Services de soutien à la réinstallation du Secrétariat du Conseil du Trésor et la Gendarmerie royale du Canada

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• 1. Introduction
• 2. Attestation d’assurance
• 3. Exigences du projet
• 4. Méthodologie
• 5. Documents de références
• 6. Addenda au rapport final, 12 janvier 2017

1. Introduction

Les services de Samson & Associés ont été retenus à titre de surveillant de l’équité (SE) le 18 juillet 2013, pour observer le processus de sélection concurrentiel concernant les Services de soutien à la réinstallation du gouvernement du Canada (SSRGC) entrepris par Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC), pour le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) et la Gendarmerie royale du Canada (GRC) dans le cadre des appels d’offres no. 24062-140087/A à G et M7594-164574/A. Samson & Associés est un tiers indépendant à l’égard de cette activité.

Nous avons examiné tous les renseignements fournis, observé toutes les activités pertinentes et avons eu un accès complet à tous les aspects du processus d'approvisionnement. Nous avons eu la pleine coopération de tous les intervenants.

Par la présente, nous soumettons le rapport final sur les activités menées par le SE, à commencer par l’étape de consultation de l’industrie jusqu'à la conclusion de l’étape d’évaluation de la demande de propositions (DDP).

Le présent rapport comprend un sommaire de la portée et des objectifs de notre mandat, des détails relatifs aux méthodologies appliquées et des constats pertinents découlant des activités entreprises.

2. Attestation d'assurance

Le surveillant de l’équité émet par la présente l’énoncé d’assurance sans réserve concernant le processus de sélection concurrentiel pour les Services de soutien à la réinstallation du gouvernement du Canada, à commencer par l’étape de consultation de l'industrie jusqu’à la clôture de l’étape d’évaluation de la demande de propositions.

Selon notre opinion professionnelle, le processus de sélection concurrentiel que nous avons observé ci-dessus a été mené en conformité avec les critères d’équité, d’ouverture et de transparence.

3. Exigences du projet

L'étape de la demande de renseignements (DDR) de cet approvisionnement comprenait des activités communes pour le SCT, la GRC et les Forces armées canadienne (FAC). Toutefois, elles ont été séparées à l'étape de DDP, soit une pour les FAC, et une autre pour le SCT et la GRC.

Les SSRGC comprennent les services de soutien répondant aux exigences de la Directive sur la réinstallation du Conseil national mixte (CNM) et du Programme de réinstallation intégrée (PRI) de la GRC.

Le Programme de réinstallation est conçu pour appuyer les employés transférés et les membres du gouvernement du Canada et de la GRC dans le cadre de leur réinstallation dans leur nouveau lieu de travail, de même que pour atténuer l'incidence des réinstallations sur les activités ministérielles.

Les services prévus par le contrat comprennent l'administration et la prestation de services de réinstallation, comme la planification de réinstallations, les services d'aide à la vente résidentielle, les services liés à la destination ainsi que divers autres services connexes. Ils excluent toutefois le déménagement des articles ménagers et des meubles ; ce service étant géré dans le cadre de contrats distincts.

La portée du SSRGC est autant domestique qu'internationale, car chaque année, les SSRGC appuient des milliers de fonctionnaire fédéraux et membres de la GRC qui se réinstallent dans de nouveaux lieux de travail.

L'exigence pour ces services, qui exclut le déménagement des articles ménagers et des meubles, comprend trois éléments clés :

• service-conseil : interprétation des politiques et direction
• services financiers : suivi des dépenses et remboursements
• services de répertoire : un lien pour tout service auxiliaire (immobilier, avocats et notaires, inspecteurs domiciliaires, évaluateurs et services d'aide à la recherche d'un logement)

Les services de répertoires s’appliquent seulement à la GRC.

Les SSRGC étaient autrefois connus sous le nom du contrat PRI.

4. Méthodologie

Samson & Associés a été engagé à titre de SE pour observer le processus d'acquisition concurrentiel concernant le SSRGC et pour fournir une attestation quant à l’équité, l’ouverture et la transparence de l’activité sous surveillance.

Conformément aux modalités de notre contrat, nous avons lu les documents pertinents, observé les activités (renseignements destinés à l'industrie, les commentaires sur la DDR et la DDP, les questions et réponses soumises pendant le processus, ainsi que les modifications émises), nous avons identifié les questions relatives à l’équité aux autorités contractantes et techniques et nous nous sommes assurés que les réponses et les actions étaient raisonnables et appropriées.

