Système d’information de la gestion des ressources de la défense : Services de soutien intégré et services de soutien intégré dans SIGMA – Demande de propositions 1

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• 1. Introduction
  • 1.1. Contexte
• 2. Phase de demande de propositions
• 3. Phase d’évaluation des propositions
  • 3.1. Séance d’information pour les évaluateurs
  • 3.2. Évaluationdes exigences obligatoires
  • 3.3. Évaluation des exigences cotées
  • 3.4. Validation des références
  • 3.5. Évaluation financière
    • 3.5.1. Processus d’évaluation financière
    • 3.5.2. Justification des taux de la proposition financière
  • 3.6. Annulation de la demande de propositions
  • 3.7. Observations du surveillant de l’équité
• 4. Attestation d’assurance
• 5. Documents de référence
• 6. Addenda au rapport final, le 29 mai 2015

1. Introduction

PPI Consulting Limited (PPI) a été embauché par Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) à titre de surveillant de l’équité pour surveiller le processus d’approvisionnement et de sélection de suivi du soutien des Services de soutien intégré pour le Système d’information de la gestion des ressources de la défense et des Services de soutien intégré dans SIGMA (SIGRD) et s’assurer que cette activité a été réalisée de manière équitable, ouverte et transparente. Le présent rapport final porte sur l’ensemble du processus de demandes de soumissions.

PPI est un tiers indépendant en ce qui concerne la présente activité. Nous avons examiné tous les renseignements fournis et avons pu observer toutes les activités pertinentes.

1.1 Contexte

PPI a commencé son contrat le 16 octobre 2012.

Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) et le ministère de la Défense nationale (MDN) ont initialement consulté l’industrie pour obtenir une rétroaction sur l’approvisionnement en vue de la prestation de services de soutien intégré pour le Système d’information de la gestion des ressources de la défense du MDN entre décembre 2012 et janvier 2014. En raison de la nature similaire des besoins, une décision a été prise par la suite d’ajouter la Direction générale des finances et de l’administration de SPAC à la demande de propositions (DP) du projet du SIGMA du MDN. Par conséquent, une méthode de sélection a été établie afin de répondre aux besoins tant du MDN que de la Direction générale des finances et de l’administration de SPAC avec l’intention d’attribuer deux contrats séparés à un fournisseur pour répondre aux deux besoins.

2. Phase de demande de propositions

La phase de DP a commencé avec la diffusion de la DP par SPAC le 11 juin 2014. La phase de DP s’est terminée à la date de clôture modifiée des soumissions le 26 août 2014.

3. Phase d’évaluation des propositions

La phase d’évaluation des propositions a commencé lorsque la période de demande de soumissions de la DP s’est terminée à la date de clôture modifiée des soumissions le 26 août 2014. SPAC a reçu quatre (4) propositions à la date et l’heure de clôture. L’équipe de surveillance de l’équité a surveillé les activités suivantes.

3.1. Séance d’information pour les évaluateurs

Le surveillant de l’équité a participé à la séance d’information pour les évaluateurs et à la distribution des documents d’évaluation. L’équipe d’évaluation a été informée des questions liées à la réalisation de l’évaluation conformément au processus de sélection stipulé, y compris les rôles et responsabilités, la confidentialité, le contrôle des documents, le comportement de l’évaluateur, l’évaluation indépendante, le processus consensuel, le calendrier et une explication entre éclaircissements et modification à une soumission.

3.2. Évaluation des exigences obligatoires

Le processus suivant a été lancé afin d’évaluer les exigences obligatoires :

• Chaque évaluateur a effectué son propre examen indépendant des exigences obligatoires dans son cahier de travail
• Après la réalisation des examens indépendants, les évaluateurs ont participé à des réunions de consensus pour s’entendre sur la mention « réussite » ou « échec » pour chaque exigence obligatoire. Les mentions « réussite » ou « échec » et les commentaires justificatifs ont été consignés dans le registre principal
• Les évaluateurs ont consigné et parafé tout changement accepté dans leurs cahiers de travail individuels
• Le surveillant de l’équité a confirmé avec chaque membre de l’équipe d’évaluation était d’accord quant aux décisions par consensus
• Tous les évaluateurs ont confirmé leur accord
• L’équipe d’évaluation a signé le registre consensuel

3.3. Évaluation des exigences cotées

Le processus suivant a été lancé afin d’évaluer les exigences cotées :

