Programme d'évaluation de l'intégrité

SECTION I - APERÇU ET INTRODUCTION DE L'EFVP

Institution fédérale :

Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC)

Fonctionnaire responsable de l'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée :

Margherita Finn,
directrice, Direction des enquêtes spéciales

Délégué pour l'application de l'article 10 de la Loi sur la protection des renseignements personnels :

Rachelle Delage,
gestionnaire par intérim, Accès à l'information et protection des renseignements personnels

Nom du programme ou de l'activité de l'institution fédérale :

Sous-activité de programme : Services d'approvisionnement
Nom du programme : Programme d'évaluation de l'intégrité

Description du programme ou de l'activité :

La présente activité de programme établit le rôle principal de TPSGC dans le domaine des approvisionnements pour les ministères fédéraux. Le Ministère offre à la population canadienne et au gouvernement fédéral des services d'approvisionnement à valeur ajoutée et des services communs connexes, dans les meilleurs délais.

Description de la catégorie de dossiers qui se rapportent au programme ou à l'activité :

Quatre catégories de dossiers se rapportent à ce nouveau programme; elles sont décrites ci-dessous :

1. Services d'approvisionnement (DGA 300)
   Description : Renseignements sur la fourniture de biens et de services offerts aux organismes fédéraux, les clients, à partir de la définition des besoins jusqu'à la clôture du contrat. Cela comprend une vaste gamme de solutions d'approvisionnement, comme la planification d'achats, la planification des demandes de soumissions, les demandes de soumissions, la sélection des fournisseurs, les détails sur les méthodes et les outils servant à simplifier et accélérer l'acquisition des biens et des services afin de répondre aux besoins des clients de manière à réduire autant que possible les dépenses d'exploitation et les frais imprévus, et à optimaliser les demandes de soumissions, l'administration des contrats, les contrats spécialisés, les offres à commandes, les arrangements en matière d'approvisionnement et les outils d'achat électroniques.
2. Location commerciale et au détail - Cité parlementaire (DGCP 024)
   Description : Utilisation/occupation autorisée des locaux du répertoire de l'État par des parties autres que les ministères et organismes gouvernementaux; locaux commerciaux vacants, négociation de baux et préparation de documentation pour la location à bail.
3. 3. Contrats linguistiques (TRA 245)
   Description : Renseignements sur le processus de passation de contrats et d'achat du Bureau de la traduction en vue d'obtenir des services langagiers professionnels. Les dossiers contiennent entre autres des renseignements sur les services à acquérir; l'établissement de contrats ainsi que les processus et les procédures d'approbation; la négociation des contrats; l'administration des contrats attribués, y compris les modifications, au besoin; les évaluations postérieures au contrat; les renseignements sur l'entrepreneur comme le profil de l'entreprise, les curriculum vitae, les diplômes, l'expérience, les contrats antérieurs achevés et les clients.
4. Biens immobiliers (DGBI 040)
   Description : Renseignements sur la prestation de services de locaux et de services connexes aux ministères et organismes gouvernementaux, y compris les activités de location à bail pour les secteurs public et privé.

Numéro de la catégorie de dossier :
TPSGC DGA 300; TPSGC DGCP 024; TPSGC TRA 245; et TPSGC DGBI 040

Nouveau FRP ordinaire proposé

Proposition de modifier un FRP ordinaire existant - précisez le numéro du FRP ordinaire et sa description actuelle :

Remarque : Pour assurer l’uniformité des renseignements partagés par le PEI et le Secteur de la sécurité industrielle de TPSGC, une modification mineure doit être apportée à la catégorie TPSGC FRP PPU 015 (Autorisations de sécurité et dossiers de fiabilité pour le personnel de l’industrie privée). Cette modification reflétera la divulgation de renseignements au personnel du PEI afin de valider l’existence du niveau d’attestation de sécurité d’une entreprise ou d’une personne. Plus précisément, il faudra apporter la modification suivante (texte souligné) dans la section Usages compatibles de la catégorie TPSGC FRP PPU 015 :