4.1 Activités et observations du surveillant de l'équité – étape de consultation de l’industrie

4.1.1 Demande de renseignements no. 1 – 24062-140087

La première DDR pour les Services de soutien pour la réinstallation du gouvernement du Canada (SSRGC) a été affichée sur le service électronique d’appel d’offres du gouvernement, achatsetventes.gc.ca, le 21 août 2013. Au départ, la DDR comprenait les activités du SCT, des FAC et de la GRC. La DDR a toutefois été développée afin de demander l'avis d'experts de l'industrie concernant les meilleures pratiques de l'industrie sur la manière de répondre aux exigences les plus élevées pour le SSRGC sur le plan technique. Les exigences étaient clairement définies dans le document joint à la DDR. Le Canada souhaitauit avoir l'occasion d'examiner les modèles possibles pour la prestation de ces services. Le document comprenait un bon nombre de questions pour l'industrie dont l'objectif était d'une part, offrir une ligne directrice à l'industrie, et d'autre part, obtenir une rétroaction sur les meilleures pratiques.

Les soumissionnaires ont été invités à offrir des commentaires ainsi que des suggestions à considérer dans le processus d’approvisionnement.

La première DDR a été publiée sur achatsetventes.gc.ca le 21 août 2013 et la date de clôture du 30 septembre 2013 a été repoussée au 15 octobre 2013. Au total, six modifications ont été publiées pour clarifier et répondre aux cinq questions des fournisseurs. Le SE a examiné la DDR, les questions et réponses de même que les modifications qui s'y rapportaient, avant la publication de celles-ci.

Quatre entreprises ont soumis des commentaires au cours du processus.

4.1.2 Lettre d'intérêt 24062-140087/B

Dans le cadre du processus de consultation de l’industrie, une LI a été publiée après la DDR no. 24062-140087/A. La LI invitait l'industrie à participer à un webinaire d'information et à une Journée de consultation de l’industrie sur l'approvisionnement du SSRGC.

La LI no. 24062-140087/B a été affichée sur achatsetventes.gc.ca le 12 novembre 2013 et la date de clôture était le 25 novembre 2013. Une modification a été publiée sur achatsetventes.gc.ca le 14 novembre 2013, pour ajouter des numéros d'identification des biens et services (NIBS).

Les webinaires, dont l’un était en anglais et l’autre en français, ont eu lieu le 21 novembre 2013. La Journée de consultation de l'industrie a eu lieu le 3 décembre 2013. Le SE a assisté aux webinaires et à la Journée de consultation de l'industrie et il a examiné toutes les réponses aux questions avant leurs publications.

4.1.3 Lettre d'intérêt no. 24062-140087/C

Suite à la DDR no. 24062-140087/A et la LI no. 24062-140087/B, un troisième avis de Journée de consultation de l'industrie avait pour but de fournir des renseignements pertinents au processus d'approvisionnement du SSRGC et de répondre aux questions de l'industrie. Les vingt-deux questions et réponses sur les sujets traités durant les webinaires sur le SSRGC du 21 novembre 2013 ont été fournies.

La LI no. 24062-140087/C a été affichée sur achatsetventes.gc.ca le 28 novembre 2013 et la date de clôture était le 19 février 2014. Le SE a révisé l'avis ainsi que les questions et réponses qui s'y rapportaient avant la publication.

4.1.4 Lettre d'intérêt no. 24062-140087/D

Un rapport résumant les questions et les discussions découlant de la Journée de consultation de l'industrie sur le SSRGC du 3 décembre 2013 a été produit. Le résumé a été préparé pour fins internes seulement et n’a pas été publié sur achatsetventes.gc.ca.

4.1.5 Demande de renseignements no. 2 – 24062-140087/E

L'objectif de cette DDR était de fournir à l'industrie une mise à jour sur le processus d'acquisition des SSRGC et invitait l'industrie à formuler des rétroactions additionnelles quant aux plans du Canada. La DDR contenait des questions précises posées à l'industrie. Tous les fournisseurs intéressés étaient invités à soumettre leurs réponses avant le 31 août 2015. Les fournisseurs étaient également invités à participer à des rencontres individuelles afin de fournir des commentaires additionnels. Des rencontres distinctes ont été tenues pour les exigences du SCT/GRC et pour celles des FAC. Trois entreprises ont choisi de participer aux rencontres individuelles. Le SE a participé à toutes les rencontres individuelles.

La DDR no. 24062-140087/E a été affichée sur achatsetventes.gc.ca le 16 juillet 2015 et la date de clôture était le 31 août 2015.

