation du système de Chauffage, de ventilation et de conditionnement de l'air (CVCA), la modernisation du système de gicleurs, la modernisation des systèmes électriques, la modernisation des systèmes de commande et l'amélioration de la protection parasismique.

TPSGC souhaite obtenir les services d’une société d’architectes qui agira à titre d’expert-conseil principal, ainsi que d’une équipe pluridisciplinaire de sous-experts-conseils tels qu’un architecte en conservation, un restaurateur de la maçonnerie, un ingénieur de structures (spécialisé dans la conservation des édifices du patrimoine), un ingénieur en mécanique, un ingénieur électricien et un spécialiste de la conception durable (LEED) ou Green Globes pour le projet de réhabilitation de l’enveloppe et de modernisation de l’immeuble de base de la SPB.

L’expert-conseil principal examinera tous les documents connexes, recommandera un examen plus approfondi au besoin, préparera les documents de conception et d’appel d’offres relatifs aux travaux de construction, et administrera la construction et les contrats, y compris les services d’inspection sur place, les coûts, le calendrier, le contrôle du projet et les services de mise en service requis dans le cadre du projet.

La construction doit être assurée par un directeur des travaux embauché par TPSGC dans le cadre d’un contrat distinct.

3. Attestation d’assurance

Le surveillant de l’équité donne sans réserve l’assurance suivante concernant le processus d’approvisionnement concurrentiel lancé en vue d’obtenir les services d’un expert-conseil principal pour le projet de réhabilitation de l’enveloppe et de modernisation de l’immeuble de base de la succursale postale B.

Selon notre jugement professionnel, le processus que nous avons observé de demande de propositions pour des services d’un expert-conseil principal pour le projet de réhabilitation de l’enveloppe et de modernisation de l’immeuble de base de la succursale postale B s’est déroulé de façon juste, ouverte et transparente.

4. Méthodologie

Conformément aux conditions de notre engagement, nous nous sommes familiarisés avec les documents pertinents, nous avons surveillé la période de soumission, ainsi que les périodes préalable et postérieure à la période de soumission, y compris l’évaluation des propositions, cernant les questions liées à l’équité pour le compte de l’autorité contractante, et nous avons veillé à ce que les réponses fournies et les mesures prises soient raisonnables et appropriées. La section 5 du présent rapport résume les activités particulières et les observations du surveillant de l’équité au sujet de ces activités.

5. Activités et observations du surveillant de l’équité

5.1 Planification de l’approvisionnement/Étape préalable à la publication

RFPSOLUTIONS INC. été engagé pour entamer les activités de surveillance de l’équité en commençant par l’élaboration de la DP (étapes un et deux). Un examen des ébauches et de la version définitive du document de la DP a été réalisé. Cet examen portait notamment sur :

• les instructions supplémentaires aux soumissionnaires;
• les exigences de soumission et les critères d’évaluation;
• les déclarations et les attestations;
• les exigences en matière de sécurité;
• les clauses et conditions du contrat subséquent.

Le surveillant de l’équité assure que les exigences sont neutres, les critères et le processus d’évaluation sont objectifs, et la documentation utilisée par les soumissionnaires pour préparer leurs propositions est claire et compréhensible, afin aussi de réduire le risque d’incohérence et d’erreur lorsque le comité d’évaluation applique les critères d’évaluation.

Observations

Durant l’examen de l’ébauche de la documentation de la DP, aucun problème d’équité n’a été relevé.

5.2 Publication de la demande de propositions

La DP, qui comprend les exigences pour les étapes un et deux, a été publiée à l’intention des soumissionnaires éventuels sur Achatsetventes.gc.ca, du 6 novembre 2014 à la clôture de l’étape un, le 9 janvier 2015, à 14 h, heure normale de l’Est.

