Consultation auprès de l'industrie - Services professionnels centrés sur les tâches et les solutions

Contexte

L'acquisition de services professionnels s'inscrit dans le cadre de la deuxième vague des initiatives de transformation des achats du ministère de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC). Cette initiative permettra de mettre en place des outils d'approvisionnement qui donneront aux ministères un meilleur accès aux ressources contractuelles pour une vaste gamme de services professionnels couramment utilisés, notamment les services en gestion des changements ou des affaires, en gestion de projet et en ressources humaines. Cette initiative vise à aider les ministères à mieux satisfaire à leurs exigences stratégiques et opérationnelles qui mettent en cause les besoins en matière de ressources contractuelles.

Les nouveaux instruments d'achats engloberont les offres à commandes et les arrangements en matière d'approvisionnement utilisant des descriptions communes et flexibles pour les catégories de services professionnels afin de simplifier le processus d'approvisionnement pour les ministères clients. Ces nouveaux instruments serviront de complément aux instruments d'approvisionnement déjà en place ou qui sont en voie d'être mis en œuvre pour l'acquisition de services (p. ex. le projet pour des Services professionnels en informatique centrés sur les tâches, les Services d'aide temporaire et les Services professionnels en ligne).

La consultation auprès de l'industrie est un objectif essentiel, qui est conforme à la stratégie générale d'approvisionnement sur laquelle repose le processus d'élaboration d'instruments d'achat de services professionnels. Nous prévoyions recevoir de nombreux commentaires constructifs qui pourraient être utilisés pour élaborer et améliorer les méthodes d'achat et les descriptions de catégorie. En outre, le fait de tenir des consultations contribue à garantir que le processus d'approvisionnement est équitable et transparent et à prévenir les risques que des problèmes majeurs surviennent ou que des retards soient occasionnés au cours de la période de demande de soumissions.

Aperçu des consultations

Entre avril 2008 et janvier 2009, TPSGC a mené des consultations auprès d'experts en approvisionnement du gouvernement fédéral et de représentants de l'industrie des services professionnels avant de mettre en place de nouveaux outils d'approvisionnement pour l'achat de services professionnels centrés sur les tâches et les solutions.

En avril 2008, une demande de renseignements (DDR) a été affichée sur MERX pendant deux semaines (10 jours ouvrables). La DDR contenait des renseignements à l'intention de l'industrie ainsi que les objectifs et les volets applicables pour les services professionnels. On y invitait également les parties intéressées de partout au pays à participer, que ce soit en personne ou par téléconférence, à des séances de consultation en groupes de travail sur des volets ou des catégories de services particuliers. Le présent rapport de consultations résume les principales préoccupations ainsi que les questions soulevées par les participants de l'industrie au cours des séances du groupe de travail.

Les intervenants de l'industrie ont été consultés sur les sujets suivants :

1. La validation des catégories de services professionnels et des descriptions de chacune de ces catégories;
2. Les qualifications minimales requises pour chacune des catégories de personnel;
3. L'approche à adopter pour chacun des instruments d'achat et, plus précisément :
   
   • le type d'outils d'approvisionnement (offres à commandes et arrangements en matière d'approvisionnement);
   • les critères d'évaluation;
   • la méthode de sélection.

Il convient de noter que le nom du projet a été modifié depuis la publication initiale de la DDR. En avril 2008, le projet était nommé Services professionnels centrés sur les tâches et les solutions (SPCTS). Plusieurs aspects du projet ont changé à la suite de la démarche de consultation, incluant le titre de travail du projet. Le nom Services professionnels non informatiques (SPNI) a été adopté temporairement et le nom Services professionnels centrés sur les tâches et les solutions (SPTS) a été adopté plus tard afin d'insister sur les aspects relatifs aux tâches et aux solutions qui s'inscrivent dans le cadre du projet.

Ce rapport est publié aux seules fins d'information.

Consultations

Nombre de fournisseurs consultés

Par l'entremise de la demande de renseignements qui a été publiée au niveau national sur MERX, les fournisseurs étaient invités à participer à des séances de consultation. En plus des fournisseurs, 54 entreprises et 42 associations ont participé aux consultations.

Lieu et date des consultations

Toutes les rencontres ont eu lieu dans les bureaux de TPSGC à la Place du Portage, Phase III, à Gatineau (Québec).

