Programmes de réfection et de l'équipement et des éléments de connectivité des édifices services de soutien à la gestion du projet

Table des matières

• 1. Introduction
• 2. Attestation d'assurance
• 3. Exigences du projet
• 4. Mandat en matière de surveillant de l’équité et observations
  • 4.1. Phase de la demande de propositions
  • 4.2. Phase d'évaluation
• 5. Documents de référence

1. Introduction

Hallux Consulting Inc. a été engagée à titre de surveillant de l'équité (SE) pour observer le processus d'approvisionnement concurrentiel eu égard aux services de soutien à la gestion du projet concernant les programmes de réfection et de l'équipement et des éléments de connectivité des édifices, publié par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) au nom de la Direction générale de la Cité parlementaire (DGCP), résultant du numéro d'appel d'offres EP756-152289/A. Hallux Consulting Inc. est un tiers indépendant à l'égard de cette activité.

Nous avons examiné l'ensemble de l'information fournie et observé toutes les activités pertinentes.

Nous soumettons par la présente le rapport final, portant sur les activités réalisées par le surveillant de l'équité, à commencer par le 2 avril 2015 après la rédaction de la version préliminaire de l'énoncé des travaux et la détermination de la méthode d'approvisionnement, mais avant la rédaction de la version préliminaire de la demande de propositions, jusqu'à puis par l'entremise de la réunion d'établissement de consensus des évaluateurs tenue le 6 juillet, la présentation du soumissionnaire le 28 juillet 2015 et la confirmation de l'autorité contractante le 1er septembre 2015 qu'il avait suffisamment de preuves que les tarifs proposés pour la période initiale du contrat étaient justifiés.

Le présent rapport comprend notre attestation d'assurance, un résumé de la portée et des objectifs de notre mandat, les méthodes appliquées et les observations pertinentes des activités qui ont été tenues.

2. Attestation d'assurance

Par la présente, le surveillant de l'équité fournit l'énoncé d'assurance sans réserve suivant concernant le processus d'approvisionnement en services de soutien à la gestion du projet eu égard au programme de réfection et au programme de l'équipement et des éléments de connectivité des édifices de la Direction générale de la Cité parlementaire : Selon notre opinion professionnelle, le processus d'approvisionnement concurrentiel que nous avons observé a été mené en conformité avec les critères d'équité, d'ouverture et de transparence.

3. Exigences du projet

Une initiative de grande envergure est en cours afin de préserver les édifices et les terrains parlementaires du Canada. Le temps et les forces de la nature ont laissé leurs traces, et les édifices, dont certains ont été construits avant la Confédération, souffrent de détérioration. En tant que gardien de la Cité parlementaire, qui est constituée de la Colline du Parlement et de la rue face à celle-ci, le mandat de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada vise à faire en sorte que ce coin symbolique du Canada soit préservé pour l'ensemble de la population canadienne.

Le programme de réfection porte sur la réalisation de travaux pour préserver les édifices et régler les problèmes de santé et de sécurité ainsi que pour réduire les dépenses globales tout en assurant le fonctionnement continu des édifices occupés jusqu'à ce que les réhabilitations prévues puissent être planifiées et achevées. Les projets consistent en des interventions permanentes visant à arrêter ou à freiner la détérioration continue, notamment les travaux de réparation urgents des édifices, de façon à assurer la viabilité continue des édifices.

Le programme de l'équipement et des éléments de connectivité des édifices réalise des projets à l'échelle de la Cité en vue de fournir l'infrastructure et les services nécessaires pour mettre en œuvre les exigences en matière de connectivité dans la Cité. L'équipement comprend les accessoires, le mobilier et le matériel. Les éléments de connectivité comprennent les réseaux d'interconnexion de réseautique, de sécurité et de multimédia, et d'autres systèmes de communication électronique. L'équipement et les éléments de connectivité des édifices sont installés dans le cadre de chaque projet lié à un édifice.

De par la réorganisation récente de la Direction générale de la Cité parlementaire (DGCP), la responsabilité du programme de réfection et du programme de l'équipement et des éléments de connectivité des édifices a été rassemblée au sein d'une seule direction. Des équipes séparées ont soutenu ces deux programmes. À l'avenir, une seule équipe appuiera ces deux programmes.

