Application web des Publications - Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée

1. Introduction
2. Avantages
3. Objectif du rapport
4. Description
5. Analyse des données
6. Gestion des risques d'entrave à la vie privée
7. Conclusion

Introduction

Une partie du mandat de la Direction des conseils, de l'information et des services partagés (DGCISP) de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC), consiste à informer les Canadiens et les Canadiennes des programmes et des services fédéraux qui leur sont offerts. Dans le cadre de ce mandat, la Direction des éditions et des services de dépôt (DESD) de la DGCISP a créé une application Web visant à fournir une solution informatique intégrée pour la gestion, la publication, la promotion et la vente des publications du gouvernement du Canada.

Le site Web des publications du gouvernement du Canada est conçu pour mettre à contribution l'expertise de la DESD en matière de publication, de marketing et de catalogage, et ce, afin de créer un « guichet unique » pour les publications du gouvernement du Canada.

Ce site Web appuie d'autres portails principaux du gouvernement du Canada (le Site du Canada, le 1-800 O-Canada et les centres en personnes de Services Canada) en fournissant un accès en ligne à l'information bibliographique, à l'accessibilité des publications, aux sources de distribution et aux renseignements sur les commandes.

Avantages

Les visiteurs bénéficient des services complets pour rechercher, commander et acheter les publications du gouvernement du Canada.

Les achats par carte de crédit sont effectués par le bouton d'achat du receveur général (BARG), un service sécurisé partagé du gouvernement du Canada.

La DESD a recours à des fournisseurs de services externes pour la prestation de ses services de livraison, d'entreposage et de distribution.

Le site Web des publications du gouvernement du Canada offre également des renseignements sur le droit d'auteur de la Couronne et l'octroi de licences (DACOL) et les activités connexes. Les visiteurs peuvent demander la permission de reproduire, d'adapter, de réviser et/ou de traduire tout ouvrage du gouvernement du Canada en téléchargeant le formulaire de demande en format PDF à partir du site Web ou en remplissant le formulaire de demande électronique. Le formulaire électronique offre un moyen facile et rapide de remplir et d'envoyer des demandes d'affranchissement du droit d'auteur pour les ouvrages du gouvernement du Canada.

Objectif du rapport

Une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée concernant cette initiative continue a été réalisée pour déterminer si le site Web des publications du gouvernement du Canada et ses diverses composantes et interfaces soulève des questions de protection de la vie privée, de confidentialité et de sécurité. Dans l'affirmative, des recommandations doivent être faites pour résoudre ou atténuer ces problèmes.

Description

Pour obtenir des renseignements sur les publications du gouvernement du Canada, les clients peuvent envoyer leurs questions ou leurs commentaires au moyen du formulaire électronique disponible dans la section « Contactez-nous » du site Web des publications du gouvernement du Canada ou appeler directement le service à la clientèle de la DESD. Les renseignements personnels recueillis sont : le nom, le numéro de téléphone et l'adresse courriel du client si celui-ci désire obtenir une réponse.

Les clients peuvent acheter les publications du gouvernement du Canada sur le site Web des publications du gouvernement du Canada, par la poste, par télécopieur et par téléphone.

Seuls les renseignements personnels nécessaires au traitement d'une commande seront demandés aux clients.

Les renseignements personnels demandés sur le formulaire électronique sont les mêmes qui sont demandés sur le formulaire papier par la DESD de même que pour le traitement des commandes. Les renseignements personnels demandés sont : le nom du client ainsi que ses coordonnées personnelles ou professionnelles comme son adresse postale, son adresse courriel, ses numéros de télécopieur et de téléphone.

Utiliser le site Web des publications du gouvernement du Canada pour effectuer des achats est une question de choix et, par conséquent, le consentement du client est inhérent à ce choix.

Les clients qui choisissent de payer par carte de crédit sur le site Web des publications du gouvernement du Canada sont orientés vers l'interface du BARG. Cette interface Web sécurisée recueille et valide les informations inscrite sur la carte de crédit du client. Si le paiement par carte de crédit est accepté, l'interface Web du BARG renvoie le numéro d'autorisation du paiement.