En tout, trente-et-une (31) questions ont été reçues durant l’étape un. Les réponses à ces questions ont été communiquées à tous les soumissionnaires éventuels à titre de modifications dans Achatsetventes.gc.ca. En tout, dix (10) modifications aux conditions de la demande de propositions ont été publiées dans trois documents de modification à la demande de propositions; chacune de ces modifications ont été examinée par le surveillant de l’équité.

Observations

Le surveillant de l’équité a examiné toutes les questions et les réponses, ainsi que les modifications, avant leur publication. Aucun problème d’équité n’a été relevé.

5.3 Date de clôture de la demande de propositions de l’étape un

Le surveillant de l’équité a discuté avec l’autorité contractante de la manière dont les réponses relatives à la DP ont été reçues et traitées.

Observations

Douze (12) propositions ont été reçues et traitées conformément aux exigences de soumission et dans les délais fixés dans la DP. Aucun problème d’équité n’a été relevé.

5.4 Directives relatives à l’évaluation de la demande de propositions de l’étape un

Avant de procéder à l’évaluation des propositions de l’étape un, le surveillant de l’équité a examiné les lignes directrices pour l’évaluation, notamment les responsabilités de l’évaluateur, le code de conduite, les exigences en matière de sécurité, de confidentialité et de conflits d’intérêts, et la méthode d’évaluation. Le surveillant de l’équité a également participé à un atelier préalable à l’évaluation avec le comité d’évaluation afin de traiter des principes d’équité relatifs à l’évaluation des propositions.

Le surveillant de l’équité a assuré que la méthode d’évaluation employée était impartiale.

Observations

Le surveillant de l’équité a examiné la méthode d’évaluation employée et les exigences connexes, et n’a relevé aucun problème d’équité.

5.5 Examen par rapport aux exigences obligatoires de la demande de propositions de l’étape un

Après la date de clôture de la DP, l’autorité contractante a examiné les douze (12) propositions reçues par rapport aux exigences obligatoires. Toutes les propositions ont été jugées conformes aux exigences énoncées dans la DP et recevables pour l’évaluation technique.

Le surveillant de l’équité a évalué les résultats de l’examen de la conformité aux exigences administratives énoncées dans la DP.

Observation

Dans son examen de l’évaluation de la conformité des soumissionnaires aux exigences administratives obligatoires, le surveillant de l’équité n’a relevé aucun problème d’équité.

5.6 Évaluation et cotation des propositions de l’étape un

L’évaluation et la cotation des propositions de l’étape un ont été menées par des évaluateurs de TPSGC le 3 février 2015.

Les douze (12) propositions ont été évaluées et cotées. Le 6 février 2015, les soumissionnaires ont été informés par courriel de leur cote; le courriel contenait également les instructions relatives à une visite des lieux et la date de clôture de l’étape deux (24 mars 2015).

Le surveillant de l’équité était présent afin d’examiner le processus d’évaluation et de cotation par voie de consensus. Le surveillant de l’équité a donné l’assurance que le tout s’est déroulé conformément aux exigences d’évaluation et de cotation énoncées dans la DP et que les résultats représentent le consensus de tous les membres du comité d’évaluation.

Observation

Le surveillant de l’équité a examiné les résultats de l’évaluation et de la cotation et n’a relevé aucun problème d’équité.

5.7 Propositions de l’étape deux

Le surveillant de l’équité a assisté à la visite des lieux au 47-59, rue Sparks, à Ottawa, en Ontario, le 17 février 2015. Six (6) soumissionnaires y ont participé. Les soumissionnaires présents ont reçu un disque compact qui contenait des plans supplémentaires du bâtiment ainsi que des renseignements généraux. Conformément à l’énoncé de projet, qui faisait partie de la DP, les soumissionnaires éventuels avaient le choix entre obtenir le disque compact au moment de leur visite des lieux ou sur demande auprès de l’autorité contractante.

Deux (2) addenda aux conditions de la demande de propositions ont été fournis directement aux soumissionnaires admissibles à l’étape deux; le surveillant de l’équité avait reçu une copie de chaque addenda.

