Le système d'information des clients

A. Introduction

1. Le Système d'information des clients (SIC) renferme les noms et les adresses des clients autorisés à obtenir des biens et des services par l'entremise de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC). Chaque nom et chaque adresse sont liés à un code d'adresse du client (CAC) comportant cinq caractères.
2. TPSGC a besoin des adresses des clients pour exercer ses activités d'achat courantes avec les autres ministères et organismes de l'État. Ces adresses servent à expédier et à distribuer les biens, et à transmettre les factures aux clients.
3. Le SIC est mis à jour quotidiennement d'après les renseignements fournis par les organisations dans les ministères et organismes qui sont autorisées à demander de nouveaux codes, des changements ou des annulations relativement aux données actuelles des CAC.
4. On fournit des listes automatisées provenant du SIC aux systèmes de base de données de TPSGC comportant des adresses ministérielles.

B. Définitions

Voici les définitions relatives aux adresses des clients :

1. Client - Tout ministère ou organisme fédéral ou territorial, précisé dans la Loi sur la gestion des finances publiques qui est autorisé à faire appel aux services de TPSGC.
2. Code du client (CC) - Code à deux caractères attribué à un client faisant appel aux services de TPSGC. Si le premier caractère du CC est un chiffre, les deux premiers caractères constituent le code. Si le premier caractère du CC est une lettre, il indique le code à lui seul. Par exemple, dans le cas des codes 01550 et H1111, les caractères « 01 » et « H », respectivement, désignent le client.
3. Code d'adresse du client (CAC) - Code attribué à un client inscrit au SIC et renfermant l'adresse à laquelle peuvent se faire les livraisons. Il peut être utilisé comme code du destinataire, du bureau demandeur et du bureau de comptabilité.
4. Code de comptabilisation - Service au sein de l'organisation cliente auquel TPSGC peut s'adresser pour les transactions financières. Les CAC actifs doivent être désignés comme code de comptabilisation ou un autre CAC actif doit être déterminé.
5. Agent d'approbation - Bureau et/ou particulier désigné au sein de chaque organisation cliente autorisé à présenter des demandes de nouveaux codes, de changements ou d'annulation au Secteur du Bureau du renouvellement des achats de la Direction générale des approvisionnements de TPSGC.
6. Code de renvoi - Un CAC actif faisant l'objet du renvoi d'un CAC inactif ou annulé. Toutes les transactions financières ultérieures doivent renvoyer à ce CAC actif.

C. Procédures - Clients

Tous les clients désirant obtenir des biens et services par l'entremise de TPSGC doivent faire inscrire au moins un CAC dans le SIC. Pour pouvoir s'inscrire, ils doivent cependant figurer dans la Loi sur la gestion des finances publiques ou avoir négocié un protocole d'entente avec le directeur général du Secteur du Bureau du renouvellement des achats de la Direction générale des approvisionnements. Après l'approbation de leur inscription, les clients se voient attribuer un « code du client ». Dans chaque « code du client », une gamme de codes d'adresse du client (CAC) est réservée aux organisations du ministère en question. Le Secteur du Bureau du renouvellement des achats attribue un CAC à chaque adresse de livraison ou de comptabilisation. Les ministères désignent un agent responsable à titre « d'agent d'approbation ». Dans certains cas, ils peuvent en désigner plusieurs.

D. Procédures - Code d'adresse du client (CAC)

Les demandes d'inscription, de changement ou d'annulation ne seront acceptées, par l'entremise de l'agent d'approbation, que si elles s'appliquent au CAC ou à la gamme de CAC relevant de ce dernier. Transmettez votre demande à votre agent d'approbation pour autorisation. Celui-ci le transmettra ensuite au SIC (voir Demandes de renseignements ci-dessous) de TPSGC. Les demandes reçues par le Secteur du Bureau du renouvellement des achats sans l'autorisation appropriée seront envoyées à l'agent d'approbation pour être approuvées. Le Secteur du Bureau du renouvellement des achats confirmera à ce dernier les dispositions prises à l'égard du CAC particulier.

E. Information sur les clients

1. Les listes à jour des CAC, des adresses et des codes de comptabilisation actifs peuvent être fournies à l'agent d'approbation en format Excel, en code ASCII ou en format Lotus, à sa demande.
2. Un CAC annulé par le client ne figurera pas dans les listes électroniques (à moins qu'on n'en fasse la demande); il est toutefois conservé dans le SIC.

F. Bureaux responsables des clients

Le gestionnaire du matériel de votre ministère peut vous renseigner sur les agents d'approbation. Veuillez remarquer que dans certains ministères, pour avoir une CAC, il faut obtenir l'approbation des bureaux régionaux avant celle de l'agent d'approbation et avant que la demande ne soit transmise au Secteur du Bureau du renouvellement des achats de TPSGC.

G. Demandes de renseignements

1. Faites parvenir vos demandes de renseignements sur les CAC à votre agent d'approbation.
2. Faites parvenir vos demandes de renseignements sur l'utilisation des données du SIC au gestionnaire des utilisateurs, à l'adresse suivante :

   Système d'information sur les clients
   Secteur du Bureau du renouvellement des achats
   Direction générale des approvisionnements
   Travaux publics et Services gouvernementaux Canada
   Place du Portage, Phase III, 0A1
   Gatineau (Québec) K1A 0S5
   À l’attention de : Judy Shane
   Téléphone : 819-956-8440
   Courriel : judy.shane@tpsgc-pwgsc.gc.ca