Intégrateur de systèmes de transformation de la capacité de gestion du personnel militaire pour le ministère de la Défense nationale et les Forces armées

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• 1. Introduction
• 2. Attestation d’assurance
• 3. Exigences du projet
• 4. Processus de demande d’information
• 5. Définition des exigences et étape de la stratégie d’approvisionnement
• 6. Processus d’invitation à se qualifier
• 7. Étape de l’examen et de l’amélioration des exigences
• 8. Annulation et séance de compte rendu
• 9. Documents de référence

1. Introduction

Le 7 octobre 2010, PPI Consulting Limited (PPI) a été embauché à titre de surveillant de l'équité pour observer le processus d'approvisionnement afin de sélectionner un intégrateur de systèmes pour le projet de transformation de la capacité de gestion du personnel militaire (TCGPM) du ministère de la Défense nationale (MDN) et des Forces armées canadiennes (FAC).

Une demande d’information initiale (no W8474-11MP01/A) a été publiée en septembre 2010 visant à recevoir de la rétroaction de l’industrie pour contribuer à l’élaboration préalable des exigences de la TCGPM. Une deuxième demande d’information (no.  W8474-11MP01/A) a été publiée en août 2013. Cette demande a été suivie d’une invitation à se qualifier (IQ) (no.  W8474-11MP01/M), publiée le 26 janvier 2016, ce qui a mené à l’identification de trois fournisseurs ayant répondu à l’IQ. La stratégie d’approvisionnement incluait l’invitation de ces trois fournisseurs à participer à l’étape de l'examen et de l'amélioration des exigences (EAE) et à l’étape de la demande de propositions (DP) du processus d’approvisionnement de l’intégrateur de systèmes de transformation de la capacité de gestion du personnel militaire (TCGPM). Un avis annulant le processus en raison d’un examen interne a été affiché sur achatsetventes.gc.ca le 6 mars 2017.

PPI Consulting Limited est un tiers indépendant en ce qui concerne la présente activité. Nous avons examiné tous les renseignements fournis et avons pu observer toutes les activités pertinentes.

Nous soumettons par la présente notre rapport portant sur les activités réalisées par le surveillant de l’équité, du début de notre mandat le 7 octobre 2010 jusqu’à l’annulation du processus le 6 mars 2017 et les séances de comptes rendus le 9 mars 2017.

Le présent rapport comprend notre attestation d'assurance, un résumé de la portée et des objectifs de notre mandat et les observations pertinentes des activités qui ont été tenues. 

2. Attestation d’assurance

Selon notre avis de professionnels, la demande d’information et l’invitation à se qualifier, l’annulation subséquente du processus d’approvisionnement et les séances de comptes rendus offertes aux deux fournisseurs ayant répondu à l’invitation à se qualifier pour la sélection d’un intégrateur de systèmes de transformation de la capacité de gestion du personnel militaire pour le ministère de la Défense nationale et les Forces armées canadiennes que nous avons observés ont été réalisées de façon équitable, ouverte et transparente.

3. Exigences du projet

Le MDN et les FAC avaient besoin d’une capacité moderne, flexible et intégrée de gestion du personnel militaire, incluant les ressources humaines (RH) et le service de la paie des FAC. Le projet de TCGPM était un projet de renouvellement des opérations déterminé par la modernisation des applications de technologie de l’information vieillissantes visant les RH et la paie du MDN en faisant appel à la norme du gouvernement du Canada (GC).

La plateforme technologique devait être axée sur des logiciels disponibles sur le marché, dont le logiciel de planification des ressources de l’entreprise PeopleSoft d’Oracle. La solution combinée opérationnelle et technologique, connue sous le nom de Guardian, changerait la façon dont le MDN/les FAC exercent leurs activités en ce qui concerne les dossiers, les payes et l’accès aux avantages et aux services du personnel militaire.

La portée du travail de TCGPM comportait la mise en œuvre et l’intégration de Guardian, ce qui incluait la réalisation des éléments clés suivants :

• la transformation des activités des FAC qui prennent en charge la prestation de services de ressources humaines et de la paie, y compris la transformation des politiques, la réingénierie des processus opérationnels et la formation
• la configuration, la mise en œuvre et l’intégration de PeopleSoft d’Oracle qui remplacera les anciennes applications des ressources humaines et de la paie des FAC (conjointement avec le projet de modernisation des services et des systèmes de paye de Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC))
• la modernisation de l’infrastructure de technolotie de l'information (TI) de soutien (conjointement avec Services partagés Canada (SPC))
• la migration des données des anciennes applications du MDN à Guardian
• l'établissement et l'intégration d'interfaces entre Gardien et les autres applications et systèmes du MDN, ainsi qu'avec les autres ministères fédéraux et les partenaires externes qui ont besoin de données sur les RH et la paie des FAC
• la transition de Gardien vers un état « en service »

