Sommaire - Consultations sur le Service électronique d'appels d'offres du gouvernement (Printemps-été 2008)

En début d'année 2008, Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) s'est engagé à consulter les intervenants, soit les fournisseurs, les autorités provinciales et territoriales et les agents des approvisionnements de TPSGC et d'autres ministères et organismes fédéraux, au sujet des améliorations voulues à apporter au Service électronique d'appels d'offres du gouvernement (SEAOG).

Ce qui suit est un aperçu des données que renferment les rapports produits après les séances de consultation.

1. Rapport de consultation sur le Service électronique d'appels d'offres du gouvernement : Principaux enjeux et besoins établis par les fournisseurs canadiens
2. Consultations auprès des provinces et des territoires concernant le nouveau Service électronique d'appels d'offres du gouvernement
3. Service électronique d'appels d'offres du gouvernement : Besoins opérationnels clés établis par les agents des approvisionnements
4. Conclusions
5. Rapports

1. Rapport de consultation sur le Service électronique d'appels d'offres du gouvernement : Principaux enjeux et besoins établis par les fournisseurs canadiens

Entre le 13 mai et le 13 juin 2008, le Bureau des petites et moyennes entreprises (BPME) en TPSGC a entrepris une série de consultations auprès des fournisseurs sur les outils électroniques clés d'appels d'offres.

Ces consultations visaient à déterminer les améliorations potentielles à apporter à court terme au Service électronique d'appels d'offres du gouvernement (SEAOG), hébergé à l'heure actuelle par un site Web privé (MERX). Le BPME cherchait également à savoir comment les sites Web de TPSGC, où les fournisseurs obtiennent des services d'information, pouvaient être améliorés. Nous avons également demandé des conseils aux fournisseurs à propos d'améliorations à long terme du SEAOG.

Puisque les fournisseurs ont des niveaux de connaissance divers à l'égard des outils électroniques d'appels d'offres du gouvernement, le BPME a élaboré un processus de consultation pour assurer la participation de tous les intervenants. Le processus comprenait la collecte d'observations au moyen d'un formulaire en ligne portant sur les objectifs précités, ainsi que des rencontres en tête-à-tête tenues dans six centres urbains à travers le Canada. Un formulaire de commentaires a en outre été distribué durant les séances de consultation pour cerner le profil des participants et recueillir des commentaires particuliers sur les outils électroniques d'appels d'offres de TPSGC. Plus de 100 participants ont participé aux rencontres en tête-à-tête, et environ 400 réponses au questionnaire en ligne ont été reçues.

Voici les recommandations formulées par les participants sur la façon d'améliorer le système d'appels d'offres et qui figurent dans le rapport complet :

1. TPSGC devrait se pencher sur les préoccupations sous-jacentes liées au processus d'appels d'offres;
2. Élaborer et utiliser des modèles simplifiés et normalisés pour les documents d'appels d'offres;
3. Créer un seul site Web (« portail du fournisseur ») où les fournisseurs peuvent s'inscrire, prendre connaissance des occasions d'affaires et obtenir des données sur les appels d'offres;
4. Améliorer les fonctions de recherche, de triage et de filtrage;
5. Améliorer le système de notification à l'égard des occasions d'affaires actuelles et à venir;
6. Permettre un lien direct entre les fournisseurs et le ministère ou organisme responsable de l'achat, et réduire la participation de l'agent des approvisionnements;
7. Permettre le stockage et la réutilisation des renseignements sur les fournisseurs dans le SEAOG;
8. Permettre aux fournisseurs de présenter des offres par voie électronique;
9. Accélérer l'évaluation des offres et l'avis d'attribution du contrat pour que l'information soit plus facilement accessible par tous les intéressés;
10. Améliorer la convivialité du système.

De manière générale, les participants étaient satisfaits du processus utilisé pour recueillir leurs idées et aimaient le fait de pouvoir offrir des commentaires. Ils ont souligné que TPSGC devrait poursuivre son dialogue avec les PME et les autres fournisseurs du gouvernement fédéral.

Le rapport comporte un plan d'action fondé sur les recommandations principales communiquées par les fournisseurs. La mise en œuvre de certaines recommandations est en cours et fait partie des activités actuelles de TPSGC. Le rapport comprend, de plus, une annexe qui donne une représentation visuelle des recommandations traitées durant les séances de consultation.

2. Consultations auprès des provinces et des territoires concernant le nouveau Service électronique d'appels d'offres du gouvernement

Entre le 12 mai et le 12 juin 2008, des fonctionnaires du Bureau du renouvellement des achats (BRA) de TPSGC a tenu des rencontres en tête-à-tête avec des représentants de chacun des treize provinces et territoires canadiens. Les consultations ont porté principalement sur les possibilités d'affaires qu'offrent les systèmes électroniques d'appels d'offres, pour déterminer les tendances et les pratiques exemplaires à l'égard des appels d'offres du secteur public au Canada.

Le but de ces consultations était de mieux connaître les autorités en question afin de pouvoir informer TPSGC de la situation actuelle des systèmes électroniques d'appels d'offres au Canada et des attentes des utilisateurs relatives à l'avenir de cette technologie. Cela a permis à TPSGC de tisser de nouveaux liens avec les provinces et les territoires.

Au début de chaque réunion, on demandait aux participants de donner un aperçu de la portée et des fonctions de leurs systèmes actuels respectifs. Dans ce contexte, les discussions étaient orientées sur sept thèmes principaux visant à cerner les tendances, les priorités et les défis touchant la mise en œuvre de systèmes électroniques d'appels d'offres.