La confirmation de paiement par carte de crédit est ensuite envoyée par une interface automatisée à l'application de gestion des ventes, des commandes et des inventaires pour le traitement des commandes. Le numéro d'autorisation est stocké dans l'application de gestion des ventes, des commandes et des inventaires et utilisé pour exécuter le paiement.

L'application du site Web des publications du gouvernement du Canada n'exécute, ne saisit et ni stocke aucune information sur les cartes de crédit.

Les clients existants qui ont déjà une entente de crédit préétablie avec la DESD peuvent porter à leur compte le montant de leur commande par le site Web des publications du gouvernement du Canada. Cette commande est automatiquement envoyée à l'application de gestion des ventes, des commandes et des inventaires pour le traitement des commandes. L'adresse d'expédition du client est ensuite envoyée à l'entrepôt.

Avant de confirmer leur commande et leur paiement en ligne, les clients peuvent annuler en tout temps la transaction et choisir une autre façon de commander (poste, télécopieur ou téléphone).

Les clients qui choisissent de payer par chèque ou par mandat pour les commandes effectuées par le site Web des publications du gouvernement du Canada doivent imprimer le formulaire dûment rempli et le poster avec leur paiement à la DESD.

Les clients qui préfèrent utiliser le formulaire papier peuvent le poster ou le télécopier au service à la clientèle de la DESD. Les clients peuvent aussi communiquer directement avec le service à la clientèle pour commander des publications de leur choix. Les télécopies sont reçues dans une salle à accès restreint.

Le BARG fournit également un service Web qui effectue l'autorisation et la saisie des commandes par téléphone, courrier et télécopieur ainsi que des paiements par carte de crédit. Le numéro d'autorisation envoyé par le BARG est enregistré avec la commande. Toutes les correspondances reçues sont sécurisées dans une armoire verrouillée à accès restreint.

La DESD divulgue les renseignements personnels conformément à l'alinéa 8(2)a) de la Loi sur la protection des renseignements personnels, pour finaliser les demandes et les commandes concernant les publications du gouvernement du Canada.

Les transactions financières comme les ventes et les créances sont soumises au système de gestion financière du Ministère. Si le client doit être contacté aux fins de rajustement et de rapprochement des données, des renseignements personnels comme son nom, son adresse, son numéro de téléphone et son adresse courriel sont également stockés et accessibles dans ce même système.

À chaque point de collecte, les visiteurs du site Web des publications du gouvernement du Canada sont informés des raisons pour lesquelles ces renseignements personnels sont recueillis.

Occasionnellement, la DESD promeut les publications du gouvernement du Canada par l'envoi de listes d'expédition aux abonnés. Les nouveaux clients ainsi que les clients actuels sont informés du matériel de promotion des publications du gouvernement du Canada et peuvent demander à le recevoir au moment de placer une commande.

Analyse des données

Les différents types de renseignements personnels recueillis ou utilisés durant les diverses étapes du processus administratif sont les suivants :