La présente initiative d'approvisionnement a pour but l'acquisition de services externes de soutien à la gestion des projets (SSGP) afin d'aider TPSGC à gérer la planification, la mise en œuvre du programme de réfection et du programme de l'équipement et des éléments de connectivité des édifices au nom de la Direction générale de la Cité parlementaire. L'équipe de SSGP fournira des services à l'appui des responsabilités des gestionnaires de projet et des directeurs de TPSGC; ils assureront ensemble la gestion intégrée des projets des programmes.

La demande de propositions a été remise à tous les fournisseurs qualifiés en vertu de l'arrangement en matière d'approvisionnement de services professionnels centrés sur les tâches et les solutions (SPTS) pour le niveau 2 du volet des services de gestion de projets et du volet des services de gestion de projets immobiliers. Pour être admissibles en vertu des critères de ces deux volets, les soumissionnaires éventuels devaient satisfaire aux exigences en matière de ressources des catégories suivantes :

• Volet des services de gestion de projets :
  • Chef de projet/gestionnaire – principal;
  • Spécialiste en assurance/gestion de la qualité – principal;
  • Spécialiste en gestion du risque – principal;
  • Spécialiste en approvisionnement – principal;
  • Rédacteur technique – intermédiaire;
  • Conseiller en communications – intermédiaire.
• Volet des services de gestion de projets immobiliers :
  • Administrateur de projets immobiliers – intermédiaire;
  • Chef de projets immobiliers – principal;
  • Chef de projets immobiliers – intermédiaire;
  • Planificateur de projets immobiliers – principal;
  • Spécialiste en financement/coûts de projets immobiliers – intermédiaire;
  • Analyste des réclamations pour les projets immobiliers – mandat en matière de SE et observations (principal).

4. Mandat en matière de surveillant de l’équité et observations

Hallux Consulting Inc. a été engagée à titre de surveillant de l'équité (SE) pour observer le processus d'approvisionnement concurrentiel concernant les services de soutien à la gestion du projet dans le cadre des programmes de réfection et de l'équipement des éléments de connectivité des édifices et pour fournir une attestation quant à l'équité, l'ouverture et la transparence de l'activité sous surveillance.

Conformément aux modalités de notre mandat, nous avons pris connaissance des documents pertinents, observé les activités relatives à la demande de propositions et aux activités d'évaluation connexes, relevé des points relatifs à l'équité aux parties appropriées (par exemple, les autorités contractantes et techniques) et vérifié que les réponses et les mesures de suivi étaient raisonnables et appropriées.

4.1 Phase de la demande de propositions

La méthode d'approvisionnement « Services professionnels centrés sur les tâches et les solutions (SPTS) » a été utilisée pour cet appel d'offres. Tous les titulaires d'un arrangement en matière d'approvisionnement en vertu de la soumission E60ZN-13TSPS et qui étaient admissibles au niveau 2 du volet des services de gestion de projets immobiliers et du volet des services de gestion de projets pour toutes les catégories de ressources requises ont été invités à soumissionner. Les documents de la DP ont été envoyés par courriel aux cinq soumissionnaires éventuels le 3 juin 2015 et l'avis de projet de marché (APM) a été publié sur achatsetventes.gc.ca le 4 juin 2015. La date initiale de clôture de la DP était le 25 juin 2015. Elle a ensuite été prorogée au 29 juin 2015. Cinq questions ont été reçues des soumissionnaires qualifiés pendant la période de l'appel d'offres. Les réponses à ces questions ont été communiquées par l'entremise de trois modifications à la DP. Dix demandes de renseignements ont également été reçues de fournisseurs qui n'étaient pas admissibles à la méthode d'approvisionnement SPTS, en réponse à l'APM. L'autorité contractante a répondu à toutes les demandes de renseignements reçues par courriel. Une seule soumission a été reçue en réponse à la DP.

Lors de cette phase, les principales activités de l'approvisionnement comprenaient :

• Examen de la version préliminaire de la DP;
• Examen de la version finale de la DP envoyée par courriel aux titulaires d'un arrangement en matière d'approvisionnement admissibles;
• Examen des demandes de renseignements d'entreprises qui n'étaient pas qualifiées pour l'approvisionnement au titre des SPTS et des réponses de l'autorité contractante;
• Examen des demandes de renseignements des soumissionnaires éventuels et des réponses de l'autorité contractante; et
• Examen des modifications à la DP.

Tous les problèmes éventuels d'équité ont été traités adéquatement lors de cette phase de la DP.

