L’initiative de rationalisation des applications – Solution de services Web gérés

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• 1. Introduction
• 2. Exigences du project
• 3. Attestation d’assurance
• 4. Méthodologie
• 5. Documents de référence
• 6. Addenda au rapport final, 26 mai 2015

1. Introduction

Samson & Associés a été engagé à titre de surveillant de l’équité (SE) afin d’observer le processus d’approvisionnement concurrentiel concernant l’Initiative de rationalisation des applications – solution de services Web gérés, entrepris par le Secrétariat du conseil du trésor du Canada (SCT) dans le cadre de la demande de soumission G9292-200741/B. Samson & Associés est une tierce partie indépendante par rapport à cette activité.

Nous avons examiné l’ensemble de l’information fournie et observé toutes les activités pertinentes. Nous avons eu accès à tous les aspects du processus d’approvisionnement, et avons reçu la coopération de tous les intervenants.

Par la présente, nous soumettons le rapport final sur les activités menées par le SE, commençant par l’étape de consultation avec l’industrie jusqu’à la conclusion de l’étape de l’évaluation de la demande de propositions (DDP).

Le présent rapport comprend notre attestation d’assurance, un résumé de la portée et des objectifs de la mission, les méthodes employées ainsi que les observations faites au cours des activités menées.

2. Exigences du project

Dans son budget de 2013, le gouvernement du Canada a indiqué qu'il étudiait « des possibilités de rationaliser sa présence sur le Web, de sorte qu'il soit plus facile pour les Canadiens d'y trouver et d'y consulter l'information gouvernementale par l'entremise d'un seul point d'accès ». Une série de solutions est recherchée pour consolider le site web du GC et plus particulièrement pour permettre, entre autres, une gestion stratégique de son nouveau site web et de ses services en lignes dans le but d'améliorer la communication, la consultation et la prestation des services pour les Canadiens.

Pour ce qui est du site Web accessible au public, le GC gère actuellement le contenu du Web à l’aide d’un modèle de gestion répartie du contenu et de la publication ministériels. Selon les statistiques de 2011, on estime que le nombre de sites Web gouvernementaux s’élève à 1500 sites, à 700 comptes de médias sociaux, à 4 millions de pages Web (à l’exception de la météo et ouvert.canada.ca). On estime que le nombre de visiteurs canadiens et étrangers s’élève à plus de 30 millions et que 3,6 milliards de pages sont visitées chaque année.

L’Initiative de renouvellement du Web (IRW) est un élément clé harmonisé à la stratégie de modernisation de la Gestion de l’information/ technologie de l’information (GI/TI) du gouvernement du Canada (GC) visant à permettre aux organismes gouvernementaux de s’acquitter de leurs mandats. Étant donné qu’un nombre croissant de Canadiens accèdent à l’information et les services en ligne, l’IRW normalisera, consolidera et modernisera les solutions de gestion Web du gouvernement du Canada dans le but :

• d’améliorer l’efficacité de l’information et des services en ligne fournis
• d’améliorer l’efficacité du processus de publication Web du GC

L’IRW a les grands objectifs suivants :

• mettre en place un modèle unifié de publication, de gestion et de prestation du contenu Web permettant aux ministères et organismes du GC individuels de créer localement du contenu publié sur le site Web du GC à l’aide de processus et de technologies communs
• normaliser et consolider la plateforme de technologie du Web du GC en un seul système unifié afin de réduire le matériel, le logiciel et les autres ressources nécessaires pour soutenir la publication du contenu et la mesure du rendement du Web dans l’ensemble du GC
• simplifier les processus opérationnels et techniques de publication sur le Web alimentant le site Web externe du GC
• faciliter la conformité aux politiques sur les langues officielles, la sécurité du gouvernement, la protection de la vie privée, la gestion de l’information, le Programme de coordination de l’image de marque du Conseil du Trésor (CT) ainsi que les normes du CT sur la protection de la vie privée et le Web analytique, la gestion des comptes des médias sociaux, l’accessibilité des sites Web, la facilité d’emploi des sites Web, l’interopérabilité du Web, l’optimisation des sites Web et les applications pour appareils mobiles, les métadonnées et la sécurité des technologies de l'information (GSTI)
• réduire le coût total de possession du site Web du GC

L’IRW vise aussi à aider à un nombre grandissant de ministères et organismes du GC qui doivent moderniser leurs systèmes de gestion du Web, mais qui font face à des défis quant aux besoins en ressources. Une série de solutions et une infrastructure unique et commune pour le site web du GC qui serait accessible au public permettraient aux ministères et organisations de fournir de manière uniforme qualité, exécution et fiabilité, de même que les rapports de l’expérience collective du domaine Web du GC en entier, tout en améliorant l’information et la prestation des services à la population canadienne.