« Pour ce qui est des employés gouvernementaux, les renseignements personnels peuvent être divulgués aux agents de sécurité ministériels, aux agents d’approvisionnement, aux représentants du Programme d’évaluation de l’intégrité et aux chargés de projet. »

La catégorie TPSGC FRP PPU 015 est décrite de la façon suivante dans Info Source 2011 :

Description : Ce fichier contient des renseignements qui sont liés aux évaluations de sécurité effectuées sur des personnes travaillant ou voulant travailler dans une institution fédérale ou dans le secteur privé par voie de nomination, d’affectation ou d’accord contractuel. Les renseignements personnels peuvent être recueillis à l’aide de ce qui suit : Formulaire de vérification de sécurité rempli, formulaires de consentement et d’autorisation, documents pertinents relatifs à l’autorisation de sécurité et aux antécédents personnels, et formulaire « Certificat d’enquête de sécurité et profil de sécurité » rempli. De plus, les renseignements personnels peuvent comprendre les données biographiques et les renseignements biométriques (empreintes digitales, photos numériques, etc.), les évaluations de la personnalité (loyauté, fiabilité, etc.), le statut de citoyen, les renseignements de solvabilité, les vérifications et les antécédents judiciaires, la date de naissance, les renseignements sur les études, le numéro d’identification d’employé, l’information financière, d’autres numéros d’identification, des opinions ou des points de vue de personnes ou sur des personnes, les signes distinctifs, le lieu de naissance, la signature et les renseignements sur le service militaire. Le fichier peut également décrire des renseignements personnels sur les parents immédiats, notamment le nom, les coordonnées, la date de naissance et de décès et la relation avec le demandeur.

Nouveau FRP ordinaire proposé

Proposition de modifier un FRP ordinaire existant - précisez le numéro du FRP ordinaire et sa description actuelle :

Autorisation légale relative au programme ou à l'activité :
Code criminel, paragraphe 750(3)
Loi sur la gestion des finances publiques, alinéa 42(1)c)
Loi sur le ministère des Travaux publics et des Services gouvernementaux (LMTPSG), article 21

Résumé du projet, de l'initiative, des modifications :

À titre de gardien des fonds publics, il incombe à TPSGC de faire preuve de diligence raisonnable lorsqu’il traite avec les fournisseurs de biens et de services ainsi qu’avec les fournisseurs de locaux visés par un bail.

Afin de gérer les risques liés à la réputation et à l’intégrité du Ministère et du gouvernement du Canada, TPSGC doit veiller à respecter des normes de conduite élevées dans le cadre de l’administration de ses affaires.

La Direction générale de la surveillance (DGS) a créé le Programme d’évaluation de l’intégrité afin d’appuyer cet objectif. Ce programme permettra de valider les informations fournies par les entreprises, leur société mère, leurs filiales et entreprises affiliées, afin de déterminer si elles ont été inculpées pour certaines infractions qui leur interdiront de soumissionner pour les contrats/les baux du gouvernement du Canada. De plus, TPSGC poursuivra ces activités de validation après l’attribution de contrats ou la signature de baux, afin d’assurer une surveillance relativement à l’entreprise pendant toute la durée du contrat ou du bail.

SECTION II - DÉTERMINATION ET CATÉGORISATION DES FACTEURS DE RISQUE

A : Type de programme ou d'activité	Niveau de risque pour la vie privée
Le programme ou l'activité ne comporte PAS de décision visant un individu identifiable.	1
Administration de programmes/activités et de services	2
Exécution/Enquêtes d'observation ou réglementaires	3
Enquête criminelle et exécution/sécurité nationale	4

Détails :
La DGS est responsable de fournir la surveillance requise pour s’assurer que la crédibilité et l’intégrité du Ministère soient protégées grâce à des pratiques de gestion modernes et à une saine gérance des fonds publics. Conformément à cette responsabilité, les employés de la DGS administreront le Programme d’évaluation de l’intégrité afin d’aider les autres directions générales du Ministère (p. ex. Direction générale des biens immobiliers et Direction générale des approvisionnements) à fournir l’assurance que les opérations du Ministère sont menées avec prudence, probité et transparence.