Les étapes du processus de passation du marché pour l’exigence d’un IS de TCGPM devaient être les suivantes :

• demande d’information : visant à recevoir de la rétroaction de l’industrie pour contribuer à l’élaboration préalable de l’exigence de la TCGPM
• invitation à se qualifier : L’objectif de l’IQ était d’inviter tous les fournisseurs ayant l’expérience et les capacités requises pour livrer les services d’IS exigés à soumettre une réponse pour se qualifier en tant que fournisseurs ayant répondu à l’IQ 
• étape de l'examen et de l'amélioration des exigences : Pendant l’étape de l’EAE, le Canada devait fournir aux fournisseurs ayant répondu à l’IQ un accès à l’information du système pertinent, l’énoncé de travail (EDT) provisoire, les critères d’évaluation provisoires et d’autres documents de la DP préliminaires. Le Canada devait tenir compte de la rétroaction des fournisseurs ayant répondu à l’IQ au moment de mettre au point les exigences et de préparer ses documents d’approvisionnement pour l’étape de la DP de l’IS de TCGPM
• étape de l’appel d’offres : Pendant l’étape de l’appel d’offres, le Canada prévoyait de publier une DP destinée directement aux fournisseurs ayant répondu à l’IQ qui ne s’étaient pas retirés du processus d’approvisionnement et qui demeuraient répondants au moment de la publication de la DP

4. Processus de demande d’information

PPI Consulting Limited a été embauché à titre de surveillant de l’équité pour observer le processus d’approvisionnement, y compris la demande d’information publiée par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada et les réunions de rétroaction de l’industrie, et attester de l'équité, de l'ouverture et de la transparence de cette activité surveillée.

Conformément aux conditions de notre mandat, nous avons :

• examiné le contenu de la demande d’information 1 publiée sur achatsetventes.gc.ca en septembre 2010 et la rétroaction subséquente de l’industrie
• examiné le contenu de la demande d’information 2 publiée sur achatsetventes.gc.ca en août 2013 et la rétroaction subséquente de l’industrie
• examiné les modifications aux demandes de renseignements avant qu’elles soient publiées sur achatsetventes.gc.ca
• assisté aux discussions de planification pour structurer les réunions de l’industrie et pour examiner les commentaires que le Canada formulerait en guise d’introduction pour chaque réunion de l’industrie
• examiné les invitations et les instructions envoyées aux promoteurs qui avaient exprimé leur volonté de participer aux réunions individuelles
• assisté aux réunions de l’industrie avec chacun des quatre répondants à la demande d’information 2 d’août 2013, tout en les surveillant :
  • les réunions ont eu lieu avec quatre fournisseurs entre le 9 octobre 2013 et le 17 octobre 2013
• examiné les documents fournis par les participants de l’industrie pour compléter leurs réponses formulées lors de la réunion et dans des communications subséquentes entre les participants et le Canada

Dans tous les cas, nos activités consistaient à faire part des points relatifs à l'équité à l’autorité contractante et à l’autorité technique, et à veiller à ce que les réponses et les mesures soient justes, ouvertes et transparentes.

4.1 Observations du spécialiste en surveillance de l’équité

La participation des promoteurs et l’évaluation générale du processus de demande d’information étaient très positives. Les promoteurs étaient satisfaits du fait qu’un processus soit mis en place pour exprimer leurs préoccupations et leurs problèmes, et pour discuter des réponses aux questions posées par le Canada dans le cadre du processus de demande d’information.

Tous les promoteurs ont été informés de limiter leurs réponses, lors des réunions individuelles, aux questions posées par écrit par le Canada et de ne pas faire de présentations de marketing génériques. Un participant n’a pas suivi cette directive pourtant claire, et par souci de justesse et de traitement équitable, le promoteur a été informé par le surveillant de l’équité de modifier sa présentation en vue d’aborder précisément les sujets demandés. Il était en mesure de suivre cette directive et a pu présenter ses réponses d’une façon conforme à celle de tous les autres promoteurs.

5. Définition des exigences et étape de la stratégie d’approvisionnement

Pendant la définition des exigences et l’étape de la stratégie d’approvisionnement, le spécialiste en surveillance de l’équité a assisté aux ateliers de définition des exigences initiales avec Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC), Services partagés Canada, le MDN, les FAC et le fournisseur de Guardian. Ces ateliers, bien qu’ils ne fassent pas partie de la portée du processus d’approvisionnement de l’IS de TCGPM, ils y sont liés et les résultats des ateliers devaient être examinés avec les fournisseurs ayant répondu à l’IQ à l’étape de l'examen et de l'amélioration des exigences.