• Le 29 avril 2008, 16 participants
• Le 8 mai 2008, 19 participants
• Le 12 décembre 2008, 14 participants
• Le 15 décembre 2008, 18 participants
• Le 20 janvier 2009, 18 participants
• Le 21 janvier 2009, 11 participants
• Le 26 janvier 2009, 17 participants

Les participants qui n'étaient pas en mesure de se présenter ont pu participer aux discussions par téléconférence.

Renseignements généraux concernant les séances de consultation

• Toutes les parties intéressées de partout au pays ont été invitées à participer, que ce soit en personne ou par téléconférence, à des séances de consultation en groupes de travail sur des volets prédéterminés ou des catégories de services particuliers. L'invitation a été lancée par l'entremise d'une Demande de renseignements (DDR) publiée sur MERX.
• Dans le cadre des réunions du 29 avril et du 8 mai 2008, on a présenté à l'industrie un exposé offrant un aperçu du projet, décrivant notamment les volets et les catégories d'experts-conseils, ainsi que la démarche de consultation.
• Au cours des réunions des 12 et 15 décembre 2008, on a présenté aux participants les mises à jour apportées au projet, ainsi que les processus relatifs aux évaluations financière et technique.
• Les réunions des 20, 21 et 26 janvier 2009 ont été consacrées à des séances de discussion conjointes entre l'industrie et les clients, comme l'avait demandé l'industrie, pendant lesquelles ont été abordés les cinq points principaux suivants : le processus de l'arrangement en matière d'approvisionnement, l'évaluation technique, la révision d'une grille flexible, les frais de déplacement et de subsistance et les catégories d'experts-conseils.
• Des membres de la haute direction de TPSGC ont participé aux séances de décembre 2008 et de janvier 2009.
• D'autres réunions individuelles avec des représentants de l'industrie ont été organisées afin de préciser certains points qui ont été soulevés durant les séances auxquelles ils ont pris part et avec les représentants qui n'ont pas été en mesure de se présenter aux séances.

Résultats généraux

• Les fournisseurs ont émis des commentaires positifs sur la démarche ouverte adoptée au cours des consultations.
• Les commentaires obtenus de l'industrie ont été intégrés, dans la mesure du possible, aux documents et aux outils conformément au cadre du gouvernement du Canada en ce qui touche l'approvisionnement.
• Les fournisseurs qui ont pris part aux consultations offraient une bonne représentation de la diversité des petites et grandes entreprises du secteur privé. Les associations de l'industrie ont également soulevé de nombreuses questions et émis de nombreux commentaires au nom de leurs membres de partout au pays et des représentants de l'industrie.

Commentaires de l'industrie et réponses de TPSGC

1. Capacité des petites et moyennes entreprises à se qualifier

   Commentaire de l'industrie

   Les petites et moyennes entreprises (PME) ont exprimé des préoccupations quant à la difficulté de se qualifier conformément à l'évaluation du critère technique obligatoire concernant le volume d'affaire.

   Des préoccupations ont été exprimées selon lesquelles une coentreprise de PME est difficilement faisable en raison de la complexité ajoutée et des problèmes connexes pour former une coentreprise.

   Réponse de TPSGC

   TPSGC fera en sorte de faciliter la qualification des PME dans le cadre de la demande d'offre à commandes et de la demande d'arrangement en matière d'approvisionnement en réduisant le volume d'affaire requis.

2. Résultats de l'évaluation

   Commentaire de l'industrie

   Les représentants de l'industrie ont soulevé des préoccupations quant à l'« achat de ressources » et les évaluations des offres/soumissions qui seraient peut-être uniquement fondées sur la tarification alors qu'elles devraient plutôt reposer davantage sur l'expérience de l'expert-conseil.

   Réponse de TPSGC

   L'évaluation des offres et des soumissions ne sera pas fondée uniquement sur la tarification. Les critères d'évaluation seront axés sur l'expérience antérieure en matière de prestation de services professionnels. On évaluera les propositions en fonction de la tarification, conformément aux offres à commandes, seulement si les exigences relatives à l'expérience antérieure ont été respectées.

