Réhabilitation de l'enveloppe et modernisation de l'immeuble de base de la succursale postale B - Directeur des travaux de construction

Sur cette page

• 1. Introduction
• 2. Exigences du projet
• 3. Attestation d'assurance
• 4. Méthodologie
• 5. Activités et observations du surveillant de l'équité
  • 5.1 Étape de la planification de l'approvisionnement/préalable à l'émission
  • 5.2 Affichage de la lettre d'intention
  • 5.3 Clôture de la lettre d'intention
  • 5.4 Instructions concernant l'évaluation des soumissions subséquentes à la lettre d'intention
  • 5.5 Évaluation des soumissions subséquentes à la lettre d'intention
  • 5.6 Période de la demande de propositions
  • 5.7 Clôture de la demande de propositions
  • 5.8 Instructions sur l'évaluation
  • 5.9 Examen administratif
  • 5.10 Évaluation technique
  • 5.11 Évaluation du prix et sélection du soumissionnaire
  • 5.12 Communications et entretien final
• 6. Documents de référence

1. Introduction

RFPSOLUTIONS INC. a été retenu en tant que surveillant de l'équité pour observer le processus concurrentiel d'approvisionnements visant à obtenir les services d'un directeur de travaux de construction pour le projet Réhabilitation de l'enveloppe et modernisation de l'immeuble de base de la succursale postale B (SPB), géré par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC). RFPSOLUTIONS INC. a été engagé le 15 avril 2014.

RFPSOLUTIONS INC. est un tiers indépendant en ce qui concerne cette activité.

Le processus d'approvisionnement a été mené dans le cadre d'un processus de demande de propositions (DP) à deux étapes. Une préqualification des entreprises de gestion de travaux de construction intéressées a été effectuée aux termes d'un processus de lettre d'intention, émise par TPSGC sous le numéro de demande de propositions EP775‑150701/A. Au cours de cette étape, les entreprises devaient démontrer leur expérience et leur capacité d'exécuter le travail. Les entreprises qui ont satisfait aux exigences en matière de préqualification énoncées dans la lettre d'intention ont ensuite été invitées à présenter des propositions en régime de concurrence au cours de l'étape suivante de la demande de soumissions, à savoir le lancement d'une demande de propositions (DP). Cette DP a été émise par TPSGC sous le numéro de demande de propositions EP775‑150701/B. L'étape de la DP couvrait l'approche détaillée quant au travail, ainsi que les modalités et prix offerts, et consistait en l'évaluation des propositions.

Nous soumettons par les présentes ce rapport final, faisant état des activités du surveillant de l'équité à compter de la version préliminaire de la lettre d'intention avant l'affichage sur www.achatsetventes.gc.ca et des réponses aux demandes de renseignements des soumissionnaires éventuels jusqu'à la clôture de la lettre d'intention, et à l'évaluation des soumissions subséquentes à la lettre d'intention. Ce rapport porte également sur les activités du surveillant de l'équité en ce qui a trait à l'élaboration de la DP subséquente, à la visite du chantier par les soumissionnaires, aux réponses aux demandes de renseignements présentées par les soumissionnaires éventuels, jusqu'à la date limite de présentation de soumissions en réponse à la DP et, enfin, à l'évaluation des propositions ayant mené à l'identification du soumissionnaire retenu.

Le rapport inclut notre attestation d'assurance, un sommaire de la portée et des objectifs de notre affectation, les méthodes appliquées et des observations pertinentes issues des activités entreprises.

2. Exigences du projet

L'immeuble de la succursale postale B (SPB), situé au 47‑59, rue Sparks, Ottawa (Ontario), classé édifice fédéral du patrimoine, doit faire l'objet d'importants travaux de réfection.

Actuellement, la succursale a une double fonction : elle est utilisée comme installation postale et elle héberge des locaux à bureaux du Bureau du Conseil privé (BCP). La SPB est un immeuble de 75 ans qui n'a pas fait l'objet d'une réfection exhaustive depuis sa construction originale. La portée des travaux du projet Réhabilitation de l'enveloppe et modernisation de l'immeuble de base de la succursale postale B (SPB) comprend ce qui suit : conservation de l'enveloppe, travaux architecturaux intérieurs (comprend l'enlèvement de l'amiante), le remplacement du système de chauffage, la mise à niveau de la tuyauterie, du système de chauffage, ventilation et conditionnement d'air (CVCA), du système électrique, du système de contrôle, et de la protection sismique.