Observation

Aucun problème d’équité n’a été relevé relativement aux avis envoyés aux soumissionnaires, aux addenda ou au déroulement de la visite des lieux.

5.8 Clôture de la période de la demande de propositions

À la clôture de l’étape deux, trois (3) propositions ont été reçues.

Le surveillant de l’équité a discuté de la manière dont les propositions soumises en réponse à la DP ont été reçues et traitées par l’autorité contractante.

Observations

Trois (3) propositions ont été reçues pour l’étape deux et traitées conformément à la date d’échéance et aux exigences énoncées dans la DP. Aucun problème d’équité n’a été relevé.

5.9 Instructions d’évaluation

Avant l’évaluation des propositions de l’étape deux, le surveillant de l’équité a de nouveau reçu les lignes directrices pour l’évaluation, notamment les responsabilités de l’évaluateur, le code de conduite, les exigences en matière de sécurité, de confidentialité et de conflits d’intérêts, et la méthode d’évaluation. Le surveillant de l’équité a également participé à un atelier préalable à l’évaluation avec le comité d’évaluation afin de traiter des principes d’équité relatifs à l’évaluation des propositions.

Le surveillant de l’équité a assuré que la méthode d’évaluation employée était impartiale.

Observations

Le surveillant de l’équité a examiné la méthode d’évaluation employée et les exigences connexes, et n’a relevé aucun problème d’équité.

5.10 Examen par rapport aux exigences administratives

Après la date de clôture de la DP à l’étape deux, l’autorité contractante a examiné les trois (3) propositions reçues par rapport aux exigences administratives obligatoires. Les trois propositions ont été jugées conformes aux exigences énoncées dans la DP et recevables pour l’évaluation.

Le surveillant de l’équité a évalué les résultats de l’examen de la conformité aux exigences administratives énoncées dans la DP.

Observation

Dans son examen de l’évaluation de la conformité des soumissionnaires aux exigences administratives obligatoires, le surveillant de l’équité n’a relevé aucun problème d’équité.

5.11 Évaluation technique

La DP exigeait un seuil minimal d’évaluation technique pour qu’une proposition (étape un et deux combinées TPSGC soit jugée recevable pour l’évaluation. Chaque proposition technique de l’étape deux a été évaluée et cotée premièrement par les membres du comité d’évaluation, chacun de leur côté. Les évaluateurs se sont par la suite réunis pour attribuer à chaque proposition une note technique déterminée par consensus.

Le surveillant de l’équité était présent afin de surveiller le processus d’évaluation technique par voie de consensus pour l’étape deux. Le surveillant de l’équité a donné l’assurance que le tout s’est déroulé conformément aux exigences et que les résultats représentent le consensus auquel sont parvenus tous les membres du comité d’évaluation.

Toutes les trois propositions ont atteint le seuil minimal d’évaluation technique fixé pour être jugé recevable pour l’évaluation.

Observation

Le surveillant de l’équité a supervisé et examiné les résultats de l’évaluation technique et n’a relevé aucun problème d’équité.

5.12 Prix évalué et sélection du soumissionnaire

Conformément à la DP, un coût total estimatif a été présenté aux soumissionnaires de l’étape deux. Le soumissionnaire dont la proposition a été jugée recevable après avoir obtenu le meilleur score total, où la cote de l’étape 1 pèse pour 30 % du score total, la cote technique pour l’étape 2 pèse pour 60 % du score total, et la cote pour le prix pèse pour 10 % du score total, a été sélectionné.

L’autorité contractante a fait preuve de diligence raisonnable et a vérifié les détails concernant les prix sur le formulaire fourni par le soumissionnaire. Une feuille sommaire de l’évaluation financière a été élaborée par l’autorité contractante et examinée par le surveillant de l’équité.

L’autorité contractante a également fait preuve de diligence raisonnable en vérifiant les exigences en matière de sécurité du soumissionnaire retenu. Après vérification des exigences en matière de sécurité,  le marché a été attribué au soumissionnaire retenu, le 12 juin 2015.