Les fournisseurs ont posé six questions et les réponses ont été fournies par le biais d'une modification publiée sur achatsetventes.gc.ca le 31 août 2015. Le SE a examiné la DDR et les modifications qui s'y rapportait, de même que les questions et réponses avant la publication de celles-ci.

4.1.6 Demande de renseignements no. 3 – 24062-140087/F

Suite aux rétroactions reçues durant le processus de la deuxième DDR, dont la date de clôture était le 31 août 2015, le Canada a fourni des clarifications sur les exigences prévues pour le processus d'acquisition du SSRGC.

La DDR no. 3 – 24062-140087/F a été affichée sur achatsetventes.gc.ca le 5 octobre 2015 et la date de clôture était le 19 octobre 2015. Le SE a examiné la DDR ainsi que les questions et réponses qui s'y rapportaient, avant la publication.

4.1.7 Demande de renseignements no. 4 – 24062-140087/G

Suivant une série d'activités de consultation de l'industrie, une quatrième DDR sur le processus d'acquisition des SSRGC fournissait à l'industrie deux ébauches de demandes de propositions. La quatrième DDR invitait l'industrie à examiner ces ébauches et à les commenter.

L’ébauche de DDP no. 1 traitait des exigences des services de réinstallation des FAC et prévoyait un contrat final.

L’ébauche de DDP no. 2 traitait des exigences des services de réinstallation du SCT et de la GRC et prévoyait deux contrats, dont l'un pour le SCT et l'autre pour la GRC.

La DDR no. 4 – 24062-140087/G a été affichée sur achatsetventes.gc.ca le 7 décembre 2015 et la date de clôture était le 23 décembre 2015. Une modification a été publiée le 18 décembre 2015 sur achatsetventes.gc.ca pour répondre à la seule question soumise durant le processus.

Cinq entreprises ont fourni une rétroaction sur les ébauches de DDP.

Observation

La DDR et la LI ont étés rédigées de manière claire et compréhensible. Les commentaires et les questions ont été traités et répondus de manière claire et compréhensible. Le SE a examiné la documentation, les webinaires de même que toute la documentation qui s'y rapportait, il a également examiné les réponses de l'industrie aux différentes DDR et il a participé aux séances individuelles.

Aucune question sur l'équité n'a été identifiée.

Sommaire des résultats

Selon le surveillant de l'équité, l’étape de consultation de l'industrie pour les SSRGC a été menée d'une manière équitable. Dans ce contexte, l'équité fait référence aux décisions prises de manière objective, libre de biais, favoritisme ou influence, et se conformant aux règles établies.

4.2 Activités et observations de l’étape de la demande de proposition

Suite à l’étape de consultation avec l’industrie du processus d’approvisionnement, il a été décidé qu’un processus de DDP séparé aurait lieu pour les besoins des FAC et du SCT/GRC.

L’appel d’offres pour les SSRGC va se conclure avec deux contrats. Un contrat pour le SCT pour l’administration et la gestion financière des services de réinstallation pour les fonctionnaires fédéraux assujetti au CNM. Un contrat pour la GRC pour la création et entretien continu d’une liste de fournisseurs de services indépendants.

La DDP pour les SSRGC a été publiée sur achatsetventes.gc.ca le 22 avril 2016 et la date de clôture était le 2 juin 2016. La DDP avisait les soumissionnaires potentiels de la tenue d'une conférence des soumissionnaires ayant lieu le 3 mai 2016. Les soumissionnaires n'étaient pas tenus d'assister à la conférence des soumissionnaires pour soumettre une proposition. Le SE a assisté à la conférence des soumissionnaires.

Les réponses aux 60 questions soumises durant la période de questions ont été émises par le biais des modifications. Deux questions ont été soulevées durant la conférence des soumissionnaires et les réponses ont été fournies par le biais de la modification no. 4. Neuf modifications ont été émises au total. Le SE a examiné la DDP et les modifications qui s'y rapportaient, et toutes les questions et réponses fournies au cours de la période de soumission pour s'assurer que les aspects relatifs à l'équité soient abordés de manière satisfaisante.

Aucune question sur l'équité n'a été identifiée.

Observation

La DDP a été rédigée de manière claire et compréhensible. Les observations et les questions ont été traitées et répondues de manière claire et compréhensible. Le SE a participé à la conférence des soumissionnaires et il a examiné toutes les réponses aux questions soulevées au cours du processus de la DDP.