TPSGC a besoin d'un directeur de travaux de construction pour diriger les services suivants : services préalables à la construction, services de construction, équipements et éléments de connectivité de l'édifice (EECE) et services postérieurs à la construction, pour exécuter le projet dans un immeuble partiellement occupé.

Les travaux de construction doivent comprendre les principaux travaux de réfection de l'enveloppe de l'immeuble et des systèmes de base de l'immeuble de la Succursale postale B. Le directeur des travaux de construction doit fournir les services suivants aux fins du projet, sans s'y limiter :

• services consultatifs et de soutien
• administration du projet
• emballage des travaux
• gestion des coûts
• gestion du temps (établissement du calendrier)
• gestion des risques
• contrôle et gestion de la portée
• contrôle et assurance de la qualité
• services d'entrepreneur général
  • agissant comme constructeur, ce qui exige notamment de coordonner et diriger les sous‑traitants retenus par le directeur des travaux, et d'assurer la gestion et la protection continues du chantier et du grand public à proximité
  • travaux de construction donnés en sous‑traitance dans le cadre du processus d'appel à la concurrence ainsi que d'une préqualification, lorsque celle‑ci est justifiée
  • achat préalable de matériaux clés, au besoin
• coordination de la logistique du chantier
• dessins de coordination des interférences mécaniques et électriques

Les services d'un expert‑conseil principal ont été retenus selon un processus distinct entrepris par TPSGC à l'appui de ce projet. L'expert‑conseil principal est chargé d'examiner les documents connexes, de recommander d'autres examens au besoin, de préparer les documents de conception et le dossier de demande de propositions, et d'assurer l'administration des travaux de construction et du contrat, y compris les services sur place aux résidents, le coût, le calendrier, le contrôle du projet et la mise en service requis pour ce projet.

3. Attestation d'assurance

Par les présentes, le surveillant de l'équité fournit l'énoncé d'assurance sans réserve suivant au sujet du processus d'approvisionnement pour les services d'un directeur de travaux de construction aux fins du projet Réhabilitation de l'enveloppe et modernisation de l'immeuble de base de la succursale postale B (SPB).

Selon notre opinion professionnelle, le processus concurrentiel que nous avons observé en ce qui a trait au recrutement d'un directeur de travaux de construction pour le projet Réhabilitation de l'enveloppe et modernisation de l'immeuble de base de la succursale postale B que nous avons observé a été exécuté de façon équitable, ouverte et transparente.

4. Méthodologie

Conformément à nos cadres de référence, nous avons pris connaissance des documents pertinents, examiné les documents relatifs à la lettre d'intention et à la Demande de proposition (DDP) avant leur publication, observé les activités liées à la lettre d'intention et à la DDP et au cours de la période subséquente, y compris l'évaluation des propositions, l'indication d'affaires liées à l'équité à l'autorité contractante, et la vérification à savoir que les réponses et les mesures étaient raisonnables et appropriées. La section 5 de ce rapport définit les activités et les observations particulières du surveillant de l'équité en ce qui a trait à ces activités.

5. Activités et observations du surveillant de l'équité

5.1 Étape de la planification de l'approvisionnement /préalable à l'émission

RFPSOLUTIONS INC. a été engagé pour entreprendre des activités de surveillance de l'équité à partir de l'élaboration de la lettre d'intention. Un examen des versions préliminaires et des documents finaux de la lettre d'intention a été effectué, ce qui comprenait un examen des documents suivants :

• renseignements généraux
• approche générale en matière d'approvisionnements
• description de la préqualification
• exigences et évaluation des propositions
• étape deux – demande de propositions
• instructions générales aux soumissionnaires
• instructions et renseignements généraux pour la préqualification
• exigences de la préqualification
• attestation de l'expérience

Le surveillant de l'équité a fourni l'assurance de la neutralité des exigences, de l'objectivité des critères et du processus d'évaluation, ainsi que de la clarté des documents à l'appui de la compréhensibilité pour les soumissionnaires dans la préparation de leurs propositions, et pour atténuer le potentiel d'incohérences ou d'erreurs dans la demande éventuelle au regard des critères d'évaluation par le Comité d'évaluation.

