Renouvellement du système automatisé d'identification dactyloscopique en temps réel

Sur cette page

• 1. Introduction
• 2. Attestation d’assurance
• 3. Exigences du projet
• 4. Mandat et observations du surveillant de l'équité
• 5. Processus de demande de propositions
• 6. Attribution du contrat, communications et séances de comptes rendus
• 7. Documents de référence

1. Introduction

Le 30 novembre 2015 PPI Consulting Limited a été engagé par Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) à titre de surveillant de l'équité pour observer le processus d'approvisionnement associé au renouvellement du système automatisé d'identification dactyloscopique (SAID) en temps réel.

Nous avons examiné tous les renseignements fournis et nous avons pu observer toutes les activités pertinentes.

Nous soumettons le présent rapport final du surveillant de l'équité portant sur les activités réalisées et les observations surveillées par le surveillant de l'équité dans le cadre du processus d'approvisionnement du SAID, numéro de soumission M7594-153234. PPI Consulting Limited est un tiers indépendant en ce qui concerne la présente activité.

Le présent rapport comprend notre attestation d'assurance, un résumé de la portée et des objectifs de notre mandat et des détails relatifs à la méthodologie appliquée, ainsi que les observations pertinentes des activités qui ont été tenues.

2. Attestation d’assurance

Le surveillant de l'équité émet par la présente l'opinion sans réserve suivante concernant la phase d'attribution du contrat, communications et séances de comptes rendus.

Selon notre avis professionnel, le processus d'approvisionnement associé au renouvellement du système automatisé d'identification dactyloscopique en temps réel que nous avons observé a été réalisé de façon équitable, ouverte et transparente.

3. Exigences du projet

Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC), au nom de la Gendarmerie royale du Canada (GRC), cherche à attribuer un contrat pour une solution de SAID qui inclut toutes les capacités de SAID et de sous-système de vérification et les postes de travail, les imprimantes, les appareils photo et les numériseurs du SAID utilisés par le personnel de la GRC pour tous les types d'analyse dactyloscopique, ainsi que les systèmes de transcodage distants utilisés par les services canadiens de police pour effectuer des enquêtes dactyloscopiques sur des lieux de crime et d'autres activités liées à la dactyloscopie. En plus de renouveler toutes les capacités existantes du SAID, l'entrepreneur retenu doit offrir une capacité de gestion des dossiers d'empreintes latentes (GDEL) et offrir des fonctions de reconnaissance faciale.

Le contrat proposé sera en vigueur du 19 décembre 2016 au 2 janvier 2022 inclusivement et est assorti d'une option irrévocable de prolongation sur un maximum de cinq périodes supplémentaires d'un an selon les mêmes modalités.

4. Mandat et observations du surveillant de l'équité

PPI Consulting Limited a été engagé à titre de surveillant de l'équité pour observer le processus d'approvisionnement du SAID et attester de l'équité, de l'ouverture et de la transparence de cette activité.

Conformément aux conditions de notre mandat, nous avons pris connaissance des versions provisoires et des documents définitifs pertinents, nous avons observé les activités jusqu'à la fin de l'étape d'attribution du contrat, nous avons fait part des points relatifs à l'équité à l'autorité contractante et à l'équipe de projet de la GRC et nous avons veillé à ce que les réponses fournies et les mesures de suivi soient raisonnables et appropriées.

5. Processus de demande de propositions

5.1 Processus d'examen des documents

Pendant l'étape de la demande de propositions (DP), le surveillant de l'équité a revu la DP ainsi que toutes ses modifications. L'autorité contractante a élucidé de manière satisfaisante toutes les questions soulevées par le surveillant de l'équité par rapport au document fourni.

Observation

Le processus suivi respectait les exigences de la DP. Tous les fournisseurs intéressés ont été traités de la même manière et de façon juste. Toutes les observations et/ou les demandes de précision du surveillant de l'équité ont été abordées par l'autorité contractante et l'équipe de projet de la GRC.

5.2 Processus de l'étape d'évaluation

SPAC a reçu une proposition avant la date et l'heure de clôture du 26 août 2016. Le surveillant de l'équité a participé à la séance d'information des évaluateurs du 1er septembre 2016 et à la réunion de consensus tenue le 19 septembre 2016.

L'équipe d'évaluation a été informée des questions liées à la réalisation de l'évaluation conformément au processus de sélection prévu, y compris les rôles et responsabilités, la confidentialité, le contrôle des documents, le comportement de l'évaluateur, l'évaluation indépendante, le processus de consensus, le calendrier et une explication des éclaircissements par rapport à une modification de la soumission.

Le processus suivant a été entamé pour évaluer la proposition :

• chaque évaluateur a effectué son propre examen indépendant et sa propre notation de la proposition dans son cahier de travail
• après les examens indépendants, les évaluateurs ont participé à des réunions de consensus pour convenir de la note à attribuer à chaque exigence cotée
• les notes et la justification des notes ont été consignées dans la fiche maîtresse
• les évaluateurs ont consigné et paraphé les changements convenus pendant les réunions de consensus dans chacun de leurs cahiers de travail
• le surveillant de l'équité a confirmé auprès de chaque membre de l'équipe d'évaluation leur accord quant aux notes finales de consensus
• tous les évaluateurs ont confirmé leur accord
• l'équipe d'évaluation a signé la fiche de consensus

Pendant cette étape, le spécialiste en surveillance de l'équité :

• a assisté aux réunions suivantes :
  • la formation inaugurale des évaluateurs offerte le 1er septembre 2016
  • la réunion de consensus tenue le 19 septembre 2016
  • la conférence sur le plan et critères d'évaluation tenue le 14 octobre 2016
• n'a pas assisté aux réunions suivantes :
  • les essais référencés ont été tenus du 14 au 18 novembre 2016 à Pasadena, Californie en présence de l'autorité contractante
  • l'évaluation des résultats tenue le 21 novembre 2016
  • l'évaluation financière tenue le 25 novembre 2016

Le surveillant de l'équité confirme que le processus que nous avons observé a été mené de façon équitable, ouverte et transparente conformément au processus établi dans la demande de propositions.

Observation

Le processus d'évaluation suivi respectait les exigences de la DP. L'unique soumissionnaire a été traité de la même manière et de façon juste.

6. Attribution du contrat, communications et séances de comptes rendus

Le contrat a été attribué le 19 décembre 2016. L'avis d'attribution de contrat a été remis à l'unique soumissionnaire retenu.

Observation

Le processus suivi respectait les exigences de la DP. L'unique soumissionnaire a été traité de manière juste et équitable.

7. Documents de référence

7.1 Documents de demande de propositions

Les documents de demande de propositions ont été livrés par le Canada aux représentants désignés des fournisseurs intéressés par courriel et mis à la disposition du public sur le site achatetventes.gc.ca.