6. Processus d’invitation à se qualifier

Pendant le processus d’IQ, le spécialiste en surveillance de l’équité a reçu les documents suivants aux fins d’examen :

• l’ébauche et la version définitive des documents d’IQ (no W8474-11MP01/M) publiés sur achatsetventes.gc.ca entre le 26 janvier 2016 et le 30 mars 2016
• l’ébauche et la version définitive du plan d’évaluation
• les questions de précision et réponses fournies pendant la période ouverte de la soumission
• la correspondance avec l’industrie
• les mises à jour mensuelles envoyées à l’Association canadienne de la technologie de l'information (ACTI)

Pendant le processus d’IQ, le spécialiste en surveillance de l’équité a assisté aux réunions suivantes :

• les ateliers de définition des exigences initiales avec Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC), Services partagés Canada, le MDN, les FAC et le fournisseur de Guardian
• la réunion inaugurale des évaluateurs tenue le 5 avril 2016
• les réunions de consensus des évaluateurs tenues les 13 et 19 avril 2016

Les documents et les activités réalisées pendant cette étape respectaient les principes d’équité ci-dessous :

• les documents d’IQ et le processus d’évaluation étaient clairs et prévoyaient un processus concurrentiel
• l’autorité contractante et l’équipe de TCGPM ont fourni des réponses claires et rapides aux demandes de précision des répondants potentiels
• chaque évaluateur a effectué son propre examen indépendant et son évaluation des réponses dans son cahier de travail
• après la réalisation des examens indépendants, les évaluateurs se sont rencontrés pour terminer la vérification de la conformité obligatoire. Les exigences obligatoires ont été examinées pour s’assurer de leur conformité aux renseignements fournis dans la réponse
• l’IQ exigeait des répondants de démontrer une conformité aux critères d’ampleur et d’envergure semblables uniquement (c’est-à-dire il n’y avait pas de critères d’évaluation cotés à l’étape de l’IQ). Un dossier sur la conformité ou la non-conformité a été consigné dans le registre principal, tout comme la justification
• les évaluateurs ont consigné et parafé tout changement accepté dans leurs cahiers de travail individuels
• les répondants ont eu suffisamment de temps pour répondre aux questions de précision

L’examen des documents et la surveillance des activités par le surveillant de l’équité à cette étape ont confirmé la conformité aux principes de l’équité, de l’ouverture et de la transparence, notamment : 

• le plan d’évaluation se conformait aux documents d’approvisionnement publiés
• les membres de l’équipe d’évaluation ont été choisis et confirmés avant la réception des réponses
• tous les évaluateurs et observateurs ont reçu, le 5 avril 2016, une formation sur l’évaluation, pendant laquelle ils ont été informés des éléments suivants :
  • Identité des répondants et déclaration des conflits d’intérêts par les évaluateurs
  • Protocoles de confidentialité
  • Contrôle des documents
  • Processus de précision
  • Aperçu des cahiers de travail contenant la notation et de la méthode d’évaluation individuelle
  • Explication de l’équité et du besoin d’un traitement objectif, uniforme et équitable de toutes les propositions
• les critères et les outils d’évaluation ont été établis avant la réception des réponses et correspondaient à l’IQ
• les soumissions ont été enregistrées et consignées au moment de leur réception, en indiquant clairement qu’elles ont été soumises à temps
• les réponses respectaient les exigences de soumission obligatoires. Si une exigence a été jugée non conforme pendant les réunions de consensus, le répondant a eu la possibilité d’indiquer la conformité à l’exigence obligatoire dans sa proposition. Le répondant a eu un temps raisonnable pour fournir sa réponse (48 heures)
• la même équipe d’évaluateurs a évalué toutes les réponses (ou des parties des réponses)
• l’évaluation a été réalisée par l’équipe d’évaluation d’une manière uniforme et équitable sans preuve de partialité
• un lieu sûr pour l’évaluation a été trouvé pour la période d’évaluation
• les documents de réponse ont été protégés physiquement dans un lieu sûr

6.1 Observations du spécialiste en surveillance de l’équité

Le spécialiste en surveillance de l’équité a examiné l’ébauche et la version définitive des documents d’IQ qui ont été publiés sur achatsetventes.gc.ca le 26 janvier 2016.

