Centre de surveillance de l’immigration

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• 1. Introduction
• 2. Attestation d’assurance
• 3. Exigences du projet
• 4. Méthodologie
• 5. Documents de références
• 6. Addenda au rapport final, 10 janvier 2017

1. Introduction

Les services de Samson & Associés ont été retenus à titre de surveillant de l'équité (SE) le 12 février 2014, pour observer le processus de sélection concurrentiel d'un Centre de surveillance de l’immigration (CSI) dans la région du Grand Toronto (RGT), entrepris par Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) pour l'Agence des services frontaliers du Canada (ASFC), dans le cadre des appels d'offres no. 47636-178281 (intitulé DDP 2015) et no. 47636-187661 (intitulé DDP 2016). La DDP 2015 a été annulée après l’octroi du contrat et l’appel d’offres pour la DDP 2016 a été émis pour la même exigence. Samson & Associés est un tiers indépendant à l’égard de cette activité.

Nous avons révisé l'ensemble des informations fournies, observé toutes les activités pertinentes. Nous avons eu un accès complet à tous les aspects du processus d'acquisition et obtenu la collaboration de tous les intervenants.

Par la présente, nous soumettons le rapport final des activités menées par le SE, à commencer par la publication de la lettre d’intérêt (LI), jusqu’à l’étape de l’évaluation de demande de proposition (DDP) pour la DDP 2016.

Le rapport comprend une attestation d’assurance, un résumé de la portée et des objectifs de notre mandat, les méthodologies appliquées et les observations pertinentes découlant des activités exécutées.

2. Attestation d’assurance

Le Surveillant de l’équité émet par la présente l’énoncé d’assurance sans réserve concernant le processus de sélection concurrentiel pour la provision d'un Centre de surveillance de l'Immigration, à commencer par la publication de la lettre d’intérêt, jusqu’à l’étape de l’évaluation de demande de proposition pour la DDP 2016.

Selon notre opinion professionnelle, le processus de sélection concurrentiel que nous avons observé ci-dessus a été mené en conformité avec les critères d’équité, d’ouverture et de transparence.

3. Exigences du projet

La Loi sur l’immigration et la protection des réfugiés (LIPR) précise quelles personnes sont interdites de territoire au Canada. Sont notamment interdites de territoire au Canada les personnes qui représentent une menace sur le plan de la sécurité (espionnage, subversion, terrorisme, menace pour les Canadiens, etc.); les personnes qui ont porté atteinte aux droits de l'homme ou aux droits internationaux; les criminels (y compris les membres du crime organisé). En vertu de la LIPR, l’ASFC est habilitée à arrêter, à détenir et à renvoyer les résidents permanents et les étrangers qui sont jugés interdits de territoire au Canada. En outre, la loi oblige l’ASFC à renvoyer les personnes interdites de territoire le plus rapidement possible. L’ASFC est l’unique autorité fédérale responsable de la détention liée à l’immigration et, à ce titre, elle doit assurer la prise en charge et la surveillance des détenus de l’immigration.

D’ordinaire, la détention est utilisée au début du processus d’exécution, lorsque l’identité de la personne n’a pas été établie ou que l’on soupçonne la personne de représenter un danger pour le public, ou à la fin de processus de détention, lorsque le renvoi est imminent et que la personne se soustraira vraisemblablement au renvoi.

L'ASFC doit pouvoir disposer d'un Centre de surveillance de l'Immigration pleinement opérationnel et en service d'ici le 1er janvier 2017. L'entrepreneur doit fournir les services d'entretien ménager, les services d'entretien immobilier et les services de restauration, conformément aux exigences.

4. Méthodologie

Samson & Associés a été engagé à titre de SE pour observer le processus de sélection concurrentiel concernant le CSI dans la RGT, et pour fournir une attestation quant à l’équité, l’ouverture et la transparence de l’activité sous surveillance.

Conformément aux modalités de notre contrat, nous avons lu les documents pertinents, observé les activités d’appel d’offres (tel que la LI, la DDP 2015, la DDP 2016, les questions et réponses se rapportant aux DDP, et les deux évaluations des DDP), nous avons identifié les questions relatives à l’équité aux autorités contractantes et techniques, et nous nous sommes assurés que les réponses et les actions étaient raisonnables et appropriées.