Observation

La sélection du soumissionnaire retenu a été réalisée conformément à la méthode et aux dispositions indiquées dans la DP.

5.13 Communications et comptes rendus

La présente section sera incluse en addenda au rapport après l’adjudication du contrat et, suivant les demandes, le compte rendu aux soumissionnaires.

6. Documents de référence

Les documents suivants sont cités par numéro dans le présent rapport et, à moins d’indication contraire, sont disponibles auprès de TPSGC.

Sommaire du tableau

Le tableau suivant présente une liste des documents qui sont mentionnés dans le rapport, par exemple la demande de propositions (DP), les modifications, les lettres de précisions et les lettres d'information. Chaque ligne porte un numéro, suivi du titre du document et d'un identificateur, soit la date ou le numéro du document.

No	Document	Date/Numéro du document
1	Demande de propositions – Réhabilitation de l’enveloppe et modernisation de l’immeuble de base (EP775-142668/A) – Étapes 1 et 2	6 novembre 2014
2	Modification à la demande de soumissions no 001 – Réhabilitation de l’enveloppe et modernisation de l’immeuble de base (EP775-142668/A) – Étape 1	25 novembre 2014
3	Modification à la demande de soumissions no 002 – Réhabilitation de l’enveloppe et modernisation de l’immeuble de base (EP775-142668/A) – Étape 1	15 décembre 2014
4	Modification à la demande de soumissions no 003 – Réhabilitation de l’enveloppe et modernisation de l’immeuble de base (EP775-142668/A) – Étape 1	23 décembre 2014
5	Modification à la demande de soumissions no 001 – Réhabilitation de l’enveloppe et modernisation de l’immeuble de base (EP775_142668/B) – Étape 2	13 mars 2015
6	Modification à la demande de soumissions no 002 – Réhabilitation de l’enveloppe et modernisation de l’immeuble de base (EP775_142668/B) – Étape 2	17 mars 2015

Addenda au rapport final
9 septembre 2015

Addenda au rapport final du Surveillant de l’équité daté du 7 juillet 2015 concernant le processus d’approvisionnement concurrentiel ayant pour but de retenir les services d’un expert-conseil principal pour le Projet de réhabilitation de l’enveloppe et modernisation de l’immeuble de base de la succursale postale « B », émis par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) suite à l’appel d’offres numéro EP775-142668/A.

Le présent addenda au rapport final du Surveillant de l’équité porte sur la période qui suit la conclusion de la phase de l’évaluation et comprend l’attribution du contrat et un temps alloué pendant lequel les promoteurs pouvaient poser des questions ou demander un entretien final. L’avis d’attribution du contrat a été affiché sur Achatsetventes.gc.ca le 12 juin 2015. Tous les promoteurs non retenus ont été avisés par la suite par courriel le 12 juin 2015 que leurs propositions n’avaient pas été acceptées pour l’attribution du contrat et qu’ils avaient droit à un entretien final.

Le promoteur retenu et huit promoteurs non retenus ont demandé des entretiens finaux. Les entretiens finaux de ces promoteurs ont été réalisés par l’Autorité contractante et le Responsable technique de TPSGC entre le 17 août 2015 et le 4 septembre 2015. Le SE était présent pour observer que ces entretiens finaux ont été réalisés d’une manière équitable, ouverte et transparente.

Attestation d’assurance

Le SE émet par la présente l’opinion sans réserve suivante concernant le processus d’approvisionnement concurrentiel ayant pour but de retenir les services d’un expert-conseil principal pour le Projet de réhabilitation de l’enveloppe et modernisation de l’immeuble de base de la succursale postale « B ».

D’après notre jugement professionnel, le processus de demande de soumissions pour le Projet de réhabilitation de l’enveloppe et modernisation de l’immeuble de base de la succursale postale « B » que nous avons observé a été réalisé d’une manière équitable, ouverte et transparente.