• Chaque évaluateur a effectué son propre examen indépendant et sa propre notation des exigences cotées dans son cahier de travail
• Après la réalisation des examens indépendants, les évaluateurs ont participé à des réunions de consensus pour s’entendre sur la note à attribuer à chaque exigence cotée. Les notes et la justification des notes ont été consignées dans le registre principal
• Les évaluateurs ont consigné et parafé tout changement accepté dans leurs cahiers de travail individuels
• Le surveillant de l’équité a confirmé avec chaque membre de l’équipe d’évaluation était d’accord quant aux notes consensuelles
• Tous les évaluateurs ont confirmé leur accord
• L’équipe d’évaluation a signé le registre consensuel

3.4. Validation des références

La DP permettait au Canada de faire des validations des références, à sa discrétion. Au moment de prendre la décision d’annuler la demande de soumissions, une décision définitive quant à faire ou non des validations des références n’avait été prise. Par conséquent, aucune validation des références n’a été faite.

3.5. Évaluation financière

3.5.1. Processus d’évaluation financière

Le processus suivant a été lancé afin d’évaluer les propositions financières :

• Les évaluateurs financiers ont travaillé ensemble pour confirmer les taux fournis par les soumissionnaires et élaborer le modèle financier pour évaluer les propositions
• Les tables de taux ont été copiées directement des documents de la DP et ont été vérifiées
• Les tables de niveau d’effort ont été copiées directement des documents de la DP et ont été vérifiées
• Les taux ont été copiés directement de la proposition financière de chaque soumissionnaire et ont été vérifiés
• Les évaluateurs ont calculé les totaux financiers et les ont vérifiés
• Le surveillant de l’équité a confirmé avec chaque membre de l’équipe d’évaluation financière était d’accord quant aux résultats de l’évaluation financière
• Tous les évaluateurs ont confirmé leur accord
• L’équipe d’évaluation a signé le registre consensuel

3.5.2. Justification des taux de la proposition financière

Dans la DP, le Canada avait l’option de demander un soutien des prix pour justifier les taux proposés qui étaient d’au moins 20 % inférieurs à la médiane des taux offerts par tous les soumissionnaires conformes pour la ou les mêmes catégories de ressource. La DP exigeait que si le Canada demandait un soutien des prix, ce soutien devait être demandé à tous les soumissionnaires conformes qui avaient proposé un taux d’au moins 20 % inférieur à la médiane des taux offerts par tous les soumissionnaires conformes pour la ou les mêmes catégories de ressource.

Cette disposition de la DP – partie 4, section 5, étape 4 : Évaluation des soumissions financières, paragraphe (c) Justification des taux pour les services professionnels – comprenait des exigences obligatoires concernant les renseignements que doit fournir le soumissionnaire. La disposition stipule également que « lorsque Canada détermine que l’information fournie par le soumissionnaire ne justifie pas les taux déraisonnablement bas, la proposition sera jugée non recevable et sera rejetée d’emblée ».

Le Canada a demandé un soutien des prix, tel que défini dans cette disposition de la DP, aux quatre soumissionnaires. Les quatre soumissionnaires ont par la suite envoyé des soumissions à la demande du Canada. Cependant, pendant l’évaluation de ces soumissions et avant d’avoir terminé, le Canada a choisi d’exercer son option d’annuler la DP.

3.6. Annulation de la demande de propositions

Dans la DP, le Canada avait l’option d’annuler la demande de soumissions en tout temps. Pendant le processus d’évaluation des soumissions, le Canada est venu à la conclusion que les exigences techniques telles que définies ne représentaient pas adéquatement ses besoins opérationnels et exigeraient des modifications importantes à la demande de propositions (DP). Par conséquent, la demandes de soumissions a été annulée, et des avis à ce propos ont été envoyés aux quatre soumissionnaires.

3.7. Observations du surveillant de l’équité

Le surveillant de l’équité a participé à la phase d’évaluation des propositions de l’initiative et a formulé des observations en matière d’équité. Le processus réalisé était conforme aux exigences de la DP. Tous les soumissionnaires ont été traités de manière uniforme et équitable. Toutes les observations et/ou les demandes de eclaicissements formulées par le surveillant de l’équité ont été abordées par l’équipe de projet du client et/ou l’autorité contractante. Tant l’équipe de projet du client que l’autorité contractante ont fourni des précisions lorsque le surveillant de l’équité en faisait la demande. Toutes les questions d’équité, d’ouverture et de transparence concernant la phase d’évaluation des propositions ont été réglées avec l’équipe de projet du client et/ou l’autorité contractante.