4.2 Phase d'évaluation

Pendant la période allant du 30 juin au 1er septembre 2015, le spécialiste de la surveillance de l'équité a observé :

• la formation offerte aux membres de l'équipe de quatre évaluateurs;
• la distribution des propositions, les feuilles de cotation individuelle des évaluateurs et la signature sur les attestations relatives à la confidentialité et aux conflits d'intérêt;
• les feuilles d'évaluation obligatoire du soumissionnaire;
• la séance d'évaluation technique du 6 juillet 2015, qui a été tenue de manière cohérente et sur consensus de tous les membres du comité d'évaluation;
• la présentation du soumissionnaire le 28 juillet 2015 qui faisait partie du processus d'évaluation technique;
• la validation des résultats de l'évaluation technique par l'autorité contractante;
• le calcul des cotes finales de l'évaluation technique; et
• la feuille de calcul de l'évaluation finale qui comprenait les cotes techniques et financières.

Le spécialiste de la SE a observé que les procédures d'évaluation et les directives publiées dans la version finale de la DP, les modifications de la DP et les directives d'évaluation ont été suivies lors de la phase d'évaluation. Le spécialiste de la SE a exprimé des commentaires au besoin tout au long du processus d'évaluation à l'attention de l'équipe technique et de l'autorité contractante. Tous les commentaires ont été traités de manière appropriée par les responsables du projet.

Nous avons également examiné la correspondance de l'autorité contractante qui mettait en avant les étapes prises pour vérifier que les tarifs proposés pour la période initiale du contrat étaient raisonnables. L'analyse des tarifs proposés est obligatoire lorsqu'une seule soumission est reçue comme c'était le cas pour le présent approvisionnement.

Aucun problème d'équité éventuel n'a été relevé lors de cette phase de l'approvisionnement.

5. Documents de référence

Des documents liés à la Demande de soumissions numéro EP756-152289/A peuvent être obtenus sur Archivée - Services de gestion de projets (EP756-152289/A) et(ou) par l'entremise du bureau de projet.

Sommaire du tableau

Le tableau suivant présente une liste des documents qui sont mentionnés dans le rapport, par exemple la demande de propositions (DP), les modifications, les lettres de précisions et les lettres d'information. Chaque ligne porte un numéro, suivi du titre du document et d'un identificateur, soit la date ou le numéro du document.

No	Document	Renseignements additionnels
1	Avis de projet de marché	Avis de projet de marché (APM) publié sur achatsetventes.gc.ca le 4 juin 2015.
2	Demande de propositions	Envoyée par courriel aux cinq titulaires d'un arrangement en matière d'approvisionnement qualifiés le 3 juin 2015
3	Modification no 001	Envoyée par courriel aux cinq titulaires d'un arrangement en matière d'approvisionnement qualifiés le 22 juin 2015
4	Modification no 002	Envoyée par courriel aux cinq titulaires d'un arrangement en matière d'approvisionnement qualifiés le 23 juin 2015
5	Modification no 003	Envoyée par courriel aux cinq titulaires d'un arrangement en matière d'approvisionnement qualifiés le 26 juin 2015

Addenda au rapport final
Le 7 Décembre, 2015

Le 14 septembre 2015 concernant le processus d'approvisionnement concurrentiel pour les services de soutien à la gestion du projet concernant les programmes de réfection et de l'équipement et des éléments de connectivité des édifices entrepris par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada au moyen la demande de propositions numéro EP756‐152289/A.

Le présent addenda au rapport final couvre la période suivant la conclusion de la phase d'évaluation, y compris l'attribution du contrat.

Une seule soumission a été reçue. Après vérification que les tarifs proposés pour le contrat initial étaient raisonnables, le contrat a été adjugé au soumissionnaire le 8 septembre 2015. Le 23 novembre 2015 nous avons révisé les notes de rétroaction envoyées par courriel au soumissionnaire retenu le 25 novembre 2015. Une rencontre formelle n'a pas été demandée.

Attestation d'assurance du surveillant de l'équité

Par la présente, le surveillant de l'équité fournit l'énoncé d'assurance sans réserve suivant concernant le processus d'approvisionnement en services de soutien à la gestion du projet eu égard au programme de réfection et au programme de l'équipement et des éléments de connectivité des édifices de la Direction générale de la Cité parlementaire : Selon notre opinion professionnelle, le processus d'approvisionnement concurrentiel que nous avons observé a été mené en conformité avec les critères d'équité, d'ouverture et de transparence.