4.1 Activités et observations du surveillant de l'équité - étape de la lettre d’intérêt

Une LI a été publiée sur achatsetventes.gc.ca le 7 mars 2014 pour aviser les fournisseurs des nouvelles exigences et pour inviter les intéressés à assister à une Journée de consultation de l'industrie optionnelle. L'objectif de la Journée de consultation de l'industrie était de consulter les fournisseurs quant aux exigences du Centre de surveillance de l'Immigration.

La Journée de consultation de l'industrie pour le Centre de surveillance de l'Immigration a eu lieu le 18 mars 2014 à Mississauga, Ontario. Cinq fournisseurs ont participé à l'activité qui se voulait un forum permettant au Canada de consulter l’industrie concernant la portée des exigences principales, des exigences sur le plan de la sécurité et pour répondre aux questions de l'industrie. Le SE a examiné le document de la LI et a assisté à la séance de la Journée de consultation de l'industrie.

Les questions et les réponses fournies pendant l'étape de la LI ont été documentées, examinées par le SE et publiées sur achatsetventes.gc.ca entre le 17 avril 2014 et le 15 mai 2014. La date de clôture de l'appel d'offres était le 22 mai 2014.

Aucune question sur l'équité n'a été identifiée.

4.2 Activités et observations du surveillant de l'équité – étape de la demande de proposition 2015

La première DDP a été publiée sur achatsetventes.gc.ca le 25 août 2014 et la date de clôture était le 30 janvier 2015.

Les questions des soumissionnaires potentiels ont été reçues puis les réponses ont été fournies et communiquées sur achatsetventes.gc.ca avant la date de clôture. Le SE a examiné la DDP et toutes les questions et réponses fournies au cours de la période de la DDP pour s'assurer que les aspects relatifs à l'équité soient abordés de manière satisfaisante.

Le 2 décembre 2014, une visite du site a eu lieu à Mississauga, Ontario. Le SE a assisté en personne à la visite.

À la clôture de la DDP, douze modifications ont été publiées, répondant aux questions et aux demandes de clarification des soumissionnaires potentiels. Le SE a examiné toutes les modifications. Deux soumissionnaires ont soumis une proposition.

Observations

Les questions soulevées au cours de l'étape de la DDP 2015 et durant la séance d'information pour les soumissionnaires potentiels ont été traitées selon les conditions de la DDP. Les réponses étaient claires et compréhensibles, et elles ont été communiquées à tous les fournisseurs en temps opportun. Toutes les considérations d'équité ont été traitées de manière satisfaisante.

4.3 Activités et observations du surveillant de l'équité - étape d'évaluation de la demande de proposition 2015

Le SE a examiné le plan d’évaluation et le cadre de référence, les fiches de notation consensuelle et les sommaires des évaluateurs. L'évaluation des soumissions lors de cette phase consistait en l'examen de la documentation soumise par les soumissionnaires.

Une séance d'information pour l'équipe d'évaluation technique à laquelle ont assisté l'autorité contractante et le SE a eu lieu le 30 janvier 2015. L'évaluation des soumissions techniques a commencé le 2 février 2015. Les cinq évaluateurs techniques ont participé aux rencontres consensuelles avec l'autorité contractante et le SE. Les rencontres consensuelles ont pris fin le 6 février 2015.

Après l'étape d'évaluation de la DDP 2015, l'appel d'offres a été annulé.

Observations

Les instructions et les outils des évaluateurs étaient complets, respectaient les modalités de la DDP, étaient conformes aux principes et aux pratiques en matière d'équité, et les évaluations ont été exécutées de façon équitable. Les critères d'évaluation, la pondération, les points et les notes de passage respectaient intégralement ce qui avait été établi dans la DDP. L'évaluation a été exécutée telle que décrite dans la DDP. L'attribution des points a été effectuée en respectant rigoureusement les critères énoncés. Les discussions consensuelles étaient ouvertes, tous les évaluateurs étaient présents, et un consensus a été atteint pour tous les critères.