B : Type de renseignements personnels en cause et contexte	Niveau de risque pour la vie privée
Uniquement des renseignements personnels fournis par l’intéressé - au moment de leur collecte - concernant un programme autorisé et recueillis auprès de l’individu même ou avec son consentement quant à leur communication, en l’absence d’éléments contextuels sensibles.	1
Renseignements personnels fournis par l’intéressé avec consentement d’utiliser aussi les renseignements personnels détenus par une autre source/en l’absence d’éléments contextuels sensibles, après leur collecte.	2
Numéro d’assurance sociale, renseignements médicaux ou financiers ou autres renseignements personnels sensibles et/ou éléments contextuels sensibles entourant les renseignements personnels. Renseignements personnels sur des mineurs ou des personnes frappées d’incapacité ou encore concernant une personne ayant qualité pour agir au nom de l’intéressé.	3
Renseignements personnels sensibles, y compris des profils détaillés, des allégations ou soupçons, des échantillons de substances corporelles et/ou éléments contextuels particulièrement sensibles entourant les renseignements personnels.	4

Détails :
Les renseignements concernant la déclaration de culpabilité antérieure des personnes seront recueillis.

C : Partenaires du programme ou de l'activité et participation du secteur privé	Niveau de risque pour la vie privée
Au sein de l’institution (parmi un ou plusieurs programmes de la même institution)	1
Avec d’autres institutions fédérales	2
Avec une combinaison d’organismes fédéraux, provinciaux ou municipaux)	3
Organisations du secteur privé ou organisations internationales ou gouvernements étrangers	4

Détails :
De l’information au sein de TPSGC sera recueillie et partagée entre différents programmes du Ministère, permettant à celui-ci de s’acquitter de sa responsabilité législative obligatoire d’assurer l’intégrité du processus contractuel. Premièrement, l’information sera partagée entre le Ministère et la direction générale devant trouver un fournisseur, le plus souvent la Direction générale des biens immobiliers et la Direction générale des approvisionnements. Deuxièmement, l’information pourra être recueillie et échangée avec le Secteur de la sécurité industrielle, qui procède à l’enquête de sécurité des fournisseurs et des particuliers.

TPSGC recueillera également de l’information auprès des autres ministères et organismes, comme des renseignements sur les déclarations de culpabilité pour fraude fiscale de l’Agence du revenu du Canada, les condamnations en vertu de la Loi sur la concurrence du Bureau de la concurrence, et les informations sur les condamnations des tribunaux.

TPSGC recueillera aussi de l’information auprès de sources provinciales et territoriales, comme les restrictions et révocations de permis de la Régie du bâtiment du Québec (RBQ), et des renseignements sur les condamnations des tribunaux provinciaux et territoriaux.

TPSGC vérifiera l’information de source ouverte sur les condamnations avec les tribunaux provinciaux, territoriaux et fédéraux, ainsi qu’avec la GRC.

TPSGC pourra également partager les renseignements sur les condamnations avec les autres ministères.

D : Durée du programme ou de l'activité	Niveau de risque pour la vie privée
Activité ou programme ponctuel	1
Programme à court terme	2
Programme à long terme	3

Détails :
Le PEI vise à aider à renforcer l’intégrité du processus contractuel. Une fois mis en œuvre, ce programme sera considéré comme une solution permanente.

E : Population visée par le programme	Niveau de risque pour la vie privée
Le programme touche certains employés à des fins administratives internes.	1
Le programme touche tous les employés à des fins administratives internes.	2
Le programme touche certains individus à des fins administratives externes.	3
Le programme touche tous les individus à des fins administratives externes.	4

Détails :
Les personnes ou les entreprises (y compris les propriétaires uniques) qui désirent obtenir un contrat de TPSGC ou toute entreprise (y compris les propriétaires uniques) qui détiennent actuellement un contrat qui a été conclu par l’entremise d’un mécanisme de passation de marchés de TPSGC, ainsi que les locataires (p. ex. à l’intérieur de la Cité parlementaire) seront touchés par ce programme. En outre, le PEI aura une incidence pour les personnes au sein d’une entreprise, la société mère, les filiales ou les autres sociétés affiliées où un contrôle direct ou indirect peut être établi.