4. Attestation d’assurance

Selon notre avis professionnel, le processus de demandes de soumissions pour les Services de soutien intégré pour le Système d’information de la gestion des ressources de la défense et des Services de soutien intégré dans SIGMA (SIGRD) que nous avons observé a été réalisé de façon équitable, ouverte et transparente.

5. Documents de référence

Sommaire du tableau

Le tableau suivant présente une liste des documents qui sont mentionnés dans le rapport, par exemple la demande de propositions (DP), les modifications, les lettres de précisions et les lettres d'information. Chaque ligne porte un numéro, suivi du titre du document et d'un identificateur, soit la date ou le numéro du document.

No.	Document	Information additionnelle
1	RFP ABES.PROD.PW__XQ.B008.E27724.EBSU000 Numéro de soumission W8474-126279/D	11 juin 2014
2	Modification no. 1 ABES.PROD.PW__XQ.B008.E27724.EBSU001	20 juin 2014
3	Modification no. 2 ABES.PROD.PW__XQ.B008.E27724.EBSU002	27 juin 2014
4	Modification no. 3 ABES.PROD.PW__XQ.B008.E27724.EBSU003	30 juin 2014
5	Modification no. 4 ABES.PROD.PW__XQ.B008.E27724.EBSU004	9 juillet 2014
6	Modification no. 5 ABES.PROD.PW__XQ.B008.E27724.EBSU005	10 juillet 2014
7	Modification no. 6 ABES.PROD.PW__XQ.B008.E27724.EBSU006	14 juillet 2014
8	Modification no. 7 ABES.PROD.PW__XQ.B008.E27724.EBSU007	16 juillet 2014
9	Modification no. 8 ABES.PROD.PW__XQ.B008.E27724.EBSU008	21 juillet 2014
10	Modification no. 9 ABES.PROD.PW__XQ.B008.E27724.EBSU009	25 juillet 2014
11	Modification no. 10 ABES.PROD.PW__XQ.B008.E27724.EBSU010	5 août 2014
12	Modification no. 11 ABES.PROD.PW__XQ.B008.E27724.EBSU011	6 août 2014
13	Modification no. 12 ABES.PROD.PW__XQ.B008.E27724.EBSU012	7 août 2014
14	Modification no. 13 ABES.PROD.PW__XQ.B008.E27724.EBSU013	11 août 2014
15	Modification no. 14 ABES.PROD.PW__XQ.B008.E27724.EBSU014	13 août 2014
16	Modification no. 15 ABES.PROD.PW__XQ.B008.E27724.EBSU015	22 août 2014

Addenda au rapport final, Le 29 mai 2015

Addenda au rapport final du surveillant de l'équité pour le projet de Système d’information de la gestion des ressources de la défense : le 28 mai 2015

Le présent addenda au rapport final du surveillant de l'équité porte sur la période suivant la conclusion de la phase d'évaluation.

Annulation de la demande de soumission, communications et compte rendu

Pendant le processus d’évaluation des soumissions, le Canada est venu à la conclusion que les exigences techniques telles que définies ne représentaient pas adéquatement ses besoins opérationnels et exigeraient des modifications importantes à la demande de propositions (DP). Par conséquent, la demande de soumission a été annulée, et des avis à ce propos ont été envoyés aux quatre soumissionnaires.

Deux soumissionnaires ont demandé des comptes rendus. Étant donné que le Canada a pris la décision d’annuler le processus et de lancer un nouvel appel d’offres avant de terminer le processus d’évaluation, les comptes rendus n’ont pas été autorisés conformément à l’article c. ii, Demandes de soumissions annulées, chapitre 7.40 – Comptes rendus et rencontres de rétroaction à l'intention des soumissionnaires, offrants ou fournisseurs du Guide des approvisionnements. Dans ces conditions, le Canada a informé les quatre soumissionnaires qu’il ne fournirait pas de comptes rendus.

Selon notre avis de professionnels, le processus d'approvisionnement du SIGRD que nous avons observé a été mené de façon équitable, ouverte et transparente.