Sommaire des résultats du surveillant de l’équité

Selon le surveillant de l'équité, l’étape de la DDP pour les SSRGC a été menée de manière équitable. Dans ce contexte, l'équité fait référence aux décisions prises de manière objective, libre de biais, favoritisme ou influence, et se conformant aux règles établies.

4.3 Activités et observations – étape de l’évaluation

Une réunion de lancement des évaluations a eu lieu le 18 avril 2016, pour informer les évaluateurs de leur rôle et leurs responsabilités. Le SE et l’autorité contractante ont assisté à la rencontre.

Le Canada a effectué un processus d'évaluation des soumissions en deux phases. La première consistait en un processus d'évaluation des soumissions en deux étapes. La première étape consistait en l'examen des propositions des soumissionnaires, et si nécessaire, la publication d'un rapport préliminaire d'évaluation pour tous les soumissionnaires, indiquant s'ils étaient conformes ou non. S'ils étaient jugés non conformes, ils étaient invités à soumettre des renseignements additionnels ou à apporter des modifications.

La deuxième étape consistait à évaluer les propositions, incluant les réponses des soumissionnaires au rapport préliminaire d'évaluation. Quant aux critères cotés ayant une note de passage minimale, si les renseignements additionnels ou modifiés fournis par un soumissionnaire rendaient un critère recevable, il était alors jugé satisfaisant. Toutefois, le pointage original demeurait inchangé pour des fins d'évaluation financière.

Seules les soumissions jugées recevables à la fin de la phase 1 pouvaient passer à la phase 2. La phase 2 consistait en l'évaluation financière de toutes les soumissions recevables.

Quatre soumissions ont étés reçues en réponse à la DDP.

Trois évaluateurs ont évalué individuellement les soumissions puis se sont rencontrés à plusieurs reprises afin de déterminer si les soumissionnaires avaient répondu aux exigences obligatoires et côtés établies. Le SE et l’autorité contractante ont assisté aux rencontres.

Selon les résultats de l'évaluation initiale, les rapports préliminaires d'évaluation ont été envoyés à tous les soumissionnaires et des renseignements additionnels ont été fournis par les fournisseurs afin d'être examinés ultérieurement. Le SE a révisé les rapports préliminaires d'évaluation avant la distribution.

À la suite de la dernière rencontre consensuelle d’évaluation du 20 juin 2016, qui tenait compte des réponses reçues au cours du processus des rapports préliminaires d'évaluation, trois soumissionnaires répondaient aux critères et aux exigences obligatoires énoncés dans la DDP. L’évaluation financière basée sur les critères et la méthode énoncés dans la DDP a déterminé le classement final des soumissionnaires. Un soumissionnaire a été sélectionné le 29 juin 2016. Le SE a examiné la documentation sur l'évaluation au cours de la phase 2.

Aucune question sur l'équité n'a été identifiée.

Observation

Les consignes et outils des évaluateurs étaient complets, respectaient les modalités de la DDP, et étaient conformes aux principes et aux pratiques en matière d'équité et furent exécutés de façon équitable. Les critères d'évaluation, la pondération, les points et les notes de passage respectaient intégralement ce qui avait été établi dans la demande de propositions. L'évaluation a été exécutée en conformité avec les termes de la DDP, et il n'y a pas eu d'écart. L'attribution des points a été effectuée en respectant rigoureusement les critères énoncés. Les discussions consensuelles étaient ouvertes et un consensus a été atteint pour tous les critères.

Sommaire des résultats du surveillant de l’équité

Selon le SE, l’étape de l’évaluation de l’appel d’offres pour les SSRGC a été menée d’une manière équitable. Dans ce contexte, l'équité fait référence aux décisions prises de manière objective, libre de biais, favoritisme ou influence, et se conformant aux règles établies.

5. Documents de références

Les documents suivants sont cités dans le présent rapport. À moins d’indication contraire, ils peuvent être obtenus auprès de SPAC.

