Hélicoptères de transport moyen de la Garde côtière canadienne

Table des matières

• 1. Introduction
  • 1.1 Exigence du projet
• 2. Processus de demande de renseignements
  • 2.1 Activités surveillées
  • 2.2 Observations du surveillant de l’équité
• 3. Processus de demande de propositions
  • 3.1 Période ouverte de la soumission
  • 3.2 Étape de soumission des propositions – Activités surveillées
    • 3.2.1 Essai opérationnel
    • 3.2.2 Évaluation de la proposition technique
    • 3.2.3 Proposition de prix
• 4. Attestation d'assurance
• 5. Méthodologie
• 6. Documents de référence

1. Introduction

En avril 2013, PPI Consulting Limited (PPI) a été embauché à titre de surveillant de l'équité pour observer le processus d'approvisionnement lié à l’acquisition d’hélicoptères légers, moyens et polaires par la Garde côtière canadienne (GCC). Le présent rapport final porte sur la demande de renseignements concernant les hélicoptères moyens et la demande de propositions (DDP) subséquentes publiées par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) à la suite de la demande de soumissions no F7013-120014/F datée le 21 février 2014.

PPI est un tiers indépendant en ce qui concerne la présente activité. Nous avons examiné tous les renseignements fournis et avons pu observer toutes les activités pertinentes.

Nous soumettons par la présente notre rapport final portant sur les activités du surveillant d'équité concernant la demande de renseignements (DDR) et le processus de consultation auprès de fournisseurs, la demande de propositions et l’évaluation subséquente des propositions incluant l’essai opérationnel.

Le présent rapport comprend notre attestation d'assurance, un résumé de la portée et des objectifs de notre mandat, des détails relatifs à la méthodologie appliquée et les observations pertinentes des activités qui ont été tenues.

1.1 Exigence du projet

La Garde côtière canadienne offre des services destinés à assurer la sécurité, la rentabilité et l’efficacité du déplacement des navires dans les eaux canadiennes par la fourniture de systèmes et de services d’aide à la navigation, de services de communication maritime et de gestion du trafic maritime, de services de brise-glace et de surveillance des glaces, et de services d’entretien des chenaux. La GCC est également responsable du volet maritime du programme fédéral de recherche et de sauvetage et de l’intervention environnementale en milieu marin.

La GCC a élaboré un plan de Renouvellement de la Flotte, soit une stratégie d’investissement à long terme afin de moderniser sa flotte de navires et d’hélicoptères vieillissants. Le plan de Renouvellement de la Flotte inclut l’acquisition d’hélicoptères légers, moyens et polaires.

2. Processus de demande de renseignements

Une lettre d’intérêt/demande de renseignements, demande de soumission no : F7013-120014/D, a été publiée sur le site Web de soumissions (Achatsetventes.gc.ca) du gouvernement du Canada le 22 avril 2013, avec une date limite du 30 avril 2013.

2.1 Activités surveillées

Pendant l’étape de DDR, le surveillant de l’équité a participé aux réunions suivantes :

• Trois cycles de réunions commercialement confidentielles avec cinq fabricants d’hélicoptères;
• Réunions/discussions de l’équipe de projet pour examiner le statut, l’approche à l’évaluation, la résolution de problèmes, les critères d’évaluation, les spécifications, etc.

Pendant l’étape de DDR, le surveillant de l’équité a reçu les documents suivants aux fins d’examen :

• la demande de lettre d’intérêt;
• l’ébauche de la DDP concernant l’acquisition d’hélicoptères moyens (essentiellement les mêmes documents que dans le cas des hélicoptères légers avec environ 12 changements aux spécifications techniques). Le surveillant de l’équité a reçu de nombreuses rééditions des documents provisoires aux fins d’examen. Étant donné que les documents étaient essentiellement les mêmes que les documents déjà publiés, le surveillant de l’équité n’avait pas d’observations en matière d'équité. L’autorité contractante a clarifié de manière satisfaisante certaines questions soulevées par le surveillant de l’équité concernant les nouvelles spécifications techniques;
• la correspondance avec l’industrie, p. ex. la correspondance qui contient des précisions aux questions soulevées pendant les réunions commercialement confidentielles et qui accompagne une modification de l’ébauche des exigences de base déjà publiée;
• l’ébauche du plan d’évaluation. Le surveillant de l’équité a examiné le plan d’évaluation, qui était également essentiellement le même que le document publié pour les hélicoptères légers. Il n’y avait pas d’observations en matière d'équité;
• le procès-verbal des réunions commercialement confidentielles.