4.4 Activités et observations du surveillant de l'équité – étape de la demande de proposition 2016

La DDP 2016 a été publiée sur achatsetventes.gc.ca le 19 février 2016 et la date de clôture était le 19 avril 2016.

Les questions des soumissionnaires ont été reçues puis les réponses ont été fournies et communiquées sur achatsetventes.gc.ca avant la date de clôture. Le SE a examiné la DDP et toutes les questions et réponses fournies au cours de la période de la DDP pour s'assurer que les aspects relatifs à l'équité soient abordés de manière satisfaisante.

Le 29 février 2016, une visite du site a eu lieu à Mississauga, Ontario. Le SE a assisté en personne à la visite.

À la clôture de la DDP 2016, six modifications ont été publiées, répondant aux questions et aux demandes de clarification des soumissionnaires potentiels. Deux soumissionnaires ont soumis une proposition.

Observations

Les questions soulevées au cours de l'étape de la DDP 2016 et durant la séance d'information pour les soumissionnaires potentiels ont été traitées selon les conditions de la DDP. Les réponses étaient claires et compréhensibles, et elles ont été communiquées à tous les fournisseurs en temps opportun. Toutes les considérations d'équité ont été traitées de manière satisfaisante.

4.5 Activités et observations du surveillant de l'équité - étape d'évaluation de la demande de proposition 2016

Le SE a examiné le plan d’évaluation et le cadre de référence, les fiches de notation consensuelle et les sommaires des évaluateurs. L'évaluation des soumissions lors de cette phase consistait en l'examen de la documentation soumise par les soumissionnaires.

L'évaluation initiale des soumissions techniques a commencé le 22 avril 2016. Avant la rencontre de consensus, les évaluateurs ont avisés l'autorité contractante que les  soumissionnaires ne répondaient pas aux exigences obligatoires. Après confirmation et selon la politique de SPAC qui permet aux soumissionnaires de corriger et de soumettre à nouveau une soumission, les soumissionnaires avaient jusqu'au 28 avril 2016 pour effectuer les corrections nécessaires et soumettre une soumission à un appel d’offres révisé. L'évaluation initiale était limitée à l'évaluation individuelle des évaluateurs et aucune évaluation consensuelle n'a été effectuée. Le SE a examiné la documentation qui se rapportait aux évaluations afin d'évaluer l'équité du processus de décision. Il a également examiné toutes les communications avec les soumissionnaires.

Suivant la soumission des offres, une séance d'information pour l'équipe d'évaluation technique à laquelle a assisté l'autorité contractante a eu lieu le 2 mai 2016 par téléphone. Le SE n'était pas présent à la séance, toutefois, le processus a été examiné et compris afin de s'assurer qu'aucune question d'équité ne soit notée. Les cinq évaluateurs techniques ont participé aux rencontres consensuelles avec l'autorité contractante et le SE pour l’appel d’offres révisé. Les rencontres consensuelles ont pris fin le 4 mai 2016.

Observations

Les instructions et les outils des évaluateurs étaient complets, respectaient les modalités de la DDP, étaient conformes aux principes et aux pratiques en matière d'équité, et les évaluations ont été exécutées de façon équitable. Les critères d'évaluation, la pondération, les points et les notes de passage respectaient intégralement ce qui avait été établi dans la DDP. L'évaluation a été exécutée telle que décrite dans la DDP. L'attribution des points a été effectuée en respectant rigoureusement les critères énoncés. Les discussions consensuelles étaient ouvertes, tous les évaluateurs étaient présents, et un consensus a été atteint pour tous les critères.

5. Documents de références

Les documents suivants sont cités dans le présent rapport par ordre numérique. À moins d’indication contraire, ils peuvent être obtenus auprès de SPAC.

