Résumé de l'Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée du Programme d'accréditation de la collectivité de l'approvisionnement et de la gestion du matériel du gouvernement fédéral

Introduction

La publication du résumé de l'Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP) permettra de donner aux employés du gouvernement fédéral l'assurance que le gouvernement du Canada a mis en œuvre d'importantes mesures en vue de préserver la confidentialité des renseignements personnels qu'ils ont fournis dans le cadre du Programme d'accréditation de la collectivité de l'approvisionnement et de la gestion du matériel du gouvernement fédéral.

Conformément à la Politique d'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée, l'ÉFVP remplie dans le cadre du Programme d'accréditation de la collectivité de l'approvisionnement et de la gestion du matériel du gouvernement fédéral doit être fournie aux fins d'examen par le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada (CPVP). L'examen officiel est maintenant terminé, et les résultats démontrent que toutes les questions relatives à la protection de la vie privée ont été abordées. En outre, le CPVP estime que le Programme pose peu de risques importants pour la vie privée des Canadiens et des Canadiennes. Tous les risques soulevés sont considérés faibles, et ils portent généralement sur la documentation des processus.

Contexte

Le Programme d'accréditation de la collectivité de l'approvisionnement et de la gestion du matériel du gouvernement fédéral s'appuie sur la norme ONGC-192.1-2005, Compétences des membres de la collectivité des approvisionnements, de la gestion du matériel et des biens immobiliers du gouvernement fédéral, de l'Office des normes générales du Canada (ONGC). Il permet aux spécialistes de l'approvisionnement et de la gestion du matériel du gouvernement fédéral d'obtenir un titre professionnel reconnaissant leur niveau de qualification. Pour obtenir un tel titre, les spécialistes doivent répondre aux exigences du programme en matière de formation, d'expérience et de connaissances définies dans la norme ONGC‑192.1‑2005. 

Les renseignements personnels recueillis sont utilisés par l'ONGC qui procède à une évaluation indépendante et impartiale des qualifications d'un candidat au regard des exigences de la norme ONGC-192.1-2005, Compétences des membres de la collectivité des approvisionnements, de la gestion du matériel et des biens immobiliers du gouvernement fédéral.

La collecte des renseignements personnels est autorisée en vertu des articles 7, 15, 16 et 17 de la Loi sur le ministère des Travaux publics et des Services gouvernementaux et du décret C.P. 1998-657.

Nature des renseignements personnels recueillis

Les différents ensembles de renseignements personnels recueillis ou utilisés pour les divers processus d'accréditation à l'appui de la mise en candidature dans le cadre du Programme d'accréditation de la collectivité de l'approvisionnement et de la gestion du matériel du gouvernement fédéral pourraient comprendre :

• des renseignements personnels;
• des coordonnées;
• des renseignements sur les études;
• des renseignements sur l'identité de l'employé;
• des identificateurs d'activités, de programme et d'administration;
• d'autres évaluations, y compris des résultats d'examen.

Les renseignements personnels sont recueillis pour les candidats au Programme d'accréditation qui sont employés par le gouvernement du Canada ou ses organismes. Ils consistent uniquement en des données fournies par le candidat, soit directement soit avec son consentement au moment de la collecte des données, et ce, sans que le contexte soit de nature délicate.

Analyse et flux de données

L'ONGC, en tant qu'administrateur du Programme, tient une base de données et un système de classement de dossiers sur papier pour recueillir et emmagasiner les renseignements portant sur les candidats.

L'accès aux deux systèmes est contrôlé pour que seules les personnes ayant besoin de l'information puissent accéder aux renseignements personnels et les utiliser en vertu de la  Directive sur les pratiques relatives à la protection de la vie privée. Les renseignements sont protégés et l'accès est limité par des moyens physiques et logistiques. Les procédures de conservation et d'élimination répondent aux exigences du gouvernement, y compris les mesures de protection matérielles des données en attendant leur élimination.

Les renseignements recueillis sont nécessaires à l'administration du Programme d'accréditation. Tous les renseignements sont conservés uniquement aux fins du Programme.

Les candidats fournissent leurs renseignements personnels à TPSGC (ONGC) en vue d'appuyer l'évaluation de leur demande d'inscription et de leurs qualifications au regard des exigences du Programme.

Certaines informations sont fournies à la Commission de la fonction publique (réponses à un examen des connaissances afin d'accorder une note) pour ensuite être retournées à TPSGC (ONGC). La Commission de la fonction publique ne conserve aucun renseignement personnel.

TPSGC (ONGC) divulgue les renseignements sous forme de rapports statistiques transmis aux parties intéressées, notamment le Secrétariat du Conseil du Trésor et l'École de la fonction publique du Canada. Les rapports statistiques ne permettent à aucune des parties d'identifier une personne.

Finalement, les renseignements relatifs au Programme sont envoyés à Bibliothèque et Archives Canada, pour être détruits.

Risques liés à la vie privée

Les risques liés à la vie privée qui ont été cernés relativement à la cueillette de renseignements personnels à l'appui du Programme de certification de la collectivité des acquisitions et de la gestion du matériel du gouvernement fédéral ont été évalués, et ils sont considérés faibles.

L'énoncé de confidentialité fourni par Accès à l'information et protection des renseignements personnels a été ajouté au manuel et aux formulaires utilisés pour la cueillette de renseignements personnels lorsque les renseignements sont jugés nécessaires pour l'administration du programme.

Conclusion

Le présent résumé de l'ÉFVP du Programme d'accréditation de la collectivité de l'approvisionnement et de la gestion du matériel du gouvernement fédéral n'a cerné aucun risque à la vie privée ne pouvant être géré avec les mesures de protection actuelles.

La collecte des renseignements personnels pour l'administration du Programme d'accréditation de la collectivité de l'approvisionnement et de la gestion du matériel du gouvernement fédéral pose peu de risques pour la vie privée des Canadiens et des Canadiennes, et tous ces risques sont considérés faibles.

Ces risques ont été atténués avec la mise en œuvre des recommandations du Plan de gestion des risques relatifs à la vie privée, y compris la mise en œuvre d'un énoncé de confidentialité pour veiller à ce que chaque personne ait l'occasion de fournir un consentement éclairé à chaque étape du processus.

Le programme d'accréditation respecte les dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels, de la réglementation et de la Politique du Secrétariat du Conseil du Trésor sur l'ÉFVP qui s'appliquent.