Étapes simples pour les fournisseurs de la composante de collecte de données

Démarrage : ouvrir un modèle de réponse à une demande de soumissions

1. Cliquez sur le lien « Tableau de bord de la demande de soumissions » qui se trouve dans la barre de navigation de gauche pour accéder la page Tableau de bord de la demande de soumissions.
2. Sous le titre « Demandes de soumissions ouverte », cliquez sur le numéro de la demande de soumissions dont vous souhaitez remplir pour ouvrir le modèle de réponse.

Remplir un modèle de réponse à une demande de soumissions

1. Cliquez sur le lien correspondant au numéro de la demande de soumissions à laquelle vous souhaitez répondre.
2. Apparaît alors la page Réponse du Fournisseur - Acceuil, dans laquelle peuvent ou non se retrouver les sections suivantes (selon la façon dont les modèles ont été définis) :
   • Personnes-ressources désignées
   • Attestation de droits acquis
   • Paliers
   • Renseignements concernant l'entreprise
   • Renseignements Régionale
   • Critères obligatoires
   • Attestations
   • Tarifs financiers pour les offres à commandes
   • Gamme de services pour l'arrangement en matière d'approvisionnement

Personnes-ressources désignées

Cette section est pour l'attribution des contacts désignés.

• En tant que principale personne-ressource du fournisseur, vous pouvez désigner jusqu'à deux autres personnes à titre de personnes-ressources pouvant saisir des renseignements concernant la réponse et modifier ceux-ci.
• Pour désigner une personne-ressource pour une demande, vous pouvez sélectionner celle-ci dans le menu déroulant ou cliquer sur le lien « Ajouter un contact désigné » afin de créer une nouvelle personne-ressource. Seulement deux personnes-ressources peuvent être affectées à un modèle de réponse à une demande.
• Les personnes-ressources désignées reçoivent automatiquement leurs justificatifs.

Paliers

Cette section ne s'applique qu'aux demandes qui comportent des paliers.

• Sélectionnez les cases à cocher appropriées pour préciser sur quoi porte votre demande.
• Cliquez sur le bouton « Sauvegarder ».
• Cliquez sur le lien « Retourner à la page d'accueil de la réponse » pour revenir à la page d'accueil.

Renseignements concernant l'entreprise

La rubrique « Renseignement concernant l'entreprise » offre un aperçu de l'information que l'on retrouve sous votre profil de fournisseur, dans le portail des SSPC. Si l'un ou l'autre de ces éléments d'information est erroné, il vous suffit de cliquer sur le lien « Modifier votre profil de fournisseur » pour le modifier.

• Précisez le statut juridique de votre entreprise en faisant un choix parmi les options de la liste déroulante.
• En faisant un choix parmi les options de la liste déroulante, précisez la province ou le territoire dont les lois applicables régiront cette demande et les marchés qui pourraient être attribués dans le cadre de celle-ci.
• Cliquez sur le bouton « Sauvegarder ». Note : si le statut juridique de votre entreprise est "coentreprise", le système devrait vous faire passer à une page où vous devrez introduire des renseignements sur chacun des membres de la coentreprise. Une fois que les renseignements relatifs à tous les membres de la coentreprise ont été introduits, cliquez sur le bouton « Sauvegarder ».
• Cliquez sur le lien « Retourner à la page d'accueil de la réponse » pour revenir à la page d'accueil.

Renseignements Régionale

• Sélectionnez les régions et les régions métropolitaines auxquelles vous souhaitez offrir vos services.
• Cliquez sur le bouton « Mettre à jour » pour que le contenu de la page soit régénéré.

Renseignements concernant les personnes-ressources régionales :

Cette section concerne les personnes-ressources régionales que l'on retrouvera dans le portail des SSPC, après que les offres à commandes et/ou les arrangements en matière d'approvisionnement auront été octroyés/conclus.

Vous pouvez désigner une personne-ressource régionale que pour les régions/régions métropolitaines qui ont été préalablement définies.

• Sélectionnez un nom dans le menu déroulant, en regard de la région ou de la région métropolitaine appropriée à laquelle vous souhaitez affecter votre personne-ressource ou cliquez sur le lien « Ajouter une personne-ressource régionale » pour créer une nouvelle personne-ressource.
• Les personnes-ressources des régions/régions métropolitaines ne reçoivent leurs justificatifs qu'une fois que les offres à commandes et/ou les arrangements en matière d'approvisionnement auront été octroyés/conclus.
• Une fois l'opération terminée, cliquez sur le bouton « Mettre à jour » pour que le contenu de la page soit régénéré.