Documents de la lettre d’intérêt par date de publication

No.	Documents	Date
1	Lettre d'intérêt et avis de la Journée de la consultation de l'industrie	Publiés sur achatsetventes.gc.ca le 7 mars 2014
2	Présentation de la Journée de consultation de l'industrie sur le CSI et minutes	Publiées sur achatsetventes.gc.ca le 17 avril 2014
3	Appel d'offres Modification no. 1	Publiée sur achatsetventes.gc.ca le 30 avril 2014
4	Appel d'offres Modification no. 2	Publiée sur achatsetventes.gc.ca le 16 mai 2014

Documents de la demande de proposition par date de publication

No.	Documents	Date
1	Publication de la DDP	Publiée sur achatsetventes.gc.ca le 25 août 2014
2	Visite du site	Date de la visite 2 décembre 2014
3	Modification no 1	Publiée sur achatsetventes.gc.ca le 11 septembre 2014
4	Modification no 2	Publiée sur achatsetventes.gc.ca le 17 septembre 2014
5	Modification no. 3	Publiée sur achatsetventes.gc.ca le 2 octobre 2014
6	Modification no. 4	Publiée sur achatsetventes.gc.ca le 14 octobre 2014
7	Modification no. 5	Publiée sur achatsetventes.gc.ca le 24 novembre 2014
8	Modification no. 6	Publiée sur achatsetventes.gc.ca le 3 décembre 2014
9	Modification no.  7	Publiée sur achatsetventes.gc.ca le 19 décembre 2014
10	Modification no. 8	Publiée sur achatsetventes.gc.ca le 6 janvier 2015
11	Modification no. 9	Publiée sur achatsetventes.gc.ca le 14 janvier 2015
12	Modification no. 10	Publiée sur achatsetventes.gc.ca le 16 janvier 2015
13	Modification no. 11	Publiée sur achatsetventes.gc.ca le 20 janvier 2015
14	Modification no. 12	Publiée sur achatsetventes.gc.ca le 21 janvier 2015
15	DDP Plan d'évaluation des soumissions Fiche d'évaluation technique	Envoyé par courriel le 30 janvier 2015

Documents de la demande de proposition 2016 par date de publication

No.	Documents	Date
1	Publication de la DDP	Publiée sur achatsetventes.gc.ca le 19 février 2016
2	Visite du site	Date de la visite 29 février  2016
3	Modification no. 1	Publiée sur achatsetventes.gc.ca le 29 février 2016
4	Modification no. 2	Publiée sur achatsetventes.gc.ca le 10 mars 2016
5	Modification no. 3	Publiée sur achatsetventes.gc.ca le 1 avril 2016
6	Modification no. 4	Publiée sur achatsetventes.gc.ca le 11 avril 2016
7	Modification no. 5	Publiée sur achatsetventes.gc.ca le 15 avril 2016
8	Modification no.  6	Publiée sur achatsetventes.gc.ca le 18 avril 2016
9	DDP Plan d’évaluation des soumissions et Fiche d’évaluation technique	Envoyés par courriel le 20 avril 2016 et le 2 mai 2016

6. Addenda au rapport final, 10 janvier 2017

Addenda au rapport final de surveillance de l’équité en date du 20 juillet 2016 concernant le processus de sélection concurrentiel d'un Centre de surveillance de l’immigration dans la région du grand Toronto, Ontario, entrepris par Services publics et Approvisionnement Canada pour l'Agence des services frontaliers du Canada.

Le présent addenda au rapport final de surveillance de l’équité porte sur la période ultérieure à la fin de la phase d’évaluation. 

Activités du surveillant de l’équité relatives à l’adjudication du contrat et aux comptes rendus

Deux soumissions ont été reçues en réponse à l’appel d'offres. Les soumissionnaires ont été avisés des résultats et de l’octroi du contrat le 28 novembre 2016.

Une lettre fournissant un compte rendu à l’égard des résultats de l’évaluation a été envoyée aux soumissionnaires le 28 novembre 2016. Aucune rencontre n’a été demandée par les soumissionnaires pour discuter des résultats de l’évaluation.

Attestation d’assurance du surveillant de l’équité

Le SE fournit l’énoncé d’assurance sans réserve concernant le processus de sélection concurrentiel d'un Centre de surveillance de l’immigration dans la région du Grand Toronto, Ontario.

Selon notre opinion professionnelle, le processus de sélection concurrentiel que nous avons observé a été mené en conformité avec les critères d’équité, d’ouverture et de transparence.