   Les arrangements en matière d'approvisionnement permettront aux clients d'ajouter des critères d'évaluation cotés et obligatoires dans le cadre des demandes de propositions subséquentes émises en utilisant le bassin de fournisseurs présélectionnés. Cela leur permettra d'effectuer une évaluation plus poussée des critères relatifs à l'expérience et à la capacité de l'expert-conseil ou de tout autre critère qu'ils souhaitent prendre en considération. Les clients pourront s'appuyer sur diverses méthodes de sélection (c.-à-d. le coût le plus bas par point, la cote combinée la plus élevée, le prix le plus bas) pour sélectionner la proposition présentant le meilleur rapport qualité-prix plutôt que la proposition conforme présentant la tarification la plus basse, s'il y a lieu. La tarification ne représente qu'un des éléments de la méthode de sélection, et les clients seront en mesure d'en évaluer l'importance par rapport au mérite technique d'un soumissionnaire.

3. Amélioration des catégories d'experts-conseils et de la grille souple

   Commentaire de l'industrie

   Les participants de l'industrie ont proposé de nombreuses améliorations aux descriptions des catégories d'experts-conseils que leur a présentées TPSGC pour commentaires. Ils ont également proposé des améliorations à la méthode utilisée pour déterminer le niveau d'expertise des consultants à l'étape de la commande subséquente à l'offre à commandes.

   Réponse de TPSGC

   TPSGC a révisé les tâches décrites dans les descriptions de catégorie en fonction des commentaires obtenus; des tâches ont été ajoutées, d'autres modifiées et d'autres supprimées.

   Une grille souple, qui alloue des points à une ressource proposée à l'étape de la commande subséquente à l'offre à commandes, en fonction de l'expérience, de la scolarisation et des attestations, s'il y a lieu, a fait l'objet de nouveaux essais et a été adaptée afin de s'assurer que les points autorisés sont équilibrés. La grille sera utilisée pour faire la distinction entre le niveau 1, le niveau 2 et le niveau 3 de compétences pour une catégorie d'experts-conseils particulière.

   Une liste des attestations est maintenant accessible pour toutes les catégories d'experts-conseils par opposition aux catégories individuelles d'experts-conseils. Ces attestations sont relativement inclusives selon les exigences du client. Des attestations supplémentaires pourraient être ajoutées, au besoin.

4. Tâches et solutions : définitions

   Commentaire de l'industrie

   Les participants de l'industrie ont exprimé des préoccupations quant à la clarté des définitions de « tâches » et de « solutions ». En fait, ils craignaient que le client ne soit pas en mesure de faire la distinction entre les deux volets et ne sache pas auquel avoir recours dans le cadre d'une demande de propositions subséquente à un arrangement en matière d'approvisionnement.

   Réponse de TPSGC

   Les définitions ont été modifiées en vue de les préciser et de les rendre plus concises. TPSGC offrira de la formation à l'utilisateur de l'outil pour lui permettre notamment de savoir quand et comment il doit avoir recours au volet « tâches » ou au volet « solutions » de l'arrangement en matière d'approvisionnement.

5. Services professionnels en ligne

   Commentaire de l'industrie

   Les participants de l'industrie ont soulevé des questions touchant le chevauchement des catégories de ressources relativement à l'utilisation de Services professionnels (SP) en ligne comme outil complétant aux SPTS. Ils avaient des préoccupations quant à la façon dont un outil serait choisi plutôt que l'autre s'il y a chevauchement.

   Réponse de TPSGC

   TPSGC a confirmé que les SP en ligne continueront d'être un outil d'approvisionnement disponible pour les ministères clients. Ils continueront aussi de faire l'objet d'un examen dans le cadre de l'entretien continu des Instruments d'achats communs de TPSGC que nous fournissons à nos clients. Cela comprendra un examen des catégories de consultants figurant dans SP en ligne afin de veiller à ce que cet outil complète les autres outils d'approvisionnement de TPSGC. Les ministères et organismes fédéraux auront le choix d'utiliser les SP en ligne ou les SPTS, mais ils seront encouragés à utiliser SP en ligne pour les achats inférieurs au seuil prévu par l'Accord de libre-échange nord-américain (ALENA).

6. Taux journaliers facturables au cours des déplacements

   Commentaire de l'industrie

   De nombreuses discussions ont porté sur ce sujet. Certains participants ont demandé de pouvoir facturer jusqu'à 100 % de leur tarif quotidien au cours des déplacements alors que d'autres, à l'inverse, ne voulaient imposer aucun tarif quotidien pendant les déplacements.