3. Attestation d’assurance

Par la présente, le SE fournit l’énoncé d’assurance sans réserve à l’égard du processus d’approvisionnement concurrentiel concernant l’Initiative de rationalisation des applications – solution de services Web gérés, commençant par l’étape de consultation avec l’industrie jusqu’à la conclusion de l’étape de l’évaluation de la DDP.

Selon notre avis professionnel, le processus d’approvisionnement concurrentiel que nous avons observé a été mené en conformité avec les critères d’équité, d’ouverture et de transparence.

4. Méthodologie

Samson & Associés a été engagé à titre de SE pour observer le processus d’approvisionnement concurrentiel concernant l’Initiative de rationalisation des applications – solution de services Web gérés et pour fournir une attestation quant à l’équité, l’ouverture et la transparence de l’activité sous surveillance.

En conformité avec les conditions de notre mission, nous avons pris connaissance des documents pertinents, observé les activités et processus mis en œuvre (c’est-à-dire journée de consultation avec l’industrie, séances de consultations individuelles, Demande d’information (DDI), DDP, questions et réponses), soumis les points relatifs à l’équité à l’attention des autorités contractantes et techniques, et vérifié si les réponses et les mesures étaient raisonnables et appropriées.

4.1 Activités et observations du surveillant de l’équité concernant l’étape de consultation avec l’industrie

Une séance de la journée de consultation de l'industrie a été tenue le 31 juillet 2013 puis une DDI a été publiée le 12 août 2013. Le SE a participé à la journée de consultation de l’industrie, il a révisé la documentation pertinente se rapportant à la DDI.

À la suite de la journée de consultation de l’industrie et de la DDI, une ébauche de DDP a été publiée sur achatsetventes.gc.ca le 30 juin 2014. L’ébauche de la DDP est un document de consultation destiné à recueillir les commentaires de l'industrie afin de rédiger la DDP. L’ébauche comprenait des questions précises à l'intention de l'industrie. Deux modifications ont été apportées à l’ébauche de la DDP, dont la dernière, datant du 11 juillet 2014, reportait la date de clôture au 22 juillet 2014. Les réponses et observations reçues ont été incorporées à la DDP finale. SCT a embauché des spécialistes pour aider au processus de disposition des observations. Le SE a révisé la disposition des observations résultant du processus d’ébauche de la DDP et aucune lacune en matière d’équité n’a été observée.

Sommaire des résultats du surveillant de l’équité

Selon le surveillant de l'équité, l’étape de consultation avec l’industrie a été menée d'une manière équitable. Dans ce contexte, l'équité comprend les éléments d'ouverture, la compétitivité, la transparence et la conformité.

4.2 Activités et observations du surveillant de l’équité jusqu’à l’étape de la demande de propositions

À la suite de l’étape de consultation avec l’industrie, une DDP a été publiée le 17 octobre 2014 sur achatsetventes.gc.ca. Les fournisseurs potentiels ont pu poser des questions jusqu'au 17 décembre 2014, soit 25 jours civils avant la date de clôture. Il y a eu 17 modifications, dont la dernière datait du 23 décembre 2014. Il y a eu 266 questions posées au cours du processus.

Durant l’étape de la DDP, le SE a révisé la DDP et les réponses de SCT aux questions de l’industrie pour s'assurer que les aspects relatifs à l'équité furent abordés de manière satisfaisante.

Sommaire des résultats du surveillant de l’équité

Selon le surveillant de l'équité, l’étape de la DDP a été menée d'une manière équitable. Dans ce contexte, l'équité comprend les éléments d'ouverture, la compétitivité, la transparence et la conformité.

4.3 Activités et observations du surveillant de l’équité pour l’étape de l’évaluation de la demande de propositions

Un plan d’évaluation détaillé a été élaboré et présenté aux évaluateurs au moment où les propositions étaient distribuées aux fins d’évaluation. Les soumissions ont été évaluées par une différente équipe d’experts technique et de la sécurité. Une fois les exigences en sécurité comblées, l’équipe technique (cinq évaluateurs) a procédé à son évaluation et une rencontre a été tenue les 26, 27 et 26 janvier 2015. La rencontre avait pour but d’arriver à un consensus collectif. Tous les évaluateurs techniques étaient présents aux rencontres, ainsi que le SE.

Suivant l’étape de l’évaluation, parmi les trois soumissions reçues, une seule répondait les exigences requises. À la suite de l’évaluation financière, un soumissionnaire a été retenu le 2 février 2015.

Dans le cadre de l’évaluation, les évaluateurs devaient procéder à une validation du contenu de la proposition choisie. La validation de la proposition a été effectuée le 11 et le 12 février 2015. Le SE a participé à ces rencontres. Une réunion consensuelle visant à finaliser les résultats de la validation de la proposition a été tenue le 12 février 2015, et un soumissionnaire a été retenu.