F : Technologie et vie privée	Oui / Non
1. L’activité ou le programme (nouveau ou modifié) comporte-t-il l’implantation d’un nouveau système électronique, logiciel ou programme d’application, y compris un collecticiel (ou logiciel de groupe) qui est implanté pour soutenir le programme ou l’activité eu égard à la création, la collecte ou la manipulation de renseignements personnels?	Oui Non
2. L’activité ou le programme nouveau ou modifié exige-t-il une modification de systèmes ou services existants de TI?	Oui Non
3. L’activité ou le programme nouveau ou modifié implique-t-il l’implantation d’une ou plusieurs des technologies suivantes :
3.1 Méthodes d'identification améliorées Veuillez préciser :	Oui Non
3.2 Recours à la surveillance : Veuillez préciser :	Oui Non
3.3 Utilisation de l’analyse automatisée des renseignements personnels, du couplage de renseignements personnels et des techniques de découverte/acquisition de connaissances Veuillez préciser : Les employés de TPSGC devront procéder à des correspondances des données afin de vérifier l’exactitude de l’information recueillie. Par exemple, les données recueillies dans le site Web de l’Agence du revenu du Canada et portant sur des personnes coupables de fraude fiscale ne comportent pas d’élément de données personnelles qui permettraient d’assurer l’exactitude des données. Par conséquent, il sera nécessaire d’utiliser les documents judiciaires et des rapports de vérification des antécédents judiciaires de la Gendarmerie royale du Canada (GRC) pour s’assurer que tout renseignement défavorable potentiel recueilli par la GRC soit vérifié avant qu’une décision ne soit prise. Les dossiers criminels de la GRC ne seront pas utilisés sans que TPSGC et/ou un tiers fournisseur de services ait obtenu le consentement de la personne concernée.	Oui Non

Une réponse AFFIRMATIVE à l’une ou l’autre des rubriques qui précèdent signale la possibilité de préoccupations liées à la vie privée et de risques sur lesquels il faudra se pencher et qui devront être atténués au besoin.

G : Transmission de renseignements personnels	Niveau de risque pour la vie privée
Les renseignements personnels sont utilisés à l'intérieur d'un système fermé.	1
Les renseignements personnels sont utilisés dans un système qui comporte des connexions à au moins un autre système.	2
Les renseignements personnels sont transférés à un appareil portable ou sont imprimés.	3
Les renseignements personnels sont transmis au moyen de technologies sans fil.	4

Détails :
Les renseignements sur les condamnations qui sont recueillis seront sauvegardés électroniquement dans une base de données qui ne sera pas reliée au réseau de TPSGC et n’aura aucune capacité Internet. Le réseau de TPSGC sera utilisé pour la transmission de renseignements aux autres directions générales ou ministères ou pour la transmission de renseignements par ceux-ci.

H : Incidences des risques sur l'individu ou l'employé	Niveau de risque pour la vie privée
Inconvénient	1
Atteinte à la réputation, embarras	2
Préjudice financier	3
Préjudice physique	4

Détails :
Les types de renseignements personnels recueillis peuvent causer de l’embarras ou un préjudice financier à une entreprise ou à une personne, car des renseignements défavorables à leur endroit peuvent les empêcher de soumissionner ou engendrer la résiliation d’un contrat ou d’un bail existant. Cela peut également priver la personne ou l’entreprise de la possibilité de soumissionner d’autres contrats du gouvernement du Canada.

I : Incidence des risques pour l'institution	Niveau de risque pour la vie privée
Répercussions négatives au niveau de la direction/gestion	1
Répercussions négatives au niveau organisationnel	2
Préjudice financier	3
Atteinte à la réputation, embarras, perte de crédibilité	4

Détails :
TPSGC s’oriente vers une façon plus proactive d’assurer l’intégrité des entrepreneurs embauchés ou pris en considération par le Ministère, ce qui pourrait avoir pour ce dernier des conséquences financières s’il annule des contrats ou des baux existants. Le cas échéant, le Ministère pourrait devoir faire appel à d’autres entreprises pour achever les travaux, augmentant par le fait même l’engagement financier. En outre, cela pourrait entacher la réputation du Ministère.