Observations

Aucun point litigieux n'a été observé au cours de l'examen des versions préliminaires des documents afférents à la lettre d'intention.

5.2 Affichage de la lettre d'intention

La lettre d'intention a été communiquée aux soumissionnaires éventuels sur le site achatsetventes.gc.ca, le 13 mars 2015, la date de clôture finale étant fixée au 9 avril 2015 à 14 h, heure avancée de l'Est.

Au total, quatre questions ont été reçues. Les réponses aux questions ont été fournies à tous les soumissionnaires éventuels en tant que modifications au moyen d'un (1) document de modification à la demande de propositions affiché sur www.achatsetventes.gc.ca, qui comprenait également trois (3) modifications aux modalités et conditions de la demande de propositions. Le document de modification à la demande de propositions a été examiné par le surveillant de l'équité avant sa publication.

Observations

Le surveillant de l'équité a examiné toutes les questions, les réponses et les modifications avant la publication. Aucun point litigieux n'a été observé.

5.3 Clôture de la lettre d'intention

Le surveillant de l'équité a discuté de la façon dont les réponses à la lettre d'intention ont été reçues et traitées avec l'autorité contractante.

Observations

Dix (10) propositions ont été reçues et traitées conformément aux exigences relatives aux  propositions, ainsi qu'à la date limite indiquée dans la lettre d'intention. Aucun point litigieux n'a été constaté.

5.4 Instructions concernant l'évaluation des soumissions subséquentes à la lettre d'intention

Avant l'évaluation des soumissions subséquentes à le lettre d'intention, le surveillant de l'équité a examiné les lignes directrices sur l'évaluation, y compris les responsabilités de l'évaluateur et les exigences en matière de code de déontologie, de sécurité, de confidentialité et de conflit d'intérêts, ainsi que la méthode d'évaluation. Le surveillant de l'équité a également participé à un groupe de travail préalable à l'évaluation avec le Comité d'évaluation afin de traiter des principes d'équité dans l'évaluation des propositions.

Le surveillant de l'équité s'est assuré de l'impartialité de la méthode d'évaluation.

Observations

Le surveillant de l'équité a examiné la méthode d'évaluation ainsi que les exigences connexes et n'a observé aucun point litigieux.

5.5 Évaluation des soumissions subséquentes à la lettre d'intention

À la suite de la clôture des propositions subséquentes à la lettre d'intention, un examen des exigences obligatoires en matière de préqualification a été entrepris par l'autorité contractante relativement aux dix (10) propositions reçues. L'évaluation des soumissions subséquentes à la lettre d'intention a été entreprise le 22 avril 2015. Au début, quatre (4) propositions ont été jugées recevables au regard des exigences de préqualification, telles qu'énoncées dans la lettre d'intention. Les six (6) soumissionnaires qui n'ont pas été préqualifiés ont été avisés le 23 avril 2015, et ils ont eu l'occasion de réviser et de présenter à nouveau leurs propositions conformément aux dispositions du processus de lettre d'intention. Trois (3) des six (6) entreprises ont présenté leurs propositions à nouveau, lesquelles ont été évaluées le 11 mai 2015. Ultérieurement, deux (2) entreprises additionnelles ont été jugées qualifiées, pour un total de six (6) entreprises. Les entreprises retenues et celles qui n'ont pas été retenues ont été avisées le 1er juin 2015.

La DP subséquente (numéro de demande de propositions EP775‑150701/B) a été affichée sur le site achatsetventes.gc.ca le 13 juillet 2015, la date de clôture finale ayant été fixée au 9 septembre 2015, à 14 h, heure avancée de l'Est. Les entreprises qualifiées ont été avisées de l'affichage de la DP et de sa disponibilité sur le site achatsetventes.gc.ca.

Observations

Le surveillant de l'équité a examiné les résultats de l'évaluation ainsi que les cotations et n'a constaté aucun point litigieux.