Les documents et les activités réalisées pendant cette étape respectaient les principes d’équité ci-dessous :

• Tous les promoteurs éventuels ont eu la même occasion et reçu les mêmes renseignements en même temps;
• Les promoteurs éventuels ont eu la même occasion de formuler des commentaires concernant les exigences et l’approche d'approvisionnement proposée;
• Le client dûment a tenu compte des commentaires des promoteurs éventuels en fonction d’une évaluation des besoins opérationnels et fonctionnels du client;
• Les demandes d’éclaircissements ou d’explications supplémentaires ont été acheminées à tous les participants.

2.2 Observations du surveillant de l’équité

Le surveillant de l’équité a examiné l’ébauche des documents d’invitation à soumissionner et a participé à trois cycles de réunions commercialement confidentielles avec les fabricants d’hélicoptères intéressés.

Toutes les demandes d’éclaircissements des fabricants d’hélicoptères pendant les réunions commercialement confidentielles ont été abordées par l’équipe de la GCC et l’autorité contractante, pendant ou après les réunions.  Les mêmes renseignements ont été fournis à tous les participants.
Toutes les observations et les demandes d’éclaircissements formulées par le surveillant de l’équité ont été abordées par l’équipe de la GCC et l’autorité contractante.

L’équipe de la GCC et l’autorité contractante étaient toutes deux responsables de fournir des éclaircissements lorsqu’elles étaient demandées par le surveillant de l’équité.

3. Processus de demande de propositions

3.1 Période ouverte de la soumission

La demande de propositions concernant les hélicoptères moyens a été datée le 21 février 2014, avec la date original limite du 27 mai 2014, et portait le numéro de demande de soumissions F7013-120014/F. Pendant la période ouverte de la soumission, douze (12) modifications ont été affichées sur le système d’invitations ouvertes à soumissionner concernant cette initiative.

Pendant le processus de consultation, on a informé les soumissionnaires éventuels qu’une « proposition de valeur » pourrait être ajoutée à la DDP pendant la période de soumission dans le cadre de l’évaluation des retombées industriel de la proposition pour le Canada. Bien qu’un signet ait été placé à cette exigence dans la DDP, les détails ont seulement été mis au point par Industrie Canada quelques jours avant la date de clôture de la DDP. La modification no 8 a été publiée le 28 mai 2014 afin d’intégrer le changement des retombées industrielles et régionales (RIR) aux retombées industrielles et technologiques (RIT) et d’intégrer les nouvelles exigences de la proposition de valeur. Les prochaines modifications (nos 9, 10, 11 et 12) ont été publiées, repoussant la date de clôture au 7 juillet 2014 et répondant à des questions précises sur les RIT et la proposition de valeur.

3.2 Étape de soumission des propositions – Activités surveillées

TPSGC a reçu la proposition d’un soumissionnaire avant l'heure de clôture le 7 juillet 2014.

Le surveillant de l’équité a participé aux réunions suivantes relativement à l’évaluation de la proposition reçue à la suite de la demande de propositions concernant les hélicoptères moyens.

• Séances d’information et de planification du processus d’essai opérationnel (2 jours);
• Essai opérationnel (4 jours);
• Séance d’information pour les évaluateurs de la proposition technique;
• Notation consensuelle de la proposition technique.

Pendant cette période, les documents suivants ont été passés en revue avec le surveillant de l’équité :

• Exposé d’information sur l’essai opérationnel;
• Plan d’évaluation technique;
• Analyse et résultats de l’essai opérationnel;
• Rapport de l’évaluation financière par un tiers;
• Proposition de prix du soumissionnaire;
• Confirmation de la capacité financière du soumissionnaire par l’analyste financier;
• Confirmation de la conformité aux exigences des RIT et de la proposition de valeur par Industrie Canada.