Les sept thèmes qui ont orienté le dialogue durant les consultations ont été : le modèle opérationnel actuel, les plans et les priorités, l'avenir du service électronique d'appels d'offres, les procédures, le développement, la gestion et les modèles d'établissement des coûts. Ces thèmes étaient fournis aux participants avant la réunion pour permettre à ces derniers de se préparer en vue des discussions. La discussion relative à chaque thème traitait de trois grandes priorités : les pratiques actuelles, les plans pour l'avenir et une séance de remue-méninges sur le potentiel de la technologie pour appuyer les besoins opérationnels.

Globalement, on a pu en tirer les suggestions suivantes :

1. Élargir la portée du SEAOG pour ajouter de nouvelles fonctions propres au processus d'appels d'offres;
2. Se concentrer sur le développement d'outils libre-service à l'intention des ministères clients;
3. S'associer à d'autres administrations publiques pour atteindre un but commun;
4. Faire preuve de leadership dans le cadre des appels d'offres canadiens;
5. S'efforcer de simplifier la tâche des fournisseurs à l'égard du processus.

TPSGC connaît nombre des mêmes questions, enjeux et défis dans le cadre de son projet de mise sur pied de la prochaine génération du SEAOG. Bien que de nombreuses autorités provinciales et territoriales aient déjà versé de grandes sommes d'argent pour élaborer leur propre solution, d'autres n'en sont qu'au tout début. Le gouvernement fédéral a donc la chance de pouvoir apprendre de ces autorités et de se joindre à certaines d'entre elles pour faire appel à la technologie et mieux répondre aux défis actuels et futurs liés aux appels d'offres du secteur public.

3. Service électronique d'appels d'offres du gouvernement : Besoins opérationnels clés établis par les agents des approvisionnements

Le 6 juin 2008, des fonctionnaires du secteur de l'Engagement des clients de TPSGC a tenu deux ateliers de consultation pour plus de 60 agents des approvisionnements venant d'autres ministères et de TPSGC. Les objectifs des ateliers étaient de :

• Mieux comprendre comment les agents des approvisionnements utilisent le SEAOG;
• Échanger des idées sur des améliorations essentielles à apporter au SEAOG afin de mieux répondre aux besoins des intéressés;
• Discuter des avantages et des priorités à aller au-delà d'un système de notification, et ajouter des fonctions.

Les consultations ont permis d'atteindre ces objectifs et le rapport souligne les principaux besoins opérationnels établis par les agents des approvisionnements du gouvernement fédéral.

Les séances de consultation étaient guidées par des questions conçues pour recueillir les commentaires des participants à propos des points forts et des points faibles du système actuel, des améliorations prioritaires à y apporter et des améliorations à considérer pour le SEAOG au cours des cinq prochaines années. On a souligné les mérites du système actuel, à savoir le soutien offert aux utilisateurs, la convivialité et la familiarité du système auprès du public. En revanche, les participants ont également mentionné les limites du système quant au numéro d'identification des biens et services (NIBS), les difficultés liées à l'affichage de nouvelles occasions d'affaires et son manque de fonctionnalité (il n'est pas beaucoup plus qu'un système de notification). Cette évaluation du système actuel servait de base de discussion pour les améliorations à y apporter.

Quant aux améliorations clés entourant la prochaine génération du SEAOG, les agents des approvisionnements ont cité les suivantes :

1. Simplifier l'utilisation des catégories de NIBS;
2. Ajouter des fonctions de recherche et d'établissement de rapports;
3. Améliorer la convivialité du système;
4. Améliorer la souplesse du système;
5. Permettre les soumissions et l'évaluation des offres en ligne;
6. Offrir un seul portail donnant accès aux occasions d'affaires avec le gouvernement.

Les agents d'approvisionnement fédéraux ont indiqué que, dans l'ensemble, le SEAOG actuel fourni par MERX est un bon outil pour le système d'approvisionnement d'aujourd'hui, bien que des améliorations puissent être apportées dans des secteurs clés. Les participants étaient d'avis que le système appuyait efficacement plusieurs principes d'approvisionnement fédéraux importants, y compris la transparence et la promotion de la concurrence, l'engagement envers l'« écologisation des opérations gouvernementales » et la conformité aux politiques d'approvisionnement.

Conclusions

Les trois volets de consultations sur le SEAOG ont suscité des commentaires précieux sur les améliorations à court terme du système actuel. Ces séances ont également fait état de fonctions à ajouter dans la prochaine génération du SEAOG. Les participants étaient enthousiastes et ont profité de l'occasion pour se prononcer sur les points forts et les points faibles des outils électroniques actuels d'appels d'offres. Les séances de consultation ont favorisé l'échange d'idées liées à ces systèmes et au processus général d'appels d'offres, et elles seront étudiées à l'interne pour déterminer la possibilité de les réaliser et prévoir l'avenir de ces systèmes au gouvernement du Canada.

Rapports

Pour voir les rapports disponibles au public :

• Lire le rapport : Rapport de consultation sur le Service électronique d'appels d'offres du gouvernement : Principaux enjeux et besoins établis par les fournisseurs canadiens.
• Service électronique d'appels d'offres du gouvernement : Besoins opérationnels clés établis par les agents des approvisionnements, veuillez contacter le secteur Engagement des clients par courriel au Engagementdesclients.ClientEngagement@tpsgc-pwgsc.gc.ca