5.6 Période de la demande de propositions

À la suite de la publication de la DP, le surveillant de l'équité a assisté à la visite facultative du chantier au 47‑59, rue Sparks, Ottawa (Ontario), le 6 août 2015. Deux (2) soumissionnaires ont assisté. Les soumissionnaires qui ont participé à la visite du chantier ont reçu un CD contenant des dessins additionnels de l'immeuble ainsi que d'autres documents de base. Cette information était également à la disposition des entreprises qui n'ont pas participé à la visite, par demande auprès de l'autorité contractante. Conformément au sommaire du projet qui faisait partie de la DP, tous les soumissionnaires éventuels avaient le choix d'obtenir le CD lors de la visite du chantier, ou en présentant une demande à l'autorité contractante.

Cinq (5) addenda  contenant trois (3) modifications aux modalités et conditions de la demande de propositions ont été émis sur le site achatsetventes.gc.ca. Les addenda  comprenaient également des réponses à neuf (9) questions des soumissionnaires éventuels. Chaque additif a été examiné par le surveillant de l'équité.

Observations

Aucun point litigieux n'a été constaté en ce qui a trait aux avis aux soumissionnaires, aux addenda  ou à la conduite de la visite du chantier.

5.7 Clôture de la demande de propositions

À la clôture de la DP, deux (2) propositions ont été reçues.

Le surveillant de l'équité a discuté de la façon dont les propositions en réponse à la DP ont été reçues et traitées, avec l'autorité contractante.

Observations

Deux (2) propositions ont été reçues pour la DP et traitées conformément à l'échéance et aux exigences énoncées dans la DP. Aucun point litigieux n'a été constaté.

5.8 Instructions sur l'évaluation

Avant l'évaluation des propositions, encore une fois, le surveillant de l'équité a examiné les lignes directrices sur l'évaluation, y compris les responsabilités de l'évaluateur et les exigences relatives au code de déontologie, à la sécurité, à la confidentialité et aux conflits d'intérêts, ainsi que la méthode d'évaluation. Le surveillant de l'équité a également participé à un atelier préalable à l'évaluation avec le Comité d'évaluation afin de traiter des principes d'équité dans l'évaluation des propositions.

Le surveillant de l'équité s'est assuré de l'impartialité de la méthode d'évaluation.

Observations

Le surveillant de l'équité a examiné la méthode d'évaluation ainsi que les exigences connexes et n'a constaté aucun point litigieux.

5.9 Examen administratif

À la suite de la clôture de la DP, un examen des exigences administratives obligatoires a été entrepris par l'autorité contractante relativement aux deux (2) propositions reçues. Les deux propositions ont été jugées recevables au regard des exigences énoncées dans la DP et, par conséquent, admissibles à poursuivre le processus d'évaluation.

Le surveillant de l'équité a examiné les résultats de l'examen administratif afin de les évaluer au regard des exigences énoncées dans la DP.

Observations

En se fondant sur son examen de l'évaluation de la conformité des soumissionnaires aux exigences obligatoires administratives, le surveillant de l'équité n'a constaté aucun point litigieux.

5.10 Évaluation technique

La DP exigeait un seuil d'évaluation technique minimal global pour qu'une proposition soit jugée recevable et admissible à l'évaluation financière. Au début, chacune des propositions a été examinée individuellement et cotée par chaque évaluateur. Par la suite, les évaluateurs ont tenu une réunion de consensus, le 15 septembre 2015, pour déterminer la cote technique de chacune des propositions.

Le surveillant de l'équité était présent et a surveillé le processus de consensus d'évaluation technique. Il s'est assuré que le processus a été entrepris de façon cohérente et que les résultats reflètent le consensus de tous les membres du Comité d'évaluation.

Les deux propositions en question ont atteint le seuil d'évaluation technique minimal nécessaire pour que la proposition soit jugée recevable et admissible à procéder à l'évaluation financière.

Observations

Le surveillant de l'équité a supervisé et examiné les résultats de l'évaluation technique et n'a constaté aucun point litigieux.

5.11 Évaluation du prix et sélection du soumissionnaire

Conformément à la DP, un prix estimatif total a été fourni par chacun des soumissionnaires. La sélection du soumissionnaire retenu était fondée sur la proposition recevable offrant le prix estimatif le plus bas par point (prix estimatif par point = prix total de la proposition / cote technique).