Bureaux locaux

Les renseignements relatifs aux bureaux locaux ne s'appliquent qu'aux régions métropolitaines.

• Dans le menu déroulant, sélectionnez une option correspondant à la région métropolitaine appropriée ou cliquez sur le lien « Ajouter un nouveau bureau local » pour ajouter un bureau local.
• Une fois l'opération terminée, cliquez sur le bouton « Mettre à jour » pour que le contenu de la page soit régénéré.

Préférences linguistiques

• Faites défiler le contenu de l'écran jusqu'au bas de la page et indiquez la préférence linguistique de chaque région/région métropolitaine que vous avez préalablement définie.

Critères obligatoires

Note : Goupes de Critères Obligatoires : Si vous désirez fournir différents critères obligatoires (c.-à-d. résumés de projet, références, etc.) pour des composantes et/ou des paliers différents sous une sollicitation, vous pouvez le faire en mettant en place des groupes de critères obligatoires :

• Sélectionnez la composante et/ou les paliers au moyen de la case à cocher.
• Cliquez sur le bouton « Ajouter ».
• Cliquez sur le numéro du groupe pour accéder aux critères obligatoires correspondant à ce groupe en particulier.

La page suivante est la page « Critères obligatoires », dans laquelle peuvent ou non retrouver des critères obligatoires suivants :

1. Information sur les volets
2. Attestation financière
3. Exigence en matière d'assurance
4. Nombre de mois en affaires

1. Information sur les volets
   • Volets de gammes de services :  la page "Sélection de volet et de catégorie" vous permet de sélectionner les volets que vous souhaitez offrir.
     • Au moyen de la liste déroulante, indiquez les volets que vous souhaitez offrir.
     • Une fois l'opération terminée, cliquez sur le bouton « Sauvegarder » et le contenu de la page est régénéré.
   • Catégories de gammes de services : une fois que vous avez indiqué quel volet vous souhaitez offrir et que la page a été enregistrée et régénérée, le lien « Voir les catégories » apparaîtra à la droite de chaque volet offert.
     • Cliquez sur le lien « Voir les catégories » pour faire apparaître la page « Catégories ».
     • Toutes les catégories d'un volet en particulier sont répertoriées dans une table.
     • Indiquez le statut de chaque catégorie au moyen du menu déroulant.
     • Une fois l'opération terminée, cliquez sur le bouton « Sauvegarder ».
       • Si vous avez sélectionné l'option « Actuellement non validée », le lien « Maintenant valider » apparaîtra pour cette catégorie. Cliquez sur le lien « Maintenant valider » et introduisez les résumés de la catégorie et/ou les références de la catégorie.
       • Cliquez sur le bouton « Sauvegarder ».
       • Cliquez sur le lien « Retourner au volets », qui se trouve au bas de la page, pour revenir à la liste des catégories offertes.
       • Si vous avez sélectionné l'option « Actuellement non validée » ou « Récemment non validée » une liste déroulante apparaîtra sous la colonne « Catégorie additionnels » au moyen de laquelle vous pouvez indiquer la priorité à laquelle vous souhaiteriez recevoir ces catégories non validées.
       • Une fois que le caractère prioritaire des catégories additionnelles a été établi, cliquez sur le bouton « Sauvegarder ».
       • Cliquez sur le lien « Retourner aux volets ».
     • Note : il faut définir les catégories pour chaque volet en particulier.
2. Attestation financière
   • Dans cette page, vous devez cocher une case pour témoigner de votre accord avec l'énoncé relatif à la méthode d'approvisionnement correspondant à cette Attestation.
   • Il faut également introduire les coordonnées du chef de la direction financière ou du président-directeur général.
   • Une fois l'opération terminée, cliquez sur le bouton « Sauvegarder ».
   • Cliquez sur le lien « Retourner aux Critères obligatoires » qui se trouve au bas de la page.
3. Exigence en matière d'assurance
   • Le fournisseur doit lire le texte affiché et indiquer, en cochant la case appropriée, s'il est ou non d'accord avec l'énoncé.
   • Une fois l'opération terminée, cliquez sur le bouton « Sauvegarder ».
   • Cliquez sur le lien « Retourner aux Critères obligatoires » qui se trouve au bas de la page.
   • Si tous les critères obligatoires ont été définis, vous pouvez soit cliquer sur le lien « Retourner aux critères obligatoires » (pour autant qu'il en existe un) pour compléter les critères obligatoires des groupes qui restent, soit cliquer sur le lien « Retourner à la page d'accueil de la réponse ».
4. Nombre de mois d'activité
   • Cette page vous permet d'introduire la date de création ainsi que le numéro de référence de la page correspondant au fournisseur.
   • Cliquez sur le bouton « Sauvegarder ».
   • Cliquez sur le lien « Retourner aux Critères obligatoires » qui se trouve au bas de la page.