Toutes les demandes de précision des répondants potentiels pendant la période ouverte de la soumission ont été abordées dans des addenda/modifications. Dix modifications ont été affichées sur le site achatsetventes.gc.ca entre le 5 février 2016 et le 18 mars 2016. Le 26 février 2016, la date de clôture a été reportée du 7 mars 2016 au 30 mars 2016 au moyen de la modification 06.

Quatre réponses ont été reçues avant l’heure et la date de clôture. 

Toutes les observations ou les demandes de précision du spécialiste en surveillance de l’équité pendant le processus d’IQ ont été abordées par l’équipe de TCGPM et par l’autorité contractante. L’équipe de TCGPM et l’autorité contractante étaient responsables de fournir des précisions lorsqu’elles étaient demandées par le surveillant de l’équité.

Le surveillant de l’équité a assisté aux réunions de consensus. Il confirme que le processus a été mené de façon équitable, ouverte et transparente conformément au processus établi dans l’IQ.

Les quatre membres de l’équipe d’évaluation étaient compétents et assidus dans le cadre de leur évaluation des réponses.

Pendant les réunions de consensus, on a observé que quatre répondants ne répondaient pas à deux exigences obligatoires. Des questions de précision ont été envoyées aux répondants dans un délai de 48 heures. L’équipe d’évaluation s’est réunie de nouveau pour examiner la réponse et a établi que les précisions reçues ne répondaient pas aux deux exigences obligatoires. Le répondant a donc été jugé non conforme. Les trois répondants restants répondaient à toutes les exigences obligatoires et ont été qualifiés en tant que fournisseurs ayant répondu à l’IQ.

Le répondant non retenu a reçu de l’information écrite en ce qui concerne l’évaluation de sa proposition, de même qu’un compte rendu le 2 juin 2016. 

Les trois fournisseurs ayant répondu à l’IQ ont été invités à participer à l’étape de l'examen et de l'amélioration des exigences, et devaient être invités à présenter des propositions à l’étape de l’appel d’offres subséquente de l’initiative.

7. Étape de l’examen et de l’amélioration des exigences

Le 29 novembre 2016, une réunion inaugurale a eu lieu entre les fournisseurs ayant répondu à l’IQ, le MDN et SPAC. Juste avant cette réunion, un des trois fournisseurs ayant répondu à l’IQ a informé SPAC qu’il se retirait en tant qu’entrepreneur principal possible pour le projet et qu’il s’était associé à un des deux autres fournisseurs ayant répondu à l’IQ en tant que sous-traitant. Les autres réunions de l’EAE étaient prévues, mais n’ont pas eu lieu.

7.1 Observations du spécialiste en surveillance de l’équité

Les réunions de l’EAE ont été reportées et ensuite annulées avant que les réunions aient lieu, à part la réunion inaugurale. Les deux fournisseurs ayant répondu à l’IQ ont reçu les mêmes renseignements en même temps et ont reçu des mises à jour régulières par l’autorité contractante concernant les réunions d’EAE reportées. Le spécialiste en surveillance de l’équité a examiné les documents provisoires et les communications avec les deux fournisseurs ayant répondu à l’IQ et a assisté à la réunion inaugurale.

8. Annulation et séance de compte rendu

Le 6 mars 2016, un avis a été affiché sur achatsetventes.gc.ca indiquant que le MDN avait réalisé un examen stratégique de l’exigence de TCGPM, et conformément au sous-article 6.1.4 des Modalités d'engagement avec les fournisseurs ayant répondu à l’IQ, l’invitation à se qualifier (IQ) W8474-11MP01/M, le Canada a informé les fournisseurs ayant répondu à l’IQ qu’il ne poursuivrait pas l’étape de l’EAE du processus d’approvisionnement et que le Canada ne publierait pas non plus une demande de propositions (DP).

La séance de compte rendu pour les deux fournisseurs ayant répondu à l’IQ a eu lieu le 9 mars 2017. Le MDN et l’autorité contractante ont expliqué la raison d’être de la décision d’annuler le processus. Les deux fournisseurs ayant répondu à l’IQ ont eu la possibilité de poser des questions qui ont reçu une réponse dans la mesure du possible. Le MDN et l’autorité contractante ont tous deux fait part de leur satisfaction à l’égard de la participation des fournisseurs ayant répondu à l’IQ au processus. 

Le surveillant de l’équité a assisté à la séance de compte rendu et a examiné la correspondance avec les deux fournisseurs ayant répondu à l’IQ avant la publication et la transmission.

9. Documents de référence

Consultez Intégrateur de systèmes (W8474-11MP01/M) pour plus d’information.