L'autorité contractante a fait preuve de diligence raisonnable et a vérifié les détails des prix sur le formulaire fourni par le soumissionnaire. Une fiche sommaire de l'évaluation financière a été préparée par l'autorité contractante et examinée par le surveillant de l'équité.

La vérification des exigences en matière de sécurité a été exécutée et une recommandation d'adjudication au soumissionnaire retenu a été formulée.

Observations

La sélection du soumissionnaire retenu était conforme aux dispositions et à la méthode énoncées dans la DP.

5.12 Communications et entretien final

Cette section sera complétée en tant qu'addendum au présent rapport, à la suite de l'achèvement de l'adjudication du contrat et, tel que requis, de l'entretien final avec les soumissionnaires.

6. Documents de référence

Les documents suivants sont référencés par numéro dans le présent rapport et, à moins d'indications contraires, sont disponibles par l'intermédiaire de TPSGC.

Sommaire du tableau

Le tableau suivant présente une liste des documents qui sont mentionnés dans le rapport, par exemple la demande de propositions (DP), les modifications, les lettres de précisions et les lettres d'information. Chaque ligne porte un numéro, suivi du titre du document et d'un identificateur, soit la date ou le numéro du document.

No	Document	Date/Numéro du document
1	Lettre d'intention – Demande de préqualification pour le projet Réhabilitation de l'enveloppe et modernisation de l'immeuble de base de la succursale postale B : directeur de travaux de construction (EP775-150701/A)	13 mars 2015
2	Modification à la demande de propositions No. 001 – Services de gestion des travaux de construction (EP775-150701/A)	25 mars 2015
3	Demande de propositions – Services de gestion des travaux de construction (EP775-150701/B)	10 juillet 2015
4	Modification à la demande de propositions No. 001 – Services de gestion des travaux de construction (EP775-150701/B)	13 juillet 2015
5	Modification à la demande de propositions No. 002 – Services de gestion des travaux de construction (EP775-150701/B)	30 juillet 2015
6	Modification à la demande de propositions No. 003 – Services de gestion des travaux de construction (EP775-150701/B)	20 août 2015
7	Modification à la demande de propositions No. 004 – Services de gestion des travaux de construction (EP775-150701/B)	25 août 2015
8	Modification à la demande de propositions No. 005 – Services de gestion des travaux de construction (EP775-150701/B)	28 août 2015

Addenda au rapport final
9 novembre 2015

Addenda au Rapport final du surveillant de l’équité daté du 23 septembre 2015 concernant le processus d’approvisionnement concurrentiel lancé par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) à la suite de l’appel d’offres numéro EP775-150701/B pour l’obtention des services d’un directeur de travaux de construction pour le projet de réhabilitation de l’enveloppe et modernisation de l’immeuble de base de la succursale postal « B ».

Le présent addenda au rapport final du surveillant de l’équité couvre la période suivant la phase de l’évaluation et inclut l’attribution du marché et le délai accordé aux promoteurs pour poser des questions ou demander un compte rendu. L’avis d’attribution du marché a été affiché sur Achatsetventes.gc.ca le 30 septembre 2015. Le soumissionnaire non retenu a été informé par courriel, le 30 septembre 2015, que sa soumission n’avait pas été retenue en vue de l’attribution du marché et qu’il avait droit à un compte rendu final.

Le soumissionnaire non retenu a demandé un compte rendu. Le compte rendu a été donné le 28 octobre 2015 par l’autorité contractante et spécialiste technique de TPSGC. Le surveillant de l’équité était présent afin de veiller à ce que le compte rendu se passe de façon juste, ouverte et transparente.

Attestation d’assurance

Le surveillant de l’équité donne sans réserve l’assurance suivante concernant le processus d’approvisionnement concurrentiel lancé en vue d’obtenir les services d’un directeur de travaux de construction pour le projet de réhabilitation de l’enveloppe et modernisation de l’immeuble de base de la succursale postal « B ».

À notre avis, le processus que nous avons observé de demande de propositions pour les services d’un directeur de travaux de construction pour le projet de réhabilitation de l’enveloppe et modernisation de l’immeuble de base de la succursale postale « B » s’est déroulé de façon juste, ouverte et transparente.