3.2.1 Essai opérationnel

Le surveillant de l’équité a assisté à l’ensemble des processus d’essai opérationnel et d’analyse. Il confirme que les processus ont eu lieu de façon équitable, ouverte et transparente, conformément au processus établi dans la DDP. À la suite du processus d’essai opérationnel, la proposition a été jugée conforme aux exigences de la DDP. Par conséquent, la proposition technique a été envoyée à l’équipe d’évaluation de la GCC aux fins d’évaluation.

3.2.2 Évaluation de la proposition technique

Le surveillant de l’équité a participé à la séance d’information pour les évaluateurs et à la distribution des documents d’évaluation. L’équipe d’évaluation a été informée des questions liées à la réalisation de l’évaluation conformément au processus de sélection stipulé, y compris les rôles et responsabilités, la confidentialité, le contrôle des documents, le comportement de l’évaluateur, l’évaluation indépendante, le processus consensuel, le calendrier et une explication relative aux éclaircissements comparativement à la modification à une soumission.

Le processus suivant a été lancé afin d’évaluer la proposition :

• Chaque évaluateur a effectué son propre examen indépendant et sa propre notation de la proposition dans son cahier de travail;
• Après la réalisation d’examens indépendants, les évaluateurs ont participé à des réunions consensuelles pour s’entendre sur la note à attribuer à chaque exigence évaluée. Les notes et la justification des notes ont été consignées dans le registre principal;  
• Les évaluateurs ont consigné et parafé tout changement accepté dans leurs cahiers de travail individuels;
• Le surveillant de l’équité a confirmé que chaque membre de l’équipe d’évaluation était d’accord quant aux notes consensuelles définitives;
• Tous les évaluateurs ont confirmé leur accord;
• L’équipe d’évaluation a signé le registre consensuel.

Le surveillant de l’équité a assisté aux séances de consensus. Il confirme que le processus a été mené de façon équitable, ouverte et transparente conformément au processus établi dans la DDP.

3.2.3 Proposition de prix

Une évaluation de la juste valeur marchande des hélicoptères proposés a été réalisée par une tierce partie. L’évaluation des coûts de fonctionnement et d’entretien par le soumissionnaire a également été vérifiée auprès d’une seconde tierce partie. Les deux rapports ont confirmé des prix satisfaisants. L’autorité contractante a passé le prix en revue avec le surveillant de l’équité.

La proposition de prix était complète et respectait les exigences de la DDP. De plus, les autres exigences financières de la DDP, les retombées industrielles et technologiques (RIT), les exigences de la proposition de valeur et les exigences des capacités financières étaient satisfaites.

Les documents d’Industrie Canada confirmant la conformité aux RIT, les points attribués aux exigences de la proposition de valeur dans la DDP et l’analyse financière de TPSGC confirmant la conformité ont été passés en revue avec le surveillant de l’équité. Toutes les exigences étaient satisfaites et le surveillant de l’équité n’avait aucune préoccupation en matière d’équité.

4. Attestation d'assurance

Le surveillant de l'équité émet par la présente l'opinion sans réserve suivante concernant l’évaluation de la proposition reçue à la suite de la demande de soumissions no F7013-120014/F de TPSGC datée le 21 février 2014.

Selon notre avis de professionnels, les processus de DDR et de soumissions, y compris l’évaluation de la proposition reçue à la suite de la DDP de la Garde côtière canadienne concernant les hélicoptères moyens, que nous avons observés ont été réalisés de façon équitable, ouverte et transparente.

5. Méthodologie

PPI Consulting Limited a été embauché à titre de surveillant de l'équité pour observer le processus de DDR et le processus de DDP concernant l’acquisition d’hélicoptères moyens par la Garde côtière canadienne et attester de l'équité, de l'ouverture et de la transparence de cette activité surveillée.