   Si TPSGC permet à l'entrepreneur de facturer 50 % de son tarif quotidien au cours des déplacements, cela deviendra pratique courante et les entreprises qui ne facturent pas actuellement de tarif quotidien pourraient commencer à le faire.

   Réponse de TPSGC

   TPSGC tiendra compte des pratiques de l'industrie et effectuera un examen plus approfondi à l'interne avant de publier l'invitation à soumissionner finale.

7. Critère d'évaluation technique concernant les solutions

   Commentaire de l'industrie

   De nombreux participants de l'industrie ont affirmé que la valeur des projets demandés pour être en mesure de se qualifier dans le cadre de l'arrangement en matière d'approvisionnement pour le volet « solutions » est trop élevée. Bien qu'il y ait des écarts importants, la valeur habituelle des contrats de services-conseils de type non informatique pour les classes « gestion de projet » et « gestion des changements/des affaires » est d'environ 50 000 $. En ce qui concerne la classe des services en ressources humaines, la valeur des contrats peut être inférieure à ce montant.

   En outre, l'industrie a mentionné que le nombre de projets complétés exigés à l'étape des soumissions pourrait être trop élevé.

   Réponse de TPSGC

   TPSGC a réduit la valeur des projets demandés pour se qualifier dans le cadre de l'arrangement en matière d'approvisionnement pour le volet « solutions », et ce, en vue de représenter plus adéquatement la valeur type des contrats de services professionnels. Ainsi, le soumissionnaire peut plus facilement satisfaire à l'exigence concernant le nombre de projets exigés.

8. Processus d'arrangement en matière d'approvisionnement

   Commentaire de l'industrie

   Les participants de l'industrie ont exprimé des préoccupations quant au nombre minimum de jours qui sera accordé aux soumissionnaires pour répondre à une demande de propositions subséquente émise sous l'arrangement en matière d'approvisionnement. Ils croient que ce nombre pourrait être suffisant en ce qui concerne les petits besoins, mais insuffisant pour la plupart des besoins plus importants, mettant en cause plusieurs ressources.

   Ils ont également soulevé la question du nombre de fournisseurs qui seront invités à présenter une soumission, croyant qu'il est trop élevé et que les limites par niveau devraient être revues.

   Réponse de TPSGC

   Le nombre de jours indiqué ne représente qu'un minimum et le client a la possibilité de prolonger la période des soumissions en fonction de ses besoins. TPSGC s'assurera que les clients ont reçu la formation adéquate sur cette question et qu'ils comprennent bien le processus. Un délai supplémentaire pourrait être nécessaire pour certains besoins en raison de leur complexité ou du nombre de ressources demandées. Afin de garantir un processus concurrentiel, TPSGC s'assurera qu'un nombre minimum adéquat de fournisseurs sont invités à soumissionner.

9. Commandes subséquentes directes

   Commentaire de l'industrie

   Certains membres de l'industrie ont indiqué à TPSGC qu'ils préféreraient que l'offre à commandes portant sur les SPTS permette aux clients de faire appel directement au détenteur d'offre à commandes de leur choix dans le cadre des commandes subséquentes.

   Réponse de TPSGC

   TPSGC utilisera le « droit de premier refus » dans le cadre de l'offre à commandes. Il s'agit d'une méthode de sélection juste et prédéterminée pour les commandes subséquentes. Il n'est pas permis de faire appel directement à un fournisseur dans le cadre de commandes subséquentes à l'offre à commandes de SPTS. Si un ministère décide d'attribuer un contrat directement, il doit satisfaire aux exigences liées aux exceptions stipulées par le Conseil du Trésor.

Conclusion

• Les consultations ont permis d'améliorer les outils, les rendant plus représentatifs des souhaits de l'industrie, tout en continuant de respecter les besoins des ministères.
• Les fournisseurs ont émis des commentaires positifs concernant la démarche ouverte du processus de consultations.

Prochaines étapes

• Publication des documents d'invitation à soumissionner sur le Service électronique d'appels d'offres du gouvernement (SEAOG).
• Attributions des offres à commandes et des arrangements en matière d'approvisionnement.