Renseignements personnels (par groupe)	Recueilli par	Format (p. ex. papier, électronique)	But de la collecte	Utilisé par ou communiqué à/au	Lieu de stockage ou de conservation	Calendrier de conservation (Assujetti à l'examen de la gestion des documents par le Comité consultatif des bibliothèques)
Renseignements de rappel (nom, titre, numéro de téléphone, commentaires)	Centre de renseignements gouvernemen -taux Service à la clientèle de la DESD	Électronique (par courriel ou téléphone) Papier (télécopies, envoi de courrier)	Rappel	Service à la clientèle de la DESD Direction générale des finances de TPSGC	Boîte aux lettres (serveur) Salle à accès restreint et armoires verrouillés du Service à la clientèle de la DEPSD	1 an 1 an
Coordonnées (nom, adresse, postale, adresse de livraison, adresse de facturation, numéro de téléphone)	Centre de renseignements gouvernemen -taux Service à la clientèle de la DESD Site Web des publications du gouvernement du Canada	Électronique (par courriel ou téléphone) Papier (télécopies, envoi de courrier) Site Web des publications du gouvernement du Canada	Traitement des commandes de publications du gouvernement du Canada Promotions des publications du gouvernement du Canada Application du droit d'auteur de la Couronne et d'octroi de licences Mises à jour des coordonnées dans le Centre client	Service à la clientèle de la DESD Direction générale des finances de TPSGC Entrepôt des publications du gouvernement du Canada Distributeurs des publications du gouvernement du Canada (liste d'expédition) Agent du DACOL Demande sur le droit d'auteur et l'octroi de licences des autres ministères auteurs	Boîte aux lettres (serveur) Base de données du logiciel d'exécution Axapta Salle à accès restreint et armoires verrouillées du Service à la clientèle de la DESD Logiciel d'exécution du DACOL	1 an 2 ans après que le compte du client est inactif 1 an Indéterminé
Carte de crédit (numéro, date d'expiration) Informations entrées manuellement par la console électronique du BARG	Centre de renseignements gouvernemen -taux Service à la clientèle de la DESD	Téléphone Papier (télécopies, envoi de courrier)	Paiement des commandes des publications du gouvernement du Canada	Service à la clientèle de la DESD BARG pour vérification	Salle à accès restreint et armoires verrouillées du Service à la clientèle de la DESD	1 an
Adresses courriel	Centre de renseignements gouvernemen -taux Service à la clientèle de la DESD Site Web des publications du gouvernement du Canada	Électronique (par courriel ou téléphone) Papier (télécopies, envoi de courrier) Site Web des publications du gouvernement du Canada	Répondre aux demandes Confirmer les détails de la commande des publications du gouvernement du Canada au client Envoyer des avis	Service à la clientèle de la DESD DACOL	Boîte aux lettres (serveur) Base de données du logiciel d'exécution Axapta Logiciel du DACOL	1 an 2 ans après que le compte du client est inactif Indéterminé
Paiements (nom, adresse, informations sur le paiement)	Centre de renseignements gouvernemen -taux Service à la clientèle de la DESD Site Web des publications du gouvernement du Canada	Téléphone Papier (télécopies, envoi de courrier) Site Web des publications du gouvernement du Canada	Paiement des commandes des publications du gouvernement du Canada.	Service à la clientèle de la DESD Direction générale des finances de TPSGC	Salle à accès restreint et armoires verrouillées du Service à la clientèle de la DESD Base de données du logiciel d'exécution Axapta	1 an 5 ans

Gestion des risques d'entrave à la vie privée

Les risques d'entrave à la vie privée soulevés dans l'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée du site Web des publications du gouvernement du Canada sont les suivants (étant donné que des mesures d'atténuation sont actuellement en cours pour de nombreux risques, un état de la situation est également détaillé) :

Risque d'entrave à la vie privée	Niveau	État
Motifs pour lesquels la collecte de renseignements personnels n'a pas été consignée	Bas	Mise en œuvre terminée dans le premier trimestre de 2008-2009
Consentement pour le deuxième motif non obtenu	Bas	Le deuxième motif a été identifié à tous les points de collecte et un processus pour obtenir un consentement a été élaboré. Mise en œuvre terminée dans le premier trimestre de 2008-2009.
Nécessité d'établir des politiques sur la conservation et l'élimination des données concernant les publications du gouvernement du Canada	Bas	La Direction générale des conseils, de l'information et des services partagés (DGCISP) de TPSGC demandera un numéro d'autorisation d'élimination des documents. La DGCISP de TPSGC élaborera une politique sur la conservation et l'élimination des renseignements personnels.
L'existence de mesures de protection adéquates des renseignements personnels n'a pas été systématiquement vérifiée.	Bas	L'élaboration d'une procédure de sécurité des systèmes est prévue pour 2009-2010.
Mise à jour des avis de confidentialité sur le site des publications du gouvernement du Canada en conformité avec les normes du Secrétariat du Conseil du Trésor sur l'Énoncé de confidentialité	Bas	Mise en œuvre terminée dans le premier trimestre de 2008-2009

Conclusion

Cette évaluation des facteurs relatifs à la vie privée du site Web des publications du gouvernement du Canada n'a répertorié aucun risque qui ne peut être éliminé par l'utilisation des mesures de protection actuelles ou par d'autres mesures spécialement élaborées pour la mise en œuvre du système.

Le site Web des publications du gouvernement du Canada pose peu de risques d'entrave à la vie privée des Canadiens et des Canadiennes; tous ces risques sont considérés comme minimes, étant donné qu'ils sont liés en grande partie au traitement de documents.

La mise en œuvre des recommandations du Plan de gestion des risques d'entrave à la vie privée a atténué ces risques.