Attestations

En cliquant sur le lien « Attestation » de la page d'accueil de la réponse, les attestations suivantes peuvent ou non être retrouver, selon ce que la méthode d'approvisionnement a permis d'inclure dans la demande :

1. Sécurité
2. Programme de contrats fédéraux pour l'équité en matière d'emploi
3. Ancien fonctionnaire
4. Responsabilité titulaire
5. Fournisseur autochtone
6. Attestations des droits acquis
7. Programme de réduction des effectifs
8. Code de conduite
9. Parrainage en matière de sécurité
10. Financier de certification (uniquement si cet aspect n'est pas couvert par les critères obligatoires)
11. Exigence au plan d'assurance (uniquement si cet aspect n'est pas couvert par les critères obligatoires)

i. Sécurité

• Préciser le niveau d'autorisation de sécurité le plus élevé que détient actuellement le fournisseur.
• Cliquez sur le bouton « Sauvegarder ».
• Cliquez sur le lien « Retourner aux attestations ».
• Note : si votre entreprise prend la forme d'une coentreprise, le niveau d'autorisation de sécurité le plus élevé qui peut être indiqué est celui qui correspond au niveau de sécurité le moins élevé des divers membres de la coentreprise.

ii. Programme de contrats fédéraux pour l'équité en matière d'emploi (PCFEE)

• Précisez l'état au plan du PCFEE de votre entreprise.
• Introduisez le numéro du certificat du fournisseur.
• Cliquez sur le bouton « Sauvegarder ».
• Cliquez sur le lien « Retourner aux attestations ».

iii. Ancien fonctionnaire

• Indiquez si le fournisseur est ou non un ancien fonctionnaire qui touche une pension.
• Si la réponse est Oui, inscrivez le nom du fonctionnaire, la date à laquelle a pris fin son emploi et une brève explication.
• Cliquez sur le bouton « Sauvegarder ».
• Cliquez sur le lien « Retourner aux attestations ».

iv. Responsabilité titulaire

• Le fournisseur doit lire le texte affiché et indiquer, au moyen de la case à cocher, s'il est ou non d'accord avec l'énoncé.
• Une fois cette opération terminée, cliquez sur le bouton « Sauvegarder ».
• Cliquez sur le lien « Retourner aux attestations » qui se trouve au bas de la page.

v. Fournisseur autochtone

• Indiquez si vous souhaitez ou non vous déclarer à titre de fournisseur autochtone.
• Si la réponse est Oui, introduisez une valeur au titre du "nature juridique" et du "nombre d'employés".
• Cliquez sur le bouton « Sauvegarder ».
• Cliquez sur le lien « Retourner aux attestations ».

vi. Attestations des droits acquis

• Le fournisseur doit lire le texte affiché et indiquer, en cochant la case appropriée, s'il est ou non d'accord avec l'énoncé.
• Une fois l'opération terminée, cliquez sur le bouton « Sauvegarder ».
• Cliquez sur le lien « Retourner aux attestations ».

vii. Programme de réduction des effectifs

• Indiquez si le fournisseur a ou non reçu un paiement forfaitaire à titre d'ancien fonctionnaire, aux termes d'un programme de réduction des effectifs.
• Si la réponse est Oui, introduisez les renseignements suivants :
  • Nom de l'ancien fonctionnaire
  • Conditions de l'incitatif sous forme de paiement forfaitaire
  • Date de cessation l'emploi
  • Montant du paiement forfaitaire
  • Taux de rémunération qui a servi au calcul du paiement forfaitaire
  • Date du début de la période du paiement forfaitaire
  • Date de fin de la période du paiement forfaitaire
  • Nombre de semaines visées par le paiement forfaitaire
• Introduisez le numéro du contrat et le montant de chaque contrat visé par le programme de réduction des effectifs.
• Une fois l'opération terminée, cliquez sur le bouton « Sauvegarder ».
• Cliquez sur le lien « Retourner aux attestations ».

viii. Code de conduite

• Le fournisseur doit lire le texte affiché et indiquer, au moyen d'une case à cocher, s'il a ou non lu et compris la déclaration relative à la protection des renseignements personnels et au consentement quant à la collecte et à l'utilisation de ses renseignements personnels.
• Une fois l'opération terminée, cliquez sur le bouton « Sauvegarder ».
• Cliquez sur le lien « Retourner aux attestations » qui se trouve au bas de la page.

ix. Parrainage en matière de sécurité

En plus de remplir cette section, on recommande de communiquer avec le responsable de la méthode d'approvisionnement du modèle de réponse, le plus rapidement possible, pour lui faire part de cette exigence, dans l'éventualité où un parrainage serait nécessaire.