Les consignes et outils des évaluateurs étaient complets, respectaient les modalités de la DDP, et étaient conformes aux principes et aux pratiques en matière d'équité et furent exécutés de façon équitable. Les critères d'évaluation, la pondération, les points et les notes de passage respectaient intégralement ce qui avait été établi dans la demande de propositions. L'évaluation a été exécutée telle que décrite dans la DDP. L'attribution des points a été effectuée en respectant rigoureusement les critères énoncés. Les discussions consensuelles étaient ouvertes et tous les évaluateurs étaient présents, et un consensus a été atteint pour tous les critères.

Sommaire des résultats du surveillant de l’équité

Selon le surveillant de l'équité, l’étape de l’évaluation de la DDP a été menée d'une manière équitable. Dans ce contexte, l'équité comprend les éléments d'ouverture, la compétitivité, la transparence et la conformité.

5. Documents de référence

Les documents suivants sont cités par numéro dans ce rapport et, sauf avis contraire, ils peuvent être obtenus auprès de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC).

Documents sur la journée de consultation avec l'industrie par date de publication

No.	Documents	Date
1	Avis de la journée de consultation avec l’industrie	Publié sur achatsetventes.gc.ca le 22 juillet 2013
2	Avis de la journée de consultation avec l’industrie – modification 1	Publié sur achatsetventes.gc.ca le 31 juillet 2013
3	Avis de la journée de consultation avec l’industrie – modification 2	Publié sur achatsetventes.gc.ca le 6 août 2013

Documents de demande d’information par date de publication

No.	Documents	Date
4	DDI	Publié sur achatsetventes.gc.ca le 12 août 2013
5	Journée de consultation avec l’industrie – Sécances de consultations individuelles	Publié sur achatsetventes.gc.ca
6	Journée de consultation avec l’industrie – questions et réponses	Publié sur achatsetventes.gc.ca

Documents de demande de propositions brouillon par date de publication

No.	Documents	Date
7	DDP brouillon	Publié sur achatsetventes.gc.ca le 30 juin 2014
8	DDI – modification1	Publié sur achatsetventes.gc.ca le 10 juillet 2014
9	DDI – modification2	Publié sur achatsetventes.gc.ca le 11 juillet 2014

Documents de demande de propositions par date de publication

No.	Documents	Date
10	DDP – Solution de services Web gérés	Publié sur achatsetventes.gc.ca le 17 octobre 2014
11	DDP – modification 1	Publié sur achatsetventes.gc.ca le 24 octobre 2014
12	DDP – modification 2	Publié sur achatsetventes.gc.ca le 6 novembre 2014
13	DDP – modification 3	Publié sur achatsetventes.gc.ca le 13 novembre 2014
14	DDP – modification 4	Publié sur achatsetventes.gc.ca le 17 novembre 2014
15	DDP – modification 5	Publié sur achatsetventes.gc.ca le 24 novembre 2014
16	DDP – modification 6	Publié sur achatsetventes.gc.ca le 27 novembre 2014
17	DDP – modification 7	Publié sur achatsetventes.gc.ca le 1 décembre 2014
18	DDP – modification 8	Publié sur achatsetventes.gc.ca le 3 décembre 2014
19	DDP – modification 9	Publié sur achatsetventes.gc.ca le 3 décembre 2014
20	DDP – modification 10	Publié sur achatsetventes.gc.ca le 5 décembre 2014
21	DDP – modification 11	Publié sur achatsetventes.gc.ca le 8 décembre 2014
22	DDP – modification 12	Publié sur achatsetventes.gc.ca le 10 décembre 2014
23	DDP – modification 13	Publié sur achatsetventes.gc.ca le 15 décembre 2014
24	DDP – modification 14	Publié sur achatsetventes.gc.ca le 15 décembre 2014
25	DDP – modification 15	Publié sur achatsetventes.gc.ca le 17 décembre 2014
26	DDP – modification 16	Publié sur achatsetventes.gc.ca le 17 décembre 2014
27	DDP – modification 17	Publié sur achatsetventes.gc.ca le 23 décembre 2014

6. Addenda au rapport final, 26 mai 2015

Addenda au rapport final de surveillance de l’équité en date du 6 mars 2015 à l’égard du processus d’approvisionnement pour l’initiative de rationalisation des applications – service géré de Web solution

Le présent ajout au rapport final de surveillance de l’équité porte sur la période ultérieure à la fin de la phase d’évaluation.

Activités du surveillant de l’équité relatives à l’adjudication du contrat et aux comptes rendus

Trois soumissions ont été reçues en réponse à la demande de proposition. Une seule proposition a été jugée conforme.

Le soumissionnaire gagnant a été avisé de l’octroi du contrat le 3 mars 2015.

Aucun compte rendu n’a été demandé.

Attestation d’assurance du surveillant de l’équité

Le surveillant de l’équité donne une assurance de qualité sans réserve à l’égard du processus d’approvisionnement pour l’initiative de rationalisation des applications – service géré de WEB solution.

Selon notre opinion professionnelle, le processus de sélection concurrentiel que nous avons observé a été mené en conformité avec les critères d’équité, d’ouverture et de transparence.