Documents de demande d’information par date de publication

No.	Documents	Date
1	DDR no.  — 24062-140087/A	Publiée sur achatsetventes.gc.ca le 21 août 2013
2	DDR — modification no. 1	Publiée sur achatsetventes.gc.ca le 29 août 2013
3	DDR — modification no. 2	Publiée sur achatsetventes.gc.ca le 11 septembre 2013
4	DDR — modification no. 3	Publiée sur achatsetventes.gc.ca le 19 septembre 2013
5	DDR — modification no. 4	Publiée sur achatsetventes.gc.ca le 25 septembre 2013
6	DDR — modification no. 5	Publiée sur achatsetventes.gc.ca le 1 octobre 2013
7	DDR — modification no. 6	Publié sur achatsetventes.gc.ca le 9 octobre 2013
8	LI 24062-140087/B	Publiée sur achatsetventes.gc.ca le 12 novembre 2013
9	LI 24062-140087/B Modification no. 1	Publiée sur achatsetventes.gc.ca le 14 novembre 2013
10	LI 24062-140087/C	Publiée sur achatsetventes.gc.ca le 28 novembre 2013
11	LI 24062-140087/D	Distribué à l’interne
12	DDR no. 2 – 24062-140087/E	Publiée sur achatsetventes.gc.ca le 16 juin 2015
13	DDR no. 24062-140087/E Modification no. 1	Publiées sur achatsetventes.gc.ca le 31 août 2015
14	DDR no. 3 — 24062-140087/F	Publiée sur achatsetventes.gc.ca le 5 octobre 2015
15	DDR no. 4 — 24062-140087/G	Publiée sur achatsetventes.gc.ca le 7 décembre 2015
16	DDR no. 24062-140087/G Modification no. 1	Publié sur achatsetventes.gc.ca le 18 décembre 2015

Documents de demande de proposition de services de soutien à la réinstallation du Secrétariat du Conseil du Trésor et de la Gendarmerie royale du Canada par date de publication

No.	Documents	Date
1	DDP — M7594-164574/A	Publiée sur achatsetventes.gc.ca le 22 avril 2016
2	DDP — Modification no. 1	Publiée sur achatsetventes.gc.ca le 6 mai 2016.
3	DDP — Modification no. 2	Publiée sur achatsetventes.gc.ca le 16 mai 2016
4	DDP — Modification no. 3	Publiée sur achatsetventes.gc.ca le 20 mai 2016
5	DDP — Modification no. 4	Publiée sur achatsetventes.gc.ca le 27 mai 2016
6	DDP — Modification no. 5	Publiée sur achatsetventes.gc.ca le 31 mai 2016
7	DDP — Modification no. 6	Publiée sur achatsetventes.gc.ca le 7 juin 2016
8	DDP — Modification no. 7	Publiée sur achatsetventes.gc.ca le 9 juin 2016
9	DDP — Modification no. 8	Publiée sur achatsetventes.gc.ca le 10 juin 2016
10	DDP — Modification no. 9	Publiée sur achatsetventes.gc.ca le 13 juin 2016

6. Addenda au rapport final, 12 janvier 2017

Addenda au rapport final du surveillant de l’équité en date du 24 août 2016 concernant le processus de sélection concurrentiel pour les services de soutien à la réinstallation du Secrétariat du Conseil du Trésor et la Gendarmerie royale du Canada.

Le présent addenda au rapport final de surveillance de l’équité porte sur la période ultérieure à la fin de la phase d’évaluation, incluant l’adjudication du contrat et les comptes rendus.

Activités du surveillant de l'équité relatives à l’adjudication du contrat et aux comptes rendus

Quatre soumissions ont été reçues en réponse à l’appel d'offres. Trois offres ont été jugées conformes et les soumissionnaires ont été avisés des résultats et de l’octroi du contrat le 8 juillet 2016. Cet appel d’offres s’est conclu par l’octroi de deux contrats. Le contrat pour le Secrétariat du Conseil du Trésor vise l’administration et la gestion financière des services de soutien à la réinstallation pour la fonction publique fédéral assujetti au Conseil national mixte. Le contrat pour la Gendarmerie royale du Canada est pour la mise en place et le suivi continu d’une liste de fournisseurs de services.

Une lettre fournissant un compte rendu aux soumissionnaires sur leurs résultats d’évaluation technique et financière, ainsi que ceux du soumissionnaire sélectionné, a été envoyée aux soumissionnaires avec leur rapport d’évaluation technique consensuelle.

Cette information a été fournie par l’autorité contractante le 8 juillet 2016. Le processus de compte rendu s’est terminé le 25 novembre 2016.

Le SE a examiné toutes les communications aux soumissionnaires ou provenant des soumissionnaires durant cette étape du processus.

Attestation d’assurance du surveillant de l’équité

Le surveillant de l’équité fournit l’énoncé d’assurance sans réserve concernant le processus de sélection concurrentiel pour les Services de soutien à la réinstallation du Secrétariat du Conseil du Trésor et la Gendarmerie royale du Canada.

Selon notre opinion professionnelle, le processus de sélection concurrentiel que nous avons observé a été mené en conformité avec les critères d’équité, d’ouverture et de transparence.