Conformément aux conditions de notre mandat, nous avons pris connaissance des documents pertinents, observé les activités antérieures aux demandes de soumissions, dont la DDR et la consultation auprès des fournisseurs, les activités liées aux demandes de soumissions dont l’évaluation de l’essai opérationnel, la proposition écrite et la proposition de prix, fait part des points relatifs à l'équité aux autorités contractante et technique, et nous avons veillé à ce que les réponses fournies et les mesures de suivi soient raisonnables et appropriées.

6. Documents de référence

Sommaire du tableau

Le tableau suivant présente une liste des documents qui sont mentionnés dans le rapport, par exemple la demande de propositions (DP), les modifications, les lettres de précisions et les lettres d'information. Chaque ligne porte un numéro, suivi du titre du document et d'un identificateur, soit la date ou le numéro du document.

No.	Document	Date/heure du document
1	Ébauche de l’énoncé des besoins	25 avril 2013
2	Ébauche de l’énoncé des travaux	25 avril 2013
3	Ébauche des documents de demande de propositions	31 mai 2013
4	Cycle 1 - Procès-verbaux des réunions commercialement confidentielles avec les fabricants d’hélicoptères	Juin 2013
5	Cycle 2 - Procès-verbaux des réunions commercialement confidentielles	Septembre 2013
6	Modification à l’énoncé des besoins de base	23 septembre 2013
7	Correspondance se rapportant aux réunions commercialement confidentielles	Octobre 2013
8	Cycle 3 - Procès-verbaux des réunions commercialement confidentielles	Novembre 2013
9	Correspondance offrant des précisions sur les définitions dans l’ébauche de la demande de propositions	4 décembre 2013
10	Demande de propositions définitives, demande de soumissions no F7013-120014/F	21 février 2014
11	Modification 1 ABES.PROD.PW_CAG.B003.E24343.EBSU001	27 février 2014
12	Modification  2 ABES.PROD.PW_CAG.B003.E24343.EBSU002	7 mars 2014
13	Modification  3 ABES.PROD.PW_CAG.B003.E24343.EBSU003	26 mars 2014
14	Modification  4 ABES.PROD.PW_CAG.B003.E24343.EBSU004	24 avril 2014
15	Modification  5 ABES.PROD.PW_CAG.B003.E24343.EBSU005	28 avril 2014
16	Modification  6      ABES.PROD.PW_CAG.B003.E24343.EBSU006	1er mai 2014
17	Modification  7 ABES.PROD.PW_CAG.B003.E24343.EBSU007	26 mai 2014
18	Modification  8 ABES.PROD.PW_CAG.B003.E24343.EBSU008	28 mai 2014
19	Modification 9 ABES.PROD.PW_CAG.B003.E24343.EBSU009	4 juin 2014
20	Modification  10 ABES.PROD.PW_CAG.B003.E24343.EBSU010	5 juin 2014
21	Modification  11    ABES.PROD.PW_CAG.B003.E24343.EBSU011	19 juin 2014
22	Modification  12 ABES.PROD.PW_CAG.B003.E24343.EBSU012	25 juin 2014
23	Lettres d’Industrie Canada à l’autorité contractante qui confirment la conformité aux exigences des RIT et de la proposition de valeur	25 juillet 2014
24	Rapport par un tiers confirmant les coûts de fonctionnement et d’entretien des hélicoptères proposés	26 août 2014
25	Rapport par un tiers confirmant la juste valeur marchande des hélicoptères proposés	29 août 2014

Addenda au rapport final
Le 8 janvier 2015

Addenda au Rapport final du surveillant de l'équité en date du 24 novembre 2014.

Le présent addenda au Rapport final du surveillant de l'équité porte sur la période suivant la conclusion de la phase d'évaluation jusqu’à l’octroi du contrat.

Attribution du contrat

Le soumissionnaire retenu a été sélectionné et un contrat a été attribué le 18 décembre 2014. Aucun compte rendu n'a été demandé.

Selon notre avis de professionnels, le processus d'approvisionnement pour le renouvellement des hélicoptères moyens de la Garde côtière canadienne que nous avons observé a été réalisé de façon équitable, ouverte et transparente.