• Indiquez si le fournisseur a ou non besoin d'un parrainage en matière de sécurité.
• Si la réponse est Oui, précisez la nature des vérifications de sécurité qui s'avèrent nécessaires aux fins du parrainage.
  • Une fois l'opération terminée, cliquez sur le bouton « Sauvegarder ».
  • Cliquez sur le lien « Retourner aux attestations » qui se trouve au bas de la page.
  • Note : si vous avez indiqué que votre entreprise était une coentreprise, vous pourriez préciser la nécessité de prévoir un parrainage pour chacun de ses membres.

x. Financier de certification (uniquement si cet aspect n'est pas couvert par les critères obligatoires)

xi. Exigence au plan de l'assurance (uniquement si cet aspect n'est pas couvert par les critères obligatoires)

Tarifs financiers pour les offres à commandes

Si la demande inclut une offre à commandes, le lien « Taux financiers pour les offres à commandes » apparaît dans la page d'accueil de la réponse. Des taux doivent être introduits pour chaque catégorie offerte au niveau des régions et des régions métropolitaines.

• Cliquez sur l'un des liens « Région » ou « Région/zone métropolitaine ».
• Le contenu de cette page est alors automatiquement régénéré. Des taux peuvent désormais être introduits pour chaque volet/catégorie/niveau que vous avez préalablement indiqué souhaité offrir.
• Introduisez chaque taux.
• Cliquez sur le bouton « Sauvegarder ». Note : cette opération doit être réalisée pour chaque région/région métropolitaine indiquée.

Si vous souhaitez copier les taux d'une région/région métropolitaine à une autre, il vous suffit de cliquer sur le lien « Copier l'information » et de procéder comme suit.

Copie des taux d'une région/région métropolitaine à l'autre :

• Introduisez les taux d'une région/région métropolitaine.
• Cliquez sur le lien « Copier l'information ».
• Sélectionnez la "source" région/région métropolitaine (c.-à-d. la région/région métropolitaine pour laquelle vous venez de terminer d'introduire des taux).
• Sélectionnez la "destination" région/zone métropolitaine (c.-à-d. la région/région métropolitaine vers laquelle les taux seront copiés).
• Cliquez sur le bouton « Copier l'information ». Les taux sont copiés à la "destination" région/région métropolitaine.
• Cliquez sur le lien « Retour aux taux financiers de l'offre à commandes » et confirmez.

Gammes de services pour l'arrangement en matière d'approvisionnement

Si la demande comprend un arrangement en matière d'approvisionnement, le lien « Gammes de services pour l'arrangement en matière d'approvisionnement » apparaît dans la page d'accueil de la réponse.

• Cliquez sur une région ou une région métropolitaine de la liste qui apparaît pour consulter les catégories que vous avez préalablement définies sous les renseignements relatifs au volet, dans la section des critères obligatoires de la page d'accueil de la réponse.

Comment soumettre un modèle de réponse à une demande de soumissions
Note : seule la principale personne-ressource peut soumettre une réponse au nom d'un fournisseur.
Pour soumettre un modèle de réponse à une demande à TPSGC, vous devez procéder comme suit :

• Dans la page d'accueil de la réponse, remplacez le statut de chaque section par "Compléter". Note : c'est au fournisseur qu'incombe la responsabilité de veiller à ce que tous les renseignements de chaque section ont bien été introduits.
• Cliquez sur le bouton « Sauvegarder la réponse » 
• Cliquez sur le bouton « Soumettre la réponse ».
• Apparaît alors un "reçu de soumission" pour vos dossiers.
• Un courriel de confirmation de votre soumission sera également envoyée  
• Cliquez sur le lien « Retour au tableau de bord ».

Coordonnées pour joindre les responsables de la collecte des données
Si vous avez besoin d'aide en rapport avec des problèmes d’accès ou de la connectivité, veuillez faire parvenir un courriel à la boîte d'entrée des SSPC, à l'adresse suivante : SSPC.CPSS@tpsgc-pwgsc.gc.ca.